Cách viết email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và mẫu tham khảo

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống, đặc biệt trong tình huống nơi công sở. Việc viết được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, dễ hiểu trong các tình huống cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả giao tiếp tại nơi làm việc.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết email mời họp bằng tiếng Anh, cấu trúc email và cung cấp các mẫu tham khảo giúp người học có thể ứng dụng trong công việc của bản thân.

Cùng chủ đề: Cách viết email chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh.

Cấu trúc email mời họp bằng tiếng Anh

Dưới đây là cấu trúc của một email cơ bản, gồm các thành phần quan trọng, không thể thiếu tạo nên một email hoàn chỉnh. Người học nên chú ý các thành phần sau để viết được một email tiếng Anh chuyên nghiệp trong tình huống mời mọi người tham dự buổi họp.

Tiêu đề

Tiêu đề là phần mà một số người thường bỏ qua khi soạn email. Tuy nhiên, việc thiếu đi tiêu đề khiến cho email trở nên thiếu tính chuyên nghiệp. Vì vậy, tiêu đề là thành phần không thể thiếu.

Tiêu đề của một email công việc chuyên nghiệp cần phải gắn gọn, súc tích, bao quát được nội dung chính đề cập trong email.

Trong email mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh, có thể sử dụng cấu trúc chung như sau cho phần tiêu đề:

hoặc:

(Thư mời đến cuộc họp …)

Ví dụ:

• Invitation: Annual General Meeting of Nelson Co. Ltd.

• Invitation to Nelson Co. Ltd. Strategic Planning Meeting

Lời chào + Introduction

Trong phần này, các thông tin cần được đề cập bao gồm: Lời chào đến người nhận, lời hỏi thăm sức khỏe và tình hình hiện tại của người nhận.

• Lời chào:

  • Trường hợp đã biết tên của người nhận: ‘‘Dear Mr / Mrs + [tên],’’

  • Trường hợp chưa biết tên người nhận: ‘‘Dear Sir / Madam,’’ hoặc ‘‘To whom it may concern’’ (gửi đến người quan tâm)

  • Chú ý: Sử dụng dấu phẩy “,“ sau lời chào và sau đó xuống dòng để tiếp tục email

• Lời hỏi thăm:

  • I hope this email finds you well. / I hope you are doing well. (Tôi hy vọng là bạn vẫn khỏe)

Nội dung chính

Trong nội dung chính của email mời họp, người viết cần trình bày lý do viết email (mời tham dự cuộc họp), nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp.

Các nội dung này cần trình bày thành các đoạn, ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng dễ hiểu. Cách trình bày các nội dung này như sau:

I am writing to + verb / I am contacting you to + verb. (Tôi viết email này để … / Tôi liên lạc với bạn để …) / I would like to invite you to + noun. (Tôi muốn mời bạn tham dự …)

The meeting will be held on + [ngày tháng] + at [thời gian] + in/at + [địa điểm]. (Cuộc họp sẽ được tổ chức vào ngày … lúc … tại …) // The meeting will be held virtually via Zoom. (Cuộc họp sẽ được tổ chức trực tuyến qua Zoom)

The meeting will be about / will involve + noun. // We will discuss + noun + at the meeting. (Cuộc họp sẽ về vấn đề … / Chúng ta sẽ thảo luận … tại cuộc họp.)

Hoặc người viết có thể trình bày thông tin cụ thể về nội dung cuộc họp như sau:

Details of the meeting are as follows: (Thông tin cụ thể về cuộc họp như sau)

• Date (ngày tháng): …

• Time (giờ): …

• Topic (chủ đề): …

• Duration (thời lượng): …

Lời kết

Trong lời kết, người viết cần bày tỏ mong muốn, thông điệp của email, đồng thời gửi lời cảm ơn đến người nhận. Các cấu trúc câu sử dụng trong phần này như sau:

Your participation is important to us as … (Sự tham dự của bạn là quan trọng đối với chúng tôi vì …) // We look forward to your attendance/participation. (Chúng tôi mong chờ được gặp bạn)

Thank you for your time. (Cảm ơn vì đã dành thời gian). Please confirm your attendance by + [ngày]. (Xin vui lòng xác nhận tham gia trước ngày …)

Ký tên

Phần cuối của email cần có lời chào, tên, chức vụ và tên công ty của người gửi email:

Best regards / Warm regards / Yours sincerely / Sincerely / Yours faithfully, (Trân trọng)

Tên

Chức vụ

Tên công ty.

Lưu ý: Các thành phần nêu trên là không thể thiếu trong một email trang trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt là khi được gửi đến cấp trên hay đối tác. Tuy nhiên, đối với đối tượng người nhận là cấp dưới hay nhân viên nội bộ trong bộ phận, email có thể ít trang trọng hơn, một số thành phần có thể được bỏ qua như: nội dung chi tiết cuộc họp, chức vụ, tên công ty ở phần ký tên…

Đọc thêm: Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

Mẫu câu trong thư mời họp bằng tiếng Anh

I would like to invite you to … / I would like to request a meeting with … / I am writing to invite you to …

• Ý nghĩa: Tôi muốn mời bạn đến … / Tôi muốn đề có một cuộc họp với … / Tôi viết để mời bạn đến …

• Ví dụ: I would like to invite you to our upcoming strategic planning session.

I am contacting you on behalf of … / I am writing to you on behalf of …

• Ý nghĩa: Tôi đại diện cho … liên lạc với bạn / Tôi đại diện cho … viết thư cho bạn.

• Ví dụ: I am contacting you on behalf of the management team to discuss potential collaboration opportunities between our companies.

The meeting will be held on … at …

• Ý nghĩa: Cuộc họp sẽ diễn ra vào … vào lúc …

• Ví dụ: The meeting will be held on July 20th at 10:00 AM in the Sapphire Conference Room.

Your participation is important to us.

• Ý nghĩa: Sự tham dự của bạn là điều quan trọng đối với chúng tôi.

• Ví dụ: Your participation in our meeting is important to us.

Your presence and input/contributions would be greatly valued.

• Ý nghĩa: Chúng tôi rất trân trọng sự hiện diện và đóng góp của bạn.

• Ví dụ: Your presence and contributions to the discussion would be greatly valued.

Please confirm your attendance by …

• Ý nghĩa: Xin hãy xác nhận tham gia trước …

• Ví dụ: Please confirm your attendance by Tuesday, July 2nd.

We look forward to your valuable participation / a productive session together / …

• Ý nghĩa: Chúng tôi mong chờ sự hiện diện của bạn / Chúng tôi mong chờ có một cuộc họp thành công với bạn.

• Ví dụ: We look forward to your presence at the meeting.

Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh tham khảo

Mẫu 1: Dành cho cuộc họp nội bộ

Subject: Invitation to Internal Meeting

Dear Team,

I hope you are doing well.

I would like to invite you to our upcoming internal team meeting, scheduled to take place on August 3rd at 3 P.M. The meeting will be held virtually on Zoom Video Conference.

Your participation is important to us as we discuss current projects and explore new opportunities for growth. Please confirm your attendance by August 1st.

Looking forward to a productive session together.

Best regards,

John Brown.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Thư mời họp nội bộ

Kính gửi Đội ngũ nhân viên,

Tôi hy vọng các bạn vẫn khỏe.

Tôi muốn mời bạn tham gia cuộc họp nội bộ sắp tới của chúng ta, dự kiến sẽ diễn ra vào ngày 3 tháng 8 lúc 3 giờ chiều. Cuộc họp sẽ được tổ chức trực tuyến trên Zoom Video Conference.

Sự tham gia của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi khi chúng ta thảo luận về các dự án hiện tại và khám phá những cơ hội phát triển mới. Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 1 tháng 8.

Tôi mong chờ một phiên làm việc hiệu quả cùng nhau.

Trân trọng,

John Brown.

Mẫu 2: Dành cho cuộc họp với đối tác

Subject: Invitation: Harris Co. Ltd Strategy Meeting

Dear Mr. Juan,

I hope this message finds you well. I am writing on behalf of Mrs Loren to invite you to attend an important strategy meeting hosted by Harris Co. Ltd. Your presence and input would be greatly valued as we discuss the future direction of our company.

Details of the Meeting are as follows:

• Date: July 19th, 2024.

• Time: 9:00 A.M

• Venue: Ruby Conference Room.

• Duration: Approximately 2 hours.

We believe that your contributions can significantly impact our strategic planning and decision-making process. Please confirm your attendance by July 15th so we can make the necessary arrangements.

Should you have any preliminary thoughts or topics you wish to discuss, do not hesitate to reach out prior to the meeting.

We look forward to your valuable participation.

Warm regards,

Alex Smith
Director of Strategic Initiatives
Harris Co. Ltd.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Thư mời: Cuộc họp Chiến lược của Công ty TNHH Harris

Kính gửi ông Juan,

Tôi hy vọng ông vẫn khỏe. Tôi viết thư này thay mặt bà Loren để mời ông tham dự cuộc họp chiến lược quan trọng do Công ty TNHH Harris tổ chức. Chúng tôi rất trân trọng nếu ông có thể tham dự và đóng góp trong thảo luận về hướng đi tương lai của công ty chúng tôi.

Chi tiết cuộc họp như sau:

• Ngày: 19 tháng 7, 2024.

• Thời gian: 9:00 sáng

• Địa điểm: Phòng họp Ruby.

• Thời lượng: Khoảng 2 giờ.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của ông có thể có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định của chúng tôi. Xin ông vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 15 tháng 7 để chúng tôi có sự chuẩn bị cần thiết.

Nếu ông có bất kỳ ý tưởng sơ bộ nào hoặc chủ đề nào ông muốn thảo luận, đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi trước cuộc họp.

Chúng tôi mong chờ sự hiện diện quý báu của ông.

Trân trọng,

Alex Smith

Giám đốc Sáng kiến Chiến lược

Công ty TNHH Harris.

Lưu ý chung

Email mời họp mang tính chất trang trọng, đặc biệt là khi email được gửi cho đối tác của công ty. Vì vậy, khi viết email mời họp bằng tiếng Anh, người học cần lưu ý các vấn đề sau:

• Email cần phải đầy đủ các thành phần cơ bản, chú ý không nên để trống phần tiêu đề.

• Không nên viết tắt trong email mang tính trang trọng.

• Không nên sử dụng các từ ngữ quá thân mật, từ lóng, nên sử dụng từ ngữ trang trọng.

• Câu văn cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ ý, dễ hiểu cho người đọc.

• Sử dụng các dấu câu phù hợp.

• Kiểm tra kỹ càng để tránh các lỗi về chính tả và văn phong.

Đọc thêm: Những lỗi thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc.

Tổng kết

Bài viết này đã hướng dẫn cách viết email mời họp bằng tiếng Anh, cấu trúc email và cung cấp các mẫu email tham khảo chuyên nghiệp. Mong rằng bài viết đã giúp người học tiếng Anh có thể ứng dụng kiến thức hiệu quả trong công việc của bản thân. Trong quá trình học tập, người học có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, được giảng dạy bởi các giảng viên có chuyên môn cao tại ZIM.