Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 1

Dạng bài viết thư là một trong những dạng bài của phần thi viết của kì thi TOEIC. Dạng bài này thường yêu cầu thí sinh viết một bức thư phản hồi lại theo nội dung của một bức thư khác được đề đưa ra. Để làm tốt dạng bài này, thí sinh cần phải nắm chắc kỹ năng viết thư, cả về mặt nội dung lẫn hình thức. Bài viết này sẽ cung cấp cho thí sinh luyện thi TOEIC những thông tin cần thiết về dạng bài viết thư của kì thi viết TOEIC cũng như các chiến lược, phương pháp tiếp cận dạng bài này.

Dạng bài viết thư phản hồi

Sơ lược về dạng bài

Dạng bài viết thư là một trong 3 dạng câu hỏi mà thí sinh cần xử lí trong phần thi TOEIC Writing. Dạng bài này nằm ở câu hỏi số 6-7, yêu cầu thí sinh viết một email phản hồi dựa trên nội dung của một email cho trước trong thời gian tối đa 10 phút. Ngoài ra, dạng câu hỏi này cũng đưa ra các yêu cầu cụ thể khác cho thí sinh, chẳng hạn như số lượng câu hỏi mà thí sinh cần phải đặt ra trong lá thư phản hồi của mình hay việc thí sinh cần phải trình bày các thông tin chi tiết về một đối tượng, địa điểm nào đó trong email.

Ví dụ:

Questions 6-7: Written Requests

For these questions you will have to respond in writing to an email request. You will have ten minutes to read and respond to each question.

Example: Read the email

Directions: Respond to the email as if you are trying to sell your house privately. Answer the questions and provide at least TWO details about the neighbourhood and ONE reason why you can or can’t negotiate the price.

Nguồn: https://www.englishclub.com/esl-exams/ets-toeic-practice-writing.htm

• Đề bài trên yêu cầu thí sinh viết thư phản hồi dựa trên tình huống “bán nhà mà không thông qua bên thứ ba” – “sell your house privately”. Các tình huống mà trong đó thí sinh sẽ phải “nhập vai” và dựa vào đó để viết thư thường được chỉ rõ qua cụm từ “as if”, “pretending” – “như thể” trong đề. Ngoài ra, đề bài này cũng đưa ra các yêu cầu khác cho bức thư phản hồi của thí sinh: “provide at least TWO details about the neighborhood” – “cung cấp ít nhất hai chi tiết về khu vực sống” và “One reason why you can or can’t negotiate the price” – “nêu ít nhất một lý do tại sao bạn có thể hoặc không thể thỏa hiệp về giá cả của ngôi nhà”.

Lối viết

Các chủ đề, tình huống trong email cho trước khá đa dạng: từ viết thư phản hồi một yêu cầu được đưa ra trong bối cảnh văn phòng, công sở cho đến viết thư giới thiệu về một địa điểm cho một người bạn mới đến. Dù vậy, viết email phản hồi vẫn thường được chia thành hai lối viết chính: lối viết trang trọng, và lối viết kém trang trọng. Lối viết mà thí sinh cần áp dụng cho email phản hồi của mình dựa trên lối viết của email đề bài. Nếu email đề bài có lối viết trang trọng sử dụng trong tình huống văn phòng, công sở, nội dung được viết trong thư phản hồi của thí sinh cũng nên có lối viết tương tự và ngược lại. Ở mỗi lối viết, thí sinh sẽ có cách chọn lọc và sử dụng từ, cũng như cách diễn đạt khác nhau.

Ví dụ: So sánh giữa lối viết trang trọng và kém trang trọng trong phần nêu lý do viết thư:

Trang trọng (từ một doanh nghiệp gửi đến khách hàng): “I am writing this letter to inform you about the latest developments in our service.” – “Tôi viết bức thư này để cung cấp cho bạn những thông tin về những tiến bộ mới nhất trong dịch vụ của chúng tôi”

Kém trang trọng (viết cho một người bạn thân): “I’m writing this letter to let you know that I’m moving to London this week.” – “Mình viết bức thư này để cho bạn biết rằng mình sẽ chuyển đến London vào tuần này”.

Hai mục đích viết thư ở ví dụ trên đều là thông báo cho người nhận một thông tin nào đó. Tuy nhiên sự khác biệt giữa hai lối viết có thể thấy được qua cách sử dùng từ. Ở lối viết trang trọng, “inform” được sử dụng để diễn đạt ý thông báo, trong khi “let somebody know” diễn đạt ý nghĩa tương tự thường xuất hiện ở lối viết kém trang trọng hơn.

Các tiêu chí đánh giá

Bài viết của thí sinh được đánh giá dựa trên các tiêu chí như: 

• Bố cục của bức thư (các phần nội dung có được phân bố mạch lạc và kết nối chặt chẽ với nhau không?);

• Chất lượng (thể hiện qua ngữ pháp và tính hiệu quả trong mục đích truyền đạt) và sự đa dạng trong cấu trúc của các câu;

• Từ vựng (đa dạng về việc sử dụng các từ vựng, loại từ khác nhau và độ chính xác của chúng so với tình huống, lối viết được yêu cầu theo đề bài).

Bố cục

Một email phản hồi nhìn chung có bố cục 4 phần:

• Phần 1: Lời chào đầu thư: Phần này được sử dụng để cho biết các nội dung, thông tin trình bày sau đó của bức thư hướng đến đối tượng nào.

• Phần 2: Xác nhận đã nhận thư.

• Phần 3: Trả lời các câu hỏi được đưa ra trong thư và giải quyết các yêu cầu khác của đề bài (trong phần hướng dẫn – Directions) về nội dung của thư phản hồi. Phần này có thể chia thành nhiều đoạn nhỏ tùy theo ý người viết thư.

• Phần 4: Đề cập đến các nội dung đính kèm (nếu có) và kết thư.

Ví dụ: 

Đề bài:

Directions: Respond to the email of Mr. Kent explaining that you cannot log in because you were on vacation during the first two weeks of January. Make sure to tell him what your position is and what he needs to do to help you, and what your new login will be.

Đề bài yêu cầu viết thư phản hồi cho ông Kent với các yêu cầu mà thí sinh cần đáp ứng về mặt nội dung như sau:

• Đưa lý do cho việc không thể đăng nhập do người viết đang đi nghỉ mát trong hai tuần đầu của tháng Giêng.

• Đảm bảo cho ông ấy biết rằng vị trí làm việc của bạn trong công ty và những gì mà ông ấy có thể làm để giúp bạn, và tài khoản mới của bạn có thể là gì.

Bài mẫu:

Nguồn: https://answers.scottsenglish.com/discussion/154/toeic-writing-email

Trong phần tiếp theo của “Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing”, tác giả sẽ cung cấp cho người đọc phương pháp làm bài, gợi ý một số cấu trúc cho từng dạng thư phản hồi.

Hoàng Khải Đức