Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 2

Trong phần trước của series “Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing“, người đọc nắm được các thông tin cần thiết về câu hỏi 6-7 của bài thi TOEIC Writing. Tiếp nối phần 1, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho người đọc phương pháp làm bài, gợi ý một số cấu trúc giúp thí sinh đạt điểm cao ở dạng bài này.

Phương pháp làm bài

Thí sinh có tổng cộng 10 phút để hoàn thành phần viết email phản hồi. Trong đó, thí sinh nên dành 3 phút đầu tiên để xác định các yêu cầu đề để tìm ra lối viết phù hợp và lên ý tưởng giải quyết các yêu cầu này trước khi sử dụng 7 phút còn lại để viết. Ngoài ra, thí sinh cũng có thể tận dụng 3 phút đầu để viết phần mở đầu (lời chào thư và lời cảm ơn khi nhận thư).

Lập dàn ý và viết phần mở đầu

Trong ba phút đầu tiên, thí sinh cần xác định được cương vị của bản thân khi viết email phản hồi là gì qua câu “as if” hay “pretending” và đối tượng mà email hướng đến là ai (qua phần “from” trong tiêu đề thư của đề bài) để tìm ra lối viết phù hợp. Thông thường, thí sinh nên áp dụng lối viết trang trọng khi viết email phản hồi dưới cương vị đại diện cho một tổ chức, doanh nghiệp hoặc bối cảnh văn phòng, học thuật, …. Ngược lại, thí sinh nên áp dụng lối viết kém trang trọng hơn khi người nhận email phản hồi là những người có mối quan hệ gần gũi với bản thân người viết (bạn bè, người thân trong gia đình, .…)

Ví dụ:

Directions: Respond to the email of Mr. Kent explaining that you cannot log in because you were on vacation during the first two weeks of January. Make sure to tell him what your position is and what he needs to do to help you, and what your new login will be.

• Ở đề bài này, thí sinh cần viết email phản hồi là email đã được gửi đi từ – “from”: IT Department Head – “trưởng bộ phận IT”. Đây là một đối tượng trong bối cảnh văn phòng, không phải người có quan hệ gần gũi thân thích với người viết và vì vậy, thì sinh nên áp dụng lối viết trang trọng khi viết email phản hồi.

Sau khi xác định được lối viết, thí sinh có thể bắt đầu viết được phần chào thư:

• Đối với lối viết trang trọng, email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Dear Mr./Ms.last name, (họ của người nhận)

• Đối với lối viết kém trang trọng, email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Hi + first name, (tên riêng của người nhận)

Trong trường hợp phản hồi email cho một đối tượng không xác định thuộc một công ty, tổ chức nào đó, thí sinh sẽ viết lời chào thư theo lối trang trọng: Dear Sir or Madam,…

Ở phần xác nhận đã nhận được thư, thí sinh có thể tham khảo các mẫu câu sau:

1. I got your email about … 

2. Thanks for your email of (ngày mà email của đề cho được gửi đi – Ví dụ: January 4th) + regarding/concerning (vấn đề cần giải quyết, thường ở mục Subject trên thư của đề bài – Ví dụ: regarding the new logins)

3. I’ve received your email of … (nội dung tương tự cấu trúc b)

Cấu trúc (a) thường được sử dụng cho lối viết kém trang trọng. Các cấu trúc b&c được sử dụng ở lối viết trang trọng hơn.

Tiếp theo, thí sinh cần lập dàn ý cho nội dung phần thân bài. Thí sinh có thể chia thân bài thành nhiều đoạn, mỗi đoạn tập trung giải quyết một hoặc một vài yêu cầu của đề. Sau khi nắm được khái quát mục đích của từng đoạn trong phần thân, thí sinh có thể “brainstorm” trước, giải quyết từng câu hỏi được đưa ra trong thư nhận được cũng như trả lời trực tiếp các yêu cầu trong phần directions của đề bài.

Ví dụ: Đối với đề bài trên, thí sinh có thể lập dàn ý cho phần thân bài như sau:

Thân bài 1: Trả lời yêu cầu đầu tiên của đề, nêu lý do đang đi nghỉ mát cho việc không thể đăng nhập vào tài khoản mới được cung cấp qua thư. 

Thân bài 2: Giải quyết yêu cầu tiếp theo – nêu vị trí làm việc trong công ty “tell him what your position is”. Sau khi tùy chọn một vị trí phù hợp trong công ty, thí sinh có thể tiến hành “brainstorm” các nhiệm vụ, công việc mà chức vụ của mình thường phải giải quyết để từ đó, nhấn mạnh sự cần thiết của việc đăng nhập vào tài khoản mới.

Ví dụ:

Chức vụ: receptionist (lễ tân) –  making phone calls and arrangements for customers (gọi điện và sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng) – need access to the new account in order to do these tasks effectively. (cần có tài khoản mới để thực hiện hiệu quả các tác vụ này).

Thân bài 3: Giải quyết yêu cầu còn lại – đề xuất hướng giải quyết

Ví dụ: See Mr.Kent directly in his office (gặp trực tiếp ông Kent ở văn phòng của ông ấy)/ get the new login via a phone call or another email (lấy tài khoản mới bằng cách gọi điện hoặc một email khác).

Gợi ý một số cấu trúc cần thiết để viết thân bài

Ở phần trên, bài viết đã cung cấp cho người học các mẫu cấu trúc cần thiết để viết lời chào thư cũng như lời xác nhận đã nhận được thư. Ở phần này, bài viết sẽ giới thiệu một số mẫu cấu trúc khác cần thiết để viết các câu dựa theo các yêu cầu của đề bài: đề xuất một yêu cầu, đề nghị; cung cấp thông tin; xin lỗi

Đề xuất yêu cầu, hỏi thông tin

Các cấu trúc sau sử dụng cho cả lối viết trang trọng lẫn kém trang trọng:

• We/I would appreciate it/be grateful if you could …V-nguyên mẫu… (Tôi/Chúng tôi rất cảm kích/biết ơn nếu bạn có thể …)

• Would you mind …(V-ing) … (Bạn có phiền khi …. không?)

Các cấu trúc sau kém trang trọng hơn, thường được sử dụng cho các mối quan hệ thân mật, gần gũi như bạn bè, gia đình. 

• It would be …(tính từ)… (of you) if you could ….V-nguyên mẫu (Sẽ thật là…nếu bạn có thể). Một số tính từ gợi ý: nice (tốt), wonderful (tuyệt vời), great (tuyệt)

• Could you (please) …V-nguyên mẫu…? (Bạn (vui lòng) có thể … được không?)

• Please let me know … (Vui lòng cho tôi biết…)

Cung cấp thông tin, đề nghị giúp đỡ

Phàn nàn, báo cáo một vấn đề

Các cấu trúc này có thể sử dụng cho cả lối viết trang trọng và kém trang trọng

• I regret/am sorry to say that I wasn’t really satisfied with … (Tôi lấy làm tiếc khi nói rằng tôi đã không hài lòng lắm với …)

• There seems to be a problem with … (Dường như có vấn đề với…)

Xin lỗi

Đính kèm thư

• I have sent my … as an attachment to this email. (Tôi đã gửi cái….đính kèm theo thư)

• Please check my … attached/as an attachment to this email. (Vui lòng kiểm tra cái…được đính kèm trong thư này).

Cả 2 cấu trúc này đều có thể được sử dụng cho cả lối viết trang trọng lẫn kém trang trọng.

Cách viết kết thư

Thí sinh có thể sử dụng cấu trúc sau cho cả hai lối viết trang trọng lẫn kém trang trọng khi muốn người nhận phản hồi lại email mà mình viết. 

 “I am looking forward to hearing from you soon”. (Tôi mong chờ sự hồi âm đến từ phía bạn trong thời gian sớm nhất)

Cuối thư, thí sinh cần viết phần chữ kí để xác nhận người viết nội dung email.

Một số cách viết phần chữ kí

Lối viết trang trọng:

• Best regards, 

• Sincerely,

• Sincerely yours,

• Yours faithfully,

• Yours faithfully,

Lối viết kém trang trọng:

• Love,

• Take care,

• Thanks,

• Your best friends/son/daughter,

Lưu ý: Thí sinh luôn đặt dấu phẩy sau phần chữ kí. Sau đó viết tên người viết email (theo vai trò mà đề bài yêu cầu) ở dòng bên dưới

Nguồn tham khảo các cấu trúc gợi ý: http://bkenglish.edu.vn/lam-the-nao-de-viet-tot-email-trong-toeic-writing.html

Tổng kết

Kỹ năng viết một email phản hồi là một trong những kỹ năng cần thiết trong kì thi TOEIC Writing. Để hoàn thành tốt phần thi này, thí sinh cần nắm rõ yêu cầu đề cũng như phân bố bố cục cho email của mình một cách hợp lí. Bên cạnh đó, thí sinh cũng cần xác định lối viết phù hợp với chủ đề của email và vận dụng đa dạng các cấu trúc câu khác nhau phù hợp với từng mục đích cụ thể.

Xem thêm: Khóa học luyện thi TOEIC cá nhân hóa chuyên sâu tại Anh Ngữ ZIM

Hoàng Khải Đức