Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh (thank-you letter) | Hướng dẫn chi tiết từng bước

Việc bày tỏ sự biết ơn đối với người khác đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ xã hội giữa người với người.

Không chỉ là một hành động lịch sự tối thiểu để bày tỏ sự công nhận hành động giúp đỡ, việc cảm ơn cũng sẽ gây được ấn tượng tốt, từ đó làm tăng độ đáng tin cậy, độ chuyên nghiệp và độ lịch sự của người nói với người nhận.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, chỉ một lời cảm ơn thông thường có thể được coi là không đủ để bày tỏ rõ sự biết ơn. Thay vào đó, cách phù hợp nhất để diễn đạt rõ lời cảm ơn trong những bối cảnh trên sẽ là một bức thư.

Các dạng thư cảm ơn thường dùng – Thank you letter

Những bức thư cảm ơn thường được viết trong những môi trường yêu cầu sự trang trọng và chuyên nghiệp, như là:

• Sau một cuộc phỏng vấn

• Sau khi nhận được thư mời nhận việc

• Sau khi nhận được cơ hội tham gia vào một tổ chức nào đó

• Sau khi nhận được học bổng

• Sau khi nhận được sự hỗ trợ (về tài chính hoặc chuyên môn) từ đồng nghiệp hoặc từ công ty.

hoặc những môi trường thân mật khác:

• Bày tỏ sự tri ân thầy cô giáo

• Bày tỏ sự tri ân đối với một người bạn hoặc người thân

• Cảm ơn người khác vì một món quà 

• Cảm ơn người khác vì lời mời đi dự sự kiện thân mật, như là đám cưới.

Có một số nguyên nhân cho việc nên sử dụng thư trong những trường hợp trên:

• Do môi trường mang tính chất chuyên nghiệp, tuân theo những tiêu chuẩn và các phép lịch sự được xã hội công nhận. Điều này thể hiện rõ ràng sự tôn trọng đối với công việc và với người khác, từ đó khiến công việc và người khác tôn trọng lại người thể hiện hành vi chuyên nghiệp (ĐH Rasmussen).  

• Việc viết lá thư cảm ơn cũng có thể là một hành động gây ấn tượng, thể hiện rõ ràng sự cẩn thận và tôn trọng hết mức đối với bên nhận (ĐH Minnesota).

• Đôi khi, một số công ty hoặc tổ chức quý trọng lá thư cảm ơn vì chúng có thể được sử dụng làm thông điệp quảng bá (như Lực lượng giữ gìn hoà bình của LHQ).

• Để tiết kiệm thời gian của cả hai bên, vì việc gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện thoại có thể rất bất tiện nếu lịch của cả hai bên không trùng với nhau, và vì đọc email sẽ nhanh hơn là việc nghe lời cảm ơn.

Xem thêm: Cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh

Dựa vào những nguyên nhân đã liệt kê trên, có thể hiểu được một lá thư cảm ơn nên được viết dựa theo một số tiêu chí nhất định. Tiêu chí quan trọng nhất là bức thư cảm ơn nên thể hiện rõ sự biết ơn của người viết đối với người đọc.

Điều này sẽ giúp người nhận sẽ thấy rõ được tầm ảnh hưởng của sự giúp đỡ của mình, làm cho bức thư có ấn tượng mạnh hơn. Hơn nữa thì bức thư cảm ơn cũng nên ngắn gọn, xúc tích, không nên dài quá 1 trang. 

Dựa trên những tiêu chí trên, có thể xây dựng được cấu trúc chung cho một bức thư cảm ơn như sau:

Mở đầu:

Opening address – thưa gửi người đọc.

Lời cảm ơn mở đầu

• Mở đầu bằng lời cảm ơn người nhận vì sự giúp đỡ của họ.

• Nêu ra thật cụ thể hành động giúp đỡ của người nhận. 

Chi tiết cho lời cảm ơn

• Nêu ra cảm xúc khi được người nhận giúp đỡ.

• Giải thích cho người nhận hành động của họ có ảnh hưởng ra sao.

Kết thúc bức thư

• Cảm ơn người nhận một lần nữa.

• Chúc người đọc may 

Sign-off – lời chào cuối thư.

Cấu trúc của bức thư cảm ơn

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách viết thư bằng tiếng Anh chi tiết

Phần thưa gửi người đọc

Bức thư nên bắt đầu bằng từ Dear nằm trước danh xưng của người nhận:

• Mr để chỉ đàn ông

• Mrs nếu người nhận là phụ nữ đã kết hôn

• Ms nếu người nhận là phụ nữ độc thân

Sau đó đến tên của họ. 

VD: Mr. Ahmed, Mrs. Anane, Ms. Kavya

Nếu người viết không rõ tình trạng hôn nhân của người phụ nữ thì nên dùng từ Ms. (Emily Post Etiquette, Grammarly)

VD: Ms. Taylor, Ms. Omar

Nếu người viết không biết rõ tên của người nhận thì có thể thay tên bằng vị trí của người nhận, hoặc tên của bộ phận nhận bức thư.

VD: Dear Admissions Officer, Dear Human Resources Department.

Lưu ý: Tuyệt đối không sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Mrs/Mrs”. Từ này được coi là quá lạc hậu và hoàn toàn không phù hợp với văn phong hiện đại. Hơn nữa thì việc dùng từ này có thể gây ấn tượng không tốt, vì nó có thể cho thấy rằng người viết lười biếng tới mức không tìm hiểu rõ tên hoặc vị trí của người nhận (Grammarly, U.S. News).

Lời cảm ơn mở đầu

Khi mở đầu bức thư, người viết nên lập tức cảm ơn người nhận vì sự giúp đỡ của họ. Hơn nữa, người viết cũng nên kể một cách cụ thể hành động giúp đó là gì, thay vì chỉ nói đến một hành động chung.

Điều này sẽ giúp người nhận hiểu rõ được hành động của họ là gì, cũng như là để cho họ thấy rằng người viết có để tâm và thực sự chú ý tới việc làm tốt (YourDictionary, TheBalanceCareers).

Người viết có thể sử dụng những cấu trúc sau để thể hiện sự biết ơn:

Một yếu tố quan trọng cần chú ý nữa là người viết nên thật thà hết mức có thể, và không nên bịa đặt, nói dối hoặc phóng đại quá mức trong bức thư cảm ơn. Điều này sẽ khiến lời cảm ơn trở nên trống rỗng và không thành thật, từ đó làm thông điệp mất đi giá trị. 

Một ví dụ là khi người viết đang viết một bức thư để cảm ơn người bạn vì đã giúp mình sơn nhà. Nếu người viết ghi là: “I greatly appreciate your boundless enthusiasm and absolute mastery at painting the ceiling” – “Tôi rất quý trọng lòng nhiệt huyết cháy bỏng và kỹ năng siêu đẳng của bạn trong việc sơn trần nhà” thì bức thư sẽ mang nhiều tính mỉa mai, thậm chí là xúc phạm hơn là biết ơn. 

Thay vào đó thì người viết nên nói lời cảm ơn thật thà, như là: “Thank you so much for helping me paint the ceiling” – “Cảm ơn bạn vì đã giúp tớ sơn nhà”. Dù đơn giản nhưng lời cảm ơn này sẽ hiệu quả hơn, vì người nhận hiểu rằng đây là lời cảm ơn chân thật và phù hợp với hoàn cảnh.

Chi tiết cho lời cảm ơn

Để giúp người nhận thấy được sự biết ơn và sự thành thật trong bức thư, người viết nên tập trung vào việc liệt kê ra một vài chi tiết cụ thể liên quan tới hành động giúp đỡ đang được nói tới. Cụ thể thì những chi tiết này có thể là:

• Cảm xúc của người viết khi được giúp đỡ là gì?

• Hành động đó đã giúp người viết ra sao?

• Người viết quý trọng khía cạnh nào nhất của sự giúp đỡ?

Dưới đây là một số ví dụ cho chi tiết người viết có thể thêm vào lời cảm ơn.

Thank you so much for sheltering me in your home while my apartment was under renovation. I don’t think I can express how deeply grateful I am for your help. As you know, I have no other place to come back to, so without your help, I would probably have to sleep in my car and shower in public bathrooms for months at a time. I also can’t thank you enough for covering the costs to feed my cat Mr. Belly while I had to struggle to pay off the bills. 

Trong ví dụ này thì người viết đã bày tỏ cảm xúc của mình trong câu “I don’t think I can express how deeply grateful I am for your help” (tạm dịch: “Tớ không biết phải diễn tả sự biết ơn của mình đối với cậu như nào”). Sau đó thì người viết đã giải thích được tầm quan trọng của sự giúp đỡ thông qua câu “without your help, I would probably have to sleep in my car and shower in public bathrooms for months at a time”

(tạm dịch “Nếu không có sự giúp đỡ của cậu thì tớ chắc phải ngủ trong xe và tắm trong nhà vệ sinh công cộng trong mấy tháng liền”). Cuối cùng thì người viết đã bày tỏ sự biết ơn đặc biệt với việc người nhận đã chi tiền ăn cho chú mèo Belly trong suốt quãng thời gian đó “I also can’t thank you enough for buying all the food for my cat Mr. Belly while I had to struggle to pay off the bills”.

I would like to take this opportunity to thank you for your generous donation of $20.000 to the Basra Women’s Shelter. The amount has allowed us to provide a constant flow of electricity, water, and a stable Internet connection for well over 200 women currently housed in the main building, which drastically improved their living conditions. I was also extremely impressed by your promptness, as the funds arrived just one day after we made our call for donations online.

Ví dụ trên dù không đưa ra cảm xúc của người viết, nhưng cũng đã đề cập đến tầm ảnh hưởng của sự giúp đỡ, thông qua câu “The amount has allowed us to provide electricity, water and an Internet connection for well over 200 women currently housed in the main building with, which has drastically improved their living conditions”

(tạm dịch: Khoản tiền này đã giúp chúng tôi cung cấp nước, điện và kết nối mạng cho hơn 200 phụ nữ. Việc này đã làm tăng đáng kể chất lượng sống của họ). Người viết trong câu này cũng đã nhấn mạnh vào sự nhanh chóng trong việc cung cấp số tiền “I was also extremely impressed by your promptness, as the funds arrived just one day after we made our call for donations online” – “Tôi cũng rất ấn tượng với sự kịp thời, vì số tiền đã được chuyển chỉ 1 ngày sau khi chúng tôi đăng kêu gọi sự giúp đỡ trên mạng”

Kết thúc nội dung phần cảm ơn

Để kết thúc một nội dung phần cảm ơn một cách phù hợp thì người viết có thể cảm ơn người nhận thêm một lần nữa để nhấn mạnh sự biết ơn, đặc biệt là trong các bức thư thân mật. Người viết có thể cân nhắc dùng những cấu trúc sau:

Nếu người viết không muốn cảm ơn người nhận một lần nữa thì có thể bày tỏ sự biết ơn họ vì đã dành thời gian và công sức để giúp đỡ. Dưới đây là một số cấu trúc diễn đạt những ý trên:

Người viết cũng có thể bày tỏ mong muốn được gặp lại hoặc hợp tác lại với người nhận, thông qua việc sử dụng cấu trúc “I’m looking forward (hoặc “eager”) to….” (VD: I’m looking forward to collaborating with you once more in the future; I am eager to meet you again).

Kết thúc bức thư

Ở ngay trên phần chữ ký và sau khi kết thúc nội dung thì sẽ luôn có phần lời chào kết thúc. Có không ít cách gửi lời chào, và không phải cách nào cũng phù hợp đối với mọi trường hợp. Sau đây sẽ là một số lời chào mà người viết nên sử dụng trong bức thư của mình, đã được chọn lọc trong những bài viết trên của Forbes và Grammarly:

Xem thêm: Mẫu thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh

Mẫu viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh ngắn gọn

Bức thư trang trọng

Thư trang trọng

Dear Mr. Suleyman

On behalf of the Kahlo Foundation, I am writing this letter to express our deepest gratitude for your continued financial support for the Mexico City branch of our organization. 

With your monthly contribution of 155.000 pesos, we were able to provide a significant pay rise for our 10 permanent employees, from a mere 5.000 pesos per month to the current rate of 10.000. This generous amount now allows each of our employees to lead a very comfortable life, and has also contributed to a massive 20% boost in overall productivity compared to the previous quarter. Furthermore, this donation has also made possible our distant provinces outreach project, which is now in its very final phase. Thanks to your contribution, children in Anenecuilco are now able to gain access to free art classes and a comprehensive support program, including scholarships, museum tours and many more. It is our hope that this effort will allow talented artists to fully flourish, and to create art that not only mesmerizes, but also inspires, thousands of others.

I thank you again for the contributions you have made for the Kahlo Foundation. We are eager to work with you in the future. 

Best regards,

Hafiz.

Thư thân mật

Thư thân mật

Dear Mrs. Collette,

Thank you so much for showing me how to back up data and replace my hard drive while I was just finishing up with my thesis. I really don’t know how I could even finish this semester without your help. When I contacted you after the hard drive containing much of my thesis got corrupted, you immediately offered your assistance without hesitation, and helped me recover much of my data and transfer them into a new drive. I’m now finished with my research paper, and it wouldn’t have been possible without you! I also can’t thank you enough for being patient with me throughout the whole process. It’s just incredible how you could still be so calm and understanding when I keep making terrible mistakes over and over!

Once again, I am extremely grateful for your help. I owe my degree and future career to you! And I’ll make sure to write you back once I graduate. See you then!

All the best,

Sofia.

Tổng kết

Bài viết trên đã tổng kết cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh, những yếu tố quan trọng nhất cấu thành nên thank you letter, cũng như là một số cấu trúc mà người học có thể sử dụng để thể hiện sự biết ơn đối với người nhận. Bằng việc sử dụng cấu trúc trên thì người học có thể viết nên một bức thư cảm ơn hoàn chỉnh, từ đó cho thấy sự chu đáo, lịch sự đối với người thân và bạn bè, cũng như là thể hiện sự chuyên nghiệp đối với cấp trên và đồng nghiệp.