Cách thông báo tin xấu bằng văn nói và văn viết trong tiếng Anh

Giới thiệu

Tin xấu là gì?

Tin xấu (bad news hay negative news) thường là những thông tin mang đến sự tiêu cực cho người biết thông tin đó, thường gây ra cảm xúc tiêu cực như hụt hẫng, thất vọng hoặc sợ hãi. Trong cuộc sống thường ngày, con người thường đối mặt với những tin xấu, ở nhiều mức độ khác nhau.

Vì sao cần tìm hiểu cách thông báo tin xấu trong tiếng Anh?

Nói chung, tin xấu là loại thông tin mà khi truyền tải sẽ mang đến ít nhiều sự khó chịu cho người nghe hay người đọc, ảnh hưởng đến tâm trạng hoặc thậm chí cuộc sống và công việc của người đó. Do đó, người báo tin cần có phương pháp truyền tải thông tin sao cho thật khéo léo và hiệu quả.

Tác giả sẽ chia sẻ cách truyền tải tin xấu thông qua 2 hình thức: 

• Với văn nói, là hình thức thường mang tính gần gũi và thân mật, bài viết sẽ hướng tới việc truyền tải thông tin ngắn gọn và súc tích nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác và trọn vẹn.

• Với văn viết, bài viết sẽ hướng dẫn cách truyền tải thông tin theo văn phong trang trọng, hướng tới việc truyền tải thông tin với hình thức và câu từ phù hợp với môi trường công sở hoặc trường học.

Sử dụng lối hành văn gián tiếp (Indirect Approach) để thông báo tin xấu

Phương pháp gián tiếp (indirect approach) là cách hành văn mà người nói hoặc người viết không đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức mà thường bổ sung các câu kể, câu hỏi hoặc một số nội dung một cách khéo léo và tinh tế trước khi đưa ra thông tin chính về một vấn đề. Phương pháp trực (direct approach) thì ngược lại, tức là người nói hoặc người viết sẽ truyền tải thông tin trực tiếp vào vấn đề ngay từ đầu.

Như định nghĩa ở phần đầu, tin xấu là loại thông tin sẽ mang đến cảm xúc tiêu cực, ảnh hưởng đến cuộc sống và công việc của người biết thông tin đó hoặc có liên quan. Do đó, một trong những cách hiệu quả để thông báo tin xấu sao cho thật sự hiệu là áp dụng lối hành văn gián tiếp (indirect approach).

Tham khảo thêm: Cách cải thiện phép lịch sự trong giao tiếp Tiếng Anh.

Hướng dẫn sơ lược cách thông báo tin xấu trong tiếng Anh

Để thông báo một tin xấu trong tiếng Anh, người học có thể áp dụng trình tự 4 phần, lần lượt bao gồm: Buffer, Explanation, Negative News và Alternative solutions.

1. Buffer (Phần giảm nhẹ)

Đây là phần mở đầu, giúp người truyền tải thông tin đưa ra bối cảnh nào đó (thường mang tính tích cực) trước khi báo thông tin chính. Nội dung của Buffer chủ yếu gồm những lời khen, công nhận hoặc bày tỏ sự biết ơn.

Ví dụ trong văn nói:

• “Hey John, I miss you so much and I really want to meet you.”
  (Này John, tôi thực sự rất nhớ anh và rất muốn gặp anh)

Ví dụ trong văn viết:

• “Dear Ms. Amy, I want to emphasize that your all efforts on the project have not gone unnoticed. We are truly grateful for the dedication and hard work you bring to the team.”
  (Gửi Amy, tôi muốn nhấn mạnh rằng tất cả nỗ lực của cô trong dự án không hề bị phớt lờ. Chúng tôi thật sự biết ơn sự cống hiến và công sức mà cô mang lại cho đội ngũ.)

Buffer là thành phần quan trọng một thông tin, đặc biệt là thông tin tiêu cực. Do đó, việc xây dựng một nội dung giảm nhẹ trong báo tin xấu là rất quan trọng.

2. Explanation (Giải thích)

Tiếp sau phần Buffer, người truyền tin sẽ mang đến lý do trước khi chính thức trình bày thông tin xấu. Phần này sẽ chủ yếu trình bày những yếu tố khách quan và chủ quan dẫn đến một hệ quả nào đó, giúp người nhận thông tin hiểu rõ hơn về bối cảnh để có được sự an ủi và cảm thông.

Ví dụ trong văn nói: (Bạn cần thông báo lý do vì sao hủy hẹn với bạn thân)

• “Unfortunately, I’ve been feeling sick these past few days and the doctor advised me to rest to avoid getting worse.”
  (Rất tiếc, tôi bị bệnh suốt mấy ngày qua và bác sĩ khuyên là tôi nên nghỉ ngơi để tránh tình trạng bệnh chuyển xấu.)

Ví dụ trong văn viết: (Bạn cần thông báo hủy dự án với đồng nghiệp trong công ty)

• “Due to the recent economic downturn and the significant drop in sales, we are now reviewing our financial strategies to ensure the stability of the company. This may lead to the cancelation of some projects in the future.”
  (Do sự đi xuống của nền kinh tế gần đây và sự sụt giảm đáng kể trong doanh số, chúng tôi đang xem xét lại các chiến lược tài chính để đảm bảo sự ổn định của công ty. Điều này có thể dẫn đến việc hủy bỏ một số dự án trong tương lai.)

Phần lý do cần được trình bày một cách thành thật và ngắn gọn, nhằm mục đích vừa truyền tải thông tin cho người nghe hoặc người đọc cũng như giúp họ có thêm thời gian chuẩn bị tâm lý cho thông tin xấu sắp tới.

3. Negative News (Tin xấu)

Ở bước này, thông tin xấu sẽ được thông báo đến người đọc hoặc người nghe và là phần nội dung chính. Phần tin xấu cần được truyền tải ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đảm bảo nội dung đầy đủ.

Ví dụ trong văn nói: (Bạn thông báo hủy hẹn với bạn thân)

• “So, I am not able to make it to our dinner this Thursday.”
  (Vậy nên, tôi không thể ăn tối cùng bạn thứ 5 tuần này.)

Ví dụ trong văn viết: (Bạn thông báo hủy dự án với đồng nghiệp)

• “Due to aforementioned reasons, I regret to inform that your project will be canceled.”
  (Vì những lý do nêu trên, tôi rất tiếc phải thông báo rằng dự án của bạn sẽ bị hủy.)

Thông tin xấu sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tâm trạng của người tiếp nhận thông tin, do đó, thông tin xấu cần được truyền tải ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đảm bảo sự trọn vẹn của thông tin đó.

4. Alternative solutions (Giải pháp thay thế)

Sau khi nhận được thông tin xấu ở bước 3, người đọc hay người nghe thường đối mặt với cảm xúc tiêu cực như thất vọng hoặc buồn bã, cần có nguồn động viên, an ủi ngay lập tức. Do đó, trong bước này, người truyền tải thông tin xấu sẽ cung cấp một hoặc nhiều giải pháp để người nghe, người đọc tin có thêm sự lựa chọn để giảm nhẹ tác động của các cảm xúc tiêu cực trên. 

Ví dụ trong văn nói: (Sau khi hủy hẹn, bạn có thể đề xuất một ngày khác)

• “How about next Tuesday? I think I should be better by then”
  (Thứ 3 tuần sau có được không? Tới lúc đó tôi có thể sẽ khỏe hơn)

Ví dụ trong văn viết: (Sau khi hủy dự án, bạn có thể đề nghị người đồng nghiệp cùng tham gia một dự án khác)

• “Your skills and experience are still incrediably valuable to our organization, and it will be great if you can collaborate with Team B on their current project.”
  (Những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn vẫn cực kỹ quý báu với tổ chức của chúng ta, và sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể hợp tác với Team B trong dự án hiện tại của họ)

Có thể thấy, ở cả 2 trường hợp trên, các giải pháp thay thế đã cho phép người tiếp nhận thông tin có một sự lựa chọn nào đó khác. Điều này không chỉ giúp người nhận thông tin cảm thấy được an ủi và động viên, mà còn giúp khắc phục và giảm nhẹ vấn đề đang được truyền tải.

Đọc thêm: Tiếng Anh giao tiếp nâng cao - Cách để hỏi đáp thông tin lịch sự.

Các ví dụ minh họa cụ thể

Ví dụ trong văn nói

Tình huống 1

Bạn đã hẹn gặp mặt một người bạn thân đã lâu không gặp nhưng cuối cùng không thể đến buổi hẹn vì lý do sức khỏe. Theo đó, bạn có thể gọi điện hoặc nhắn tin thân mật cho người bạn của mình và trình bày thông tin như sau: 

“Hey Amber, I’ve been looking forward to our meet-up. Unfortunately, I have caught a bad cold and the doctor advices me to rest. So, I am sorry I won’t able to make it tomorrow. Can we reschedule for next weekend? I should be better by then.”

(Chào Amber, mình đã rất mong chờ buổi gặp mặt của chúng ta. Thật không may, mình bị cảm lạnh nặng và bác sĩ khuyên mình nên nghỉ ngơi. Vì vậy, mình xin lỗi vì không thể đến được vào ngày mai. Chúng ta có thể dời lại vào cuối tuần sau không? Khi đó mình chắc sẽ khỏe hơn.)

Phân tích 4 thành phần của đoạn thông báo trên:

1. Buffer (Phần giảm nhẹ lý do): “Hey Amber, I’ve been looking forward to our meet-up.”

2. Explanation (Phần giải thích): “Unfortunately, I have caught a bad cold and the doctor advices me to rest.”

3. Negative news (Phần tin xấu): “So, I am sorry I won’t able to make it tomorrow.”

4. Alternative solutions (Phần giải pháp): “Can we reschedule for next weekend? I should be better by then.”

Tình huống 2

Bạn có một bài thi rất khó ở trường đại học và bạn bị đánh trượt. Bạn đã ôn bài rất kỹ cho kỳ thi và giờ đây mọi thứ không như mong đợi. Khi về nhà, bạn có thể thông báo cho mẹ của mình về kỳ thi như sau:

“Mom, I want to say that I studied very hard for this exam. The test was extremely difficult and had many unexpected questions. And I didn’t pass this time. But I’m not gonna give up, and I will try even harder for the retake. I am sure I can do it next time.”

(Mẹ ơi, con muốn nói rằng là con đã học rất chăm chỉ cho kỳ thi. Nhưng bài thi quá khó và có nhiều câu hỏi lạ mà con không ngờ trước và con đã trượt. Nhưng con không từ bỏ và sẽ cố gắng hơn nữa để thi lại. Con tin chắc là lần sau con sẽ làm được)

Phân tích 4 thành phần trong đoạn thông báo trên:

1. Buffer (Phần giảm nhẹ lý do): “I want to say that I studied very hard for this exam.”

2. Explanation (Phần giải thích): “The test was extremely difficult and had many unexpected questions.”

3. Negative news (Phần tin xấu): “And I didn’t pass this time”

4. Alternative solutions (Phần đề xuất giải pháp): “But I’m not gonna give up, and I will try even harder for the retake. I am sure I can do it next time.”

Ví dụ trong văn viết

Tình huống 3

Bạn là HR tuyển dụng tại một công ty nước ngoài, đang tuyển vị trí Marketing Executive cho công ty. Bạn đã nhận được nhiều CV nhưng chỉ có số ít CV đạt yêu cầu, những CV còn lại bạn sẽ cần viết mail báo trượt đến họ. Bạn có thể soạn mail như sau:

“Dear Mr/Ms [Candidate’s Name]

Thank you so much for applying for the Marketing Executive position at [Company’s name]. We highly appreciate the time and effort you have put into your application, as well as the interest you have shown in our company.

After careful consideration, we have reviewed your qualifications and experience. We have decided to move forward with other candidates who fit more closely with our requirements at this time.

We encourage you to apply for other positions in the future that match your skills and experience. We will keep your CV in file and contact you in the future if there is a suitable opportunity.

Thank you again for your interest in our company!

Best regards,”

(Cảm ơn bạn đã nộp đơn cho vị trí Chuyên viên Marketing tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất trân trọng thời gian và nỗ lực bạn đã bỏ ra cho đơn ứng tuyển, cũng như sự quan tâm của bạn đối với công ty chúng tôi.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã đánh giá trình độ và kinh nghiệm của bạn. Chúng tôi đã quyết định tiến tới với các ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu của chúng tôi vào thời điểm này.

Chúng tôi khuyến khích bạn nộp đơn cho các vị trí khác trong tương lai phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn và liên hệ với bạn trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã quan tâm đến công ty chúng tôi!

Trân trọng,)

Phân tích 4 thành phần trong nội dung thông báo trên:

1. Buffer (Phần giảm nhẹ lý do): “Thank you so much for applying for the Marketing Executive position at [Company’s name]. We highly appreciate the time and effort you have put into your application, as well as the interest you have shown in our company.”

2. Explanation (Phần giải thích): “After careful consideration, we have reviewed your qualifications and experience.”

3. Negative news (Phần thông tin xấu): “We have decided to move forward with other candidates who fit more closely with our requirements at this time.”

4. Alternative solutions (Phần đề xuất giải pháp): “We encourage you to apply for other positions in the future that match your skills and experience. We will keep your CV in file and contact you in the future if there is a suitable opportunity.”

Tham khảo thêm: Cách nói lời từ chối bằng tiếng Anh lịch sự.

Tình huống 4

Bạn là nhân viên của một công ty và đã được yêu cầu hoàn thành dự án đúng hạn theo yêu cầu. Tuy nhiên, vì các hạng mục dự án phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến kinh phí và bạn phải chờ duyệt từ phía kế toán. Bạn có thể gửi mail thông báo trễ hạn đến Giám đốc theo đoạn ví dụ sau:

“Dear [Director’s Name]

I hope this email finds your well. I want to express my appreciation for your support on [Project’s Name].

Unfortunately, my team and I have encountered several unexpected issues related to financial allocations which require the approval from the Accounting Department. As a result, this has caused a delay in our project.

I regret to inform you that we will not be able to meet the original dealines for the completion of this project.

I am actively working with the accounting team to expedite the approval process and will keep you updated on any developments. I appreciate your understanding and support as we work to resolve these issues.

Best regards,”

(Kính gửi Ông/bà [Tên GĐ]

Tôi hy vọng email này sớm đến tay ông/bà. Tôi muốn bày tỏ sự trân trọng đối với sự hỗ trợ của ông/bà về [Tên dự án].

Thật không may, nhóm của chúng tôi đã gặp phải một số vấn đề bất ngờ liên quan đến phân bổ tài chính, cần có sự phê duyệt từ Phòng Kế toán. Do đó, điều này đã gây ra sự chậm trễ trong dự án của chúng tôi.

Tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi sẽ không thể hoàn thành dự án đúng theo thời hạn ban đầu.

Tôi đang tích cực làm việc với đội ngũ kế toán để đẩy nhanh quá trình phê duyệt và sẽ cập nhật cho ông/bà về bất kỳ diễn biến nào. Tôi rất trân trọng sự thông cảm và hỗ trợ của ông/bà khi chúng tôi làm việc để giải quyết những vấn đề này.

Trân trọng,)

Phân tích 4 thành phần trong thông báo trên.

1. Buffer (Phần giảm nhẹ): “I hope this email finds your well. I want to express my appreciation for your support on [Project’s Name].”

2. Explanation (Phần giải thích): “Unfortunately, my team and I have encountered several unexpected issues related to financial allocations which require the approval from the Accounting Department. As a result, this has caused a delay in our project.”

3. Negative news (Phần tin xấu): “I regret to inform you that we will not be able to meet the original dealines for the completion of this project.”

4. Alternative solutions (Phần đề xuất giải pháp): “I am actively working with the accounting team to expedite the approval process and will keep you updated on any developments. I appreciate your understanding and support as we work to resolve these issues.”

Một số lưu ý

Để thông báo một tin xấu đến người khác sao cho hiệu quả, ngoài phương pháp mang tính học thuật nêu trên, người báo tin cần đảm bảo thêm các yếu tố sau đây:

• Báo tin xấu với thái độ chân thành và thật lòng: Thông tin xấu thường mang lại cảm giác tiêu cực cho người nghe và người đọc, do đó với thái độ chân thành, người nhận thông tin tiêu cực sẽ phần nào cảm thấy được an ủi cũng như thấu hiểu. Và ngược lại, khi người báo tin có thái độ thành khẩn, họ cũng sẽ nhận lại sự tin tưởng và cảm thông từ người nghe.

• Tùy vào tình huống mà lựa chọn phương thức thông báo phù hợp: Đối với các tình huống khác nhau, người báo tin có thể lựa chọn văn viết hoặc văn nói để báo tin cho người khác. Ví dụ, đối với mối quan hệ thân mật bạn bè thì nói chuyện trực tiếp hoặc gọi điện thoại có thể là sự lựa chọn tốt nhất. Trong khi đó, ở môi trường làm việc - nơi vốn cần sự trang trọng, việc báo tin thông qua gửi email hoặc một văn bản sẽ phù hợp hơn. 

• Xây dựng thông báo súc tích: Như đã nêu trước đó, tin xấu thường mai lại cảm giác tiêu cực, gây ra cảm xúc như bực tức, buồn bã hay thất vọng cho người nhận tin. Do đó, người báo tin cần xây dựng nội dung thông báo thật sự súc tích nhưng vẫn đảm bảo truyền tải đủ thông tin. Người báo tin cần trách đưa ra các thông báo quá dài như đưa ra quá nhiều lý do thiếu thuyết phục, hứa suông hay luyên thuyên mà không vào nội dung chính của thông báo.

• Kêu gọi sự trợ giúp từ người khác: Trong một số trường hợp mà nội dung thông báo có thể gây sốc nặng cho người nhận tin, người báo tin có thể yêu cầu sự trợ giúp từ người khác để có thể an ủi người nhận tin hoặc giảng hòa giữa các bên.

Tổng kết

Thông báo tin xấu và thông tin tiêu cực không bao giờ là công việc dễ dàng trong mọi ngôn ngữ, kể cả tiếng Việt. Đối với tiếng Anh, việc báo tin xấu đến người khác lại càng phức tạp và khó khăn hơn với phần lớn người học. Bài viết đã chỉ ra phương thức thông báo tin xấu bằng tiếng Anh dành cho người đọc, kèm theo các ví dụ và các hướng dẫn để người học có thể áp dụng vào đời sống hằng ngày cũng như công việc của mình. Hy vọng bài viết đã giúp ích được cho người học trong quá trình vận dụng tiếng Anh vào thực tiễn.

Đọc thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

Trích nguồn

• Maynard, D. W., & Freese, J. (2012). Good News, Bad News, and Affect. In Emotion in Interaction Oxford University Press. doi.org/10.1093/acprof:oso/9780199730735.003.0005

• Manzoni, J. (n.d.). A Better Way to Deliver Bad News. Harvard Business Review. Retrieved July 15, 2024, from hbr.org/2002/09/a-better-way-to-deliver-bad-news