Từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence - Thư tín/Giao tiếp bằng văn bản

Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, khả năng giao tiếp tiếng Anh hiệu quả trong môi trường công sở đã trở thành một kỹ năng thiết yếu. Đặc biệt, trong kỳ thi TOEIC – một trong những chứng chỉ đánh giá năng lực sử dụng tiếng Anh trong môi trường làm việc phổ biến nhất hiện nay – chủ đề “Correspondence” (giao tiếp bằng văn bản) đóng vai trò quan trọng, thường xuyên xuất hiện trong cả hai phần Listening và Reading của bài thi. Thông qua các ví dụ cụ thể, bảng tổng hợp Từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence, phân tích sự khác biệt giữa các từ thường bị nhầm lẫn và các đoạn trích mẫu từ đề thi, bài viết kỳ vọng sẽ hỗ trợ người học không chỉ ghi nhớ từ vựng mà còn vận dụng linh hoạt trong cả quá trình ôn luyện và giao tiếp trong môi trường chuyên nghiệp.

Tổng quan về chủ đề “Correspondence” trong bài thi TOEIC

Khái niệm “Correspondence” trong bối cảnh bài thi TOEIC

Trong bài thi TOEIC, đặc biệt là phần Reading và Listening – “Correspondence” là một trong những chủ đề cốt lõi, phản ánh các tình huống thực tế mà người đi làm thường gặp trong môi trường công sở. Theo Cambridge Grammar and Vocabulary for the TOEIC Test (2022), “correspondence” đề cập đến tất cả hình thức giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp như email, memo, thư mời, fax, thông báo nội bộ, bản xác nhận đơn hàng, lời nhắc thanh toán, v.v. Các văn bản này thường mang tính trang trọng và có cấu trúc rõ ràng, thường xuất hiện trong bài thi TOEIC để đánh giá khả năng xử lý thông tin công việc thông qua văn bản tiếng Anh.

Vị trí xuất hiện và dạng bài tương ứng trong bài thi TOEIC

1. Listening Part 3 – Conversations:
   Người học thường nghe các đoạn hội thoại giữa đồng nghiệp, giữa khách hàng và đại diện công ty, trong đó đề cập đến email được gửi, memo nội bộ, tài liệu đính kèm, hoặc hành động được đề xuất trong văn bản. Một số câu hỏi điển hình bao gồm:

   • “What is the woman planning to send?”

   • “What document are they referring to?”

   • “Why did the man write the message?”

2. Listening Part 4 – Talks:
   Phần này bao gồm các bài nói dạng thông báo qua điện thoại, thư thoại hoặc bản tin nội bộ. Những đoạn này thường mô phỏng nội dung thư tín, chẳng hạn như:

   • “You will receive an email later today with the updated schedule.”

   • “Please reply to the memo by Friday.”

3. Reading Part 6 – Text Completion:
   Thí sinh cần chọn từ hoặc cụm từ phù hợp để điền vào các chỗ trống trong đoạn email, thư mời, thư phản hồi… Việc nhận diện đúng văn phong thư tín giúp người học chọn được đáp án hợp lý, ví dụ như:

   • “Please find the document ______ to this email.” (attached/enclosed/etc.)

   • “If you have any questions, please do not ______ to contact me.” (hesitate/inform/reply)

4. Reading Part 7 – Single & Double Passages:
   Đây là phần thể hiện rõ nhất vai trò của chủ đề “Correspondence”. Thí sinh thường được yêu cầu đọc hiểu:

   • Email phản hồi khách hàng

   • Thư mời tham gia hội nghị

   • Thư xác nhận đặt hàng hoặc lịch hẹn

   • Email nhắc thanh toán hoặc thông báo trễ hàng

   Câu hỏi thường tập trung vào:

   • Mục đích của văn bản (purpose)

   • Người nhận/người gửi (recipient/sender)

   • Nội dung chính của thông điệp (main message)

   • Hành động tiếp theo được yêu cầu (next steps)

Mục tiêu kiểm tra Từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence

Thông qua các đoạn văn thư tín, bài thi TOEIC đánh giá năng lực:

• Xác định mục đích giao tiếp chuyên nghiệp

• Hiểu và phân tích thông tin ẩn trong văn bản

• Chọn từ phù hợp theo văn phong trang trọng/công sở

• Xử lý văn bản một cách nhanh chóng, chính xác

Đây đều là các kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc quốc tế, nơi mà thư tín (đặc biệt là email) là phương tiện giao tiếp chính. Việc nắm vững cấu trúc, từ vựng và sắc thái ngữ nghĩa của các loại văn bản này giúp người học vừa làm tốt bài thi, vừa ứng dụng hiệu quả vào công việc thực tế.

Danh sách từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence

Chủ đề “Correspondence” bao gồm các từ vựng liên quan đến hoạt động giao tiếp bằng văn bản trong môi trường công sở như gửi email, phản hồi thư, báo giá, thông báo nội bộ hoặc xác nhận lịch trình. Bảng dưới đây tổng hợp 20 từ vựng thiết yếu, thường xuyên xuất hiện trong đề thi TOEIC, đặc biệt ở các phần liên quan đến email, memo và thư thương mại.

Phân biệt các Từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence đồng nghĩa và dễ gây nhầm lẫn

Trong tiếng Anh thương mại, đặc biệt là lĩnh vực thư tín (correspondence), nhiều đơn vị từ vựng có mối quan hệ ngữ nghĩa tương đồng nhưng khác biệt về sắc thái biểu đạt, mức độ trang trọng, hoặc khả năng kết hợp từ (collocational patterns). Việc hiểu rõ những khác biệt này không chỉ góp phần cải thiện năng lực diễn đạt trong môi trường công việc mà còn giúp người học tránh lựa chọn sai phương án trong bài thi TOEIC – nơi mà khả năng xử lý ngôn ngữ theo ngữ cảnh thực tiễn là tiêu chí đánh giá chủ đạo.

Dưới đây là một số cặp từ dễ gây nhầm lẫn, thường xuất hiện trong đề thi TOEIC phần Reading (Part 6 & 7), được phân tích dựa trên tiêu chí: nghĩa cốt lõi, ngữ dụng (pragmatics), khả năng kết hợp và chức năng ngôn ngữ trong văn bản hành chính.

Respond vs. Reply

Ví dụ minh họa:

The customer service team has not yet responded to the client's complaint.
→ Mức độ trang trọng, phù hợp trong thư khiếu nại.
You should reply to Mr. Kim's message before noon.
→ Sử dụng trong email trao đổi công việc hàng ngày.

Notify vs. Inform

Phân tích ngôn ngữ học:
Từ notify thường đi kèm với hành động mang tính bắt buộc hoặc quy định (notify HR of resignation), trong khi inform mang tính linh hoạt hơn về vai trò truyền đạt.

Enclose vs. Attach

Ví dụ minh họa:

Please find the invoice enclosed in this letter.
The updated report is attached to this email.

Lưu ý từ vựng học thuật: Hai động từ này là trường hợp điển hình của contextual collocation – chọn đúng từ phụ thuộc hoàn toàn vào phương tiện truyền đạt (văn bản giấy vs. email điện tử).

Formal vs. Informal (trong tone thư tín)

Ví dụ trong TOEIC Reading Part 7:

“We would like to inform you that the meeting has been rescheduled.” → Formal
“Hi Jack, just a heads-up that the meeting's moved.” → Informal

Ứng dụng từ vựng “Correspondence” trong bài thi TOEIC

Từ vựng thuộc chủ đề Correspondence giữ vai trò thiết yếu trong các phần đánh giá năng lực ngôn ngữ gắn liền với bối cảnh công sở trong bài thi TOEIC, đặc biệt ở các phần Nghe hiểu (Part 3 và 4) và Đọc hiểu (Part 6 và 7). Việc nắm vững lớp từ vựng này không chỉ giúp người học cải thiện khả năng chọn lựa chính xác đáp án trong các phần thi liên quan đến thư tín mà còn nâng cao năng lực sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong môi trường làm việc thực tế.

Ứng dụng trong phần Listening – Part 3 và Part 4

Trong bài thi TOEIC Listening Part 3 (Conversations) và Part 4 (Talks) thường mô phỏng những tình huống giao tiếp nơi công sở liên quan đến thư tín, e-mail, memo, và các thông báo hành chính. Người học cần nghe – hiểu và xử lý các hành động như gửi và nhận e-mail, xác nhận thông tin, gửi tài liệu đính kèm, hoặc thông báo kết quả khảo sát qua memo. Đây là những ngữ cảnh điển hình giúp đánh giá khả năng sử dụng từ vựng thuộc nhóm Correspondence.

Ví dụ mô phỏng (Part 3):

Script
W: Hi David, I just sent the updated contract to the legal department this morning. Could you check if they received it?
M: Sure. Did you include the revised pricing table this time? They mentioned it was missing in the last version.
W: Yes, I attached the document to the e-mail. I also asked them to confirm by tomorrow afternoon.
M: Perfect. Once they approve it, I’ll forward the confirmation to our client.

Câu hỏi:

1. What did the woman send to the legal department?
   A. A pricing invoice
   B. A revised contract
   C. A meeting agenda
   D. A memo
   

2. What was missing in the previous version?
   A. A delivery schedule
   B. A client’s signature
   C. A pricing table
   D. A letter of recommendation
   

3. What will the man do after the legal department approves the contract?
   A. Send it to the client
   B. Revise the agenda
   C. Call the legal department
   D. Draft a new contract

Đáp án: 1-B, 2-C, 3-A

Phân tích: Đoạn hội thoại phản ánh rõ ràng bối cảnh công việc gắn với thư tín điện tử. Từ khóa “updated contract”, “attached”, “confirm”, “approve” giúp người học nhận diện nội dung liên quan đến việc soạn thảo và trao đổi văn bản qua e-mail – vốn là trọng tâm của nhóm từ vựng Correspondence.

Ứng dụng trong phần Reading – Part 6: Text Completion

Trong Part 6, người học sẽ gặp các đoạn e-mail, thông báo nội bộ, thư xác nhận hoặc các văn bản hành chính có một số chỗ trống. Nhiệm vụ là chọn từ hoặc cụm từ phù hợp nhất với ngữ cảnh, đảm bảo tính chính xác về văn phong và chức năng giao tiếp. Chủ đề Correspondence xuất hiện thường xuyên, đặc biệt trong các cấu trúc liên quan đến gửi/nhận tài liệu, đính kèm file, hoặc xác nhận thông tin.

Ví dụ mô phỏng (Part 6):

To: Nguyen Thi Hoa
From: Training Department
Subject: Training programs registration

Dear Ms. Nguyen,

Thank you for your interest in our professional training programs. We are pleased to inform you that our next course will begin on May 15. Please find the course outline ______ (1) to this message. The outline includes details about the schedule, tuition fees, and required materials.

In order to reserve your spot, kindly complete the registration form online no later than May 5. Once your application has been ______ (2), you will receive a confirmation e-mail within two business days. If payment is not received by the deadline, your registration may be ______ (3).

Should you have any further questions, please do not ______ (4) to contact our office.

Sincerely,
Training Department

Câu hỏi
(1)
A. enclosing
B. enclosed
C. attaching
D. attached

(2)
A. submitting
B. submit
C. submitted
D. submits

(3)
A. canceled
B. confirmed
C. considered
D. completed

(4)
A. hesitate
B. hesitation
C. hesitated
D. hesitating

Đáp án đúng: 1-D, 2-C, 3-A, 4-A

Phân tích: Trong ví dụ Part 6, đoạn e-mail về khóa học đã tích hợp nhiều điểm đặc trưng của nhóm từ vựng Correspondence:

• Ở câu (1), từ “attached” phù hợp nhất vì đây là thư điện tử có file đính kèm. “Enclosed” vốn dùng cho thư giấy, nên nếu chọn sẽ sai về ngữ cảnh phương tiện. Điều này giúp người học rèn khả năng phân biệt từ đồng nghĩa dựa vào kênh truyền đạt thông tin (digital vs. paper).

• Ở câu (2), đáp án “submitted” đúng vì xuất hiện trong cấu trúc bị động “has been submitted”, diễn đạt quá trình xử lý hồ sơ. Đây là mẫu câu rất phổ biến trong thư xác nhận.

• Ở câu (3), “canceled” phản ánh hành động hành chính gắn với điều kiện thanh toán. Đây là ngữ cảnh điển hình trong giao dịch thương mại.

• Ở câu (4), “do not hesitate to contact…” là công thức lịch sự thường xuyên gặp trong e-mail, giúp người học làm quen với chuẩn mực văn phong hành chính.

Ứng dụng trong phần Reading Part 7: Reading Comprehension

Phần đọc hiểu, đặc biệt là dạng bài văn bản đơn hoặc văn bản kép, thường sử dụng cấu trúc và ngôn ngữ của các dạng thư tín như email công việc, thông báo hành chính, thư mời hoặc đơn khiếu nại. Các câu hỏi thường kiểm tra khả năng:

• Nhận diện mục đích của văn bản;

• Xác định hành động được đề xuất, thực hiện hoặc yêu cầu;

• Phân tích thông tin đính kèm;

• Hiểu sắc thái ngôn ngữ (trang trọng, trung tính, thân mật) trong email.

Ví dụ mô phỏng (Part 7 – Email):

To: All Staff
From: Human Resources Department
Subject: Office Relocation Notice
Date: September 10

We are writing to inform all employees that the company headquarters will be relocating to a new building next month. Starting October 1, our office will be located at 125 Green Street, just two blocks away from the current location.

Please note that all correspondence, including official letters and package deliveries, should be directed to the new address from that date forward. The IT department will assist with transferring computer equipment, and staff will receive detailed instructions next week.

If you have any questions regarding the move, please contact the HR department before September 25. Thank you for your cooperation.

— Human Resources

Câu hỏi:

1. What is the main purpose of this e-mail?
   A. To announce a new employee policy
   B. To inform staff of an office relocation
   C. To request staff feedback on renovations
   D. To confirm delivery of office supplies
   

2. When will the relocation take place?
   A. September 10
   B. September 25
   C. October 1
   D. October 15
   

3. Who will help transfer the equipment?
   A. Human Resources
   B. The IT department
   C. The accounting team
   D. The building manager
   

4. What are employees asked to do by September 25?
   A. Submit their moving expenses
   B. Confirm their attendance at training
   C. Direct questions about the move to HR
   D. Update their computer passwords

Đáp án đúng: 1-B, 2-C, 3-B, 4-C

Phân tích: Văn bản này sử dụng từ vựng đặc trưng của Correspondence như inform, relocating, correspondence, cooperation,… cho thấy đặc trưng văn phong trang trọng trong thư tín thương mại. Người học cần có khả năng nhận diện mục đích văn bản qua các cụm từ tiêu chuẩn trong lĩnh vực hành chính.

Tham khảo thêm

• Từ vựng TOEIC Listening Part 2: Cụm từ thường gặp trong giao tiếp công sở

• Từ vựng TOEIC chủ đề business planning (Kế hoạch kinh doanh)

• Từ vựng TOEIC chủ đề hàng không và bài tập ứng dụng

Hướng dẫn rèn luyện theo ngữ cảnh thư tín

Để vận dụng hiệu quả nhóm từ vựng Correspondence trong quá trình luyện thi TOEIC, người học được khuyến nghị:

• Phân tích cấu trúc văn bản mẫu: Đọc các email và thông báo nội bộ trích từ tài liệu luyện thi chính thống (Oxford TOEIC Practice Tests, Cambridge Grammar and Vocabulary for the TOEIC Test), ghi chú các cấu trúc mở đầu, thân bài và kết thúc văn bản;

• Thực hành theo chức năng giao tiếp: Luyện viết email trả lời yêu cầu, xác nhận đơn hàng, thông báo thay đổi lịch trình, sử dụng từ vựng chuyên đề đã học;

• Phân loại từ vựng theo mục đích sử dụng: Ghi nhớ nhóm từ dùng để thông báo (notify, inform), để phản hồi (respond, acknowledge), để đính kèm tài liệu (attach, enclose), giúp tăng tốc độ xử lý câu hỏi trong phần Reading;

• Kết hợp rèn luyện kỹ năng nghe và đọc hiểu: Áp dụng từ vựng trong các bài nghe hội thoại thực tế (Part 3, 4) có nội dung thư tín.

  

Tổng kết

Chủ đề Correspondence trong tiếng Anh thương mại là một trong những nhóm từ vựng trọng yếu trong bài thi TOEIC, phản ánh rõ định hướng đánh giá năng lực sử dụng ngôn ngữ trong môi trường giao tiếp chuyên nghiệp. Việc nắm vững các đơn vị Từ vựng TOEIC chủ đề Correspondence không chỉ giúp người học xử lý chính xác các phần thi đọc hiểu và nghe hiểu mà còn nâng cao khả năng diễn đạt và phản hồi hiệu quả trong các tình huống thư tín công sở thực tế. Để tối ưu hóa hiệu quả học tập, người học được khuyến nghị tiếp tục trau dồi vốn từ vựng theo chủ đề, kết hợp giữa phân tích ngữ cảnh, luyện tập qua bài thi thực tế, và phát triển kỹ năng diễn đạt qua văn bản thương mại. Việc học từ vựng không nên dừng lại ở việc ghi nhớ mặt chữ, mà cần gắn liền với chức năng ngôn ngữ và mục tiêu giao tiếp cụ thể – đúng như tinh thần mà bài thi TOEIC hướng đến.

Nếu người học mong muốn nâng cao điểm số TOEIC một cách hiệu quả, Khóa học TOEIC tại ZIM chính là lựa chọn phù hợp. Với lộ trình học cá nhân hóa, khóa học giúp tiết kiệm 80% thời gian tự học và cam kết đầu ra cho cả 4 kỹ năng. Liên hệ ngay hotline 1900-2833 (nhánh số 1) hoặc chat tư vấn nhanh ở góc dưới màn hình để được giải đáp chi tiết.