10 tips cải thiện kỹ năng phản hồi trong teamwork

Phản hồi (feedback) một cách hiệu quả là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong làm việc nhóm nói riêng và đồng thời cũng là kỹ năng quan trọng với người trẻ nói chung. Kỹ năng phản hồi giúp mỗi vấn đề, ý kiến trong teamwork được nhìn nhận và phân tích bằng góc nhìn đa chiều, từ đó hiệu quả công việc được cải thiện và tinh thần đoàn kết được nâng cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm thế nào để phản hồi một cách hiệu quả và phản hồi một cách không tấn công. Đặc biệt đối với văn hóa Á Đông, nơi mà việc phản hồi phần nào thường được xem là nhạy cảm và dễ gây nên xung đột thì việc bỏ túi một vài cách để biến việc phản hồi trở nên tinh tế và chính xác sẽ rất hữu ích. Bài viết sẽ chia sẻ 10 tip để bạn cải thiện kỹ năng phản hồi trong làm việc nhóm một cách tinh tế và hiệu quả hơn.

1. Phản hồi với góc nhìn toàn diện

Hãy luôn hiểu rằng mục đích của việc đưa ra phản hồi là hướng đến thành công chung của nhóm hoặc giải pháp tốt nhất đối với vấn đề. Vấn đề là cái gì đúng, không phải ai đúng. Vì vậy, hãy đưa ra phản hồi một cách toàn diện, bao gồm cả ưu điểm và hạn chế của ý tưởng thay vì chỉ tập trung vào những điều thiếu sót. Việc đưa ra phản hồi một cách toàn diện giúp đánh giá ý tưởng chi tiết hơn, tận dụng tối đa tài nguyên giải pháp đang có và thể hiện thái độ công bằng, tích cực trong phản hồi. Qua đó, sẽ hạn chế được những tranh cãi thiên về cá nhân, năng lực con người mà duy trì sự tập trung vào việc cải thiện giải pháp hiện có.

2. Lập danh sách thay vì phản hồi từng ý

Việc phản hồi từng ý, một cách liên tục dễ khiến cho người nhận phản hồi cảm thấy tiêu cực nhiều hơn. Thay vào đó, hãy tổng hợp tất cả phản hồi thành danh sách một cách cô đọng và tập trung vào vấn đề và gửi một lần. Sau đó, nếu cần thiết sẽ đi chi tiết lại từng ý đồng thời đóng góp hướng giải quyết. Một danh sách giúp mọi người nhanh chóng nắm bắt được tổng thể, sơ lược được những vấn đề quan trọng và ít quan trọng hơn. Đồng thời hạn chế việc đưa cảm xúc cá nhân, phản hồi một cách quanh co, thiên về con người (đánh giá năng lực thay vì nói về tính hiệu quả của ý tưởng) như khi đưa từng ý. Danh sách giúp duy trì sự tích cực trong cuộc thảo luận, hạn chế vào thảo luận quá chi tiết một vấn đề không quan trọng gây mất thời gian

3. Cô đọng và ngắn gọn

Khi phản hồi dù là thông qua hình thức trực tiếp hay gián tiếp, người nói cũng nên cô đọng và duy trì trọng tâm vào ý tưởng của mình. Diễn giải càng cô đọng càng hiệu quả. Việc phản hồi một cách lan man dễ khiến người nghe bị mất tập trung, khó chịu và không nắm được ý chính. Bản thân người nói cũng dễ sa ngã vào việc đánh giá người đưa ra ý kiến thay vì đánh giá nội dung ý kiến dẫn đến những tiêu cực không cần thiết trong teamwork. 

4. Sử dụng câu hỏi thay vì nhận định

Không ai trong chúng ta là hoàn hảo cả. Vì vậy, việc sử dụng câu hỏi để khai thác các lỗ hổng của ý tưởng là một cách tuyệt vời để khai thác vấn đề một cách khơi gợi và nhiều cảm hứng hơn. Đặc biệt trong các buổi brainstorm, sử dụng câu hỏi giúp truyền cảm hứng để tất cả thành viên khác đều tham gia vào đóng góp. Thay vì sa ngã vào việc tranh luận của 2 cá nhân hoặc hai nhóm, câu hỏi giúp teamwork tận dụng tối đa nguồn lực chất xám của mình. 

5. Phản hồi một cách trực quan

Trong các teamwork lớn giữa nhiều bộ phận hoặc nhiều thành viên có chuyên môn khác nhau kỹ năng phản hồi một cách trực quan là điều vô cùng cần thiết. Mỗi người luôn có một màn lọc hay cách tiếp nhận và hiểu thông tin khác nhau. Do đó, việc phản hồi càng trực quan càng đảm bảo người nghe nắm bắt chính xác được vấn đề và hạn chế các hiểu lầm không đáng có. Bạn có thể sử dụng nhiều cách để trực quan ý kiến phản hồi của mình như:

• Sử dụng hình ảnh minh họa
• Tài liệu tham khảo minh họa cho ý tưởng
• Video
• Chia nhỏ các khía cạnh của ý tưởng cần phản hồi và tìm minh họa cho từng ý.

Quá trình trực quan ý tưởng cũng giúp bản thân người phản hồi đánh giá xem ý kiến của mình có hợp lý hay không? Cách này đặc biệt hiệu quả với các vấn đề về hình ảnh hoặc sáng tạo. 

6. Duy trì sự cân bằng trong phản hồi

Luôn cân nhắc về thời gian và lịch trình của dự án khi đưa ra các ý kiến phản hồi. Yếu tố nguồn lực, tài nguyên của team cũng luôn cần được lưu ý để đảm bảo phản hồi mang tính khả thi và hiệu quả. Cân bằng giữa những gì cần làm, phải làm với thời gian và nguồn lực để xác định giải pháp nên làm trong trường hợp của đang bàn luận.

7. Duy trì sự tích cực với “Yes…and”

Yes, tôi đồng ý với những khía cạnh này của ý tưởng…

Và tôi nghĩ sẽ còn hay hơn nữa nếu chúng ta điều chỉnh ở điểm….

Yes…and giúp duy trì năng lượng tích cực trong sáng tạo được trôi chảy và liên tục. Không có gì tệ hơn việc đòi hỏi một cái mới nhưng lại “SAY NO” với mọi cái mới được nói đến. Bản thân ý tưởng không hoàn chỉnh, chúng ta mới là người hoàn chỉnh nó. Có cách nào làm tốt hơn không? Let think more!

8. Hãy chú ý thái độ của bạn

Phản hồi không nhất thiết phải gay gắt mới có thể bảo vệ ý kiến của mình. Đặc biệt trong văn hóa Á Đông, thái độ là một yếu tố rất quan trọng để giúp người nghe tiếp nhận ý kiến một cách hiệu quả hơn. Một cuộc nói chuyện sa ngã vào cảm xúc sẽ không còn là cuộc nói chuyện về cái gì đúng nữa mà là ai đúng. Vì vậy, bên cạnh nội dung hãy chú ý đến cách mà bạn sẽ phản hồi nữa.

9. Tâm thế là yếu tố nền tảng

Tâm thế chính là mục đích mà bạn đưa ra phản hồi của mình trong cuộc thảo luận. Bạn muốn được công nhận ý kiến sẽ khác với việc bạn muốn cùng mọi người tìm ra ý tưởng phù hợp nhất. Tâm thế sẽ chi phối thái độ và cách bạn trình bày ý kiến phản hồi của mình. Một tâm thế hợp tác và quan tâm đến mục tiêu chung nhiều hơn sự thể hiện của bản thân sẽ giúp việc phản hồi trong teamwork được khách quan và hiệu quả. 

10. Trong teamwork, trước khi muốn “work” bạn cần nhớ mình là một “team”

Từ teamwork được dịch đúng phải là làm “làm việc theo đội” không phải “nhóm”. Một số đông người đứng cùng nhau được gọi là nhóm người, nhưng 11 cầu thủ trên sân gọi là một đội bỏng. “Team – đội” tức là mỗi cá nhân là một thành phần của tập thể lớn, có chung mục đích và sứ mệnh, sự tỏa sáng của cá nhân mang đến sức mạnh cho đội. Team là nơi của cùng thắng chứ không phải chiến thắng cá nhân. Nếu bạn quên đi mình là một phần của “Team”, thì đội của bạn rất khó để ”Work” được. 

“Be the change you want to see in the world.” – Mahatma Gandhi

Chúc bạn có một teamwork hiệu quả!

Minh Nguyên