Email tiếng Anh xin nghỉ phép - Cấu trúc và các mẫu đơn xin nghỉ phép

Mục đích của email tiếng Anh xin nghỉ phép

Tại các công ty có chủ/ cấp trên là người ngoại quốc hay những doanh nghiệp liên doanh nước ngoài, nhân viên cần viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh để đảm bảo sự thông hiểu giữa hai bên.

Đồng thời, đơn xin nghỉ phép còn được sử dụng đối với những người đang theo học hay làm việc tại nước ngoài, môi trường quốc tế hay những người xuất khẩu lao động.

Do đó, để đảm bảo có được một mẫu đơn chính xác nhất và phù hợp với từng hoàn cảnh, người học cần tìm hiểu và nắm rõ những thông tin chính cũng như bố cục chính của một mẫu đơn xin nghỉ phép mà ZIM sẽ giới thiệu dưới đây.

Xem thêm hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh

Cấu trúc của email tiếng Anh xin nghỉ phép

Các thông tin của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Một số thông tin cần thiết người học nên đề cập trong đơn xin nghỉ phép, đó lần lượt là:

• Lời chào

• Mục đích của đơn

• Lý do nghỉ phép

• Thời gian xin nghỉ phép cụ thể

• Lời hứa thực hiện trong/sau khi nghỉ phép

• Thông tin liên hệ

• Chữ ký

Cấu trúc của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Cấu trúc một đơn xin nghỉ phép sẽ bao gồm:

Phần 1: Phần mở đầu:

• Tên đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh (Annual leave application, maternity leave application,…) thường được ghi ở phần subject của email.

Xem chi tiết: Cách mở đầu email tiếng Anh

Phần 2: Phần thân email

• Lời chào: 

Dear Ms./Mr./Mrs.

(Dịch: Thân gửi Ms./Mr./Mrs. <tên người nhận>)

• Mục đích của đơn, lý do nghỉ và thời gian nghỉ:

I am writing this letter to ask for your permission for on [date]

(Dịch: Tôi viết đơn này để xin nghỉ phép vì <lý do> vào <ngày>.

Hoặc: I would like to request approval of my leaves from [date] to [date] for [reason].

(Dịch: Tôi muốn xin phép được nghỉ từ <ngày> đến <ngày>.

• Bàn giao công việc (nếu cần):

I have discussed my situation with [Name], and he/she accepted to cover my work in my absence.

(Dịch: Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho <tên người>. Anh ấy/Cô ấy sẽ lo cho các công việc đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.

• Thể hiện mong muốn của bản thân

So please accept my leave from (date to date). I will be thankful to you. I regret any inconvenience.

(Dịch: Xin hãy chấp nhận sự vắng mặt của tôi từ ngày … tới ngày … Tôi xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự vắng mặt của tôi

I hope you understand my situation and authorize my request as soon as possible.

(Dịch: Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi và duyệt đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.

Phần 3: Phần kết thúc: Lời chúc/lời chào, ký tên, thông tin liên hệ.

• Lời chúc/lời chào, ký tên:

Yours sincerely,/Best regards,/Yours truly,/Sincerely,

Trân trọng,

Xem thêm chi tiết: Mẫu câu kết thúc email bằng tiếng Anh

Một số mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Mẫu đơn xin nghỉ phép hằng năm (Annual leave)

Dear Ms./Mr./Mrs. ,
I am writing this letter to ask for your permission for my annual leave, between {start date} and {end date}.

I have transferred my important tasks to . He/she will take over my project while I am away. I have already handed over all material regarding the project to him/ her, and expect there to be no exigencies in my absence.

I hope you will understand my situation and response to my request.

I will be grateful for a positive reply on my leave request.

Thank and regards,
{Your Name}

Mẫu đơn xin nghỉ phép thai sản (maternity leave)

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ,
I would like to inform you that I am approaching the end of my pregnancy and plan to take maternity leave. I am planning to start my maternity leave on and go back to work by .
In my absence, [Name] can be in charge of [specific parts of your job]. I have trained him/her about all the necessary daily tasks. If you have any concerns, please let me know so we can address them.

See my attached maternity leave plan for further details.
Thank you for your attention. I wish you good health.

Yours sincerely,
_

Đơn xin nghỉ phép đi du lịch (family vacation)

Dear Ms./Mr./Mrs. ,
I hope this email finds you well. 
I am writing this letter to request your approval for a 14-day-leave for my family vacation. I would like to start my vacation from [date] to [date] .
In the meanwhile, my teammate, Mr./Ms. {enter name} has been authorized to take up any pressing matters in terms of my job duties. I am confident that my team will perform well during my absence.

I look forward to your approval.

Best wishes,
_

Mẫu đơn xin nghỉ đám cưới (Marriage leave)

Dear Ms./Mr./Mrs. ,
I am [Name] and it is joyful to inform you that I am getting married on [date] at [time] .
I would like to request approval of my leaves from [date] to [date] .
I will go back to the office to work on [Date]. I have discussed my situation with [Name], and she accepted to cover my work in my absence.
I will make sure to finish my tasks by [date]. I have also transferred some of my duties to [Name]. 
Please kindly grant me leaves for the mentioned dates and celebrate the wedding with me.
Awaiting a positive response from you.

Yours truly,

-

Đơn xin nghỉ tang bằng tiếng Anh

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ,
I am writing this letter to request a leave for day(s) due to a death of a close relative, and I must go home immediately so I can attend the funeral.
So please accept my leave from (date to date). I will be thankful to you. I regret any inconvenience.

I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,
_

Đơn xin nghỉ học bằng tiếng Anh

Dear Ms. /Mr. /Mrs.
My name is [Name], class [insert class]. I am writing this letter to request your permission for day(s) off due to sickness. have been prescribed by our family doctor o take proper rest for at least [number of days]. The doctor has advised me to rest from today to [date].
I shall be really grateful to you.

Yours obediently,

-

Xem thêm: Email tiếng Anh xin việc

Tổng kết

Bài viết trên đã tổng hợp các cách viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh cùng với đó là bài tập vận dụng. Qua bài viết trên, người học có thể có thêm kiến thức về cách email tiếng Anh xin nghỉ phép để có thể phục vụ cho việc giao tiếp bên ngoài. Hy vọng người học có thể vận dụng các kiến thức trong bài viết này trong quá trình học tiếng Anh một cách hiệu quả.

Tham khảo thêm khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm giúp học viên thành thạo kỹ năng truyền đạt thông tin trong các tình huống tại nơi làm việc như xử lý vấn đề, họp nhóm, giao tiếp với đối tác, viết email hay thuyết trình bằng tiếng Anh.