Hướng dẫn cách viết Cover Letter tiếng Anh chuyên nghiệp – Phần 2

Trong phần 1 của chủ đề này, người viết đã giới thiệu các thông tin tổng quan về Cover Letter và các bước để có một Cover Letter ấn tượng. Trong phần tiếp theo này, người viết sẽ tiếp tục chia sẻ những điểm cần chú ý khi viết cũng như ví dụ về một bức thư hoàn chỉnh để người đọc có hình dung cụ thể.

Những điểm cần chú ý khi viết Cover Letter

Định dạng

Cover Letter cần phải được định dạng dưới dạng Thư tín thương mại (Business Format Letter): Căn lề trái đối với tất cả các đoạn trong văn bản, các đoạn văn không được thụt lề, không có ghi chú viết tay. Sử dụng các font chữ đơn giản như Arial, Calibri, Verdana, và Times New Roman; tránh sử dụng các font chữ quá cầu kỳ, phức tạp. Nên điều chỉnh kích thước font chữ trong khoảng từ 10 – 12 pt. Căn đều lề 1 inch cho 4 lề trái, phải, trên, dưới.

Mỗi phần của Cover Letter sẽ được phân cách bằng một dòng trống. Cũng giống như CV, ứng viên chỉ nên trình bày Cover Letter trên một mặt giấy A4. Ứng viên có thể giảm kích thước của font chữ để giữ Cover Letter của mình chỉ nằm trên một mặt giấy. 

Phong cách viết

• Trong Cover Letter, nên tập trung vào giải thích lý do ứng viên muốn làm việc ở vị trí trong công ty này. Ứng viên không nên quá sa đà vào những lời hứa hẹn với nhà tuyển dụng. Thay vào đó, ứng viên nên đưa ra các giá trị mình có thể đóng góp – hoàn thành tốt công việc.

• Một câu không nên bị kéo dài quá 3 dòng. Nên giữ câu trong khoảng từ 10 đến 20 từ. Một đoạn văn trong Cover Letter chỉ nên có từ 5 đến 7 câu. 

• Ứng viên cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng trong Cover Letter, tuyệt đối tránh các cách diễn đạt xuồng xã.

Ví dụ về một Cover Letter tiếng Anh hoàn chỉnh

Dưới đây là ví dụ Cover Letter tiếng Anh của bạn Nguyễn Văn X ứng tuyển vào vị trí Trợ Giảng Tiếng Anh cho lứa tuổi thiếu niên, nhi đồng của công ty TNHH và Đầu tư Giáo dục A, để có cái nhìn rõ hơn về cách viết một Cover Letter bằng tiếng Anh cụ thể như thế nào: 

Bước 1: Bạn Nguyễn Văn X mở đầu Cover Letter bằng thông tin liên lạc cá nhân. 

Mở đầu Cover Letter

Bước 2: Phần lời chào ứng viên có thể chọn một trong 2 cách dưới đây,

• Cách 1:  Dear Ms. Smith, 

• Cách 2: Dear Human Resources Director, 

Ứng viên nên ưu tiên làm theo cách 1 để thể hiện rõ sự quan tâm, chú ý đến các chi tiết nhỏ của ứng viên đến nhà tuyển dụng. 

Bước 3: Ứng viên Nguyễn Văn X đi thẳng vào vấn đề chính, nêu rõ vị trí công việc mình muốn ứng tuyển, lý do tại sao X lại muốn ứng tuyển vào vị trí này, X biết đến vị trí này qua kênh thông tin nào. 

“Please accept my application for the Teaching Assistant position. I would like to continue to develop my teaching skills while creating a challenging and fun learning environment for students. I was introduced to this position through the recommendation of a close friend of mine – Ms. B, who has been a Teaching Assistant at A for more than 3 years.”

Bước 4: Ở đoạn 1 trong phần thân của Cover Letter, X nói về lý do tại sao mình muốn làm việc – trợ giảng cho lứa tuổi thiếu niên, nhi đồng vì thông tin tuyển dụng của nhà tuyển dụng tuyển Trợ giảng cho lứa tuổi này. 

“The elementary school age group is particularly appealing to me, because students are very impressionable, interested in learning, and open to new concepts.”

Sau đó, X tiếp tục thuyết phục nhà tuyển dụng bằng kinh nghiệm làm việc trước đây của bản thân và các kỹ năng có liên quan ở lĩnh vực trợ giảng cho lứa tuổi thanh thiếu niên. 

“I am well qualified and would be an asset to the school because of my experience working as an English private tutor. I enjoy tutoring students and helping them build confidence in their ability to achieve, both academically and socially. In addition, I have arts and computer skills which will be a major advantage when developing class projects.”

Bước 5: X kết thúc Cover Letter bằng cách cảm ơn nhà tuyển dụng và nêu rõ mong muốn có cơ hội được phỏng vấn, hợp tác làm việc với nhà tuyển dụng trong tương lai. 

“Thank you for considering my application. I would appreciate the opportunity to interview and look forward to hearing from you in the near future.”

Bước 6: X sử dụng lời chào cuối thư – Best Regards vì cụm từ này phù hợp với mọi tình huống giao tiếp trong Cover Letter. 

X

Nguyen Van X

⇒ Cover Letter hoàn chỉnh của X sẽ có dạng dưới dây:

(Nguồn:  Tác giả)

Tổng kết

Cover Letter – Thư xin việc tuy không mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị nhưng để viết được một bức Cover Letter tiếng Anh hoàn chỉnh đòi hỏi ứng viên khi đi xin việc cần nắm rõ cách thức trình bày, nội dung đưa ra trong thư cũng như hiểu rõ điều mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng cử viên xin việc tại doanh nghiệp của họ. Cuối cùng, ấn tượng đầu tiên về một người tương đối quan trọng nên ứng cử viên nên kiểm tra kĩ Cover Letter cũng như các hồ sơ đi kèm trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.

Bên cạnh đó, người đọc có thể tham khảo thêm cách viết một số thư tín thương mại thường gặp trong tiếng Anh dưới đây:

• 5 lưu ý khi viết thư giới thiệu apply các trường nước ngoài

• Hướng dẫn viết một bức thư xin lỗi khách hàng

• Hướng dẫn cách viết bức thư cảm ơn (thank-you letter)

Uyển Bùi