Effective presentation | 7 yếu tố tiên quyết làm nên bài thuyết trình chuyên nghiệp (Phần 1)

Mở đầu

Với người học tiếng Anh nói chung và người học tiếng Anh trong môi trường Học thuật, công sở chuyên nghiệp nói riêng, việc xây dựng được một bài thuyết trình hiệu quả thường gây ra nhiều khó khăn, lúng túng. Nguyên nhân chính là bởi lẽ, một bài thuyết trình hiệu quả không chỉ đòi hỏi kiến thức mà còn yêu cầu người thuyết trình thể hiện được những kĩ năng mềm của bản thân thích hợp, phù hợp với tính chất của bài thuyết trình và đối tượng hướng đến.

Không ai có thể phủ nhận được sự thật rằng kĩ năng thuyết trình đang trở thành một trong những kĩ năng có tính ứng dụng cao nhất và cần thiết nhất trong bất kể môi trường học thuật và công sở nào. Nhưng đối ngược sự tất yếu này, việc đào tạo một cách bài bản đối với kĩ năng này dường như chưa được thực sự quan tâm ở nhiều nơi, chưa kể là thuyết trình bằng tiếng Anh phù hợp với sự hội nhập quốc tế tất yếu.

Cân nhắc những yếu tố trên, bài viết này được phát triển để cung cấp và gợi ý cho những người học tiếng Anh cần tìm định hướng cho một bài thuyết trình chuẩn chỉnh phong cách học thuật - chuyên nghiệp. Trong phần 1 này, tác giả sẽ tập trung giới thiệu cách phát triển phần Mở đầu -  Kết thúc. Bên cạnh đó, những mẫu câu hữu ích có thể áp dụng được cho 2 phần này cũng như ví dụ cụ thể sẽ được cung cấp để giúp bạn đọc có cái nhìn trực quan nhất khi bắt đầu bài thuyết trình của mình.

Making a start - Tạo nên một mở đầu ấn tượng

Ấn tượng ban đầu của khán giả luôn là yếu tố tối quan trọng cần được ưu tiên đầu tư cho mỗi bài thuyết trình, và ấn tượng ban đầu này sẽ được quyết định qua việc người thuyết trình đưa đến cho khán giả phần mở đầu như thế nào. Để đạt được điều này, tác giả đưa ra 2 nguyên tắc để xây dựng phần mở đầu một cách hiệu quả như sau:

Nguyên tắc 1: Trước khi hay, cần phải đủ

Trước hết phần mở đầu của một bài thuyết trình chuyên nghiệp cần nêu tóm gọn được những thông tin cơ bản để khán giả có một cái nhìn tổng quan nhất về những gì sắp được trình bày tiếp theo. Chính vì vậy, yếu tố cơ bản nhất nên có đối với một bài thuyết trình đã được tác giả tóm tắt theo dạng tổng quát như sau:

Những yếu tố cần có trong phần mở đầu

Mẫu câu áp dụng cho phần Mở đầu

Opening - Structures

Chào hỏi

• Good morning. My name’s (...) I’m the new Finance Manager.

  • Chúc các quý vị buổi sáng tốt lành. Tôi tên là (…), tôi là Quản lí mới của Bộ phận tài chính.

• Hello, everyone. I'd like, first of all, to thank the organizers of this meeting for inviting me here today.

  • Xin chào mọi người. Lời đầu tiên, tôi muốn gửi lời cảm ơn ban tổ chức của cuộc họp này đã mời tôi đến đây hôm nay.

• Good morning everyone and welcome to my presentation. First of all, let me thank you all for coming here today.

  • Chúc quý vị buổi sáng tốt lành và chào mừng quý vị đến với buổi thuyết trình của tôi. Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn quý vị đã có mặt ở đây ngày hôm nay.

• Good morning, ladies and gentlemen. It’s an honor to have the opportunity to address such a distinguished audience.

  • Chào buổi sáng các quý vị. Thật vinh dự khi tôi có cơ để được tiếp đón những vị khách quý ở đây ngày hôm nay.

Giới thiệu tên và vị trí làm việc

• Let me start by saying just a few words about my own background. I’m a Ph.D. student of Geography at Masaryk University.

  • Tôi xin phép được bắt đầu bằng việc giới thiệu một chút về bản thân tôi. Tôi là Tiến sĩ Chuyên ngành Địa lí học tại Đại học Masaryk.

• I know I’ve met some of you, but just for the benefit of those I haven’t, I want to introduce myself again.

  • Tôi biết rằng tôi đã từng gặp một số các quý vị ở đây, nhưng vì quyền lợi của những người khác, tôi xin tự giới thiệu một lần nữa.

Chủ đề thuyết trình

• What I’d like to present to you today is...

  • Điều tôi muốn thuyết trình ngày hôm nay là…

• As you can see on the screen, our topic today is...

  • Như bạn có thể thấy trên màn hình, chủ đề của chúng ta ngày hôm nay là…

• The subject/focus/of my presentation is…

  • Chủ đề/ Trọng tâm của bài thuyết trình của tôi là…

• In this talk, I/we would like to concentrate on...

  • Trong buổi thuyết trình hôm nay, tôi/ chúng tôi muốn tập trung vào…

• In my presentation, I would like to report on...

  • Trong bài thuyết trình này tôi sẽ đưa ra báo cáo về việc…

Liên hệ với khán giả

• Today’s topic is of particular interest to those of you who...

  • Chủ đề ngày hôm nay sẽ đặc biệt thú vị đối với những ai mà…

• My talk is particularly relevant to those of you who...

  • Buổi trò chuyện của tôi ngày hôm nay đặc biệt liên quan đến những ai….

• By the end of this talk, you will be familiar with…

  • Ở phần cuối của bài thuyết trình hôm nay các bạn sẽ cảm thấy quen thuộc với…

Mục đích thuyết trình

• We are here today to learn more about…

  • Chúng ta có mặt ở đây ngày hôm nay để tìm hiểu thêm về…

• The purpose of this presentation is to…

  • Mục đích của bài thuyết trình hôm nay là để

• Today I’d like to give you an overview of...

  • Ngày hôm nay tôi muốn đưa cho các bạn một cái nhìn tổng quan về…

• I’d like to update you on the results of my research...

  • Tôi sẽ cập nhật cho bạn kết quả của nghiên cứu về…

• What I intend to do is describe to you…

  • Điều tôi định làm là sẽ mô tả cho bạn…

Thời gian mà bài thuyết trình của bạn sẽ kéo dài

• I shall on take just 15 minutes of your time for my talk.

  • Tôi sẽ chỉ lấy 15 phút trong thời gian của bạn cho bài nói chuyện của tôi.

• I plan to be brief, so this should be just 10 minutes for my presentation.

  • Tôi dự định sẽ trình bày ngắn gọn, vì vậy đây chỉ là 10 phút cho phần trình bày của tôi.

Những nội dung chính (Table of contents)

• I’ve divided my presentation into … main parts/ sections. They are…

  • Tôi đã chia bài thuyết trình của mình thành… phần/phần chính. Bao gồm…

• The subject can be looked at under the following headings:...

  • Chủ đề này có thể được triển khai dưới các đề mục sau: ...

• We can break this area down into the following fields:...

  • Chúng ta có thể chia bài nói này thành các luận điểm sau:...

• We thought it would be useful to divide our talk into three main sections.

  • Chúng tôi nghĩ rằng sẽ hợp lí khi chia bài thuyết trình thành ba phần chính.

• We have organized this talk in the following way:...

  • Chúng tôi sắp xếp bài thuyết trình này này theo cách sau:...

Quy định ước với khán giả về thời gian có thể đặt câu hỏi

• I’d be glad to answer questions at the end of my talk.

  • Tôi sẽ rất vui nếu quý vị để câu hỏi ở cuối bài thuyết trình này.

• If you have any questions, please feel free to interrupt.

  • Nếu bạn có bất kì câu hỏi nào, hãy tự nhiên ngắt lời tôi để đặt câu hỏi.

• Please interrupt me if there’s something that needs clarifying. Otherwise, there’ll be time for discussion at the end.

  • Xin hãy ngắt lời tôi nếu có bất kì điều gì cần làm rõ. Nếu không, vẫn sẽ có thời gian dành cho phần thảo luận ở cuối bài thuyết trình.

Ví dụ cụ thể

Good morning. Some of you may know me better than others, so let me just briefly introduce myself. My name is... and I’m in charge of Public Relations for Westwood Brewery. As you may know, this is a relatively new post, and its creation reflects the Board's concern over our position and image in the market. So, one of my first tasks is to define a clear company identity for Westwood - one that will carry us forward into the next century. For this reason, I have asked you all to join me here today to hear your views on a way forward for Westwood. Some of you have been with the brewery for many years, others not at all, so before we start I’d like to outline three main aspects which are contributing significantly to the Brewery’s identity. The first aspect is the products, the second is our markets and distribution in particular, and the third key element is our people. So, let's just spend the next few minutes reviewing these three elements ... and please, interrupt me if you have any questions or points you'd like to raise as we go along.

Dịch nghĩa

Chúc quý vị buổi sáng tốt lành. Một số quý vị ở đây có thể đã biết tôi rõ hơn những người khác, vì vậy hãy để tôi giới thiệu ngắn gọn về bản thân mình. Tên tôi là... và tôi phụ trách Quan hệ công chúng cho Nhà máy bia Westwood. Như bạn có thể biết, đây là một công bố tương đối mới và việc bổ nhiệm phản ánh mối quan tâm của Hội đồng quản trị đối với vị trí và hình ảnh của công ty chúng tôi trên thị trường. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ đầu tiên của tôi là xác định bản sắc công ty rõ ràng cho Westwood - thứ sẽ đưa chúng ta tiến tới thế kỷ tiếp theo. Vì lý do này, tôi đã yêu cầu tất cả các quý vị tham gia cùng tôi ở đây hôm nay để nghe quan điểm của các bạn về con đường phía trước của Westwood. Một số bạn đã làm việc với nhà máy bia trong nhiều năm, những người khác thì không phải vậy, vì vậy trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn phác thảo ba khía cạnh chính đang góp phần quan trọng vào bản sắc của Nhà máy bia. Khía cạnh đầu tiên là các sản phẩm, thứ hai là thị trường và phân phối của chúng tôi nói riêng, và yếu tố then chốt thứ ba là con người của chúng ta. Vì vậy, chúng ta hãy dành vài phút tiếp theo để xem xét ba yếu tố này... và vui lòng ngắt lời tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc điểm nào bạn muốn nêu ra khi chúng ta triển khai vấn đề.

Nguyên tắc hai: Đặt khán giả vào trong bài thuyết trình

Chìa khóa của một bài thuyết trình hiệu quả là khiến khán giả có ấn tượng tốt với bài thuyết trình ngay từ phần mở đầu. Có 2 cách cơ bản để tạo ra một phần mở đầu thú vị và hiệu quả như sau:

Cách 1: Đặt ra câu hỏi liên quan đến chủ đề bài thuyết trình

Mẫu câu

1. Suppose…How would you?

   (Giả sử rằng…. Quý vị sẽ làm thế nào?)

2. Have you ever wondered why it is that…? Well, if I could show you…would you be interested?

   (Quý vị đã bao giờ tự hỏi tại sao…? Nếu tôi cho quý vị thấy…liệu quý vị có cảm thấy hứng thú với điều này?)

3. How many of you have ever…? Do you think that’s possible?

   (Bao nhiêu trong số các quý vị ở đây đã từng…? Quý vị có nghĩ điều này là khả thi?)

Ví dụ:

I have some small questions for you to just think about. How many of you have ever spent all of the money you have? Do you have to borrow money from friends to live on at the end of the month? If your answer is yes, you will realize that not until you really examine where your money comes from, it is very hard to make long-term decisions such as buying a new car or house. It is the same case for countries when they have to make regulations, laws, or trade agreements…

Dịch nghĩa

Tôi có một số câu hỏi nhỏ để bạn suy nghĩ một chút về chúng. Có bao nhiêu người trong số các quý vị ở đây đã từng tiêu hết số tiền mình có? Quý vị có bao giờ đã phải vay tiền từ bạn bè để sống vào cuối tháng? Nếu câu trả lời của quý vị là có, thì có thể mọi người sẽ nhận ra rằng cho đến khi bạn thực sự hiểu tiền của mình đến từ đâu, bạn sẽ rất khó đưa ra những quyết định dài hạn như mua một chiếc ô tô hay một ngôi nhà mới. Các quốc gia cũng vậy khi họ phải đưa ra các quy định, luật lệ về thương mại hay hiệp định thương mại tự do…

Cách 2: Kể truyện/ Kể về trải nghiệm của bản thân

Mẫu câu:

1. You may have heard about…

(Quý vị đã bao giờ nghe về…)

2. Have you ever been in a situation where…? I remember when… It turned out that…

(Quý vị đã bao giờ rơi vào hoàn cảnh khi mà….? Tôi vẫn còn nhớ khi…. Hóa ra rằng là….)

Ví dụ:

You may have heard about the 16-year-old girl from Russia who has the ability to “see” broken bones or other medical problems inside people’s bodies without the help of any instruments. 

Have you ever been in a situation where you wanted to change some personal habitat or some physical characteristic? I remember when I was 40 years old and still weighed 50kg and wanted to gain weight. A psychic (fortune-teller) told me to talk to the cells in my body before every meal and ask them to hold on to my food longer after I ate. I did this for 6 months and it turned out that at the end of six months I had gained 6kg - the first weight I had gained since high school.

Dịch nghĩa

Có thể bạn đã từng nghe về cô gái 16 tuổi đến từ Nga có khả năng “nhìn thấy” xương gãy hoặc các vấn đề y tế khác bên trong cơ thể người mà không cần sự trợ giúp của bất kỳ dụng cụ nào. 

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống mà bạn muốn thay đổi môi trường sống cá nhân hoặc một số đặc điểm về thể chất chưa? Tôi nhớ năm 40 tuổi tôi vẫn nặng 50kg và muốn tăng cân. Một nhà ngoại cảm (thầy bói) bảo tôi nói chuyện với các tế bào trong cơ thể trước mỗi bữa ăn và yêu cầu chúng giữ thức ăn lâu hơn sau khi tôi ăn. Tôi đã làm điều này trong 6 tháng và hóa ra là vào cuối 6 tháng, tôi đã tăng được 6kg - số cân nặng đầu tiên mà tôi tăng được kể từ khi học trung học.

Finishing off - Kết thúc bài thuyết trình

Những yếu tố cần có trong phần kết

Ngược lại với phần mở, phần kết của bài thuyết trình sẽ đóng vai trò tổng kết lại toàn bộ vấn đề/ thông điệp được mở ra ở phần đầu. Trước hết, người thuyết trình nên đi theo một thứ tự triển khai hợp lí, logic, có thể triển khai theo cách sau:

Bước 1: Báo hiệu phần kết

Bước 2: Tổng kết lại vấn đề (Dựa vào phần mở bài)

Bước 3: Đưa ra gợi ý

Bước 4: Kết thúc

Bước 5: Trả lời câu hỏi

Mẫu câu áp dụng cho phần kết

CONCLUSION

Indicating the end of your presentation

• I’m now approaching/nearing the end of my presentation.

  • Tôi đã đi đến phần cuối của bài thuyết trình.

• Well, this brings me to the end of my presentation/talk.

  • Điều này đã mang tôi đến phần cuối cùng trong bài thuyết trình của mình

• That covers just about everything I wanted to say about...

  • Những điều này đã chỉ ra tất cả những điều tôi muốn nói về…

• As a final point, I’d like to...

  • Ở phần cuối, tôi muốn…

• Finally, I’d like to highlight one key issue.

  • Cuối cùng, tôi muốn nhấn mạnh vào một vấn đề chính.

• That completes my presentation.

  • Điều này đã giúp tôi hoàn thành bài thuyết trình của mình.

Using questions

• After all, isn’t that why we’re here?

  • Cuối cùng thì, điều già đã khiến chúng ta có mặt ở đây.

• Let me just finish with a question: If we don’t do it, won’t somebody else?

  • Hãy để tôi kết thúc với một câu hỏi: Nếu chúng ta không làm, ai sẽ là người làm?

• So, do we really want to miss this opportunity to get ahead of our competitors?

  • Vậy, liệu chúng ta có muốn bỏ lỡ cơ hội này để có thể vượt qua đối thủ?

Quoting a well-known person

• To quote a well-known scientist, ...

  • Trích lời một nhà khoa học nổi tiếng…

• As... once said, ...

  • Như…đã từng nói…

• I’d just like to finish with something former US president Bill Clinton once said: ‘You can put wings on a pig, but you don’t make it an eagle.

  • Tôi chỉ muốn kết thúc bằng một điều mà cựu tổng thống Hoa Kỳ Bill Clinton đã từng nói: 'Bạn có thể chắp cánh cho một con lợn, nhưng bạn không thể biến nó thành đại bàng'.

Referring back to the beginning

• Remember what I said at the beginning of my talk today? Well, …

  • Quý vị có còn nhớ những điều mà tôi nói ở phần đầu trong buổi ngày hôm nay không?…

• Let me just go back to the story I told you earlier. Remember, ...

  • Hãy để tôi quay trở lại câu truyện mà tôi đã đề cập lúc đầu. Nhớ lại rằng…

• Let me go back to the story I told at the start of my talk. Remember the sales meeting in Vienna with the disappointed Japanese businessmen? So, this just shows you that knowing your entire product range is the key to success.

  • Hãy để tôi quay trở lại câu truyện mà tôi đã đề cập lúc đầu. Quý vị có nhớ cuộc họp bán hàng ở Vienna với các doanh nhân Nhật Bản đầy thất vọng không? Vì vậy, điều này chỉ cho bạn thấy rằng, hiểu rõ toàn bộ phạm vi sản phẩm của bạn là chìa khóa thành công.

Summarizing points

• Let me just run over/the key points again.

  • Hãy để tôi điểm lại một vài ý chính nữa.

• To conclude/In conclusion, I’d like to...

  • Để tổng kết lại, tôi sẽ…

• I’ll briefly summarize the main issues.

  • Tôi muốn tổng kết lại ngắn gọn vấn đề chính.

Making recommendations

• We’d suggest...

  • Chúng tôi đề xuất rằng…

• We therefore strongly recommend that...

  • Do đó chúng tôi mạnh dạn đề xuất rằng…

• Based on the figures we have, I’m quite certain that...

  • Dựa vào những đặc điểm mà chúng ta có, tôi khá chắc chắn rằng…

Close

• Thank you for your attention.

  • Cảm ơn các quý vị đã chú ý lắng nghe.

• Before I stop/finish, let me just say…

  • Trước khi kết thúc, tôi muốn nói rằng…

• Thank you for listening. I hope you will have gained an insight into...

  • Cảm ơn đã chú ý lắng nghe. Tôi hi vọng rằng các quý vị có thể có thêm một chút kiến thức về…

• Unless anyone has anything else to add, I think that’s it.

  • Nếu không còn ai có ý kiến thêm vào, tôi nghĩ rằng chúng ta có thể kết thúc tại đây.

Inviting questions

• If you have any questions, I’d be pleased to answer them.

  • Nếu các bạn có bất kì câu hỏi nào, xin vui lòng đưa ra câu hỏi.

• We just have time for a few questions.

  • Tôi sẽ dành một chút thời gian cho phần câu hỏi.

• And now I’ll be happy to answer any questions you may have.

  • Và bây giờ tôi sẽ lấy làm vinh dự nếu có thể trả lời những thắc mắc của các vị.

Ví dụ cụ thể

So, this brings me to the end of my presentation. Let me just run over/the key points again. Firstly, on the production side, there’s the question of the diversity of product range. Secondly, on the marketing front, we need to review our distribution network. And thirdly, on the personal side, we need to look at the sort of employer we are, and want to become. So I suggest we look up things in that order: products, distribution, and people. Hopefully, this will help us to agree on a clear way forward. Right, before we stop, are there any questions you’d like to ask me?

Dịch nghĩa

Điều này đã dẫn tôi đến phần cuối cùng của bài trình bày. Hãy để tôi điểm qua các luận điểm chính một lần nữa. Đầu tiên, về phía sản xuất, vấn đề đặt ra là sự đa dạng của các loại sản phẩm. Thứ hai, về mặt tiếp thị, chúng ta cần xem lại mạng lưới phân phối của mình. Và thứ ba, về khía cạnh cá nhân, chúng ta phải xem mình là thuộc kiểu quản lí nào và muốn trở thành người như thế nào. Vì vậy, tôi đề nghị chúng ta tìm kiếm mọi thứ theo thứ tự đó: sản phẩm, phân phối và con người. Hy vọng rằng điều này sẽ đưa chúng ta đồng tính về một con đường rõ ràng ở phía trước. Được rồi, trước khi chúng ta dừng lại, quý vị có câu hỏi nào muốn hỏi tôi không?

Tổng kết

Trên đây, tác giả đã cụ thể hóa những yếu tố dùng để đánh giá chung một bài thuyết trình, cũng như gợi ý chi tiết cách triển khai phần Mở - Kết cho một bài thuyết trình hoàn chỉnh. Người thuyết trình cũng có thể áp dụng những gợi ý về việc xây dựng phần Mở đầu - Kết thúc và áp dụng một cách linh hoạt những cấu trúc/ mẫu câu sao cho phù hợp với điều kiện thực tế.

Anh ngữ ZIM hiện đang tổ chức các khóa học tiếng Anh giao tiếp cam kết đầu ra, giúp người học bồi dưỡng từ vựng và ngữ pháp, luyện tập phản xạ giao tiếp tự nhiên ứng dụng trong các tình huống học tập và công việc. Liên hệ ngay hotline 1900-2833 để được tư vấn chi tiết.

Tham khảo

Grussendorf, M. (2007) English for Presentations. Oxford: Oxford University Press.

Wallwork, A. (2010) English for Presentations at International Conferences. New York, Dordrecht, Heidelberg and London: Springer.

Atkinson, Cliff. “Beyond bullet points: Using Microsoft PowerPoint to create presentations that inform, motivate, and inspire.” Microsoft Press: 2011.

Mueller, Pam, and Daniel Oppenheimer. “The Pen Is Mightier Than the Keyboard Advantages of Longhand Over Laptop Note Taking.” Psychological science (2014)

Heath, Chip, and Dan Heath. Made to stick: Why some ideas survive and others die. Random House LLC: 2007.

Cambridge Dictionary

Đọc thêm

• Cách mở đầu bài thuyết trình bằng Tiếng Anh đơn giản

• 10 cách cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn

• Ứng dụng nguyên tắc 7C trong giao tiếp tiếng Anh và hoạt động thuyết trình nhóm