Tiếng Anh Công Sở: 11 Thuật Ngữ Sinh Viên Nên Biết Trước Khi Đi Làm

Khi tỉ lệ biết chữ tăng lên, và khi những tiến bộ trong khoa học và công nghệ khiến cho các thuật ngữ và khái niệm phức tạp hơn, việc sử dụng dạng viết tắt của thuật ngữ trở nên ngày càng thuận tiện hơn (Pop 3). Điều này đúng cho môi trường quốc tế nơi mà sinh viên và người mới đi làm cần phải làm quen với hàng tá các thuật ngữ giao tiếp công sở. Vì mục đích truyển tải thông tin ngắn gọn, nhanh chóng và hiệu quả, một số cụm từ này sẽ được viết tắt thay vì viết rõ ra. Điển hình, người học sẽ thường thấy FYI trong các mẫu thông báo của công ty.

Bài viết hôm nay sẽ tìm hiểu về 11 Thuật Ngữ Sinh Viên Nên Biết Trước Khi Đi Làm, giúp người chuẩn bị đi làm môi trường quốc tế nhanh hoà nhập và bắt nhịp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.

FYI (For Your Information)

Thuật ngữ thông dụng công sở "FYI" là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "For Your Information," có nghĩa là "thông tin đến bạn." Cụm từ này được sử dụng để truyền đạt thông tin cho người nhận mà không yêu cầu họ phải thực hiện hành động hay phản hồi ngay lập tức.

Trường hợp sử dụng

"FYI" thường được sử dụng khi người học muốn cung cấp thông tin cho đồng nghiệp hoặc cấp trên mà không cần họ phải thực hiện hành động cụ thể nào. Đây là cách thông báo hoặc chia sẻ thông tin mà người nhận có thể thấy hữu ích hoặc cần thiết để biết. Người học có thể dùng FYI để thông tin đến đồng nghiệp trong nội bộ công ty, hoặc ghi chú riêng trong tài liệu mật của công ty.

Ví dụ trong giao tiếp công sở

• Email thông báo:

Subject: Meeting Rescheduled

Email body: "FYI, the team meeting has been rescheduled to 3 PM tomorrow." (Thông tin đến bạn, cuộc họp nhóm đã được dời lại vào lúc 3 giờ chiều ngày mai.)

• Tin nhắn nội bộ:

"FYI, the company has updated the remote work policy. Please check the intranet for details." (Thông tin đến bạn, công ty đã cập nhật chính sách làm việc từ xa. Vui lòng kiểm tra trên mạng nội bộ để biết chi tiết.)

• Ghi chú trong tài liệu:

"FYI, this section of the report will be presented by John during the next meeting." (Thông tin đến bạn, phần này của báo cáo sẽ được John trình bày trong cuộc họp tiếp theo.

EOD (End Of Day)

Thuật ngữ thông dụng trong công sở tiếp theo là "EOD". “EOD”là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "End Of Day," có nghĩa là "cuối ngày." Cụm từ này được sử dụng để chỉ thời hạn hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc vào cuối ngày làm việc. Ngoài ra, người học có thể sử dụng “COB” (Close of Business) để thay thế EOD.

Trường hợp sử dụng EOD

"EOD" thường được sử dụng khi người học muốn đặt thời hạn cho đồng nghiệp hoặc cấp trên phải hoàn thành một nhiệm vụ trước khi kết thúc ngày làm việc. Nhiệm vụ có thể là hoàn thiện bản báo cáo nộp cấp trên, hoặc gửi cập nhật dự án cho khách hàng. Đây là cách nhấn mạnh sự cần thiết phải hoàn thành công việc trong khoảng thời gian cụ thể.

Ví dụ sử dụng EOD trong giao tiếp công sở

• Email yêu cầu:

Subject: Data Analysis Request

Email body: "Please complete the data analysis and send the report by EOD." (Vui lòng hoàn thành phân tích dữ liệu và gửi báo cáo trước cuối ngày.)

• Tin nhắn nội bộ:

"EOD deadline: Make sure to finalize the draft proposal and share it with the team." (Thời hạn cuối ngày: Hãy đảm bảo hoàn thiện bản dự thảo đề xuất và chia sẻ với nhóm.)

• Cuộc họp nhóm:

Trưởng nhóm: "We need the presentation slides ready by EOD for tomorrow's client meeting." (Chúng ta cần chuẩn bị các trang trình bày trước cuối ngày để phục vụ cuộc họp với khách hàng vào ngày mai.)

FYA (For Your Action)

Khác với FYI, "FYA" là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "For Your Action," có nghĩa là "để bạn thực hiện." Cụm từ này được sử dụng để truyền đạt thông tin cho người nhận và yêu cầu họ thực hiện một hành động cụ thể.

Khi nào sử dụng thuật ngữ FYA

"FYA" thường được sử dụng khi người học muốn giao nhiệm vụ cho cấp dưới hoặc yêu cầu hành động từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Đây là cách nhấn mạnh rằng thông tin này cần được người nhận thực hiện ngay lập tức hoặc theo yêu cầu cụ thể.

Ví dụ trong giao tiếp công sở

• Viết Email Nội Bộ

Subject: Document Review Needed

Email body: "FYA, please review the attached document and provide your feedback by EOD." (Để bạn thực hiện, vui lòng xem xét tài liệu đính kèm và cung cấp phản hồi của bạn trước cuối ngày.)

• Tin nhắn nội bộ:

"FYA, ensure all team members are informed about the new meeting schedule." (Để bạn thực hiện, đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm được thông báo về lịch họp mới.)

• Ghi chú trong tài liệu:

"FYA, please update the report with the latest sales figures before the meeting." (Để bạn thực hiện, vui lòng cập nhật báo cáo với số liệu bán hàng mới nhất trước cuộc họp.)

ASAP (As Soon As Possible)

"ASAP" là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "As Soon As Possible," có nghĩa là "càng sớm càng tốt." Cụm từ này được sử dụng để yêu cầu người nhận thực hiện một hành động hoặc nhiệm vụ nhanh chóng và không trì hoãn.

Khi nào sử dụng thuật ngữ ASAP

"ASAP" thường được sử dụng khi người học muốn nhấn mạnh tầm quan trọng và tính cấp bách của một nhiệm vụ, ví dụ cần phản hồi gấp tới khách hàng. Nó thường xuất hiện trong các tình huống yêu cầu phản hồi nhanh, giải quyết vấn đề ngay lập tức hoặc hoàn thành công việc sớm nhất có thể.

Ví dụ sử dụng cụm ASAP trong giao tiếp công sở

• Email từ phòng nhân sự

Subject: Urgent: Tax Information Required

Email body: "Please submit your updated tax information ASAP to ensure compliance with the upcoming filing deadline." (Vui lòng nộp thông tin thuế cập nhật của bạn càng sớm càng tốt để đảm bảo tuân thủ thời hạn nộp sắp tới.)

• Tin nhắn từ bộ phận IT

Tin nhắn: "There's a security vulnerability in our system. Please apply the necessary patches ASAP." (Có một lỗ hổng bảo mật trong hệ thống của chúng ta. Vui lòng áp dụng các bản vá cần thiết càng sớm càng tốt.)

• Cuộc gọi khẩn cấp:

Cuộc gọi: "We have an urgent situation with a client order. Can you please handle the issue ASAP?" (Chúng ta đang có tình huống khẩn cấp với đơn hàng của khách hàng. Bạn có thể xử lý vấn đề càng sớm càng tốt không?)

PTO (Paid Time Off)

PTO (Paid Time Off) nghĩa là thời gian nghỉ có lương mà nhân viên được hưởng, bao gồm các ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và các ngày nghỉ khác mà vẫn được trả lương. PTO được sử dụng khi nhân viên muốn xin nghỉ để đi du lịch, chăm sóc sức khỏe cá nhân hoặc nghỉ ngơi mà không ảnh hưởng đến lương của họ. Người học có thể sử dụng cụm PTO khi viết email yêu cầu nghỉ phép có lương với cấp trên.

Ví dụ:

• "I would like to request PTO from June 10th to June 15th for a family vacation." (

  Tôi muốn xin nghỉ phép có lương từ ngày 10 đến ngày 15 tháng 6 để đi du lịch với gia đình.)

• "Please submit your PTO request 3 days in advance and have someone cover for you to ensure that work is not disrupted." (Vui lòng nộp đơn xin nghỉ phép có lương 3 ngày trước và nhờ người thay thế ca làm để đảm bảo tiến độ công việc.)

• "Due to illness, I will be taking PTO for the next three days." (

  Do bị ốm, tôi sẽ nghỉ phép có lương trong ba ngày tới.)

OOO (Out Of Office)

OOO (Out Of Office) là một thuật ngữ thường được sử dụng trong môi trường công sở để thông báo rằng một người không có mặt tại văn phòng và không thể trả lời email hoặc cuộc gọi ngay lập tức. Việc sử dụng thông báo OOO giúp người nhận tin nhắn biết rằng họ không thể kỳ vọng có phản hồi ngay lập tức và thường cung cấp thông tin về thời gian người đó sẽ trở lại làm việc.

Các trường hợp sử dụng trong văn phòng giao tiếp công sở

Thông báo nghỉ phép: Khi người học đang trong thời gian nghỉ phép, người học có thể sử dụng OOO để thông báo cho đồng nghiệp và đối tác về sự vắng mặt của mình.

Tham gia hội nghị hoặc đào tạo: Khi một người học đang tham gia hội nghị, khoá đào tạo hoặc đang công tác xa và hiện không có mặt ở văn phòng, học viên có thể đặt thông báo OOO để cho mọi người biết rằng họ không thể trả lời email kịp thời.

Lý do cá nhân: Đôi khi, nhân viên có thể cần nghỉ làm vì lý do cá nhân và sử dụng OOO để thông báo cho đồng nghiệp biết về sự vắng mặt.

Ví dụ sử dụng OOO trong giao tiếp công sở

Thông báo nghỉ phép

"I will be OOO from April 28th to May 2nd due to family obligations. I will respond to your emails upon my return." (Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng từ ngày 28 tháng 4 đến ngày 2 tháng 5 vì việc gia đình. Tôi sẽ trả lời email của bạn khi trở lại.)

Tham gia hội nghị hoặc đào tạo:

"I am currently OOO on a business trip and will return on June 26th. Please contact my colleague Mary Doe for urgent matters." (Hiện tại tôi đang đi công tác xa và sẽ trở lại vào ngày 26 tháng 6. Vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi, Mary Doe, cho những vấn đề khẩn cấp.)

Đi công tác:

"I am out OOO on a business trip until June 5th. For immediate assistance, please reach out to my assistant." ( Tôi đang đi công tác và sẽ vắng mặt đến ngày 5 tháng 6. Để được hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với trợ lý của tôi.)

Tham khảo mẫu email thông báo ngày nghỉ của nhân viên bên dưới:

TBD (To Be Determined)/ TBA (To Be Announced)

TBD (To Be Determined) và TBA (To Be Announced) là hai cụm từ tiếng Anh thường được sử dụng trong môi trường công sở và trong nhiều tình huống khác để chỉ những thông tin chưa được quyết định hoặc chưa được thông báo.

Trường hợp sử dụng TBD (To Be Determined)/ TBA (To Be Announced)

• TBD (To Be Determined): Nghĩa là "sẽ được xác định sau." Cụm từ này được sử dụng khi một thông tin cụ thể chưa được quyết định và sẽ được quyết định sau đó.

• TBA (To Be Announced): Nghĩa là "sẽ được thông báo sau." Cụm từ này được sử dụng khi một thông tin đã được quyết định nhưng chưa được thông báo chính thức và sẽ được công bố sau.

Ví dụ sử dụng trong câu tiếng Anh

Lên lịch cuộc họp hoặc sự kiện: "The date for the next team meeting is still TBD. We will inform everyone once it is confirmed." (Ngày cho cuộc họp đội tiếp theo vẫn chưa được xác định. Chúng tôi sẽ thông báo cho mọi người khi có thông tin chính thức.)

Phát hành sản phẩm hoặc dịch vụ mới: "The launch date of the new product is TBA. Stay tuned for further announcements." (Ngày ra mắt sản phẩm mới sẽ được thông báo sau. Hãy theo dõi các thông báo tiếp theo.)

Kế hoạch dự án: "The details of the next phase of the project are TBD. We are working on finalizing the plans." (Các chi tiết của giai đoạn tiếp theo của dự án vẫn chưa được xác định. Chúng tôi đang làm việc để hoàn thiện kế hoạch.)

KPI (Key Performance Indicator)

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất chính, được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của một tổ chức hoặc cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể. KPIs sẽ khác nhau trong các phòng ban khác sau. Ví dụ:

Trường hợp sử dụng KPI trong giao tiếp công sở

• KPIs Kinh doanh: Để đo lường doanh số bán hàng, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng, và hiệu quả hoạt động.

• KPIs Marketing: Để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, tỷ lệ chuyển đổi, và tương tác của khách hàng.

• KPIs Nhân sự: Để đo lường hiệu suất của nhân viên, tỷ lệ giữ chân nhân viên, và mức độ hài lòng của nhân viên.

• KPIs Sản xuất: Để theo dõi hiệu suất sản xuất, tỷ lệ lỗi sản phẩm, và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Ví dụ sử dụng KPI trong giao tiếp công sở

Giả sử một công ty bán lẻ muốn đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ bán hàng, họ có thể sử dụng KPI "Doanh số bán hàng hàng tháng". Với mục tiêu là tăng doanh số bán hàng hàng tháng lên 10% trong quý tiếp theo. Quản lý sẽ viết email/tin nhắn sau tới team bán hàng:

"The sales team has a KPI to increase monthly sales by 10% in the next quarter. Last month, the team achieved $100,000 in sales, so their target for this month is $110,000."

(Đội ngũ bán hàng có KPI là tăng doanh số bán hàng hàng tháng lên 10% trong quý tới. Tháng trước, đội ngũ đã đạt được doanh số 100,000 đô la, vì vậy mục tiêu của họ cho tháng này là 110,000 đô la.)

RFP (Request For Proposal)

RFP (Request For Proposal) là một tài liệu mà một công ty hoặc tổ chức gửi đi để mời các nhà cung cấp hoặc đối tác gửi đề xuất cho một dự án cụ thể.

Trường hợp sử dụng RFP trong giao tiếp công sở

RFP thường được sử dụng khi công ty cần mua sản phẩm, dịch vụ hoặc tìm kiếm giải pháp từ bên ngoài. Mục đích của RFP là thu thập thông tin chi tiết từ các nhà cung cấp để chọn ra đối tác phù hợp nhất cho dự án.

Công ty A muốn xây dựng một trang thương mại điện tử riêng, cho phép người dùng đặt hàng online có được hỗ trợ 24/7. Do đó, họ sẽ gửi một Yêu Cầu Đề Xuất (RFP) đến các nhà thầu xây dựng. RFP sẽ yêu cầu các nhà thầu gửi đề xuất về giá cả, thời gian và kế hoạch cụ thể. Sau khi nhận được các đề xuất, công ty A sẽ đánh giá và chọn ra nhà thầu phù hợp nhất cho dự án của mình.

Ví dụ sử dụng RFP

Người đọc tham khảo mẫu RFP bên dưới:

NDA (Non-Disclosure Agreement)

NDA (Non-Disclosure Agreement) là một bản thỏa thuận mà hai hoặc nhiều bên ký kết để bảo vệ thông tin bí mật. Trong thỏa thuận này, mọi người cam kết không tiết lộ hoặc chia sẻ thông tin mà họ nhận được với bất kỳ ai khác ngoài những người được chỉ định. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng, như ý tưởng kinh doanh hoặc dữ liệu nhạy cảm, khỏi việc bị lộ ra ngoài mà không được sự đồng ý của bên liên quan.

Trường hợp sử dụng NDA trong công sở

NDA thường được sử dụng trong nhiều tình huống, từ các cuộc thảo luận về dự án mới đến quá trình tuyển dụng. Ví dụ, trước khi gia nhập tổ chức mới, một ứng viên có thể được yêu cầu ký một NDA trước khi họ được tiết lộ thông tin chi tiết về công việc hoặc dự án mà họ sẽ tham gia.

Ví dụ mẫu NDA khi đi làm

Tham khảo mẫu NDA giữa người lao động và người sử dụng lao động bên dưới.

B2B (Business to Business)/ B2C (Business to Consumer)

B2B (Business to Business) là mô hình kinh doanh trong đó một doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một doanh nghiệp khác. Trong khi đó, B2C (Business to Consumer) là mô hình kinh doanh trong đó một doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cá nhân.

Ứng dụng B2B/B2C trong giao tiếp công sở

Vì hai thuật ngữ trên liên quan đến mô hình doanh nghiệp, người đọc sẽ thường thấy sự xuất hiện của B2B và B2C trong các cuộc họp nội bộ, ví dụ lên kế hoạch chiến lược cho quý tiếp theo.

• "Our company specializes in B2B software solutions for improving supply chain management."

  (Công ty chúng tôi chuyên về các giải pháp phần mềm B2B để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng).

• “Our marketing team is implementing a B2C campaign targeting young professionals." (Nhóm tiếp thị của chúng tôi đang triển khai một chiến dịch B2C nhắm vào các chuyên gia trẻ.)

Hoặc người đọc thường thấy B2B và B2C xuất hiện trong các bài đăng tuyển dụng bên nhân sự. Mục đích là để tuyển nhân sự có kinh nghiệm làm việc ở doanh nghiệp B2B hoặc B2C. Ví dụ, bài JD dưới đây đang tuyển dụng Trợ Lý Marketing kiêm Copywriter có kinh nghiệm Digital Marketing ở tổ chức B2B hoặc B2C.

Luyện tập

Điền các cụm viết tắt thích hợp vào chỗ trống trong các câu sau đây.

1) Please submit your completed project report by __________.

2) I will be __________ from June 10th to June 15th for a family vacation.

3) The new marketing strategy meeting is scheduled for next week, exact time __________.

4) __________, please review the attached document and provide your feedback by tomorrow.

5) We have a high-priority task that needs to be completed __________.

6) __________, the company will be updating its remote work policy next month.

7) Before we can share the project details with the new contractor, they need to sign an __________.

8) Our company specializes in __________ solutions to help other businesses improve their operations.

9) The __________ for the next quarter is to increase sales by 20%.

10) We need to issue an __________ to find the best vendor for our new software project.

Answer key

1. EOD

2. PTO

3. TBD

4. FYA

5. ASAP

6. FYI

7. NDA

8. B2B

9. KPI

10. RFP

Trước khi bắt đầu làm việc trong môi trường quốc tế, việc hiểu và sử dụng thành thạo các thuật ngữ thông dụng công sở là rất quan trọng. Bài viết này đã giới thiệu một loạt các thuật ngữ như FYI, EOD, FYA, ASAP, PTO, OOO, TBD, KPI, RFP, NDA, B2B và B2C, cung cấp các ví dụ và trường hợp sử dụng cụ thể. Điều này giúp sinh viên và những người mới đi làm chuẩn bị tốt hơn cho môi trường công sở chuyên nghiệp.

Đọc thêm bài viết cùng chủ đề:

• Có cần phải học các thuật ngữ của ngữ pháp hay không?

• Thuật ngữ Marketing bằng tiếng Anh dành cho người đi làm

References

1. “How to Write a Vacation Request Email or Leave of Absence.” Influno.com, 14 July 2023, influno.com/vacation-request-email/. Accessed 28 May 2024.

2. ‌“How to Write a Request for Proposal (RFP) for Software Development with Template.” JayDevs, 3 Aug. 2022, jaydevs.com/how-to-write-an-rfp-for-software-development/.

3. ‌“Out of Office Message Configuration - Zoho Mail.” Zoho, www.zoho.com/mail/help/out-of-office-autoresponder.html. Accessed 28 May 2024.

4. ‌Team, The Editorial. “How to Use FYI in an Email (Samples).” Email-Sample.com, 13 Feb. 2023, email-sample.com/how-to-use-fyi-in-an-email-samples/. Accessed 28 May 2024.

5. Pop, Anamaria-Mirabela. "The Use of Acronyms and Initialisms in Business English." ResearchGate, https://www.researchgate.net/publication/46533510_THE_USE_OF_ACRONYMS_AND_INITIALISMS_IN_BUSINESS_ENGLISH. Accessed 10 June 2024.