Ứng dụng nguyên tắc 7C trong giao tiếp tiếng Anh và hoạt động thuyết trình nhóm

Khi được hỏi về những nguyên tắc giúp giao tiếp thành công và hiệu quả, đã có rất nhiều nghiên cứu đề cập đến nguyên tắc 7 chữ C. Vậy 7 chữ C này tượng trưng cho những từ nào trong tiếng Anh? Herta A. Murphy, trong cuốn “Effective Business Communications“, đã thống kế 7 nguyên tắc chữ C giúp cải thiện giao tiếp tiếng Anh.

Trong quá trình nghiên cứu về 7 chữ C trong giao tiếp, người đọc có thể bắt gặp nhiều phiên bản khác nhau trong đó có sự thay đổi của một hay hai chữ C. Tuy nhiên, ở bài viết này, tác giả sẽ tập trung phân tích ứng dụng của 7 chữ C mà Murphy đưa ra trong việc cải thiện hoạt động thuyết trình nhóm.

Hoạt động thuyết trình nhóm đã luôn và đang ngày càng trở nên phổ biến và được đánh giá cao trong xã hội hiện nay. Trên thực tế, có rất nhiều công ty tuyển dụng, bên cạnh yêu cầu ứng cử viên cung cấp đầy đủ về bằng cấp, còn đòi hỏi ứng cử viên phải sở hữu các kĩ năng mềm như kĩ năng thuyết trình trước đám đông và làm việc nhóm. Khi học đại học, nhiều sinh viên phải trải qua rất nhiều bài thuyết trình nhóm, tuy vậy, không phải bài thuyết trình nào cũng thật sự hiệu quả vì nhiều nguyên nhân khác nhau.

Bài viết sau đây sẽ trình bày về ứng dụng của nguyên tắc 7 chữ C đề cập ở trên trong việc cải thiện chất lượng của hoạt động thuyết trình nhóm, từ đó giúp thông điệp của nhóm thuyết trình truyền đạt đến khán giả một cách hiệu quả nhất.

7 nguyên tắc chữ C trong giao tiếp và thuyết trình nhóm

Completeness (đầy đủ thông tin, tránh lập lờ)

Completeness là gì?

Theo từ điển Oxford, completeness nghĩa là including all the parts that are necessary – bao gồm tất cả các phần cần thiết. Tương tự như vậy, trong quá trình giao tiếp, một thông điệp được gọi là đầy đủ là khi người nói cung cấp tất cả những thông tin cần thiết cho người nghe, từ đó thông điệp cuối cùng được truyền đạt tới người nghe một cách hiệu quả nhất. (Mindality)

Cụ thể hơn, nếu như trong quá trình giao tiếp, khi xuất hiện một khái niệm mới mà phần lớn đối tượng nghe không biết hoặc cảm thấy mơ hồ, người trình bày cần giải thích rõ ràng hoặc đưa ví dụ để người nghe nắm được các khái niệm này, sao cho kết thúc quá trình trao đổi thông tin, sẽ không có “questions in the mind of receiver” (không có câu hỏi thắc mắc nào tồn tại về phần người nghe). (Mindality)

Ứng dụng của tiêu chí Completeness trong hoạt động thuyết trình nhóm

Theo Isa và Diana, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên là một yếu tố đặc trưng của việc giao tiếp (Isa N. Engleberg | Dianna R. Wynn). Điều đó ám chỉ sự ảnh hướng của một thành viên tới suy nghĩ và hành động của các thành viên khác. Sự phụ thuộc lẫn nhau khi làm việc nhóm là vô cùng cần thiết vì một bài thuyết trình của cả nhóm chỉ thực sự hiệu quả khi tất cả các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt phần được giao.

Nếu một phần thông tin bị diễn đạt lập lờ trong quá trình giao tiếp, hiệu quả truyền đạt của toàn bộ thông điệp sẽ bị suy giảm. Như vậy, trong phần thuyết trình nhóm, nếu như một thành viên không trình bày tốt chuyên mục được giao, thông điệp của cả bài thuyết trình cũng sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ, nếu một học sinh trong nhóm không thể trình bày hay giải thích về một phần của chương được giao trong bài thuyết trình môn lịch sử, bài thuyết trình của nhóm này sẽ vi phạm tính completeness trong giao tiếp, khiến khán giả khó nắm bắt được nội dung cả nhóm muốn truyền tải.

Completeness trong hoạt động thuyết trình

Như vậy, trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, trưởng nhóm nên yêu cầu các thành viên trong nhóm kiếm tra chéo phần thuyết trình của nhau, để đảm bảo mọi thông tin đã được đề cập và giải thích đầy đủ. Không những vậy, nhóm thuyết trình cũng cần sắp xếp các buổi tập dợt thuyết trình. Thông qua quá trình diễn tập, không những các thành viên có thể kiểm tra sự đầy đủ thông tin trong từng phần, mà quá trình này cũng giúp cải thiện sự tự tin trước khi nhóm thuyết trình trình bày.

Clear (rõ ràng)

Clear là gì?

Yếu tố clear nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo lập một mục đích cụ thể cho hoạt động giao tiếp. (Mindality) Trong quá trình giao tiếp, nếu người nói chỉ liên tục truyền đạt thật nhiều thông tin mà không chỉ ra một mục đích rõ ràng, tính hiệu quả trong giao tiếp sẽ bị giảm vì khán giả sẽ cảm thấy mơ hồ với lượng thông tin tiếp nhận. Người đọc có thể tham khảo định nghĩa cụ thể hơn về yếu tố này trong bài viết về 7C of Communication.

Ứng dụng của tiêu chí “Clear” trong hoạt động thuyết trình nhóm

Từ định nghĩa trên của tiêu chí clear trong giao tiếp, có thể kết luận rằng việc xác nhận rõ ràng mục đích – ở đây là chủ đề của bài thuyết trình – là vô cùng quan trọng. Các nghiên cứu quy mô lớn đã chứng minh rằng một chủ đề có nội dung rõ ràng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để phân biệt một nhóm thuyết trình thành công và nhóm thất bại (Craig E.Johnson | Michael Z. Hackman).

Nếu không có một chủ đề nhất định, các thành viên trong nhóm thuyết trình có thể sẽ cảm thấy thờ ơ với bài thuyết trình chung. Không nắm được chủ đề – mục tiêu chung mà cả nhóm hướng tới, các thành viên sẽ không biết tại sao phải tổ chức các cuộc thảo luận nhóm, tại sao phải quan tâm về vấn đề này và tại sao phải làm việc chăm chỉ. Chính vì thế, trước khi phân công công việc cho mỗi thành viên trong nhóm, các thành viên cần họp bàn với nhau để chọn ra chủ đề hợp lí.

Ví dụ: Nhóm có thể giới hạn chủ đề để chủ đề nằm trong phạm trù kiến thức và sở trường của các thành viên, vì phần lớn các thành viên trong nhóm sẽ thuyết trình tốt nhất khi họ được chia sẻ dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của chính mình.

Locke và Latham đã kết luận rằng hoạt động nhóm hiệu quả nhất khi các chủ đề của họ đáp ứng các tiêu chí như: Cụ thể, khó nhưng thực tế, và nhận được sự đồng ý của các thành viên trong nhóm. Như vậy, việc đặt ra một chủ đề thiết thực như trên không những gia tăng tính năng suất trong khi làm việc thuyết trình nhóm mà còn gia tăng sự hài lòng của mỗi thành viên.

Tiêu chí Clear trong thuyết trình

Consideration (suy nghĩ cho người khác)

Consideration là gì?

Để có thể giao tiếp thành công, người nói luôn phải suy xét, am hiểu về đối tượng nhận tiếp nhận thông tin. Trong cuốn “The art of public speaking”, tác giả McHall đã khẳng định rằng, sở dĩ các bài nói của tổng thống Barack Obama thu hút phần lớn công chúng là vì các bài nói của cựu tổng thống người Mĩ này đã chỉ ra một thực tế quan trọng. “Good public speakers are audience-centered”. (tạm dịch: Người thuyết trình giỏi là những người tập trung vào khán giả”. (Lucas)

Một thành ngữ thường được sử dụng trong tiếng Anh là “step into somebody shoes” với nghĩa bóng là khi giao tiếp, phải luôn đặt mình vào vị trí của người khác. Điều đó thể hiện qua việc nghiên cứu kĩ lưỡng đối tượng tiếp nhận thông tin: Là ai, cần gì, và từ đó xét xem liệu rằng mục tiêu bài nói có thực sự phù hợp với họ hay cách truyền đạt như thế nào tới là hiệu quả nhất.

Ứng dụng của tiêu chí Consideration trong hoạt động thuyết trình nhóm

Hiểu được tầm quan trọng của việc am hiểu đối tượng tiếp nhận thông tin trong giao tiếp, các thành viên trong nhóm thuyết trình cần tiến hành các hoạt động phân tích khán giả dựa trên các yếu tố cụ thể chẳng hạn như tuổi tác, giới tính, sắc tộc hay văn hóa. Dưới đây, người viết sẽ phân tích cụ thể vì sao cần tìm hiểu về tuổi tác và giới tính của khán thính giả.

Về yếu tố tuổi tác: Các thành viên nhóm thuyết trình nên xem xét liệu rằng đối tượng khán giả của mình thuộc thế hệ nào, thế hệ già hay trẻ trong xã hội, hay cụ thể hơn là thế hệ X, Y hay thế hệ Z*

• Thế hệ X chỉ những người sinh ra giữa những năm 1960 đến đầu những năm 1980.

• Thế hệ Y chỉ những người sinh ra trong thập niên 80 và đầu thập niên 90.

• Thế hệ Y chỉ những người sinh ra trong thập niên 80 và đầu thập niên 90. (Wikipedia)

Tiêu chí Consideration trong thuyết trình

Mỗi thế hệ như trên sẽ có những đặc điểm tính cách, sở thích, và thói quen khác nhau. Giả sử như bài thuyết trình của nhóm là hướng tới đối tượng là người già, nếu bài thuyết trình đề cập đến các nam, nữ ca sĩ trẻ nổi tiếng hiện thời như Taylor Swif, Ed Sheeran hay Eminem, nhiều người lớn tuổi có thể sẽ không hiểu được các thông điệp mà nhóm muốn truyền tải.

Về yếu tố giới tính: Trong xã hội hiện đại, sự phân biệt nghề nghiệp giữa các giới tính đã dần trở nên lu mờ và gần như bị xóa bỏ.Trên thực tế, ở thế kỉ 21, đã có rất nhiều phụ nữ làm các công việc như bác sĩ, điều hành tổ chức hay nhập ngũ tham gia lực lượng vũ trang. Ngược lại, có rất nhiều vị trí công việc mà nhân viên nam dần trở nên phổ biến như tiếp tân, y tá, tiếp viên hàng không hay nhân viên điều dưỡng, chăm sóc người già. Chính vì thế, việc nghiên cứu về giới trước khi thuyết trình là vô cùng cần thiết.

Ví dụ, giả định nhóm thuyết trình đang diễn giải trước thành phần khán giả là một nhóm kĩ sư gồm cả nam lẫn nữ. Như vậy, những người kĩ sư là nữ sẽ cảm thấy ngạc nhiên và có thể cảm thấy phản cảm, nếu như trong suốt quá trình thuyết trình, người nói luôn nhắc đến họ bằng các ngôi xưng như “he” hoặc “him” (anh ấy, ông ấy).

Concrete (cụ thể)

Concrete là gì?

Từ “concrete” được định nghĩa trong từ điển Oxford là luận điểm cần được “based on facts, not on ideas or guesses” (tạm dịch: dựa trên sự thật, không phải ý kiến hay dự đoán). Như vậy, khi giao tiếp, thông điệp của người nói cần “using facts and figures as well as action words supports your message.”(dùng sự thật và các con số cũng như các từ hành động để chứng minh cho thông điệp) (Mindality).

Mọi bài diễn văn, thuyết trình chỉ trở nên thuyết phục người nghe khi các thông điệp của người nói được chứng minh bởi các lập luận có nền tảng vững chắc hay các chân lí được thừa nhận.

Ứng dụng của tiêu chí Concrete trong hoạt động thuyết trình nhóm

Để các thông tin của bài thuyết trình nhóm được chứng minh đầy đủ bởi các dẫn chứng, các thành viên nhóm thuyết trình nên tổ chức các buổi tranh luận, vì đây là cơ hội tốt giúp nhận ra điểm mạnh, điểm yếu từ các thông điệp trình bày bởi mỗi thành viên, đề từ đó có các sự điểu chỉnh thích hợp cho bài thuyết trình.

Hoạt động tranh luận là một trong các cách vô cùng hiệu quả để củng cố quan điểm của mỗi thành viên cũng như đánh giá những ý kiến khác. Các buổi tranh luận trước khi thuyết trình ngoài việc đảm bảo thông tin đầy đủ và cụ thể, nó còn chứa đựng nhiều lợi ích to lớn khác.

Tiêu chí Concrete trong thuyết trình

Thứ nhất, tranh luận giúp gia tăng sự hiểu biết giữa các thành viên vì trong khi tranh luận, những thành viên trong nhóm sẽ giải thích các quan điểm của mình và lắng nghe ý kiến từ các thành viên khác. Ví dụ, thành viên A ủng hộ việc chính phủ cung cấp tiền cho hoạt động cải thiện đường phố cầu cống, trong khi đó thành viên B ủng hộ việc chính phủ đầu tư tiền vào các hoạt động cải tiến phương tiện giao thông công cộng. Hoạt động tranh luận sẽ là cơ hội tốt để hai thành viên A và B hiểu rõ vì sao mỗi người lại lựa chọn như vậy, từ đó chọn ra hình thức phù hợp cho cả nhóm.

Thứ hai, tranh luận giúp cải thiện việc đưa ra quyết định trong nhóm vì hoạt động này sẽ phơi bày những lỗi sai hay điểm yếu trong lập luận, để từ đó các thành viên sẽ có những sự điều chỉnh thích hợp để củng cố cho thông điệp truyền tải của nhóm, giúp nội dung bài thuyết trình trở nên thuyết phục hơn.

Coherent (mạch lạc)

Coherent là gì?

Theo từ điển Oxford, coherent có nghĩa là “logical and well organized; easy to understand and clear” (tạm dịch: logic và sắp xếp tốt, dễ dàng hiểu được và rõ ràng). Giao tiếp gọi là thành công khi thông điệp được liên kết theo một trình tự hợp lí và được sắp xếp tốt, giúp người nghe hiểu được thông điệp người nói muốn truyền tải một cách dễ dàng nhất. Một định nghĩa cụ thể hơn về yếu tố này có thể được tham khảo trong bài viết về 7C of Communication.

 Ví dụ: Để nói về lợi ích của việc học mĩ thuật, một học sinh đã trình bày như sau:

(1) Việc học mĩ thuật sẽ giúp học sinh phát triển tính sáng tạo.

(2) Không giống như môn Toán, học sinh cần phải vận dụng các công thức để đưa ra một đáp án chính xác và duy nhất, khi học mĩ thuật, học sinh có thể sáng tạo vô vàn bức tranh khác nhau với cùng 1 chủ đề thiên nhiên.

(3) Chính vì vậy, ai cũng có cơ hội để học mĩ thuật không quan trọng lứa tuổi. Có thể thấy câu thứ 3 của người nói mặc dù truyền tải một ý nghĩa đầy đủ, tuy nhiên câu 3 lại không liên quan đến luận điểm đang được trình bày và câu trước đó. Chính vì thế, hiệu quả truyền đạt của thông điệp “lợi ích của môn vẽ” sẽ bị suy giảm. Một cách sửa đơn của câu (3) có thể được đưa ra như sau: Chính vì vậy, trẻ em nên học mĩ thuật.

Ứng dụng của tiêu chí Coherent trong hoạt động thuyết trình nhóm

Để có thể đảm bảo được tính mạch lạc cho bài nói, các nhà diễn giả luôn thành lập những dàn bài cần thiết giúp bài nói không bị lan man vì đã có rất nhiều nghiên cứu chứng minh rằng việc sắp xếp ý tưởng, lập dàn bài đóng vai trò then chốt trong thành công của một bài diễn giải trước công chúng. (Brody)

Chính vì thế, trong việc thuyết trình nhóm, trước khi bắt tay vào việc viết từng phần của mỗi thành viên, nhóm thuyết trình cần xây dựng dàn bài chi tiết, cẩn thận để bài thuyết trình không bị lan man và thiếu tính mạch lạc.

Để có thể thiết lập một dàn bài chuẩn khi nói trước công chúng, bài thuyết trình nên có 3 phần cơ bản – mở đầu, thân bài và kết luận (Lucas), trong đó phần thân bài được coi là phần quan trọng nhất.  

Khi trình bày các bài nghiên cứu khoa học, rất nhiều tư liệu đều gợi ý rằng người viết nên viết phần abstract (mở đầu) của bài nghiên cứu cuối cùng, với lý do rằng, một khi đã nắm rõ các nội dung của thân bài, người viết sẽ biết cách tóm lược thông tin trong phần mở đầu một cách hiệu quả nhất, so với việc làm ngược lại. Chính vì thế, khi làm thuyết trinh nhóm, việc xây dựng thân bài trước rồi đến mở bài và kết bài là một hướng đi nhóm thuyết trình có thể lưu ý.

Dưới đây, người viết sẽ đưa ra một số gợi ý khi xây dựng phần thân bài:

Bài thuyết trình nên được phân chia thành các phần, trong đó mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm với từng phần cụ thể. Mỗi phần mà các thành viên đảm nhiệm có thể gọi là một ý chính (main idea), và ý chính cần được triển khai bởi các luận điểm nhỏ hơn (main points). Mỗi luận điểm này cần phải được liên kết với nhau theo trình tự hợp lí: đó có thể là trình tự thời gian, từ khái quát đến cụ thể, trình tự nguyên nhân kết quả hay các trình tự khác.

Ví dụ:

Một học sinh trong nhóm A được phân công trình bày về quá trình xây dựng Dinh Độc Lập ở thành phố Hồ Chí Minh. Học sinh đó có thể soạn dàn bài cho phần thuyết trình của mình theo trình tự thời gian như dưới đây:

Ý chính: Quá trình hình thành của Tòa nhà Dinh Độc lập bao gồm 3 giai đoạn chính

1. Giai đoạn 1: Thời pháp thuộc

2. Giai đoạn 2: Thời Việt Nam Cộng hòa

3. Giai đoạn 3: Sau năm 1975

Như vậy, bất kể là nhóm thuyết trình cần trình bày về vấn đề gì, bước thành lập dàn bài trước khi xây dựng nội dung chi tiết cho bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Dàn bài càng chi tiết và sắp xếp hợp lí, thông điệp nhóm thuyết trình truyền tải càng hiệu quả đến người nghe.

Courtesy (lịch sự)

Courtesy là gì?

Cũng như tiêu chí consideration, nguyên tắc lịch sự thể hiện qua việc tôn trọng quan điểm của người khác khi giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp, người với người có thể có những quan điểm trái ngược nhau, tuy nhiên, đó không phải là lý do để miệt thị hay sử dụng ngôn ngữ suồng sã để hạ bệ người khác. Cụ thể hơn, để thể hiện sự lịch sự trong giao tiếp, cần “sincere, judicious, thoughtful and enthusiastic” (chân thành, thận trọng, suy nghĩ thấu đáo và nhiệt tình) (Herta A Murphy | Herbert W Hilderbrandt | Jane P Thomas).

Ứng dụng của tiêu chí Courtesy trong hoạt động thuyết trình nhóm

Trước khi bàn luận về cách để trở nên lịch sự hơn trong việc giao tiếp nhóm, cùng xem xét một số tác nhân dẫn đến sự khiếm nhã trong hoạt động giao tiếp làm việc nhóm, bao gồm các tác nhân tiêu biểu như: vị chủng (ethnocentrism), rập khuôn (stereotyping), hay định kiến (prejudice).

• Chủ nghĩa vị chủng là khuynh hướng coi các giá trị văn hóa của mình là chuẩn mực để đánh giá, và hạ thấp các nền văn hóa khác. Chủ nghĩa vị chủng không phải là chủ nghĩa yêu nước, vì lòng yêu nước thì không hạ bệ các giá trị của những đất nước hoặc dân tộc khác.

⇒ Phát ngôn chứa đựng chủ nghĩa vị chủng: “Chỉ những người kĩ sư nước Mĩ mới giải quyết được vấn đề này.”

• Khuôn mẫu: Một khuôn mẫu là một niềm tin khái quát về một nhóm người cụ thể. (Wiki) Việc đánh giá một người dựa vào các khuôn mẫu, sẽ dẫn đến sai sót và gây phản cảm cho người nghe, vì các đặc điểm tính cách độc lập của từng cá nhân đã bị xem thường và bỏ qua.

⇒ Phát ngôn khuôn mẫu: “Người Anh nào lại không uống trà chiều.”

• Thành kiến: Các đánh giá về người khác một cách sai lầm dựa trên các khuôn mẫu khái quát.

⇒ Phát ngôn thành kiến: “Sao có thể bình chọn cô ấy là trưởng nhóm được? Cô ấy đã bỏ dỡ việc học đại học đấy.”

Courtesy trong tiêu chí thuyết trình

Những phát ngôn như trên, dù là cố ý hay vô tình, cũng sẽ gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng trong các buổi thảo luận nhóm. Các thành viên trong nhóm khi nhận được các phát ngôn mang tính phân biệt như trên có thể cảm thấy bị xúc phạm, bất mãn, và từ đó không muốn tham gia vào bài thuyết trình chung của cả nhóm.

Một nhóm thuyết trình hiệu quả là một nhóm sẵn sàng tiếp nhận ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau và sử dụng những kĩ thuật và phương pháp thích hợp để kết nối các thành viên với các gia cảnh khác nhau. (Isa N. Engleberg | Dianna R. Wynn).

Sự lịch sự trong giao tiếp hoạt động nhóm thể hiện ở việc cởi mở, luyện tập lắng nghe ý kiến của người khác, ghi nhận điểm mạnh và điểm yếu của ý kiến, góp ý chân thành và thẳng thắn. Một khi biết cách cởi mở và tiếp nhận ý kiến mới từ các thành viên khác, mỗi cá nhân không chỉ tự nâng cao kiến thức mà còn khuyến khích bản thân vượt qua được rào cản về chủ nghĩa vị chủng, khuôn mẫu hay thành kiến.

Concise (ngắn gọn, xúc tích)

Concise là gì?

Từ điển Oxford định nghĩa concise là “giving only the information that is necessary and important, using few words” (tạm dịch: cung cấp thông tin cần thiết và quan trọng, sử dụng một số ít từ). Bên cạnh đó, để đảm bảo tính xúc tích, người thuyết trình cũng không được vi phạm các chữ C trong giao tiếp: thông điệp truyền tải xúc tích nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ và rõ ràng (completeness và clear) (Herta A Murphy | Herbert W Hilderbrandt | Jane P Thomas).

Ví dụ: Để diễn đạt chữ “vì sao”, thay vì dùng “due to the fact that”, có thể tham khảo sử dụng chữ “because”.

Khái quát hơn, một bài nói xúc tích không nên chứa các thông tin thừa, các thông tin gây xao nhãng khiến thông điệp chính bị loãng, và người nghe cảm thấy mơ hồ trong việc xác định mục đích chính của bài nói.

Ứng dụng của tiêu chí concise trong hoạt động thuyết trình nhóm

Khi hoạt động nhóm, phần lớn các nhóm thuyết trình đều sử dụng các công cụ hỗ trợ thuyết trình (presentation aids). Công cụ hỗ trợ thuyết trình có thể là các tập tin âm thanh kèm theo hoặc hình ảnh giúp khán giả hiểu và ghi nhớ nội dung của một cuộc thảo luận hoặc bài thuyết trình. Các công cụ hỗ trợ thuyết trình hiệu quả có thể khiến một số chủ đề buồn tẻ, một ý tưởng phức tạp trở nên dễ hiểu.

Một số nghiên cứu được tài trợ bởi 3M Corporation đã chứng minh rằng các nhóm thuyết trình mà ở đó “người thuyết trình sử dụng các dụng cụ trực quan (visual aids) được cho là có một sự chuẩn bị tốt hơn, chuyên nghiệp hơn và được tín nhiệm hơn, và thú vị hơn những người không dùng” (Lucas).

Ví dụ, khi trình bày về nghiên cứu xu hướng dân số qua các năm của thế giới, thay vì vẽ trên bảng trắng, người thuyết trình có thể phát bản photo và trình chiếu biểu đồ và phân tích trên màn hình máy chiếu để tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Tuy nhiên, người thuyết trình thường mắc lỗi trong quá trình sử dụng các slide thuyết trình, chẳng hạn như: slide thuyết trình chứa rất nhiều chữ, viết rất dài dòng và không tóm gọn được nội dung và người thuyết trình chỉ đơn giản đọc những thông tin trên các slide. Bên cạnh đó, một số slide thuyết trình đôi khi còn được trang trí bởi các chi tiết như hoa, lá, biển, màu sắc sặc sỡ khiến khán giả phân tâm và không tập trung vào thông tin truyền đạt.

Chính vì thế, khi thiết kế slide thuyết trình, người nói nên lưu tâm về yếu tố concise (xúc tích và hiệu quả). Việc áp dụng tiêu chí concise trong việc bố trí slide thuyết trình có thể tuân theo các quy tắc sau.

• Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một thông điệp và các câu còn lại dùng để chứng minh cho quan điểm đó.

• Nếu slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ. (Brody)

• Dùng các phông chữ và phông nền đơn giản, không sử dụng các họa tiết, hình vẽ không liên quan chỉ phục vụ mục đích trang trí mà không giúp ích cho việc truyền đạt thông điệp.

Một số nguyên tắc bố trí slide khi thuyết trình

Tổng kết

Như vậy, để hoạt động thuyết trình nhóm thực sự hiệu quả, người thuyết trình nên vận dụng kết hợp và linh hoạt nguyên tắc 7 chữ C trong giao tiếp, bao gồm: đầy đủ, rõ ràng, xúc tích, lịch sự, suy xét, mạch lạc và cụ thể. Việc tuân thủ nguyên tắc 7 chữ C trong giao tiếp không những giúp các thành viên trong nhóm thuyết trình hợp tác với nhau tốt hơn, mà còn giúp thông điệp truyền tải – mục đích của bài thuyết trình nhóm- được chuyển tới khán giả một cách hiệu quả nhất.

Trần Thị Tuyết Trâm