Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh lịch sự và một số lưu ý

Trong thời đại công nghệ hiện nay, email là phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong học tập, công việc và đời sống hàng ngày. Đặc biệt, trong quá trình tìm việc, việc viết một email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp và khéo léo đóng vai trò rất quan trọng, giúp ứng viên vừa thể hiện sự trân trọng cơ hội vừa giữ được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Bài viết này sẽ cung cấp cho người đọc hướng dẫn chi tiết và các mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, giúp quá trình phản hồi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Cấu trúc của email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

a. Tiêu đề (Subject)

Tiêu đề nên thể hiện rõ nội dung email và giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện. Một số ví dụ cụ thể:

• "Re: Interview Invitation for [Job Title] – [Your Full Name]"

• "Response to Interview Invitation – [Your Full Name]"

• "Regarding the Interview Opportunity – [Your Full Name]"

Ví dụ:

Subject: Response to Interview Invitation – Anna Nguyen

b. Lời chào (Greeting)

Ứng viên có thể bắt đầu bằng lời chào lịch sự, xưng hô đúng tên người mời phỏng vấn nếu biết, hoặc dùng chức danh chung:

Ví dụ:

Dear Mr. Johnson,
(hoặc)
Dear Hiring Manager,

Đọc thêm: Mở đầu email tiếng Anh đơn giản nhất và những lưu ý cần thiết khi viết

c. Nội dung chính (Main Content)

Cảm ơn (Expressing Gratitude)

Ngay từ đầu, ứng viên có thể thể hiện sự biết ơn vì cơ hội mà nhà tuyển dụng đã dành cho ứng viên.

Ví dụ:

Thank you very much for offering me the opportunity to interview for the position of Marketing Executive at ABC Company.

Nêu lý do từ chối (Stating the Reason)

Nêu lý do một cách ngắn gọn, chân thành và chuyên nghiệp, tránh nói tiêu cực về công ty. Một số lý do phổ biến:

• Đã nhận được công việc khác.

• Xem xét lại và nhận thấy vị trí chưa phù hợp.

• Có thay đổi trong định hướng nghề nghiệp.

Ví dụ:

After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity that aligns better with my current career goals.

Bày tỏ thiện chí (Expressing Goodwill)

Mặc dù từ chối, ứng viên nên để lại ấn tượng tốt và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

Ví dụ:

I truly appreciate the time and effort you took to review my application, and I hope we can stay in touch for any future opportunities that may be a better fit.

d. Lời kết (Closing)

Ứng viên có thể kết thúc email bằng câu cảm ơn và lời chào lịch sự.

Ví dụ:

Thank you again for your kind offer and understanding.

Best regards,
Anna Nguyen

Một số mẫu câu sử dụng trong email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Mẫu câu cảm ơn nhà tuyển dụng (Expressing Gratitude)

• Thank you very much for considering my application for the [Job Title] position.
  (Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cân nhắc hồ sơ của tôi cho vị trí [Tên công việc].)

• I truly appreciate the opportunity to interview for the [Job Title] role at [Company Name].
  (Tôi thực sự trân trọng cơ hội được phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].)

• Thank you for reaching out and offering me the chance to discuss the role.
  (Cảm ơn anh/chị đã liên hệ và dành cho tôi cơ hội thảo luận về vị trí này.)

Mẫu câu nêu lý do từ chối phỏng vấn (Explaining the Reason for Declining)

Từ chối vì đã nhận công việc khác:

• After careful consideration, I have decided to accept another job offer that better aligns with my career goals.
  (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định nhận một công việc khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của tôi.)

• Unfortunately, I have recently accepted another position and must respectfully decline this interview opportunity.
  (Thật tiếc, tôi đã nhận một vị trí khác và phải từ chối cơ hội phỏng vấn này.)

Từ chối vì vị trí chưa phù hợp:

• Having reviewed the job description in detail, I feel that this role may not be the best fit for my skills and career direction at this time.
  (Sau khi xem xét kỹ mô tả công việc, tôi cảm thấy vị trí này có thể chưa phù hợp nhất với kỹ năng và định hướng nghề nghiệp của tôi lúc này.)

• Although I appreciate the offer, I have decided to pursue opportunities that are more in line with my current career path.
  (Mặc dù rất trân trọng lời mời, tôi đã quyết định theo đuổi những cơ hội phù hợp hơn với con đường sự nghiệp hiện tại của mình.)

Từ chối vì lý do cá nhân:

• Due to personal circumstances, I am unable to proceed with the interview process at this time.
  (Vì lý do cá nhân, hiện tại tôi không thể tiếp tục tham gia vào quá trình phỏng vấn.)

• At this moment, I need to focus on other priorities and will not be able to attend the interview.
  (Hiện tại, tôi cần tập trung vào những ưu tiên khác và sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn.)

Mẫu câu bày tỏ thiện chí và giữ liên hệ (Expressing Goodwill and Interest in Future Opportunities)

• I hope we can stay in touch and possibly work together in the future when a more suitable opportunity arises.
  (Tôi hy vọng chúng ta có thể giữ liên lạc và có thể hợp tác trong tương lai khi có cơ hội phù hợp hơn.)

• Although I am unable to proceed at this time, I remain very interested in [Company Name] and hope to explore potential roles in the future.
  (Mặc dù hiện tại tôi không thể tiếp tục, tôi vẫn rất quan tâm đến [Tên công ty] và hy vọng sẽ có cơ hội phù hợp trong tương lai.)

• Please feel free to reach out to me if another opportunity arises that aligns with my background and experience.
  (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu có cơ hội nào khác phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của tôi.)

Mẫu câu kết thúc lịch sự (Polite Closing Statements)

• Best regards,
  (Trân trọng,)

• Sincerely,
  (Thân ái,)

• Kind regards,
  (Thân mến,)

Tham khảo thêm:

• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh trong các tình huống thông dụng

• Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Mẫu 1: Từ chối vì đã nhận được công việc khác (Declining due to accepting another offer)

Subject: Re: Interview Invitation for [Job Title] – [Your Full Name]

Email (Tiếng Anh):
Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I truly appreciate your time and consideration.

However, I would like to inform you that I have recently accepted another job offer and will not be able to proceed with the interview process.

I am very grateful for the opportunity and wish you and your team all the best in finding the right candidate.

Best regards,
[Your Full Name]

Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]. Tôi thực sự trân trọng thời gian và sự cân nhắc của anh/chị.

Tuy nhiên, tôi xin được thông báo rằng tôi đã nhận một lời mời làm việc khác và do đó không thể tiếp tục tham gia vào quá trình phỏng vấn.

Tôi rất biết ơn vì cơ hội này và chúc anh/chị cùng đội ngũ sớm tìm được ứng viên phù hợp.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Mẫu 2: Từ chối vì cảm thấy công việc không phù hợp (Declining because the role is not a good fit)

Subject: Response to Interview Invitation – [Your Full Name]

Email (Tiếng Anh):
Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for considering my application and inviting me to interview for the [Job Title] position.

After giving it careful thought, I have decided to withdraw my application, as I believe the role may not be the right fit for my current career goals.

I truly appreciate the opportunity to be considered and hope we may cross paths in the future.

Best regards,
[Your Full Name]

Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc].

Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi quyết định rút lại đơn ứng tuyển vì tôi cho rằng vị trí này có thể chưa phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của mình.

Tôi thực sự trân trọng cơ hội được cân nhắc và hy vọng chúng ta sẽ có dịp hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Mẫu 3: Từ chối nhưng muốn giữ liên hệ cho cơ hội sau (Declining but wanting to stay in touch for future opportunities)

Subject: Interview Invitation – [Your Full Name]

Email (Tiếng Anh):
Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you so much for the invitation to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I truly appreciate the opportunity.

At this time, I have decided not to proceed with the interview process due to personal reasons. However, I am genuinely interested in [Company Name] and would love to stay connected for potential future opportunities that may align better with my experience and goals.

Thank you again for your understanding.

Best regards,
[Your Full Name]

Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]. Tôi thực sự trân trọng cơ hội này.

Hiện tại, tôi quyết định không tiếp tục tham gia vào quá trình phỏng vấn vì lý do cá nhân. Tuy nhiên, tôi thực sự quan tâm đến [Tên công ty] và mong muốn được giữ liên hệ cho những cơ hội phù hợp hơn với kinh nghiệm và mục tiêu của mình trong tương lai.

Một lần nữa xin cảm ơn anh/chị vì sự thấu hiểu.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Một số lưu ý chung khi viết email từ chối phỏng vấn 

Trả lời sớm, không để nhà tuyển dụng chờ đợi

• Khi nhận được lời mời phỏng vấn nhưng không thể tham gia, hãy phản hồi càng sớm càng tốt (tốt nhất là trong vòng 24-48 giờ). Điều này giúp nhà tuyển dụng chủ động sắp xếp lại lịch và tiếp cận các ứng viên khác.

• Việc trả lời nhanh cũng thể hiện bạn là người chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của người khác.

Ví dụ:

"Thank you for getting back to me. I wanted to reply promptly to let you know my current situation."
(Cảm ơn anh/chị đã liên hệ lại với tôi. Tôi muốn phản hồi nhanh chóng để thông báo tình hình hiện tại của mình.)

Luôn giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, dù lý do từ chối là gì

• Dù người đọc từ chối vì lý do cá nhân, công việc không phù hợp, hay đã nhận lời mời khác, hãy luôn giữ giọng điệu nhẹ nhàng, tôn trọng và biết ơn.

• Không phê bình công việc, công ty hoặc quy trình tuyển dụng trong email từ chối.

Ví dụ:

"I sincerely appreciate the opportunity to interview and learn more about your organization."
(Tôi chân thành cảm ơn cơ hội được phỏng vấn và tìm hiểu thêm về công ty anh/chị.)

Nêu lý do rõ ràng nhưng ngắn gọn, tránh dài dòng hoặc đi sâu vào chi tiết

• Người đọc không bắt buộc phải giải thích quá chi tiết lý do từ chối. Hãy trình bày một cách ngắn gọn, đủ để nhà tuyển dụng hiểu, và tập trung vào việc bày tỏ sự cảm kích.

Ví dụ:

"After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity that aligns more closely with my goals."
(Sau khi cân nhắc kỹ, tôi quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu của mình.)

Thể hiện mong muốn giữ liên hệ (nếu cần)

• Nếu người đọc vẫn quan tâm đến công ty cho các vị trí khác trong tương lai, hãy bày tỏ mong muốn được giữ liên hệ. Đây là cách để duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và mở ra cơ hội khác sau này.

Ví dụ:

"I hope we can stay connected for future opportunities that might be a better fit."
(Tôi hy vọng chúng ta có thể giữ liên lạc cho những cơ hội phù hợp hơn trong tương lai.)

Kiểm tra lại email trước khi gửi

• Trước khi nhấn "Send", hãy đọc lại email để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo email rõ ràng, dễ hiểu.

• Đảm bảo thông tin liên lạc của người đọc (tên, số điện thoại, email) được ghi chính xác.

Bài viết liên quan:

• Cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và thư mẫu

• Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

• Hướng dẫn viết Thư cảm ơn sau khi trúng tuyển bằng tiếng Anh

Tổng kết

Bài viết đã cung cấp cho người đọc những lưu ý quan trọng và mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, giúp quá trình phản hồi nhà tuyển dụng trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Hy vọng sau khi tham khảo, người đọc có thể áp dụng linh hoạt để vừa thể hiện sự trân trọng cơ hội nhận được, vừa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Nếu muốn tiếp tục nâng cao kỹ năng tiếng Anh cho người đi làm, khóa học Tiếng Anh giao tiếp Advanced cho người đi làm của Anh Ngữ ZIM sẽ là lựa chọn hữu ích, giúp người đọc tự tin hơn trong giao tiếp công việc.