Kỹ năng lập kế hoạch: Bí quyết x2 hiệu suất công việc

Kỹ năng lập kế hoạch khoa học sẽ giúp sinh viên, nhân viên văn phòng và người làm việc tự do, hoặc những người thường cảm thấy bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc, hay trì hoãn hoặc không biết cách ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả. hiểu rõ quy trình và kỹ thuật lập kế hoạch khoa học, xây dựng thói quen tổ chức công việc hiệu quả, từ đó quản lý thời gian hợp lý, ưu tiên nhiệm vụ và nâng cao năng suất, góp phần đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.

Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là quá trình thiết lập mục tiêu, xác định phương hướng hành động phù hợp và sắp xếp các nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu mong muốn. Nó cung cấp một hướng dẫn để cá nhân hoặc tổ chức làm việc và điều chỉnh các hoạt động của họ hướng tới việc đạt được mục tiêu. [1]

Quy trình này bao gồm các giai đoạn khác nhau, bài viết này sẽ phân tích trong phần tiếp theo bằng cách sử dụng ví dụ về việc lên kế hoạch của một cá nhân giả định.

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp người học tối ưu hóa nguồn lực của bản thân và quản lý thời gian hiệu quả để dễ dàng kiểm soát tiến độ. Một kế hoạch rõ ràng đóng vai trò là cơ sở cốt lõi để người học đánh giá kết quả làm việc của mình và chủ động phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo mọi mục tiêu đề ra đều được thực hiện suôn sẻ và đúng hướng. [1]

Các bước cơ bản để thực hành kỹ năng lập kế hoạch khoa học và hiệu quả

Ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản để xem xét kết quả lâu dài của các công việc hàng ngày và tập trung vào những gì giúp người học làm việc một cách hiệu quả nhất, cũng như hình dung tất cả các nhiệm vụ của mình trong một ma trận khẩn cấp/quan trọng. Tất cả các nhiệm vụ hàng ngày và các dự án lớn hơn của người học sẽ thuộc một trong bốn góc phần tư sau: [2]

• Nhiệm vụ/dự án khẩn cấp & quan trọng cần hoàn thành ngay lập tức

• Nhiệm vụ/dự án không khẩn cấp & quan trọng cần được lên lịch trên lịch của bạn

• Nhiệm vụ/dự án khẩn cấp & không quan trọng cần được ủy quyền cho người khác

• Nhiệm vụ/dự án không khẩn cấp & không quan trọng cần được xóa

Những vấn đề khẩn cấp là những vấn đề đòi hỏi người học giait quyết ngay lập tức. Thông thường, những vấn đề này thường có những hậu quả rõ ràng nếu không hoàn thành chúng. Những nhiệm vụ khẩn cấp là không thể tránh khỏi, nhưng dành quá nhiều thời gian để giải quyết có thể gây ra rất nhiều căng thẳng và có thể dẫn đến kiệt sức.

Những vấn đề quan trọng là những vấn đề góp phần vào các mục tiêu dài hạn và giá trị cuộc sống, đòi hỏi sự lập kế hoạch và hành động chu đáo. Khi người học có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng, người học sẽ quản lý được thời gian, năng lượng và sự chú ý của mình thay vì lãng phí những nguồn lực này cho các công việc khác một cách vô thức.

Dựa vào các tiêu chí này, người học sẽ có 4 nhóm công việc như sau: [2]

• Nhóm 1: Khẩn cấp và quan trọng: Không thể tránh khỏi. Thông thường là những việc bất ngờ xảy ra với người học từ bên ngoài hoặc những việc người học đã trì hoãn cho đến khi đối mặt với thời hạn chót. Lưu ý rằng, việc dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ thuộc nhóm này có thể dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và cảm giác mất kiểm soát các đầu việc của người học.

• Nhóm 2: Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Những việc này có thể không có hạn chót nên rất dễ bị trì hoãn để nhường chỗ cho những việc cấp bách hơn. Tuy nhiên, những việc này lại có tác động lớn hơn nhiều đến hiệu quả lâu dài của người học trong việc hoàn thành mục tiêu cá nhân. Bằng cách tập trung vào nhóm 2 một cách nhất quán, người học sẽ giảm thiểu số lượng các vấn đề cấp bách xuất hiện ở nhóm 1. Ví dụ: nếu người học cứ trì hoãn việc bảo dưỡng xe định kỳ, người học có thể phải trả giá sau này khi xe chết máy.

• Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những việc này thường dựa trên kỳ vọng của người khác và không giúp người học tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn của mình. Thực tế, người học có thể nhờ người khác làm các công việc nhóm này nhiều nhất có thể.

• Nhóm 4: Không khẩn cấp và không quan trọng: Những hoạt động tốn thời gian cần phải loại bỏ ngay lập tức và không góp phần thúc đẩy mục tiêu của bạn mà còn có thể chiếm rất nhiều thời gian.

Các phương pháp giúp thực hành kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

5W1H

Mô hình 5W1H bao gồm: [3]

• What: Làm việc gì?

• Why: Vì sao phải làm việc này?

• Who: Ai làm này?

• When: Khi nào làm việc này?

• Where: Làm việc này ở đâu?

• How: Làm việc này như thế nào?

Phương pháp này khá tiện lợi và phù hợp để cá nhân thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân của mình. Bằng việc trả lời các câu hỏi trên, người học có thể lập một bảng kế hoạch chi tiết phù hợp với cá nhân.

Đọc thêm: Nhân cách là gì? Thành phần cốt lõi và các bước kiến tạo nhân cách.

Program Evaluation Review Technique (PERT)

Biểu đồ PERT sử dụng các nút (hình tròn hoặc hình chữ nhật) để biểu diễn các sự kiện hoặc mốc quan trọng của dự án. [3] [4]

Các nút được liên kết bằng các đường thẳng biểu diễn các nhiệm vụ khác nhau. Nhiệm vụ phụ thuộc là các mục phải được thực hiện theo một cách cụ thể. Ví dụ: nếu một mũi tên được vẽ từ nhiệm vụ 1 đến nhiệm vụ 2 trên biểu đồ PERT, thì nhiệm vụ 1 phải được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ 2. Các mục ở cùng một giai đoạn nhưng trên các dòng nhiệm vụ khác nhau trong một dự án được gọi là nhiệm vụ song song. Chúng độc lập với nhau và diễn ra cùng một lúc.

Bằng cách sử dụng biểu đồ PERT, người học có thể phân tích tất cả các nhiệm vụ của dự án, đồng thời ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ.

Gantt chart

Biểu đồ Gantt bao gồm danh sách các nhiệm vụ trên trục tung, dòng thời gian trên trục hoành và các thanh biểu diễn từng nhiệm vụ. Các yếu tố khác như hình thoi, mũi tên, sẽ cung cấp thêm chi tiết. Việc nắm rõ các thành phần cơ bản cũng sẽ giúp người học hiểu cách đọc biểu đồ Gantt. [5]

Người học có thể sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ so với khung thời gian của dự án. Biểu đồ Gantt cũng cung cấp cho người học cái nhìn sâu sắc về tiến độ của từng nhiệm vụ theo thời gian, nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành sản phẩm cuối cùng hoặc đạt được mục tiêu tổng thể.

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả

Để hỗ trợ người học trong quá trình lập kế hoạch hiệu quả, người học có thể sử dụng các template thời gian biểu, các phương pháp kể trên cùng template của nó. Người học chỉ cần điền vào các task của mình dựa trên template cho sẵn. Từ đó, một bản kế hoạch hoàn chỉnh với các đề mục cùng các thứ tự thời gian ưu tiên sẽ được hoàn thành một cách chỉn chu và cụ thể, hỗ trợ người học trong quá trình sắp xếp lại thời gian biểu của mình.

Ngoài ra, người học cũng có thể sử dụng một số ứng dụng khác trên điện thoại hoặc máy tính để take note thời gian một cách hiệu quả (như Canva, Gg Calendar,…).

Xây dựng thói quen tổ chức công việc và kỷ luật bản thân

Để xây dựng một bảng kế hoạch hiệu quả, một trong những điều quan trọng nhất cần làm đó là phá bỏ đi những thói quen xấu của bản thân và thành lập những thói quen mới tốt hơn.

Thay đổi một thói quen bao gồm nhiều bước:

• Đầu tiên, người học cần xác định thói quen cũ:

  Xác định thói quen là phần dễ nhất vì thói quen thường chỉ liên quan đến bất kỳ thói quen nào bạn muốn từ bỏ. Ví dụ

  "ngủ nướng cho đến khi gần đến giờ đi làm". Khi đó, thói quen của người học có thể bao gồm việc tắt báo thức và ngủ thêm vài phút.

• Tiếp theo, hãy thử thưởng bản thân:

  Thói quen thường hình thành khi những hành động cụ thể mang lại phần thưởng.

  Khám phá những lợi ích mà một thói quen cụ thể mang lại cho người học có thể giúp mình thử nghiệm những phần thưởng mang lại sự thỏa mãn tương tự. Khi thử nghiệm mỗi phần thưởng mới, hãy theo dõi cảm xúc của mình.

• Sau đó, hãy khám phá các yếu tố “kích hoạt” của người học:

  Việc xác định các tín hiệu cụ thể thúc đẩy thói quen của người học là một bước thiết yếu để phá vỡ thói quen.

Xem thêm: Comfort zone là gì? Lợi ích của việc bước ra khỏi comfort zone.

Những lỗi thường gặp khi thực hành kỹ năng lập kế hoạch và cách khắc phục

Mục tiêu mơ hồ, không đo lường được

Đôi lúc, người học sẽ vô tình đề ra những kế hoạch quá “chung chung”, không rõ ràng. Hoặc, người học đề ra những mục tiêu như “Tôi sẽ học giỏi hơn” thiếu tính căn cứ để đánh giá, khiến cho việc hoàn thành kế hoạch của bản thân trở nên khó khăn và thiếu tính thực tiễn.

"Lạc quan thái quá" về thời gian

Một vài người học có xu hướng đánh giá thấp khả năng tốn thời gian của một công việc cụ thể, khiến cho bảng kế hoạch trở nên trì trệ, khó giải quyết những vấn đề tồn đọng còn lại. Để khắc phục điều này, người học có thể chia nhỏ những công việc cá nhân để dễ dàng quản lý thời gian của bản thân hơn hay lập một kế hoạch dự phòng để đảm bảo vẫn hoàn thành kế hoạch đề ra.

Phân bổ nguồn lực không đều

Người học cũng thường mắc lỗi giao quá nhiều việc cho một khoảng thời gian nào đó, dẫn đến việc quá tải/burnout trong khi những khoảng thời gian khác lại rảnh rỗi. Chính vì vậy, người học cần phân bố thời gian/công việc một cách hợp lý và khoa học nhằm tránh tình trạng ứ đọng và quá tải.

Kế hoạch thiếu linh hoạt

Đôi khi do quá bám sát kế hoạch ban đầu, người học sẽ mù quáng khi có những biến số (bên ngoài hoặc bên trong) dẫn đến những thay đổi bất ngờ. Chính vì vậy, người học nên linh hoạt trong thười gian biểu của mình bằng cách áp dụng các phương pháp như Agile/Scrum,…

Kết luận

Bài viết đã trình bày khái quát kỹ năng lập kế hoạch khoa học và tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch trong quản lý thời gian và nâng cao năng suất, đồng thời nhấn mạnh việc xây dựng thói quen tổ chức công việc có kỷ luật và thực hành liên tục để đạt mục tiêu trong học tập, công việc và cuộc sống. Chính vì vậy, người học cần xây dựng một thời gian biểu lành mạnh và tối ưu hóa nhằm giúp cho cuộc sống và công việc của bản thân trôi chảy và thuận lợi.

Để ứng dụng hiệu quả kỹ năng sắp xếp thời gian này vào mục tiêu nâng cao trình độ ngoại ngữ, bạn có thể tham khảo Khóa học tiếng Anh TOEIC của ZIM – nơi cung cấp lộ trình ôn luyện được thiết kế khoa học và bài bản, giúp bạn tối ưu hóa quá trình học tập và nhanh chóng đạt được điểm số kỳ vọng.

Tác giả: Bùi Trí Nguyên