Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh Chuyên nghiệp và Ý nghĩa

Trong cuộc sống, người học tiếng anh phải sử dụng và viết email như là công cụ để truyền tải thông điệp đến người nhận. Một trong những phần tuy nhỏ nhưng có sự ảnh hưởng rất lớn đó là cách kết thúc email.

Phần cuối của một email thường bao gồm một cụm từ kết thúc, theo sau là tên của người gửi và đôi khi là thông tin liên hệ bổ sung hoặc chữ ký. Tuy nhiên, có nhiều cách để kết thúc email trong tiếng Anh, bài viết dưới đây sẽ giúp người học “bỏ túi” thêm các mẫu liên quan đến kết thúc email tiếng Anh.

Kết thúc email tiếng Anh cần những phần nào?

Kết thúc một email tiếng Anh thường liên quan đến việc sử dụng cụm từ kết thúc hoặc kết hợp các cụm từ để kết thúc thông điệp của người viết một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số phần phổ biến được sử dụng để kết thúc một email tiếng Anh:

Cụm từ kết thúc

• ​​“Sincerely” (Trân trọng)

→ Mang tính khách sáo, thường dùng trong những email mang tính chất công việc.

• “Kind regards” (Trân trọng)

→ Với ý nghĩa không tỏ thái độ quá thân thiết với người nhận.

• Best regards (Trân trọng)

→ Với thái độ thân thiện nhưng chưa quá thân thiết

• Yours truly (Trân trọng)

→ Mang tính chất trang trọng, khách sáo, thường được dùng bởi người Mỹ

• Yours faithfully (Trân trọng)

→ Được sử dụng phổ biến trong công việc

• 6. Warm regards (Trân trọng)

→ Không được sử dụng phổ biến nhưng vẫn mang tính chuyên nghiệp.

Tên của người gửi

Luôn bao gồm tên của người gửi sau cụm từ kết thúc. Nếu email trang trọng hơn, người học tiếng anh có thể muốn bao gồm tên đầy đủ của mình, nếu bình thường hơn, chỉ tên thôi là đủ.

Chữ kí

Một số người chọn bao gồm chữ ký điện tử bên dưới tên của họ, chữ ký này có thể bao gồm thông tin liên hệ bổ sung như số điện thoại hoặc chức danh công việc.

Đây là một ví dụ về cách các phần này có thể kết hợp với nhau:

“ Sincerely,

[ Your Full Name ]

[ Your Job Title ]

[ Your Contact Information ]”

Dịch:

“ Trân trọng,

[ Tên đầy đủ của người viết ]

[ Chức danh công việc của người viết ]

[ Thông tin liên lạc của người viết ]” )

hoặc với cách kết thúc email thông thường, người học tiếng Anh chỉ cần làm theo mẫu dưới đây:

“ Kind regards, 

[ Your First Name ]”

( Dịch: 

“ Trân trọng, 

[ Tên của người viết email ]

***Lưu ý: Sự lựa chọn cụ thể cụm từ kết thúc và mức độ trang trọng có thể phụ thuộc vào tính chất của email và mối quan hệ của người viết với người nhận. Người học tiếng anh nên điều chỉnh phần kết cho phù hợp với ngữ cảnh của email và mối quan hệ nghề nghiệp của mình với người nhận.

Xem thêm: 5 cách mở đầu Email tiếng Anh đơn giản nhất và lưu ý cần thiết khi viết

Cách viết phần kết email tiếng Anh thể hiện sự chuyên nghiệp, ấn tượng

Khi viết phần kết của email bằng tiếng Anh trong môi trường chuyên nghiệp, người học cần đảm bảo rằng nó thể hiện sự tôn trọng, rõ ràng và đầy đủ thông tin cần thiết. Dưới đây là một số gợi ý cho cách kết thúc email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và ấn tượng:

1. Cảm ơn người nhận: Đây là một cách tốt để thể hiện lòng biết ơn và tôn trọng.

• "Thank you for your time and consideration."

  (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm)

• "I appreciate your assistance with this matter."

  (Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn về vấn đề này).

2. Rõ ràng về bước tiếp theo: Nếu người học tiếng anh mong muốn một hành động hoặc phản hồi từ người nhận, hãy nêu rõ.

• "Please let me know if you need any further information."

  (Làm ơn cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

• "I look forward to hearing from you soon."

  (Tôi rất mong được nghe phản hồi từ bạn sớm)

3. Sử dụng chữ ký số (nếu có): Điều này không chỉ làm cho email của người học tiếng anh  trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn cung cấp các thông tin liên hệ quan trọng cho người nhận.

4. Chọn lời chào phù hợp:

• "Sincerely,"

  (Trân trọng)

→ Mang tính chất khách sáo, nghiêm túc

• “Cheers,”

→ Sử dụng như cách chào tạm biệt một cách thân thiện, không được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp và trịnh trọng.

5. Thông tin liên hệ: Điều này thường được đặt dưới chữ ký và bao gồm tên, chức danh, tên công ty, số điện thoại, và đôi khi cả địa chỉ.

Ví dụ hoàn chỉnh:

“Thank you for your time and consideration. Please let me know if you need any further information.

Sincerely,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Your Phone Number]

[Your Email Address]”

Dịch:

“Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm. Làm ơn hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì. 

Trân trọng, 

[ Tên đầy đủ của người gửi ]

[ Chức vị của người gửi ]

[ Tên công ty của người gửi ]

[ Số điện thoại của người gửi ]

***Lưu ý: Nhớ kiểm tra lại nội dung email trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và thông điệp của người gửi được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác.

Xem thêm: Phân biệt yours sincerely, yours faithfully, your truly và best regard

Cách viết phần chữ ký và ký tên

Chữ ký trong email thường được sử dụng để cung cấp thông tin thêm về người gửi, như tên, chức vụ, công ty, thông tin liên hệ và đôi khi kèm theo một câu khẩu hiệu hoặc trích dẫn. Một chữ ký email chuyên nghiệp giúp tăng cường sự chuyên nghiệp và tin cậy của người gửi đối với người nhận.

Các thành phần 

• Tên đầy đủ của người gửi

• Chức danh hoặc vai trò chuyên nghiệp của người gửi trong tổ chức.

• Tên công ty hoặc tổ chức của người gửi.

• Đường dây trực tiếp hoặc số điện thoại di động của người gửi.

• Địa chỉ email: Mặc dù có vẻ thừa, nhưng việc bao gồm email của người gửi vẫn là một thông lệ.

• URL của trang web công ty người gửi, danh mục đầu tư chuyên nghiệp của người gửi hoặc bất kỳ trang web nào có liên quan.

• Truyền thông xã hội: Liên kết đến các hồ sơ truyền thông xã hội chuyên nghiệp (ví dụ: LinkedIn) nếu có liên quan.

Ví dụ về chữ ký Email

Jane Doe

Marketing Manager

ABC Company

Phone: (123) 456-7890

Email: janedoe@abccompany.com

Website: www.abccompany.com

LinkedIn: linkedin.com/in/janedoe

Xem thêm: Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Các mẫu kết thúc email thể hiện sự chuyên nghiệp

 Cách người viết kết thúc có thể để lại ấn tượng lâu dài, thiết lập cho các liên lạc trong tương lai hoặc thậm chí tạo điều kiện thuận lợi cho các hành động tiếp theo. Dưới đây là một số mẫu kết thúc email cho các tình huống chuyên nghiệp khác nhau:

Giao tiếp chuyên nghiệp nói chung

• Regards, (

  Dịch: Trân trọng,)

• Best regards, 

  (Dịch: Trân trọng,)

• Sincerely, 

  (Dịch: Trân trọng,)

Ví dụ:

“Sincerely,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Your Phone Number]

[Your Email Address] “

Khi bày tỏ lòng biết ơn

• Thank you for your time and consideration

  (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc)

• I appreciate your help on this

  (Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn)

• Your assistance is much appreciated (

  Sự giúp đỡ của bạn rất đáng trân trọng)

Ví dụ:

“Thank you for your time and consideration.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Optional: Contact Information]”

Để biết thêm thông tin liên lạc kinh doanh thông thường:

• Don’t hesitate to reach out

  (Đừng do dự để biết rõ nhé )

• Looking forward to hear your feedback

  (Rất mong được nghe ý kiến phản hồi từ bạn)

• Please let me know if you need any additional information ​​

  (Dịch: Làm ơn cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin gì nhé)

Ví dụ:

“I look forward to your feedback. Please let me know if you need any additional information​​

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Optional: Contact Information]”

Xem thêm: Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Lưu ý khi viết kết thúc email tiếng Anh

Việc viết kết thúc cho email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp người gửi để lại ấn tượng tốt mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Dưới đây là một số lưu ý khi viết kết thúc email tiếng Anh:

Chọn lời kết phù hợp:

• Khung cảnh trang trọng / kinh doanh: Sử dụng cách kết thúc truyền thống hơn.

• "Sincerely,"

• "Best regards,"

• "Kind regards,"

• "Thank you,"

***Lưu ý: "Yours faithfully," (khi bạn không biết tên người nhận), "Yours sincerely," (khi bạn biết tên người nhận)

• Khung cảnh thân thuộc: Kết thúc thân thiện sẽ phù hợp hơn

• "Best,"

• "Thanks,"

• "Cheers,"

Tên của người gửi: Sau lời kết, người học tiếng anh nên viết tên đầy đủ của mình. Nếu người gửi đã giới thiệu mình ở đầu email, tại kết thúc chỉ cần viết tên đệm và họ hoặc tên gọi.

Thông tin liên hệ: Đối với email chuyên nghiệp, dưới tên người gửi có thể thêm chức vụ, tên công ty, số điện thoại và bất kỳ thông tin liên hệ nào khác mà người gửi muốn chia sẻ.

Đừng quên ghi rõ yêu cầu hoặc hành động cần thực hiện một cách ngắn gọn và súc tích. Ví dụ như yêu cầu thông tin, hỏi về một cuộc họp, v.v., hãy đảm bảo rằng người học tiếng anh đã ghi rõ và ngắn gọn.

Xem thêm: Lỗi hay gặp trong cách viết email tiếng Anh

Tổng kết

Phần kết thúc của email đóng vai trò là phần kết thúc chuyên nghiệp và lịch sự, đảm bảo sự rõ ràng bằng cách chỉ ra phần cuối của thư. Nó tạo cơ hội để trình bày lại thông điệp cốt lõi của email và thiết lập tiêu chí cho các hành động hoặc phản hồi tiếp theo. Nó tăng thêm tính chuyên nghiệp bằng cách tạo cảm giác hoàn thành và có thể củng cố mối quan hệ giữa người gửi và người nhận.

Ngoài ra, phần kết thúc có thể hướng người nhận về những việc cần làm như một phản hồi hoặc về các hành động tiếp theo. Một kết luận email được viết tốt sẽ cải thiện giao tiếp tổng thể và thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc.

Ngoài ra, Anh ngữ ZIM hiện đang tổ chức khóa học tiếng Anh giao tiếp tương tác trực tiếp Giảng viên bản ngữ theo mô hình 1:1, bồi dưỡng từ vựng và ngữ pháp, luyện tập phản xạ giao tiếp tự nhiên ứng dụng trong các tình huống học tập và công việc. Giáo trình cá nhân hoá theo nhu cầu học viên.

Khi bắt đầu học, học viên sẽ được kiểm tra test trình độ đầu vào miễn phí để sắp lớp học phù hợp với mục tiêu đề ra với các quyền lợi khi đăng ký người học có thể tham khảo tại đây.