Các mẫu câu tiếng Anh giao tiếp phổ biến khi tiếp đón khách hàng

Khi một khách hàng đến công ty với cuộc hẹn trước, nhân viên trong công ty cần phải giao tiếp thế nào cho hiệu quả?

Một cách điển hình, chúng ta thường có các bước sau khi đón tiếp khách hàng 

• Bước 1: Chào đón và giới thiệu bản thân

• Bước 2: Thiết lập các cuộc trò chuyện ngắn, xã giao

• Bước 3: Đưa ra đề nghị hoặc yêu cầu

• Bước 4*: Thảo luận về các vấn đề chuyên môn 

Ở bài viết này, tác giả sẽ giới thiệu đến người đọc các mẫu câu tiếng Anh giao tiếp phổ biến xuất hiện ở các bước một, hai và bước ba, để từ đó phần nào giúp người đọc có thể giao tiếp và tiếp đón khách hàng một cách hiệu quả và thuần thục bằng tiếng Anh. 

*Các mẫu câu trong bước 4 sẽ không được đề cập ở bài viết này vì tùy theo lĩnh vực, ngành nghề chuyên môn của mỗi công ty, mà nội dung ở bước 4 sẽ mang nội dung đặc thù với các ngôn ngữ chuyên ngành khác nhau.

Bước 1: Chào đón và giới thiệu bản thân

Chào hỏi khách hàng trong tiếng Anh giao tiếp

Khi một khách hàng, dù là cũ hay mới, đến công ty, thì người nói (hay bộ phận lễ tân trong công ty) có thể diễn đạt sự chào đón của mình như dưới đây:

• Good morning/ Good afternoon.

• Welcome to ……’.  

• My name’s …… . Can I help you with anything? / Can I help with anything?

Phân tích

“Welcome to” được định nghĩa trong từ điển Oxford là “say hello to someone in a friendly way when they arrive somewhere. (tạm dịch: Chào hỏi ai đó một cách thân thiện khi họ đến một nơi nào đó). Chính vì vậy, sau cụm Welcome to, người nói sẽ chèn tên riêng của công ty, nơi làm việc của mình, để giới thiệu đến khách hàng.

Ví dụ: Welcome to ZIM School of English and Test Preparation, Welcome to Labraha; Welcome to Forbes Journals.

Sau khi đã chào khách hàng, nhân viên trong công ty sẽ cần giới thiệu bản thân qua việc sử dụng các mẫu câu cơ bản như “My name is….” Hoặc “My name’s…”

Cuối cùng, để tìm hiểu nguyên nhân hoặc mục đích đến công ty của khách hàng, nhân viên công ty có thể sử dụng hai loại câu hỏi thường được chuộng bởi nhiều người bản xứ như: “Can I help you with anything?” Hoặc “Can I help with anything?” (Tạm dịch: Tôi có thể giúp gì được cho bạn/anh/cô?)

Xem thêm: Những câu chào hỏi tiếng Anh thông dụng trong nhiều tình huống.

Khách hàng giới thiệu bản thân và trình bày mục đích

Trong trường hợp người nói là khách hàng muốn giới thiệu bản thân và trình bày lí do tại sao lại đến công ty, người nói có thể giới thiệu theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Giới thiệu bản thân: Hello. My name’s… from … Pleased to meet you. 
  (Xin chào. Tên tôi là….đến từ công ty…. Hân hạnh được gặp.)

• Bước 2: Nêu mục đích: I’ve got an appointment to see …
  (Tôi có một cuộc hẹn gặp …)

Ví dụ: Hello. My name’s Tim Black from Company ABC. Pleased to meet you. I’ve got an appointment to see Ms. Green.

Để thể hiện cách nói “Hân hạnh được gặp”, ngoài mẫu câu Pleased to meet you như ở câu ví dụ phía trên, chúng ta có thể sử dụng một số câu khác với ý nghĩa tương tự như: “Nice to meet you”, hay “It’s a pleasure to meet you”.

Ngoài ra, trong trường hợp nếu khách hàng đến muộn hay sớm hơn so với thời gian hẹn trước, họ cũng có thể dùng một trong các mẫu câu dưới đây để giải thích:

Trường hợp đi muộn: Sorry I’m a little late because … (Xin lỗi. Tôi đến muộn vì …)

Trường hợp đi sớm: I’m a little early. I can wait a few minutes. . (Tôi đến hơi sớm. Tôi có thể chờ vài phút.)

Với trường hợp đi muộn, sau “because” sẽ là lý do mà khách hàng đưa ra. Ví dụ: “I’m a little late because my plane was delayed/ there was an accident on the 540 freeway. /I had some personal issues to solve/. (Tạm dịch: Tôi đi muộn vì máy bay bị hoãn/ có một tai nạn xảy ra trên quốc lộ 540/ tôi có một số vấn đề riêng cần giải quyết). Lưu ý: Các thì động từ sử dụng trong mệnh đề because cần được chia thì quá khứ đơn.

Giới thiệu một người mới

Khi người nói muốn giới thiệu về một đối tượng thứ ba mà người nghe chưa gặp bao giờ, người nói có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

• Cách 1: This is (name) .He/ She’s our …..

• Cách 2: Can I introduce you to (name). He/ She’s our ….

• Cách 3: I’d like to introduce you to our …..

Ví dụ: Khi nhân viên muốn giới thiệu giám đốc điều hành của công ty mình tới khách hàng, nhân viên đó có thể áp dụng mẫu câu thứ nhất như sau:

• This is Mr. Trinh Xuan Duong. He is our Chief Executive Officer. (với Trinh là họ, và Xuan Duong là tên)

Lưu ý: Mr, Miss, Ms, Mrs, những từ được sử dụng trước tên người nhằm thể hiện sự tôn trọng hoặc trong những tình huống trang trọng. Chính vì thế, sau Mr, Miss, Ms hay Mrs phải là họ hoặc họ tên đầy đủ của một người. Sự khác nhau giữa của các danh xưng trên sẽ được biểu thị rõ hơn qua bảng dưới đây:

Xem thêm: Những mẫu giới thiệu về bản thân bằng tiếng Anh ngắn gọn đơn giản.

Bước 2: Thiết lập các cuộc trò chuyện ngắn

Sau khi đã giới thiệu bản thân, cũng như địa vị hoặc chức vụ trong công ty, nhằm giúp không khí giữa người nghe và người nói bớt phần gượng gạo và thoải mái hơn, nhân viên có thể tạo các cuộc trò chuyện ngắn xoay quanh các chủ đề gần gũi như: chuyến công tác của khách hàng như thế nào, chuyến bay ra sao hay khách hàng sẽ dự định công tác trong bao lâu. Một số câu hỏi thường được sử dụng trong tình huống này có nội dung như sau:

• How was your trip? Did you have a good filght/ trip? (Chuyến đi công tác của ông/bà thế nào?)

• How are things in (Ho Chi Minh City)? (Mọi việc ở thành phố Hồ Chí Minh – nơi công tác thế nào)

• How long are you staying in (Tokyo)? (Ông/bà dự định sẽ ở lại Tokyo bao lâu?)

• I hope you like it. (Hy vọng ông/bà sẽ thích nơi này.)

• Is your hotel/accomodation comfortable? (Khách sạn/Nơi ở của ông/bà thoải mái chứ?)

• Is this your first visit to (the Independence Palace)? (Đây có phải là lần đầu tiên ông/bà tham quan Dinh Độc Lập không?)

Bước 3: Đưa ra lời đề nghị hoặc yêu cầu trong tiếng Anh giao tiếp

Đề nghị sự giúp đỡ, một yêu cầu

Ngoài ra, trong quá trình giao tiếp với khách hàng, nhân viên cũng có thể đề nghị một sự giúp đỡ, qua việc sử dụng các dạng mẫu câu như:

1. Can I get you anything? (Tôi có thể lấy gì cho ông bà?)

2. Can we do anything for you?/ Do you need anything? (Ông bà có cần gì không?)

3. Would you like a drink? / Would you like some tea or coffee? (Ông/Bà có muốn uống gì không? / Ông/Bà muốn uống trà hay cà phê?)

4. Do you need a hotel/ a taxi/ any travel information? (Ông/Bà có cần thông tin về khách sạn/ taxi hay di chuyển không?)

Phân tích:

Câu (1), (2): Khi muốn đề nghị giúp đỡ ai đó, chúng ta có các mẫu câu “Can I ..”, hay “Can we …”. Ngoài ra, để thể hiện tính lịch sự và trang trọng hơn, người nói cũng có thể dùng ‘Could I …’ hoặc ‘May I …’

Câu (3): Cụm từ ‘Would you like’ là cách nói lịch sự hơn của ‘Do you want’ hay ‘Do you like’. ‘Would you like’ rất hay được sử dụng khi người nói muốn mời ai đó ăn hoặc uống một món nào đó, hay mời ai đó tham gia một sự kiện nào đó.

Chấp nhận hay từ chối một lời mời trong tiếng Anh giao tiếp

Khi nhận được một lời mời trà nước hay giúp đỡ từ phía công ty, khách hàng có thể từ chối hoặc đồng ý. Một số mẫu câu thường được sử dụng trong hai tình huống trên như sau:

Lưu ý: Ở câu số (2): Cụm từ ‘if I may’ thể hiện sự khiêm tốn và lịch sự từ người nhận. Tạm dịch là ‘nếu tôi có thể’.

Khi từ chối một lời mời hoặc đề nghị dùng nước, người nói không nhất thiết phải trình bày lí do quá chi tiết và dài dòng. Thông thường, sau khi trả lời là không, chúng ta chỉ cần cảm ơn và tỏ ý rằng tôi ổn. (I am doing well.), như trong câu ví dụ (3) và (4).

Xem thêm: Cách nói lời từ chối trong tiếng Anh khéo léo, lịch thiệp.

Yêu cầu giúp đỡ từ phía khách hàng

Khi lần đầu tiên công tác ở một tỉnh, thành phố hay đất nước nào đó, khách hàng đôi khi có xu hướng hỏi về chỗ trọ, khách sạn hay nhà hàng cũng như các địa điểm tham quan. Để có thể trình bày yêu cầu của bản thân, khách hàng có thể sử dụng một số cấu trúc thông dụng như sau:

• There is one thing I need … (Có một thứ tôi cần …)

• Could you get me … (Ông/bà có thể lấy giúp tôi …)

• Could you get me a car/ taxi / hotel room/ … ? (Có thể gọi/đặt giúp tôi một chiếc taxi/ một phòng?)

• Could you help me arrange a flight to … ? (Có thể giúp tôi đặt vé cho chuyến bay …)

• Can you recommend a good restaurant? (Có thể gợi ý giúp tôi một nhà hàng tốt?)

• I’d like to book a room for tomorrow night. Can you recommend a hotel?

(Tôi cần đặt một phòng vào tối mai. Có thể gợi ý giúp tôi một khách sạn không?)

Phân tích: Chúng ta sử dụng dạng câu hỏi mở đầu với Can you … ? hay Could you … ? trong trường hợp muốn nhờ vả ai đó làm một việc gì. Xét về tính trang trọng, từ ‘could’ được cho là mang tính chất lịch sự hơn so với ‘can’. Tuy nhiên, hai từ này có thể thay thế cho nhau và nhiều người bản xứ cũng không quá khắt khe và nhấn mạnh sự khác biệt giữa hai động từ khiếm khuyết này.

Tổng kết

Như vậy, với bài viết trên, tác giả đã giới thiệu các tình huống cũng như cung cấp các mẫu câu tiếng Anh giao tiếp cần thiết cho khách hàng cũng như nhân viên công ty khi gặp mặt lần đầu tiên, chẳng hạn như: chào hỏi và giới thiệu, thiết lập các cuộc trò chuyện ngắn, đưa ra lời đề nghị cũng như cách để chấp nhận hoặc từ chối các lời đề nghị đó. Chính vì thế, tác giả mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích trong việc giúp khách hàng cũng như thành viên trong công ty nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh một cách hiệu quả.

Trần Thị Tuyết Trâm

Tham khảo thêm khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm - English for communication at work. Khóa học giúp học viên thành thạo kỹ năng truyền đạt thông tin trong các tình huống tại nơi làm việc như: thuyết trình, gửi email, họp nhóm, giao tiếp với đối tác,…