Nguyên tắc chuẩn bị và ứng dụng vào việc học ngoại ngữ

Nâng cao năng suất công việc là điều nhiều người hướng đến. Để đạt được mục tiêu này, các cá nhân cần vận dụng và tuân thủ nhiều nguyên tắc làm việc khác nhau. Bài viết sau sẽ phân tích và khai thác sâu về Nguyên tắc chuẩn bị (Principle of Preparation) và ứng dụng vào việc học ngoại ngữ.

Nền tảng lý thuyết

Định nghĩa về nguyên tắc chuẩn bị

Chuẩn bị là giai đoạn không thể thiếu đối với bất cứ công việc nào, từ nhỏ đến lớn. Từ các hoạt động hàng ngày đến các quyết định lớn ở cấp độ tổ chức, việc lên kế hoạch và chuẩn bị có thể quyết định đến sự thành công của hành động.

Trên quy mô tổ chức, việc chuẩn bị có thể được xem như hành động sắp xếp các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu [1]. Các tổ chức khi chuẩn bị cần xác định được mục tiêu hành động, nguồn lực và giới hạn đang có, dự đoán cho tương lai, và các bước để đạt được mục tiêu trong tương lai đó [2].

Trong hoàn cảnh cá nhân, việc chuẩn bị giúp định vị và sắp xếp các nguồn lực để đạt được mục tiêu trước khi thực hiện hành động [3].

Ví dụ: Một người muốn mua nhà với mức giá 3 tỷ trong vòng 1 năm tới. Hiện tại người này có sẵn 2,5 tỷ, do đó người này lên kế hoạch tiết kiệm trong năm tới để có thêm 500 triệu mua nhà.

Để liệt kê rõ hơn, các nghiên cứu chỉ ra rằng “chuẩn bị/lên kế hoạch” bao gồm một chuỗi các hành động trước khi thực sự bắt tay vào công việc. Các hành động trong chuỗi bao gồm [3]: 

• nhận dạng mục tiêu cần đạt được; 

• hình dung trong đầu kế hoạch sơ bộ;

• hình dung khó khăn có thể gặp nếu thật sự triển khai kế hoạch;

• chỉnh sửa kế hoạch để giảm thiểu tác động của các khó khăn trên;

• triển khai hành động như đã chuẩn bị.

Ví dụ: Một người học muốn đạt được mục tiêu IELTS 6.5 trong 3 tháng với đầu vào 5.5. Người học này chuẩn bị để ôn tập bằng cách nhận dạng các yếu tố trên. Cụ thể, mục tiêu cần đạt là tăng 1 band điểm sau 3 tháng. Kế hoạch sơ bộ là ôn tập dạng bài và làm đề thi thử. Khó khăn khi triển khai kế hoạch có thể bao gồm quá tải do phải vừa ôn thi vừa hoàn thành bài trên trường chính khoá, do bệnh tật, … Người học này có thể chỉnh sửa kế hoạch bằng cách giảm cường độ học trong 1 tuần để tăng sự linh hoạt. Sau cùng, người học thực hiện và bám sát kế hoạch đã chuẩn bị.

Tầm quan trọng của việc áp dụng nguyên tắc chuẩn bị

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng có tác động lớn đến thành công của công việc cần làm vì nó liên quan chặt chẽ đến hiệu suất và mục tiêu đề ra [4]. Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc chuẩn bị có thể cải thiện hiệu suất làm việc, vì chuẩn bị không chỉ đơn thuần là quản lý thời gian mà còn là dự phòng cho rủi ro [5].

Thứ nhất, việc chuẩn bị giúp cá nhân dàn trải công việc ra theo thời gian, từ đó giảm tải áp lực hoàn thành tất cả cùng lúc, ngoài ra còn giúp cá nhân tập trung hơn vào từng việc, giúp tăng cường hiệu suất.

Thứ hai, chuẩn bị kỹ càng giúp nhận dạng các rủi ro phát sinh, từ đó chọn cách tiếp cận phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hoặc giảm thiểu thiệt hại.

Lên kế hoạch hành động còn giúp cân bằng các yêu cầu từ các bên và tối ưu nguồn lực [6]. Thông thường, nguồn lực có thể không được dồi dào để đáp ứng yêu cầu, và việc lên kế hoạch chính là việc sắp xếp các nguồn lực để khai thác tối đa tiềm năng, đảm bảo được hiệu suất.

Ví dụ, cá nhân có thể phân bổ nguồn lực cho các công việc dựa trên mức độ ưu tiên. Việc cân đối theo mức độ ưu tiên có thể đảm bảo các việc khẩn cấp được hoàn thành, trong khi cá nhân không gặp quá tải do phải cáng đáng quá nhiều đầu việc cùng lúc.

Có thể thấy, trước khi thực hiện một dự án, một công việc, hay một dự định, người đọc hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch, suy nghĩ về mức độ ưu tiên của các công việc, về nguồn lực (thời gian, tiền bạc, …) mà mình đang có, và các rủi ro có thể gặp phải.

Việc lên kế hoạch này có thể quyết định đến thành bại của mục tiêu công việc. Phần tiếp theo của bài viết sẽ phân tích sâu hơn về việc nâng cao hiệu suất luyện tập ngoại ngữ thông qua việc chuẩn bị.

Chuẩn bị trong việc học ngoại ngữ

Khi áp dụng các quy tắc trên vào việc học ngoại ngữ, có thể phân tích việc chuẩn bị theo nhiều cấp độ khác nhau. Thứ nhất, việc chuẩn bị có thể diễn ra ở cấp độ chiến lược. Người học có thể đặt mục tiêu sau cùng, định vị xuất phát điểm, lựa chọn tài nguyên học, liệt kê các cơ hội, thách thức, điểm mạnh, yếu (Phân tích S.W.O.T) [7].

Tiếp theo đó, người học lên kế hoạch ở cấp độ chiến thuật bằng cách đặt ra các mục tiêu nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn, tham khảo qua các tính chất của mô hình S.M.A.R.T [8].

Cuối cùng, người học chuẩn bị cho việc học ở cấp độ chi tiết. Việc chuẩn bị chi tiết có thể bao gồm lên thời khoá biểu học cho từng tuần, thời gian học cho từng buổi.

Một khía cạnh khác của việc chuẩn bị chính là thành lập dàn ý cho bài viết hoặc bài nói. Các nghiên cứu cho thấy rằng việc chuẩn bị có liên hệ chặt chẽ đến việc cải thiện tính trôi chảy cũng như là độ phức tạp của ngôn ngữ [9]. Việc chuẩn bị này có thể thực hiện theo nhóm hoặc cá nhân, có thể thực hiện ra giấy hoặc trong tâm trí.

Xem thêm: Brainstorming bằng chiến lược SWOT trong IELTS Writing Task 2

Tầm quan trọng của nguyên tắc chuẩn bị trong việc học ngoại ngữ

Tương tự như các lĩnh vực khác, chuẩn bị đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của việc học ngoại ngữ. Việc chuẩn bị cho mục tiêu tạo điều kiện để người học luyện tập lặp lại ngôn ngữ đích, giúp kỹ năng trở nên thành thạo [10].

Chuẩn bị còn giúp người học lựa chọn nội dung và phương thức học tối ưu nhất, có thể tự học hoặc có hướng dẫn. Khi chuẩn bị, người học tạo cho mình cơ hội tiếp cận và luyện tập ngôn ngữ đích, biến nó từ mục tiêu bên ngoài thành năng lực bên trong. 

Áp dụng Nguyên tắc chuẩn bị để giải quyết tình huống

Phân tích tình huống

Một người học tiếng Anh chuẩn bị kế hoạch để ôn thi IELTS. Người này lên kế hoạch theo từng phân đoạn của việc chuẩn bị.

Phân đoạn 1: Chuẩn bị chiến lược

Người học định vị mục tiêu sau cùng là đạt mức điểm IELTS 6.5 OVR. để nộp xét tuyển đầu vào Đại học. Người học này có xuất phát điểm là nền tảng tiếng Anh học được từ chương trình THPT chính khoá và các trung tâm tiếng Anh, quy đổi tương đương với 5.5 IELTS OVR.

Dựa vào mô hình S.W.O.T, người học này liệt kê ra các yếu tố về bối cảnh như:

Điểm mạnh: Người học có nền tảng tương đối vững về từ vựng và ngữ pháp do đã hoàn thành chương trình học Phổ thông quốc gia. Trên thực tế, việc có nền tảng vững chắc sẽ tiết kiệm được thời gian cho người học khi ôn luyện vì giờ đây người học chỉ cần tập trung vào việc luyện tập kỹ-chiến thuật làm bài.

Điểm yếu: Người học chưa quen với thể thức của bài thi, đặc biệt là ở kỹ năng Nói và Viết. Viết tiếng Anh học thuật là bộ môn không được thực hành nhiều trên trường chính khoá, trong khi môi trường phổ thông có thể chưa cung cấp đủ cơ hội để người học luyện tập và phản xạ nói tiếng Anh.

Cơ hội: Người học nhận dạng được các cơ hội khi ôn tập IELTS hiện nay. Ví dụ, nguồn tài liệu trực tuyến và ngoài nhà sách là vô cùng dồi dào; hiện nay các công cụ AI được áp dụng rộng rãi để hỗ trợ chấm chữa bài, giúp tiết kiệm chi phí ôn luyện.

Thách thức/ đe doạ: Thách thức dành cho người học khi chuẩn bị ôn luyện là không hề đơn giản. Người học này phải dành nhiều thời gian để thích nghi với thể thức bài thi mới lạ. Việc lựa chọn nguồn tài liệu học uy tín cũng là bài toán khó khi đang có rất nhiều sách trên thị trường.

Một yếu tố nữa chính là việc chi phí ôn thi/ thi IELTS là không hề rẻ, và kì thi này hiện tại còn được dùng để xét tuyển vào các trường đại học hoặc du học. Do đó, IELTS có thể được coi là kì thi rủi ro cao, nơi kết quả có thể quyết định đến các dự định khác trong tương lai của thí sinh [11].

Phân đoạn 2: Chuẩn bị chiến thuật

Người học lựa chọn tài nguyên học tập để chuẩn bị cho kì thi. Nguyên liệu học tập này bao gồm sách giáo trình, sách bài tập, hình thức học, và các phần bổ trợ.

Ví dụ, người học có thể chọn học tại trung tâm luyện thi. Thông thường trung tâm luyện thi sẽ hỗ trợ người học về mục giáo trình, sách bài tập và đảm bảo về chất lượng người giảng dạy. Một số trung tâm còn cung cấp thêm các hệ thống phần mềm, trí tuệ nhân tạo, hoặc kho bài tập để người học luyện tập.

Tuy nhiên, việc đi học trung tâm đôi khi khá đắt đỏ và có thể chưa phù hợp với khả năng tài chính của người học. Khi ấy, người học có thể chọn hướng tự ôn luyện. Lợi thế của việc tự ôn luyện chính là việc nó không quá tốn kém về tiền bạc như việc đi học tại trung tâm.

Tự học cũng mang lại sự linh hoạt lớn cho người học, thay vì phải phụ thuộc vào lịch học cố định của trung tâm. Tuy vậy, việc tự học có thể có nhiều trở ngại.

Một trong số đó chính là việc người học thiếu sự hỗ trợ chuyên môn để lựa chọn giáo trình học, cũng như là có thầy cô chấm chữa bài, điều tương đối quan trọng đối với hai kỹ năng Nói và Viết.

Tự học cũng đòi hỏi tính kỉ luật cao từ người học, nếu không người học sẽ dễ buông lỏng việc học và dành thời gian cho các hoạt động khác.

Việc chuẩn bị chiến thuật còn là việc đặt ra các mục tiêu trong trung hạn. Ví dụ, người học có thể đặt mục tiêu sau 1 tháng có thể cải thiện số câu đúng trong bài Nghe từ 22 lên 24 câu, hoặc cải thiện điểm Viết từ 5.5 lên 6.0, đảm bảo khi viết không bị sai lỗi ngữ pháp/ chính tả không chính xác. Ở phân đoạn này, người học nên tham vấn thầy cô hoặc bạn bè có chuyên môn về luyện thi để nhận được lời khuyên hữu ích nhất.

Phân đoạn 3: Chuẩn bị chi tiết

Sau khi đã xác định được mục tiêu và các công cụ để ôn tập, người học có thể chuẩn bị chi tiết hơn vào việc xây dựng thời khoá biểu.

Thời khoá biểu ôn tập này nên trải đều ra xuyên suốt tuần để tránh quá tải trong một ngày học, đồng thời đảm bảo việc người học thường xuyên tiếp xúc với ngôn ngữ đích. Ví dụ, người học lên thời khoá biểu như sau:

• Thứ hai: Học từ vựng chủ đề dựa trên bài đọc

• Thứ ba: Luyện tập kĩ năng đọc hiểu chi tiết và các dạng bài liên quan

• Thứ tư: Luyện tập kĩ năng nghe chi tiết và các dạng bài liên quan

• Thứ năm: Nghỉ

• Thứ sáu: Luyện tập Writing Task 1 dạng bài so sánh

• Thứ bảy: Luyện tập Writing Task 2 dạng bài có hai câu hỏi

• Kỹ năng nói: Luyện tập kiên trì 15-30 phút mỗi ngày để tăng phản xạ.

• Chủ nhật: Nghỉ (Người học lặp lại thời khoá biểu với nội dung kĩ năng thay đổi)

Đối với việc ôn tập Nói - Viết, việc chuẩn bị dàn ý cũng là bước quan trọng giúp cải thiện hiệu suất viết. Việc lên dàn ý sơ bộ giúp người học tập trung hơn vào các ý tưởng đã chọn trước, tránh được các ý tưởng khó triển khai.

Từ đó, người học có thể viết mà không phải mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa hoặc viết lại cả đoạn khi bị bế tắc trong phát triển ý. Việc chuẩn bị sơ bộ trước khi nói cũng góp phần làm tăng sự trôi chảy [10]. Đây cũng là cơ hội để người học luyện tập kĩ năng ghi chú trong 1 phút để thực hiện trong lúc thi Nói phần 2.

Xem thêm: Chiến lược cải thiện IELTS Speaking band 5.0 lên 6.0 trong 2 tháng

Lưu ý

Việc chuẩn bị là cần thiết trong việc cải thiện hiệu suất ôn tập, giúp người học tập trung hơn vào quá trình ôn luyện, tiết kiệm được thời gian và công sức. Tuy nhiên, có một số lưu ý mà người học cần cân nhắc khi chuẩn bị ôn tập cho kì thi IELTS.

Thứ nhất, việc chuẩn bị thường mang nhiều tính tương lai. Các mục tiêu và lịch trình luyện tập đều dựa trên ước tính ban đầu. Theo thời gian, các yếu tố này có thể thay đổi.

Ví dụ, người học có thể bị ốm, hoặc gặp các vấn đề cá nhân, làm ảnh hưởng đến việc bám sát tiến độ học; hoặc có thể có thay đổi về tiêu chí tuyển sinh sử dụng chứng chỉ IELTS của trường Đại học mà người học muốn nộp vào. Khi đó, lời khuyên dành cho người học đó là luôn tính đến các trường hợp sự cố, từ đó chừa ra không gian để điều chỉnh kế hoạch tương ứng.

Thứ hai, việc chuẩn bị chỉ có ý nghĩa khi người học biết được mình có đang chuẩn bị đúng hướng hay không. Nếu không thường xuyên theo dõi và kiểm tra sự hiệu quả, người học có thể lãng phí thời gian cho một kế hoạch đi sai đường.

Do đó, lời khuyên dành cho người học chính là luôn theo dõi sự tiến bộ qua từng phân đoạn của kế hoạch. Người học có thể tự đo lường hiệu quả bằng cách đo thời gian làm bài, đo số câu đúng, hoặc đo số từ mới học được và dùng được sau một bài. Sự tiến bộ sau 1-2 tuần có thể chưa rõ rệt, nhưng kế hoạch có thể cần điều chỉnh nếu sau một tháng vẫn không có bất kì tiến bộ nào dù là nhỏ nhất.

Người học còn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ người khác để đánh giá hiệu quả một cách khách quan. Ví dụ, mỗi một tháng người học tham gia thi thử, hoặc mua dịch vụ chấm chữa bài theo lần để đánh giá tiến độ học.

Thứ ba, đối với việc chuẩn bị chi tiết (lập dàn ý trước khi viết hoặc ghi chú 1 phút trước khi nói phần 2), người học nên luyện tập sát thực tế nhất có thể, do thời gian dành cho việc chuẩn bị này trong phòng thi là rất hạn chế. Người học có thể giảm dần thời gian chuẩn bị, thay vì liên tục lập dàn ý quá kỹ, hoặc lập dàn ý nhanh ngay từ đầu.

Ví dụ, ở các buổi học đầu người học có thể dành ra 3-5 phút để ghi chú ý tưởng trước khi nói, có thể viết thành câu; ở các buổi học tiếp theo, người học giảm dần thời gian chuẩn bị còn 2-3 phút, tiến tới 1 phút, giảm dần việc ghi chú câu thành cụm từ, tiến tới chỉ ghi chú từ khoá. Như vậy, người học có thể dần thích nghi với áp lực phòng thi, tận dụng được thời gian dành cho việc chuẩn bị.

Tổng kết

Như vậy người học đã tìm hiểu về tầm quan trọng của việc chuẩn bị đối với cải thiện hiệu suất, đặc biệt là hiệu suất khi học ngoại ngữ và ôn tập cho bài thi IELTS. Việc chuẩn bị thể hiện trên nhiều cấp độ, từ chiến lược, chiến thuật, đến chi tiết.

Việc người học chuẩn bị trước khi triển khai việc ôn tập giúp người học tập trung hơn vào quá trình, tận dụng các nguồn tài nguyên (sách vở, công cụ trí tuệ nhân tạo, công sức học, …) để tiết kiệm thời gian, và hơn hết là đạt được mục tiêu đề ra.

Tuy vậy, người học cũng cần lưu ý đến một số yếu tố khi áp dụng nguyên tắc chuẩn bị, đó là việc cần phải chừa không gian để điều chỉnh kế hoạch, luôn theo dõi tiến độ và can thiệp kịp thời để đảm bảo mục tiêu, và xây dựng việc chuẩn bị để thích nghi với điều kiện thi thực tế. Như vậy người học có thể có thêm sự chủ động trong việc học, từ đó giảm thiểu sự mệt mỏi và gia tăng tinh thần học hơn.