Dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Mở đầu

Phần 6 của bài kiểm tra TOEIC Reading thường đặt trọng tâm vào khả năng hiểu đọc về các văn bản phổ biến trong đời sống hàng ngày và môi trường kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các bước xử lý dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6 kèm phân tích ví dụ minh họa giúp thí sinh nắm vững các bước xử lý đề.

Cấu trúc đề thi TOEIC Reading Part 6

Phần 6 của bài thi TOEIC Reading được gọi là "Text Completion" hoặc "Hoàn thành văn bản" với tổng cộng 16 câu hỏi trắc nghiệm xoay quanh nội dung của 4 văn bản khác nhau. Nhiệm vụ của thí sinh là chọn ra từ/cụm từ hoặc câu thích hợp để điền vào chỗ trống trong các văn bản của đề bài.

Các dạng văn bản thường gặp trong Part 6 bao gồm: Thư từ (Letters), Thông báo (Notices), Bài báo (Articles), Quảng cáo (Advertisements), Hướng dẫn (Instructions), Email hoặc các thông báo nội bộ (Memorandum).

Hiện tại, ZIM Academy đang tổ chức chương trình thi thử TOEIC giúp đánh giá chính xác trình độ TOEIC của thí sinh trên cả 4 kỹ năng: Listening, Reading, Writing và Speaking. Với kho đề thi được cập nhật mới nhất theo xu hướng ra đề thi gần đây và ngân hàng đề phong phú được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ chuyên môn cao cấp của ZIM, thí sinh sẽ được trải nghiệm thử thách độ khó của bài thi thực tế. Hãy đăng ký ngay nhé!

Tham khảo thêm: TOEIC Reading Part 6 – Tìm hiểu cấu trúc bài và các bước làm bài cụ thể

Các dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Thông báo nội bộ (memorandum) là một dạng văn bản nội bộ thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh để truyền đạt những thông tin quan trọng đến các thành viên trong tổ chức. Đây là một công cụ cần thiết trong việc duy trì sự liên lạc và thông tin trong tổ chức, giúp mọi người hiểu rõ về các vấn đề quan trọng và giữ cho mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung.

Dưới đây là một số dạng thông báo nội bộ (memorandum) thường gặp nhất trong TOEIC reading part 6:

Thông báo thay đổi chính sách

Thông báo thay đổi chính sách là một dạng văn bản được gửi đến một nhóm người, một tổ chức hoặc một cộng đồng với mục đích thông báo về sự thay đổi trong các quy tắc, quy định hay chính sách. Thông báo này thường được sử dụng trong môi trường công việc để đảm bảo rằng mọi người được thông tin đầy đủ, thích nghi và chấp hành tốt đối với những thay đổi sắp tới.

Cấu trúc cơ bản cho một thông báo thay đổi chính sách thường bao gồm các nội dung chính như sau:

• Lý do thay đổi: Đề cập đến lý do hoặc nguyên nhân đằng sau quyết định thay đổi chính sách.

• Chi tiết thay đổi: Mô tả chi tiết về những thay đổi cụ thể trong quy tắc hay chính sách.

• Ngày có hiệu lực: Xác định ngày mà các thay đổi sẽ có hiệu lực để đối tượng nhận thông báo nắm rõ thời điểm cần áp dụng chúng.

• Ảnh hưởng đến các bên liên quan: Đề cập đến những ảnh hưởng có thể xảy ra với các bên liên quan, chẳng hạn như nhân viên, đối tác, khách hàng…khi những thay đổi về chính sách chính thức được áp dụng.

• Hướng dẫn áp dụng: Hướng dẫn chi tiết về cách áp dụng các thay đổi hoặc các bước chuẩn bị cần thiết (nếu có).

• Liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ cho những người có câu hỏi hoặc cần thêm thông tin.

Ví dụ cụ thể về một thông báo thay đổi chính sách:

To: All Staff

From: Mark Lyn, HR Director

Subject: Important update - Remote work policy amendment

As part of our (131)____ commitment to supporting a flexible work environment, we have made adjustments to our Remote Work Policy to better cater to the needs of our diverse team.

Starting from November 15, 2023, employees will have increased flexibility in (132)____ their remote work days. Detailed guidelines outlining expectations, communication protocols, and (133)____ practices for remote work can be found in the updated policy document below.

To aid in a smooth transition, we will be conducting (134)____ training sessions on November 10, 2023, to address any questions or concerns you may have. We appreciate your understanding and cooperation during this transition. We firmly believe that these changes will positively impact our collective work experience.

Best regards,

Mark Lyn

HR Director

Thông báo về thay đổi vị trí nhân sự

Thông báo về thay đổi vị trí nhân sự là một văn bản được gửi đến các thành viên trong tổ chức để thông báo về sự thay đổi trong vị trí công việc của họ. Thông báo này thông thường cung cấp thông tin chi tiết về việc chuyển đổi từ một vị trí công việc hiện tại sang một vị trí mới, bao gồm cả các yếu tố như tên nhân viên, tên vị trí mới, ngày có hiệu lực, và lý do của sự thay đổi.

Cấu trúc thông báo về thay đổi vị trí nhân sự thường bao gồm:

Chi tiết thay đổi

• Tên nhân viên và vị trí hiện tại của họ.

• Tên vị trí mới mà họ sẽ chuyển đến.

• Ngày có hiệu lực của thay đổi.

Lý do thay đổi vị trí nhân sự: Cho biết lý do dẫn đến quyết định thay đổi được đưa ra và giải thích lợi ích của sự thay đổi.

Hướng dẫn và hỗ trợ: Cung cấp thông tin về bất kỳ hướng dẫn hay hỗ trợ nào sẽ được cung cấp trong quá trình chuyển đổi.

Liên hệ: Thông tin liên hệ cho những người có câu hỏi hoặc cần thêm thông tin.

Ví dụ cụ thể về một thông báo thay đổi vị trí nhân sự:

To: All Employees

From: Sarah Thompson, HR Manager, ABC Corporation

Subject: Staff position change notification

I would like to inform you about an (131)____ change in staff positions, effective November 20, 2023. (132)____, John Smith will be transitioning to the position of senior project manager.

This decision has been made after careful consideration (133)____ John's outstanding project management skills and leadership qualities. We believe that this change will not only leverage John's strengths but also contribute to the overall success of our project management team.

John will receive detailed information about his new responsibilities and tasks during an orientation session scheduled for November 18, 2023. Jane Doe will be working closely with John during a brief transition period to ensure a smooth handover.

We encourage everyone (134)____ and welcome John in his new role. Your cooperation is essential in making this transition successful. For any questions or concerns, please feel free to contact our HR Department at hr@abccorp .com.

Best regards,

Sarah Thompson

HR Manager

ABC Corporation

Thông báo giới thiệu nhân viên mới

Thông báo giới thiệu nhân viên mới là một thông báo được gửi đến toàn bộ hoặc một phần của tổ chức để thông báo về sự gia nhập của một nhân viên mới. Thông báo này thường chứa thông tin về tên, vị trí công việc, và các thông tin khác về kinh nghiệm, chuyên môn của nhân viên mới. Mục đích của thông báo là giới thiệu nhân viên mới và tạo điều kiện cho sự hòa nhập nhanh chóng của thành viên mới trong môi trường tập thể.

Cấu trúc thông báo giới thiệu nhân viên mới thường bao gồm:

Thông tin về nhân viên mới

• Tên đầy đủ của nhân viên mới.

• Vị trí công việc mới của họ.

• Mô tả ngắn về kinh nghiệm và chuyên môn của họ.

Ngày bắt đầu công việc: Ngày mà nhân viên mới chính thức bắt đầu công việc.

Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ của nhân viên mới, bao gồm địa chỉ email hoặc số điện thoại.

Lời chào đón và hỗ trợ: Khuyến khích sự chào đón và hỗ trợ từ cộng đồng làm việc.

Liên hệ thêm: Thông tin liên hệ cho những người có câu hỏi hoặc muốn biết thêm thông tin.

Ví dụ cụ thể về một thông báo giới thiệu nhân viên mới:

To: All Employees

From: Jane Carter, HR Manager, XYZ Tech Solutions

Subject: Welcome John Smith to XYZ Tech Solutions!

I am delighted to announce the newest member of our XYZ Tech Solutions family, Mr. John Smith, who (131)____ us as a human resources specialist next week.

John brings with him extensive expertise in HR processes, employee engagement, and talent (132)____. He has a proven track record, having previously excelled as an HR Coordinator at ABC Solutions. As our Human Resources Specialist, John will (133)____ a crucial role in talent management, onboarding, and fostering a positive workplace culture.

John will officially commence his journey with us on November 18, 2023. Feel free to reach out to John via email at john.smith@xyztech .com or visit his desk at the Human Department.

Let's collectively extend a warm welcome to John and offer our support as he integrates into our dynamic team. (134)____

Best regards,

Jane Carter

HR Manager

XYZ Tech Solutions

Thông báo các sự kiện nội bộ

Thông báo các sự kiện nội bộ là một hình thức truyền đạt thông tin trong tổ chức về các sự kiện hay hoạt động diễn ra trong phạm vi nội bộ mà nhân viên cần biết. Các sự kiện này có thể bao gồm các cuộc họp quan trọng, buổi đào tạo, tiệc tất niên hoặc các chương trình team buiding nhằm gắn kết tinh thần đồng đội.

Cấu trúc thông báo liên quan đến các sự kiện nội bộ thường bao gồm:

Thông tin chi tiết về sự kiện

• Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.

• Nội dung chương trình hoặc hoạt động dự kiến.

• Những yêu cầu hoặc công tác chuẩn bị cần được thực hiện.

Lời kêu gọi tham gia

• Gửi lời mời hoặc khích lệ sự tham gia từ phía người nhận.

• Cung cấp thông tin đăng ký hoặc các bước tham gia nếu cần thiết.

Cách thức liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ cho những người có câu hỏi hoặc muốn biết thêm thông tin.

Thông tin bổ sung (nếu có): Thông báo bổ sung như quà tặng, giải thưởng, hoặc các chương trình đặc biệt khác nếu có.

Lời kết: Một lời kết ngắn mời gọi sự chú ý tham gia của mọi người.

Ví dụ cụ thể về một thông báo liên quan đến sự kiện nội bộ (tiệc cuối năm của công ty):

To: All Employees

From: John Reynolds, CEO, XYZ Tech Solutions

Subject: Save the Date - XYZ Tech Solutions Year-End Celebration!

As the year comes to a close, it's time for us (131)____ together and celebrate our achievements at the XYZ Tech Solutions Year-End Celebration!

On December 15, 2023, starting at 6:00 PM, join us for the XYZ Tech Solutions Year-End Celebration at the magnificent Magnolia Grand Hall, located at 123 Celebration Avenue, Tech City.

The evening will feature a cocktail hour for networking, followed (132)____ an awards ceremony recognizing outstanding contributions, and conclude with dinner and entertainment.

Kindly (133)____ your attendance by December 1st using the RSVP link provided. For any questions or special requests, contact our events coordinator, John Smith, at john.smith@xyztech .com.

Let's wrap (134)____ the year with gratitude and look forward to an even more successful year ahead!

Best regards,

John Reynolds

CEO

XYZ Tech Solutions

Tham khảo thêm: TOEIC Practice Tests Plus - Tuyển tập Đề Thi TOEIC cập nhật theo xu hướng ra đề mới nhất kèm lời giải chi tiết

Các dạng điền từ cần lưu ý của dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Dạng điền từ liên quan đến thì

Xét ví dụ sau:

I am delighted to announce the newest member of our XYZ Tech Solutions family, Mr. John Smith, who (131)____ us as a human resources specialist next week.

A. will join

B. joined

C. has joined

D. had joined

Phân tích: cả 4 phương án được đưa ra là các thì khác nhau của động từ “join”, như vậy, nhiệm vụ của thí sinh là xác định thì phù hợp với ngữ cảnh của câu.

Quan sát câu, thí sinh có thể thấy từ khóa "next week" (tuần tới) cho biết hành động gia nhập vào tổ chức của John Smith là sắp sửa ra trong tương lai. Do đó, cần sử dụng thì tương lai đơn "will join" trong tình huống này => Đáp án A

Câu hoàn chỉnh: I am delighted to announce the newest member of our XYZ Tech Solutions family, Mr. John Smith, who will join us as a human resources specialist next week. (Tôi vui mừng thông báo thành viên mới nhất của công ty XYZ Tech Solutions, ông John Smith, người sẽ tham gia cùng chúng ta với tư cách là một chuyên gia nhân sự vào tuần tới.)

Dạng điền từ liên quan đến từ loại

Xét ví dụ sau:

We look forward to celebrating our (131)____ in the grand setting of Magnolia Grand Hall.

A. achievable

B. achieve

C. achieved

D. achievements

Phân tích: khi tất cả các đáp án đều cùng chung một gốc từ như trường hợp trên thì đây là dạng câu hỏi điền từ kiểm tra kiến thức về từ loại của thí sinh. Để làm tốt dạng câu hỏi này, thí sinh cần phân tích các từ trước và sau chỗ trống để xác định loại từ cần điền.

Ở trường hợp trên, vì đứng trước chỗ trống là một tính từ sở hữu nên vị trí chỗ trống cần một danh từ, trong tất cả các đáp án thì duy nhất đáp án D (achievements) là danh từ nên đây là lựa chọn phù hợp nhất.

Câu hoàn chỉnh: We look forward to celebrating our achievements in the grand setting of Magnolia Grand Hall. (Chúng tôi mong muốn được ăn mừng những thành tựu của mình trong khung cảnh hoành tráng của hội trường Magnolia Grand.)

Một số quy tắc phổ biến giúp xác định vị trí từ loại cần điền

• Khi vị trí từ cần điền nằm sau tính từ sở hữu và nằm ngay trước động từ thì từ loại cần điền thường là danh từ.

• Khi vị trí cần điền nằm ngay sau chủ từ hoặc sau các động từ khiếm khuyết (can/could/might/should…) thì từ loại cần điền vào chỗ trống thường là một động từ.

• Khi phía sau chỗ trống là một danh từ thì từ loại cần điền vào chỗ trống là một tính từ để bổ nghĩa cho danh từ.

• Khi vị trí cần điền nằm sau động từ thường thì từ loại cần điền vào chỗ trống là một trạng từ để bổ nghĩa cho động từ.

Dạng điền từ liên quan đến từ vựng

Xét ví dụ sau:

By aligning roles with individual strengths and skills, we aim to (131)____ a more collaborative and dynamic work environment.

131.

A. anticipate

B. foster

C. address

D. do

Phân tích: quan sát 4 đáp án từ đề bài, thí sinh có thể nhận thấy chúng đều cùng chung một từ loại là động từ, tuy nhiên lại mang nghĩa hoàn toàn khác nhau. Do đó, thí sinh phải dựa vào vốn từ vựng của mình để chọn từ có nghĩa phù hợp nhất. Trong ngữ cảnh này, B là đáp án chính xác nhất.

Câu hoàn chỉnh: By aligning roles with individual strengths and skills, we aim to foster a more collaborative and dynamic work environment. (Bằng cách sắp xếp vai trò phù hợp với thế mạnh và kỹ năng của từng cá nhân, chúng tôi mong muốn thúc đẩy một môi trường làm việc năng động và hợp tác hơn.)

Dạng điền từ liên quan đến liên từ và giới từ

Xét ví dụ sau:

The changes are aimed (131)____ enhancing collaboration and ensuring optimal use of our digital resources.

131.

A. at

B. on

C. of

D. between

Phân tích: Quan sát nhanh 4 đáp án, thí sinh có thể thấy chúng là các giới từ khác nhau, phía trước chỗ trống là một động từ nên đây sẽ là dạng câu hỏi tìm giới từ đi cùng với động từ “aim”. Trong các đáp án thì A là đáp án chính xác nhất.

Câu hoàn chỉnh: The changes are aimed at enhancing collaboration and ensuring optimal use of our digital resources. (Những thay đổi này nhằm mục đích tăng cường hợp tác và đảm bảo sử dụng tối ưu các tài nguyên kỹ thuật số của chúng ta.)

Tham khảo thêm:

• Chiến lược làm bài TOEIC Reading Part 6 chi tiết kèm ví dụ minh hoạ

• Dạng thư từ (letters) trong TOEIC Reading part 6 - Các bước xử lý chi tiết

• Hướng dẫn làm dạng bài báo (articles) trong TOEIC Reading Part 6

Các bước xử lý câu hỏi dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Thí sinh tiến hành xử lý các câu hỏi dạng văn bản thông báo nội bộ trong TOEIC Reading Part 6 theo trình tự các bước như sau:

Bước 1: Xác định dạng văn bản thông báo nội bộ

Part 6 TOEIC bao gồm nhiều dạng văn bản khác nhau, thí sinh có thể dựa vào tiêu đề và câu mở đầu để dự đoán dạng văn bản đang được đề cập đến trong bài. Đối với dạng văn bản thông báo nội bộ, thông thường nội dung sẽ xoay quanh các sự kiện nội bộ (buổi họp, đàm phán, các cơ hội đào tạo, chương trình phát triển nhân viên), sự thay đổi trong chính sách của công ty hoặc tổ chức, những thay đổi về nhân sự hay giới thiệu nhân viên mới...

Bước 2: Xác định dạng câu hỏi của đề bài

Thí sinh quan sát các đáp án của mỗi câu hỏi để xác định dạng câu hỏi mà đề bài đang hướng đến (Dạng điền từ liên quan đến từ loại; Dạng điền từ liên quan đến thì; Dạng điền từ liên quan đến liên từ và giới từ; Dạng điền câu thích hợp…) để có các bước xử lý phù hợp với từng dạng.

Bước 3: Phân tích, loại trừ để tìm ra đáp án đúng

Sau khi đã xác định dạng câu hỏi của đề bài, thí sinh tiến hành loại trừ và chọn đáp án phù hợp theo các bước xử lý của từng dạng như sau:

• Dạng điền từ liên quan đến từ loại: quan sát các từ trước và sau chỗ trống để xác định từ loại phù hợp.

• Dạng điền từ liên quan đến thì: quan sát các dấu hiệu nhận biết của thì (nếu có), còn không thì phải xác định thì dựa vào ngữ cảnh.

• Dạng điền từ liên quan đến liên từ và giới từ: hiểu ngữ cảnh của đề, xác định mối quan hệ logic hoặc thời gian giữa các yếu tố trong câu, kiểm tra các danh từ hoặc động từ gần chỗ trống để xem giới từ cần điền có thuộc phrasal verb, collocation nào hay không.

• Dạng điền câu thích hợp: dựa vào cấu trúc của dạng văn bản quảng cáo cũng như các câu trước và sau chỗ trống để chọn câu thích hợp.

  

Phân tích ví dụ minh họa

Xét ví dụ sau:

To: All Staff

From: Mark Lyn, HR Director

Subject: Important update - Remote work policy amendment

As part of our ongoing commitment to supporting a flexible work environment, we have made adjustments to our remote work policy to better cater to the needs of our diverse team.

Starting from November 15, 2023, employees will have increased flexibility in choosing their remote work days. Detailed guidelines outlining expectations, communication protocols, and best practices for remote work can be found in the updated policy document below.

To aid in a smooth transition, we will be conducting (134)____ training sessions on November 10, 2023, to address any questions or concerns you may have. We appreciate your understanding and cooperation during this transition. We firmly believe that these changes will positively impact our collective work experience.

Best regards,

Mark Lyn

HR Director

Câu hỏi

134.

A. virtual

B. maternity

C. reschedule

D. specially

Các bước xử lý

Bước 1: Xác định dạng văn bản thông báo nội bộ

Thí sinh có thể xác định được đây là dạng văn bản thông báo nội bộ dựa vào những đặc điểm sau:

• Chủ đề (Subject) liên quan đến việc sửa đổi chính sách làm việc diễn ra trong nội bộ của tổ chức → “Remote work policy amendment”.

• Câu đầu tiên trong văn bản đề cập đến việc thực hiện các điều chỉnh đối với chính sách làm việc từ xa của nhân viên → “…we have made adjustments to our remote work policy to better cater to the needs of our diverse team”.

Bước 2: Xác định dạng câu hỏi của đề bài

Quan sát 4 đáp án, thí sinh có thể thấy chúng là những từ có nghĩa hoàn toàn khác nhau, đồng thời cũng thuộc các từ loại khác nhau nên đây là câu hỏi kiểm tra kiến thức về vốn từ vựng của thí sinh.

Bước 3: Phân tích, loại trừ để tìm ra đáp án đúng

Tuy đây là câu hỏi kiểm tra vốn từ nhưng thí sinh có thể dựa vào một số đặc điểm nhận diện từ loại để chọn ra đáp án phù hợp. Do chỗ trống nằm trước cụm danh từ “training sessions” nên chỗ trống cần điền một tính từ để bổ nghĩa cho danh từ đó. Trong 4 đáp án thì A là tính từ duy nhất nên đây là đáp án phù hợp nhất.

=> Câu hoàn chỉnh: To aid in a smooth transition, we will be conducting virtual training sessions on November 10, 2023, to address any questions or concerns you may have. (Để hỗ trợ quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, chúng tôi sẽ tiến hành các buổi đào tạo trực tuyến vào ngày 10 tháng 11 năm 2023 để giải đáp mọi thắc mắc hoặc mối lo ngại mà bạn có thể có.)

Bài tập vận dụng

Chọn từ/câu thích hợp điền vào chỗ trống trong văn bản dưới đây:

To: All Employees

From: Jane Carter, HR Manager

Subject: Opportunities for Employee Training

We are excited to announce a range of training opportunities (131)____ for all employees. Our commitment to your professional development is a priority, and these programs aim to enhance your skills and contribute to your growth within the company.

You will have the chance to learn essential leadership skills and strategies to excel in your current role and prepare (132)____future leadership positions.

To express your interest or to learn more about each program, please contact our HR department at hr@xyztech. com. We encourage all employees to take advantage (133)____ these opportunities and invest in their professional development.

Thank you for your dedication and hard work. We believe that by investing in your (134)____, we are not only supporting you but also strengthening our entire team.

Best regards,

Jane Carter

HR Manager

131.

A. imperative

B. necessity

C. available

D. virtual

132.

A.for

B. of

C. on

D. to

133.

A.of

B. at

C. in

D. on

134.

A. grow

B. growing

C. grown

D.growth

Đáp án

131. C

132. A

133. A

134. D

Tổng kết

Trên đây là tổng hợp kiến thức liên quan đến dạng thông báo nội bộ trong TOEIC Reading Part 6 giúp thí sinh nắm vững các bước xử lý đề tương ứng với mỗi dạng câu hỏi khác nhau, từ đó nhanh chóng chọn ra đáp án phù hợp.

Hiện nay, Anh ngữ ZIM đang tổ chức các khóa học English Foundation cam kết đầu ra Zero-risk giúp người mới bắt đầu học tiếng Anh có nền tảng vững về từ vựng – ngữ pháp – phát âm để có thể diễn tả cơ bản các ý tưởng của mình, đọc/nghe hiểu được ý chính, hiểu và vận dụng các cấu trúc câu ngữ pháp tiếng Anh cơ bản,…. Tham khảo ngay khoá học để biết thêm thông tin chi tiết nhé!

Nguồn tham khảo

• Marketing Digital IIG. “TOEIC.” To chuc Giao duc IIG Viet Nam, 7 July.2022, iigvietnam.com/bai-thi-TOEIC

• “Tìm Hiểu VỀ TOEIC Reading Part 6 và Các Bước Làm Bài Cụ Thể.” Zim.Vn, 7 July 2023, zim.vn/TOEIC-reading-part-6-tim-hieu-cau-truc-bai-va-cac-buoc-lam-bai-cu-the.