Mở đầu email tiếng Anh đơn giản nhất và những lưu ý cần thiết khi viết

Những phần cơ bản có trong phần mở đầu email tiếng Anh

Trong phần mở đầu email, người gửi phải đảm bảo hai phần cơ bản sau đây

Lời chào hỏi người nhận

Đầu tiên, trước khi bắt đầu soạn thư, người gửi cần xác định rõ đối tượng nhận email là ai (bạn bè, đồng nghiệp, cấp trên, đối tác, khách hàng…) để xác định đúng văn phong, từ đó lựa chọn cách chào đầu thư sao cho phù hợp nhất. Thông thường sẽ có các cách chào cơ bản như sau:

• Dear + Mrs…/Mr… (trường hợp đã biết tên người nhận)

• Dear + Sir/Madam (trường hợp không biết chính xác tên người nhận)

• Hello/Hi/Good morning/Good afternoon/Good evening + team/everyone/all/[department name] (trường hợp email được gửi đến nhiều người)

Câu mở đầu email

Sau lời chào hỏi, người gửi cần viết câu mở đầu email sao cho lịch sự và gây được thiện cảm với người đọc. Tham khảo một trong hai cách sau đây:

• Cách 1: hỏi thăm tình hình sức khỏe/công việc của người nhận trước rồi mới nêu lý do viết thư.

Đối với hướng tiếp cận này, người gửi và người nhận thường đã có mối quan hệ thân thiết từ trước, người gửi muốn tạo cảm giác gần gũi và khắng khít hơn với người nhận. Bên cạnh đó, nội dung email trong trường hợp này thường sẽ không mang tính chất cấp thiết hay quá nghiêm trọng.

Dưới đây là một số câu mở đầu theo cách thức này mà người gửi email có thể tham khảo:

I hope this email finds you well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)

Hope your week is going well. (Hy vọng cả tuần của bạn đang diễn ra suôn sẻ)

I hope you had a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn đã có ngày cuối tuần thú vị)

Hope everyone is doing well. (Mong rằng công việc của mọi người đang theo chiều hướng tốt)

I hope you had a great week. (Tôi mong là bạn đã có một tuần lễ tuyệt vời)

• Cách 2: trực tiếp vào thẳng lý do viết thư hay vấn đề cần đề cập.

Đối với cách này, người gửi email sẽ bỏ qua những lời hỏi thăm mà trực tiếp đề cập đến mục đích viết email nhằm tiết kiệm thời gian đọc thư của người nhận. Đối tượng nhận thư trong tình huống này thường là những người bận rộn, muốn được tiếp cận và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể sẽ có câu mở đầu khác nhau, người viết tham khảo một số mẫu câu dưới đây:

I am writing to reply to your… (Tôi viết thư này để phản hồi lại… của bạn)

I am writing to confirm that… (Tôi viết email này để xác nhận rằng…)

I am reaching out about… (Tôi muốn liên hệ về việc…)

I am writing to you regarding… (Tôi viết thư này đến bạn để đề cập đến việc liên quan tới…)

I am contacting you for the following reason…(Tôi liên lạc với bạn vì lý do sau đây…)

With reference to…, I would like to (Liên quan đến việc…, tôi muốn…)

5 cách mở đầu email tiếng Anh thường gặp

Dưới dây là những gợi ý để mở đầu email trong một số tình huống cụ thể mà người viết có thể tham khảo:

Mở đầu email thông báo tổ chức cuộc họp

Dear team,

Hope everyone is doing well. I am writing to inform you of the specific time of this meeting on Friday.

(Thân gửi cả nhóm,

Hi vọng công việc của mọi người đang theo chiều hướng tốt. Tôi viết thư này để thông báo đến các bạn về thời gian cụ thể diễn ra cuộc họp vào thứ Sáu tuần này.)

Mở đầu email xin việc

Dear Ms. Hanna,

I am writing to you with regards to the position within your company for Marketing Manager.

(Thân chào cô Hanna,

Tôi viết thư cho bạn liên quan đến vị trí Giám đốc Marketing trong công ty của bạn.)

Lưu ý: trong trường hợp ứng viên không biết tên chính xác của người nhận email xin việc, ứng viên có thể gửi lời chào đầu thư là “Dear Hiring Manager” hay “ Dear Recruiting Team”.

Mở đầu email phản hồi khách hàng

Dear Mr.Lee,

Thank you for contacting our company. In reply to your request, I would like to inform you that your order has been shipped successfully and will be delivered to you within the next few days.

(Chào ông Lee,

Cảm ơn ông đã liên hệ với công ty chúng tôi. Để trả lời yêu cầu của ông, tôi muốn thông báo với ông rằng đơn đặt hàng của ông đã được vận chuyển thành công và sẽ được giao đến ông trong vài ngày tới.)

Mở đầu email thông báo trúng tuyển

Dear Nguyen Tran Thao Phuong,

Thank you for your interest in the open Marketing Coordinator position. On behalf of our company, I am pleased to inform you that we have unanimously selected you for the position you are applying for.

(Thân gửi Nguyen Tran Thao Phuong,

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí Điều phối viên truyền thông hiện đang còn trống. Thay mặt công ty, tôi vui mừng thông báo với bạn rằng chúng tôi đã nhất trí chọn bạn cho vị trí bạn đang ứng tuyển.)

Mở đầu email thông báo tổ chức sự kiện

Dear everyone,

I hope all of you had a great week. I am reaching out about organizing a team-building session at the end of this year.

(Chào mọi người,

Tôi hy vọng là các bạn đã có một tuần lễ tuyệt vời. Tôi muốn liên hệ với các bạn để bàn về việc tổ chức một buổi xây dựng nhóm vào cuối năm nay.)

Xem thêm: Email xin nghỉ học bằng tiếng Anh

Những lưu ý khi viết mở đầu email tiếng Anh

Xác định danh xưng trong lời chào đầu thư

Trong tiếng Anh, mỗi danh xưng sẽ phản ánh một tình trạng hôn nhân khác nhau. Thế nên khi chào hỏi đầu thư, người viết cần cẩn trọng để tránh việc xưng hô không phù hợp. Cụ thể:

• Miss: dành để gọi những người phụ nữ còn trẻ và chưa lập gia đình.

• Mrs : dùng để gọi phụ nữ đã kết hôn hoặc góa phụ.

• Ms. (nữ)/ Mr. (nam): dùng trong trường hợp không rõ tình trạng hôn nhân của người nhận mail (đây là danh xưng mang tính trung lập, dễ sử dụng và phổ biến nhất)

Trường hợp người gửi email không nhớ rõ cách dùng các danh xưng trên thì tốt nhất là dùng Dear Sir (nếu người nhận là nam) và Dear Madam (nếu người nhận là nữ).

Tránh sử dụng ngôn ngữ giao tiếp thiếu trang trọng

Để email mang tính chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng dành cho đối phương, người gửi cần tránh việc sử dụng từ ngữ theo phong cách giao tiếp thông thường, thiếu trang trọng, tiếng lóng hoặc viết tắt. Ví dụ một số cách viết cần tránh như sau: Guess what? (Biết gì chưa?), What’s up?/Wassup? ( Dạo này thế nào?) hay Plz (viết tắt của từ please).

Lời cảm ơn đầu thư phản hồi

Đối với dạng email phản hồi, trước khi đề cập đến vấn đề chính của thư, người gửi cần thể hiện sự cảm kích của mình dành cho người nhận vì đã dành thời gian liên hệ với mình trước đó. Một số mẫu câu có thể áp dụng như:

• Thank you for contacting our company. (Cảm ơn đã liên hệ với công ty chúng tôi)

• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì lời hồi đáp nhanh chóng của bạn)

• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp tôi)

Xem thêm: Lỗi thường gặp trong cách viết email tiếng Anh

Tổng kết

Như vậy, về cơ bản, phần đầu email sẽ bao gồm lời chào hỏi người nhận và câu mở đầu, tùy vào từng tình huống cụ thể mà người gửi có thể áp dụng những mẫu câu sao cho phù hợp, tránh việc sử dụng từ ngữ thiếu trang trọng, tiếng lóng hoặc từ viết tắt trong khi viết email. Tác giả hy vọng những kiến thức từ bài viết sẽ giúp độc giả có được hướng viết mở đầu email tiếng Anh đơn giản và hiệu quả.

Xem tiếp:

• Cách viết email bằng tiếng Anh

• Cách kết thúc email tiếng Anh