Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Người đi làm sử dụng tiếng Anh có thể gặp phải tình huống cấp trên giao cho một email bằng tiếng Anh để gửi cho đối tác nước ngoài mà không biết phải trình bày như thế nào, hoặc người xin việc muốn viết một email giới thiệu bản thân nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Sinh viên mới ra trường được nhận vào công ty nước ngoài cũng gặp những khó khăn tương tự trong những ngày đầu làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn người đọc cách viết email bằng tiếng Anh với những chủ đề thường gặp.
cach viet email bang tieng anh don gian ung dung cho moi tinh huong

Key takeaways

  • Một email bằng tiếng Anh bao gồm 6 phần: Tiêu đề, Lời chào, Câu mở đầu, Nội dung chính, Câu kết thúc, Ký tên.

  • Tùy theo mục đích viết email mà có thể sử dụng ngôn ngữ tương ứng.

  • Một số thì được sử dụng trong việc viết email là: hiện tại đơn, hiện tại tiếp diễn, hiện tại hoàn thành, hiện tại hoàn thành tiếp diễn, quá khứ đơn.

  • Một số liên từ phổ biến để thể hiện ý tưởng đối lập, thêm thông tin, đưa ra ví dụ, giải thích, lý do, kết quả có thể được sử dụng trong việc viết email.

Cấu trúc chính của email bằng tiếng Anh

Cấu trúc cơ bản của 1 email gồm những thành phần sau:

email bằng tiếng anh

Tiêu đề (Subject Line)

Tiêu đề nên ngắn gọn và cung cấp thông tin cô đọng về nội dung email sắp viết.

Ví dụ:

Mục đích viết email

Tiêu đề tiếng Anh

Tiêu đề tiếng Việt

Gửi báo cáo cho quản lý về buổi họp vừa qua

Meeting report on Thursday, June 27th, 2022

Báo cáo thứ 5 ngày 27 tháng 6 năm 2022

Nộp đơn ứng tuyển

Application for the Marketing Executive position

Ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên phòng Tiếp thị

Sắp xếp cuộc họp

Meeting arrangement on Thursday

Sắp xếp cuộc họp vào thứ Năm

Báo giá thiết bị

Quotation of new equipment

Báo giá của thiết bị mới

Lời chào (Salutation)

Tùy thuộc vào tính chất của email là trang trọng (formal) hay thân mật (informal), và mức độ thân thiết giữa người gửi và người nhận, lời chào mở đầu email sẽ biến đổi cho phù hợp.

Trang trọng (Formal): Đây là cách thường sử dụng khi người viết liên lạc với người nhận lần đầu.

  1. Dear Mr./Mrs./Ms. [Last name] hoặc [First name] + [Last name] (đối với người nước ngoài) (*)

  2. Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên đệm] + [Tên chính] hoặc [Tên chính] + [Họ] (đối với người Việt Nam)

  3. Dear Sir (dành cho nam)/Madam (dành cho nữ) (**)

Ví dụ:

  • Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Dear Mr. Holland” hoặc “Dear Mr. Tom Holland”.

  • Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Dear Mr. Anh Huy” hoặc “Dear Mr. Huy Trần”.

Bán trang trọng (Semi-formal): Cách này ít trang trọng hơn cách ở trên. Người viết nên dùng cách này khi hai người đã thoải mái với việc gọi nhau bằng tên (đã quen hoặc gặp nhiều lần).

Dear [First Name] hoặc anh/chị/bạn + [Tên]

Ví dụ:

  • Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Dear Tom

  • Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Dear (anh) Huy

Thân mật (Informal): Cách này rất thân mật, chỉ sử dụng khi người nhận là bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp đã rất thân thuộc.

Hi/Hello + [First name]/[Tên]

Ví dụ:

  • Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Hi/Hello Tom

  • Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Hi/Hello (anh) Huy

Lưu ý:

  • Sử dụng “Mr.” với người đàn ông (bất kể tình trạng hôn nhân như thế nào). Sử dụng “Miss” với người phụ nữ chưa kết hôn. “Mrs.” với người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên nếu trong trường hợp người viết không chắc về tình trạng hôn nhân của người nhận hoặc không muốn đề cập tới thì có thể dùng chung là “Ms.”

  • “Sir” và “Madam” là cách gọi rất trang trọng trong tiếng Anh. “Sir” là “quý ông”, “Madam” là “quý bà”. Vì tính chất trang trọng này nên người viết nên lưu ý về việc sử dụng hai từ này trong viết email sao cho phù hợp với hoàn cảnh của email cần viết.

Đọc thêm: Phân biệt Mr, Ms, Miss, Mr.

Câu mở đầu (Opening sentence)

Câu mở đầu giải thích lý do viết email.

Câu mở đầu ví dụ bằng Tiếng Anh

Lý do viết email

(Reason for email)

I am writing concerning / with regard to / about (your last brochure).

(Tôi viết để đề cập về (ấn phẩm quảng cáo gần nhất của bạn).)

I am writing in reply to / in response to (your advertisement).

(Tôi viết để trả lời về (quảng cáo của bạn).)

I would like to let you know about (the last meeting).

(Tôi muốn để bạn biết về (cuộc họp gần nhất).)

I am writing to inform you that (we are going to have a meeting on Friday).

(Tôi viết để thông báo rằng (chúng ta sẽ có một buổi họp vào thứ 6).)

Thông báo tin tốt

(Good news)

We are pleased/happy to inform you that (you are accepted for position A in our company).

(Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng (bạn đã được chấp nhận cho vị trí A tại công ty của chúng tôi).)

Thông báo tin không tốt/Xin lỗi

(Bad news/Apologising)

I apologize for (letting you wait).

(Tôi xin lỗi vì (để bạn đợi).)

We regret to inform you that (you are not accepted for position A in our company).

(Tôi lấy làm tiếc để thông báo với bạn rằng (bạn không được nhận cho vị trí A ở công ty của chúng tôi).)

Cập nhật tình hình

(Updating situations)

Just a quick email to (update the situation with customer A).

(Chỉ là một lá thư nhanh để (cập nhập tình hình về tình hình với khách hàng A).)

This email is just to (update the situation with customer A).

(Email này chỉ là để (cập nhập tình hình về tình hình với khách hàng A).)

Xem thêm: 5 cách mở đầu email tiếng Anh thường gặp.

Nội dung chính của email (Main content)

Bài viết sẽ cung cấp cụ thể hơn về ngôn ngữ cũng như những mẫu email gợi ý nội dung chính trong phần “Gợi ý ngôn ngữ cho các mẫu email cụ thể và email mẫu” bên dưới.

Kết thúc email (Conclusion)

Tùy thuộc vào lời nhắn nhủ hoặc mong muốn về bước tiếp theo của người viết với người đọc mà người viết có thể đưa ra thông điệp tương ứng.

Câu mẫu

Dịch nghĩa

I look forward to your reply. Thank you very much!

Tôi trông mong câu trả lời từ bạn. Cảm ơn rất nhiều.

(Thường là người viết đang mong muốn một sự trả lời từ người nhận)

I look forward to doing business with you again in the future.

Tôi mong rằng có thể hợp tác kinh doanh với bạn một lần nữa trong tương lai.

(Sử dụng nếu người viết và người nhận là đối tác kinh doanh của nhau)

If you have any questions, please email or phone me.

Nếu bạn có câu hỏi, hãy gửi email hoặc gọi cho tôi.

(Sử dụng khi người viết thông báo một thông tin nào đó trong email và nhắn người nhận liên lạc lại nếu có thắc mắc)

Do not hesitate to contact us if you need further assistance.

Đừng ngại để liên hệ chúng tôi khi bạn yêu cầu sự hỗ trợ thêm. (Tương tự câu trên)

Hope to hear from you soon!

Mong nghe được tin từ bạn!

(cách này sẽ thân mật hơn nên chỉ dùng cho bạn bè, người thân)

Xem thêm: Cách kết thúc Email tiếng Anh chuyên nghiệp.

Ký tên (Closing signature)

Tính chất email

Lời chào tương ứng

Trang trọng

(Formal)

Yours sincerely, / Sincerely (yours),
(Ký tên)
→ Được sử dụng khi có đề cập cụ thể tên người nhận.

Yours faithfully,
(Ký tên)
→ Được sử dụng khi lời chào là “Dear Sir/Madam”, hoặc khi không gửi một tên cụ thể.

Bán trang trọng

(Semi-formal)

With best regards, / With kindest regards, / Warmest regards, / Best regards, / Regards,
(Ký tên)

Thân mật

(Informal)

Cheers/ Yours truly/ All the best/ Best/ Best wishes
(Ký tên)

Gợi ý ngôn ngữ cho các mẫu email cụ thể và email mẫu

Email để hỏi thông tin và trả lời thông tin với một công việc cụ thể

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Hỏi xin thông tin

Could you please send me …?/ Can you please send … to me?
(Bạn có thể gửi tôi…?)

Lưu ý: Sử dụng “could” sẽ trang trọng hơn “can” trong trường hợp này.

I’d (would) appreciate it if you could send me ….
(Tôi sẽ trân trọng nếu như bạn gửi tôi ….)

I’d (would) be grateful if you could send me ….
(Tôi sẽ biết ơn nếu như bạn gửi tôi ….)

Trả lời thông tin

Please find the… in the attachment.
(Hãy tìm … trong file đính kèm.)

I’m pleased to send you ….
(Tôi rất vui để gửi bạn ….)

Email ví dụ

Email hỏi xin thông tin:

From: rachel.taylor@wells.co.vn

To: tomholland@wells.co.vn

Subject: Information for the upcoming interviews

Dear Tom,

As you may know, we are recruiting three Marketing positions for the new projects. We need people who are energetic and creative to help our team thrive. The deadline is quite tight. Therefore, I would like to ask you about the status of recruiting for these positions. Could you please send me all the CVs you have collected up to now? I want to know if there are any candidates who would be a good fit for the positions.

Best regards,

Rachel

Chào Tom,

Như bạn biết đấy, chúng tôi đang tuyển dụng ba vị trí Marketing cho dự án mới. Chúng tôi cần những người nhiệt huyết và sáng tạo để giúp đội nhóm phát triển. Hạn chót khá gấp. Vì thế, tôi muốn hỏi bạn về tình hình của việc tuyển dụng các vị trí này. Bạn có thể gửi cho tôi tất cả những CVs bạn đã có cho đến bây giờ? Tôi muốn biết có bất kỳ ứng viên nào có thể là sự phù hợp cho các vị trí này.

Trân trọng,

Rachel

Email trả lời kèm thông tin:

From: tomholland@wells.co.vn

To:  rachel.taylor@wells.co.vn

Subject: reply to: Information for the upcoming interviews

Dear Rachel,

Please find the CVs for the positions you requested in the file attached. Just to update briefly, there are three candidates who might be suitable for our company. However, they are all living in Ha Noi. If we want to hire them, we have to pay the cost of relocation. Therefore, I suggest that you should wait one more week to see if we can receive better CVs.

Do not hesitate to contact me if you need further assistance.

Best regards,

Tom

Gửi Rachel, 

Xin hãy xem các CV cho những vị trí chị yêu cầu trong file đính kèm. Để cập nhật nhanh, có ba ứng viên có thể phù hợp cho công ty của chúng ta. Tuy nhiên, họ đều đang sống ở Hà Nội. Nếu chúng ta muốn thuê họ, chúng ta phải trả chi phí chuyển nơi ở cho họ. Vì thế, tôi đề xuất ta có thể đợi thêm một tuần để xem chúng ta có thể nhận được các CV tốt hơn.

Đừng ngại liên hệ với tôi nếu chị cần thêm thông tin.

Trân trọng,
Tom

Email để cập nhập về công việc và hạn chót cho công việc

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Hỏi để cập nhật tình hình công việc

Have you coordinated your team and their results yet?

(Bạn đã làm việc với đội của bạn và kết quả của họ chưa?)

→ Thì hiện tại hoàn thành thường được sử dụng để nói về các tiến độ công việc và cập nhật công việc đã được hay chưa được hoàn thành cho đến thời điểm nói.

Have you sent in your registration for the conference yet?

(Bạn đã gửi đăng ký cho cho hội thảo chưa?)

Did you send in your registration yet?

(Bạn đã gửi đăng ký của bạn chưa?)
→ Trong tiếng Anh Mỹ, thì quá khứ đơn được sử dụng để thay thế cho hiện tại hoàn thành mà không làm thay đổi về nghĩa.

Trả lời để cập nhật tình hình công việc

I’ve already contacted my team and they have just finished their sales report.

(Tôi đã liên hệ với nhóm của tôi và họ vừa mới hoàn thành báo cáo kinh doanh của họ)
→ Các chữ yet, already và just thường được sử dụng trong các dạng câu này.

Sorry, I haven’t written the report yet

(Xin lỗi, tôi chưa viết báo cáo.)

I’ve already sent the registration form

(Tôi đã gửi đơn đăng ký.)

We’ve just received the order.

(Chúng tôi vừa mới nhận được đơn đặt hàng.)

Lời hứa hoàn thành công việc

You’ll have it on your desk by 4 May

(Bạn sẽ có nó trên bàn vào ngày 4 tháng Năm.)

→ Will thường được sử dụng để đưa ra lời hứa về công việc sẽ làm và thời điểm hoàn thành.

Sorry, but I haven’t sent it yet. I’ll do it right away

(Xin lỗi, nhưng tôi chưa gửi nó. Tôi sẽ làm nó ngay bây giờ.)

Email ví dụ

Email cập nhật về công việc:

From: williams.harry@mailala.com.vn

To: tuyen.do@malala.com.vn; han.nguyen@mailala.com.vn; lieu.van@mailala.com.vn

Subject: Factory visit

Dear team,

We will have an upcoming visit to our factory in Hiep Phuoc Industrial Zone. This visit is to check if the workers have adhered to all the requirements in the quality assurance process. 

  • Tuyen: Have you coordinated with the HR Department to collect the workers’ list? I need to make sure we know who is in charge of each step in the process.

  • Han: Have you contacted the Factory Director yet? He needs to prepare in advance the documents I mentioned in our last meeting.

  • Lieu: We need to use our company car for this visit. Have you informed the receptionist about this?

Please reply as soon as possible.

Thank you very much!

Best regards,

Williams

Gửi team,

Chúng ta sẽ có một cuộc ghé thăm nhà máy ở Khu công nghiệp Hiệp Phước. Chuyến thăm này là để kiểm tra liệu các công nhân đã tuân thủ theo những yêu cầu trong quy trình kiểm soát chất lượng chưa.

  • Tuyền: Bạn đã liên hệ với phòng Nhân sự để thu thập danh sách công nhân chưa? Tôi cần đảm bảo chúng ta biết ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi bước trong quy trình.

  • Hân: Bạn đã liên hệ với giám đốc nhà máy chưa? Anh ta cần chuẩn bị trước tài liệu tôi đã nhắc trong cuộc họp vừa rồi.

  • Liễu: Chúng ta cần sử dụng xe công ty cho chuyến thăm này. Bạn đã thông báo cho lễ tân chưa?

Hãy trả lời càng sớm càng tốt.

Cảm ơn nhiều!

Trân trọng,

Williams 

Email trả lời về cập nhật công việc:

From: tuyen.do@malala.com.vn

To: williams.harry@mailala.com.vn 

CC: han.nguyen@mailala.com.vn; lieu.van@mailala.com.vn

Dear Willams,

I have attached the list you requested from the HR Department below. You can see the main responsibility of each worker in the second column of the file.

I have an update from Han; she contacted the Factory Director yesterday. He said the production schedule at the moment was quite tight, so he wanted us to finish everything in one morning. Do you think it is possible?

Best regards,

Tuyen

Gửi Williams,

Tôi đã đính kèm danh sách mà bạn yêu cầu từ phòng Nhân sự bên dưới. Bạn có thể thấy được trách nhiệm chính của mỗi người công nhân trong cột thứ 2 của tập tin.

Tôi có cập nhật từ Hân; cô ấy đã liên hệ với Giám đốc nhà máy ngày hôm qua. Anh ta nói lịch sản xuất hiện tại đang khá kín và ông ấy muốn chúng ta làm xong mọi thứ chỉ trong một buổi sáng. Bạn nghĩ điều này khả thi không?

Trân trọng,

Tuyền

Email để sắp xếp và xác nhận cuộc hẹn / họp

Ngôn ngữ gợi ý

Mục đích

Câu gợi ý mẫu

Sắp xếp cuộc gặp mặt

(Making arrangements)

I’m writing to arrange (a meeting between our team and your company).
→ (Tôi viết để sắp xếp (một cuộc họp giữa nhóm của chúng tôi và công ty của bạn)

When would suit you best?
→ Khi nào phù hợp với bạn nhất?

What about (5 o’clock)?
→ Còn (5 giờ) thì sao?

Is (5 o’clock) suitable/convenient/ok?
→ (5 giờ) có phù hợp/thuận tiện/ok với bạn không?

Would (Tuesday morning at 10 a.m) at your office be convenient for you?
→ (Sáng thứ 3 lúc 10 giờ) có thuận tiện cho bạn không?

Are you free anytime next week?
→ Bạn có rảnh bất kỳ thời gian nào vào tuần tới không?

Please let me know which time is convenient for you.
→ Hãy để tôi biết thời gian nào tiện cho bạn.

I wonder if we could meet sometime next week to discuss (the report).
→ Tôi tự hỏi chúng ta có thể gặp mặt một lúc nào đó trong tuần tới để có thể bàn luận về báo cáo.

Xác nhận cuộc gặp mặt

(Confirm arrangements)

I’d like to confirm my visit.
→ Tôi muốn xác nhận chuyến thăm của tôi.

I can confirm that (Friday morning) at (9 am) is convenient for us.
→ Tôi có thể xác nhận rằng (buổi sáng thứ 6) lúc (9h) là thuận tiện cho chúng tôi.

(5 o’clock) is good for me/is fine.
→ (5 giờ) là tốt cho tôi/là ổn.

(Tuesday) sounds great/suits me.
→ (Thứ 3) nghe có vẻ tuyệt/phù hợp với tôi.

I am out of the office until (2 pm) on that day. Anytime after that would be fine.
→ Tôi không có ở văn phòng cho đến (2 giờ chiều) hôm đó. Bất kỳ giờ nào sau đó đều ổn.

I’m afraid I’m busy all day next Tuesday.
→ Tôi e là tôi bận cả ngày vào thứ Ba tới.

Sorry, I’ve got an appointment on that day.
→ Xin lỗi, tôi có cuộc hẹn vào ngày hôm đó.

How about Wednesday as an alternative?
→ Nếu thứ 4 như một sự thay thế thì sao?

I apologize for any inconvenience caused.
→ Tôi xin lỗi cho bất kỳ điều bất tiện nào gây ra.

Email ví dụ

Email sắp xếp cuộc họp, gặp mặt:

From: Han Tran (han.tran@petet.com.vn); 

To: Mai Nguyen (mai.nguyen@shile.com.vn)

Subject: Invitation to our annual company meeting

Dear Tuyen,

I’m writing to invite you to come to our annual meeting on June 16th. This meeting has been arranged to sum up one year of our business and plans for the upcoming year. Because you are an expert in the retailing market. We would like to invite you to our meeting. Your attendance will be very welcome.

This meeting will last all morning. You don’t need to bring or prepare anything, but your presence at the meeting will be very useful to us as we might ask you some questions. 

Please let me know if you will be able to attend as soon as possible.

Best regards,

Mai

Gửi Tuyền,

Tôi viết để mời bạn đến cuộc họp hằng năm của chúng tôi vào ngày 16 tháng 6. Cuộc họp này được sắp xếp để tổng kết một năm kinh doanh và kế hoạch cho năm tới. Bởi vì bạn là chuyên gia trong thị trường bán lẻ. Chúng tôi muốn mời bạn đến cuộc họp của chúng tôi. Sự có mặt của bạn rất được chào đón.

Cuộc họp này sẽ diễn ra cả buổi sáng. Bạn không cần mang theo hay chuẩn bị thứ gì, nhưng sự hiện diện của bạn tại cuộc họp sẽ rất hữu ích cho chúng tôi vì chúng tôi có thể hỏi bạn một vài câu hỏi. 

Hãy cho tôi biết bạn có thể tham gia càng sớm càng tốt.

Trân trọng,

Mai

Email xác nhận cuộc họp, gặp mặt:

From: Mai Nguyen (mai.nguyen@shile.com.vn)

To: Han Tran (han.tran@petet.com.vn)

Subject: Reply to: Invitation to our annual company meeting

Dear Han,

Thanks a lot for your kind invitation. I would be happy to attend the meeting and share my experience with your company.

Would it be possible to bring my assistant as well? She’s a new member of our team and is eager to learn. I’d like her to be involved so that she can help me with the consulting in the future.

Thank you once more for your invitation, and look forward to seeing you on June 16th.

Regards,

Mai

Gửi Hân,

Cảm ơn lời mời của bạn. Tôi rất vui để tham dự cuộc họp và chia sẻ kinh nghiệm với công ty của bạn.

Liệu rằng tôi có thể đưa thư ký của mình theo? Cô ấy là thành viên mới của team chúng tôi và rất hào hứng để học hỏi. Tôi muốn cô ấy tham gia để cô ấy có thể giúp tôi với việc tư vấn trong tương lai.

Cảm ơn một lần nữa, tôi trông chờ gặp bạn vào ngày 16 tháng Sáu.

Trân trọng, 

Mai

Email để thương lượng

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Dịch nghĩa và giải thích

We need to discuss this before we go any further.

Chúng ta cần bàn về điều này trước khi chúng ta đi xa hơn.

I would appreciate your advice.

Tôi sẽ trân trọng lời khuyên của bạn.

That could/might be possible, but I need to ask my line manager first.

Điều này có thể, nhưng tôi cần phải hỏi quản lý của mình trước.

I think we need to have a meeting to discuss this in more detail.

Tôi nghĩ chúng ta cần có một cuộc họp để bàn luận về điều này chi tiết.

I’m sorry that we couldn’t use your services this time, but I hope there will be another opportunity.

Tôi xin lỗi không thể sử dụng dịch vụ của bạn lúc này, nhưng tôi hy vọng rằng sẽ có một cơ hội khác .

My main concern is…

Điều tôi quan ngại là…

How do you think we should deal with this?

Bạn nghĩ chúng ta sẽ giải quyết điều này như thế nào?

Could you let me know whether this is possible?

Bạn có thể cho tôi biết liệu điều này có thể không?

Email ví dụ

Email thương lượng về một vấn đề trong công việc:

From: Tom Holland

To: Jimmy 

Subject: Negotiation to raise overtime pay for workers

Dear Jimmy,

I’m writing to ask for a pay rise for workers on the working site at Nestra Building. Some workers had to take days off because they caught Covid. Therefore, the remaining numbers of workers on our site had to work very hard to meet the deadlines. Could you please discuss with your manager about giving each worker a 10% increase in their salary?

Could you let me know whether this is possible?

Regards,

Tom

Chào Jimmy,

Tôi viết để hỏi xin một sự tăng lương cho công nhân trên công trình tại tòa nhà Nestra. Một số người công nhân phải nghỉ việc vì họ mắc Covid. Vì thế, số lượng công nhận còn lại phải làm việc rất vất vả để kịp hạn chót. Bạn có thể bàn với quản lý của bạn về việc thêm cho mỗi người công nhận 10% tăng trong lương của họ?

Bạn có thể cho tôi biết liệu điều này có thể không?

Trân trọng,

Tom

Email trả lời yêu cầu thương lượng:

From: Jimmy 

To: Tom Holland

Subject: Reply to: Negotiation to raise overtime pay for workers

Dear Tom,

I understand your situation at the working site. It could be possible, but I need to ask my manager first. To discuss this in more detail, I think we need to have a meeting next week. Is Thursday at 9 o’clock convenient for you?

Regards,

Jimmy

Chào Tom,

Tôi hiểu tình huống của bạn ở công trường. Nó có thể khả thi, nhưng tôi cần phải hỏi quản lý của mình trước. Để bàn luận việc này cụ thể hơn, tôi nghĩ chúng ta cần có một cuộc họp vào tuần tới. Thứ 5 này lúc 9 giờ có thuận tiện cho bạn không?

Trân trọng,

Jimmy

Xem thêm: Mẫu email dời lịch phỏng vấn gồm

Email để đặt hàng và trả lời đặt hàng

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Dịch nghĩa và giải thích

You will note that our line of (Magic Mix food processors) is on special offer.

Bạn sẽ để ý rằng dòng sản phẩm (máy xay Magic Mix) đang được ưu đãi đặc biệt.

I attached our current catalogue and price list below.

Tôi đính kèm sách tổng kê hiện tại và báo giá bên dưới.

Could you also provide details of (your delivery times)?

Bạn có thể cung cấp chi tiết (thời gian giao hàng)?

Thank you for your email inquiring about our products.

Cảm ơn email của bạn hỏi về sản phẩm của chúng tôi.

Would you please send us your (latest catalogue, including a full price list and details of discounts)?

Bạn có thể làm ơn gửi cho chúng tôi (sách tổng kê gần nhất, bao gồm báo giá và chi tiết của giảm giá)?

We dispatch the goods within 24 hours of a firm order, and for first-time customers, we give you a 10% discount

Chúng tôi gửi hàng đi trong vòng 24 giờ khi đã có đặt hàng chắc chắn, đối với khách hàng đầu tiên chúng tôi gửi bạn 10% giảm giá.

Please return the attached form asap so that your order can be processed without any delay.

Hãy gửi lại file đính kèm càng sớm càng tốt để đơn hàng của bạn có thể được thực hiện không có sự trì hoãn.

We are temporarily out of stock of this item, but we expect new supplies shortly.

Chúng tôi hiện đang hết hàng, nhưng chúng tôi hy vọng sẽ có hàng sớm.

Our normal terms for first-time customers are 50% prepayment.

Quy định thông thường cho khách hàng lần đầu là trả trước 50%.

I have spoken to my line manager, and we are pleased to offer a small discount on this occasion in the hope that it will lead to repeat orders.

Tôi đã nói chuyện với quản lý của mình, và chúng tôi hài lòng để đưa ra một khoảng giảm giá nhỏ trong dịp này với hy vọng bạn sẽ tiếp tục đặt hàng nhiều lần.

We apologize for any delay which may have been caused.

Chúng tôi xin lỗi cho bất cứ chậm trễ nào gây ra.

Email ví dụ

Email đặt hàng:

From: Alex

To: sales

Subject: Order office chairs and desks

Dear Sales Department,

I am writing to order chairs and desks following the information I found on your website. We are an English company and we opened our first office in Ha Noi last month. We need some chairs and desks for our new employees. Could you provide details about your product range, including the price list?

I look forward to your reply. Thank you very much!

Regards,

Alex

Chào phòng Bán hàng,

Tôi viết mail để đặt mua ghế và bàn theo thông tin tôi tìm được trên website của bạn. Chúng tôi là một công ty của Anh và chúng tôi mở văn phòng ở Hà Nội vào tháng trước. Chúng tôi cần một vài ghế và bàn làm việc cho nhân viên mới. Bạn có thể cung cấp các loại sản phẩm, bao gồm báo giá cho chúng tôi không?

Tôi mong đợi câu trả lời của bạn. Cảm ơn rất nhiều

Trân trọng,

Alex

Email trả lời đặt hàng:

From: salesdepartment

To: Alex <pd.lalaland@co.uk>

Subject: Reply to: Order office chairs and desks

Dear Alex,

Thank you for your email asking for information about our products. I attached our current catalogue and price list below.

We have product 3A on special offer. We dispatch the goods within 24 hours of a firm order, and for first-time customers, we will give you a 10% discount.

If you need any further information, please do not hesitate to contact me.

With best regards,

Tam Tran,

Sales Representative

Chào Alex, 

Cảm ơn email hỏi về thông tin sản phẩm của chúng tôi. Tôi đính kèm bảng tổng kê hiện tại và báo giá như bên dưới.

Chúng tôi có sản phẩm 3A đang được ưu đãi đặc biệt. Chúng tôi gửi hàng đi trong vòng 24 giờ khi đã có đặt hàng chắc chắn, đối với khách hàng mới, chúng tôi gửi bạn 10% giảm giá.

Nếu như bạn cần thêm thông tin, đừng chần chừ liên lạc với tôi.

Trân trọng,

Tâm Trần

Đại diện bán hàng

Email than phiền và xin lỗi

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Complaints
(Than phiền)

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
→ Tôi hy vọng rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề này nhanh chóng vì nó gây ra rắc rối đáng kể.

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
→ Thiết bị mà tôi đặt hàng vẫn chưa được giao, mặc dù tuần trước tôi đã gọi và nói rằng nó cần gấp.

Although you advertise yourself as a top-quality brand, the product I purchased was well below the standard I expected.
→ Mặc dù bạn quảng cáo bạn là nhãn hiệu chất lượng top, sản phẩm mà tôi mua thì hoàn toàn nằm dưới tiêu chuẩn kỳ vọng.

I am writing to draw your attention to (a problem in your customer service section).
→ Tôi viết để bạn chú ý đến một vấn đề (trong phần chăm sóc khách hàng của bạn).

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
→ Tôi viết để thể hiện sự cực kì không hài lòng với sản phẩm mà tôi nhận được sáng nay.

I insist on a full refund; otherwise, I will be forced to take the matter further.
→ Tôi muốn được hoàn lại toàn bộ số tiền đã bỏ ra, nếu không tôi sẽ đưa vấn đề này đi xa hơn.

Apologies (Xin thứ lỗi)

Please accept my sincere apologies.
→ Hãy chấp nhận lời xin thứ lỗi của tôi.

We’re having a temporary problem with our software.
→ Tôi đang có một vấn đề hiện tại với phần mềm của mình.

We’re doing everything we can to resolve the issue
→ Tôi làm mọi thứ có thể để giải quyết vấn đề.

I’ll look into the matter urgently and get back to you tomorrow.
→ Tôi sẽ xem xét vấn đề một cách nhanh chóng và liên hệ lại với bạn vào ngày mai.

I’ll send you a replacement immediately.
→ Tôi sẽ gửi cho bạn một sự thay thế ngay lập tức.

We are sending you a small gift as a gesture of goodwill.
→ Chúng tôi gửi bạn món quà nhỏ như một cử chỉ để thể hiện thiện chí.

I can assure you that this will not happen again.
→ Tôi đảm bảo với bạn rằng điều này sẽ không xảy ra lần nữa.

I apologize again for any inconvenience this has caused.
→ Tôi xin lỗi một lần nữa cho bất cứ bất tiện nào đã xảy ra.

Email ví dụ

Email than phiền:

From: Alex

To: Customer Service

Subject: Complaints on order 1597

Dear Customer Service Department,

I am writing to complain about the poor service we have received from your company. Firstly, the goods you sent were not the ones that we ordered. Our order dated 16 January clearly stated that we wanted 20 chairs. However, we only received 18. Furthermore, we asked you to print our logo on the back of the chair, and you have printed it on the side. To make the matter worse, your staff were very unhelpful when I called. No one took responsibility to resolve the issue - I was simply passed from person to person.

We must insist on an immediate replacement order; otherwise, I will be forced to take the matter further.

Thank you!

Alex

Gửi phòng chăm sóc khách hàng,

Tôi viết để than phiền về dịch vụ tệ mà tôi nhận được từ công ty của bạn. Đầu tiên, sản phẩm mà bạn gửi không phải là sản phẩm mà tôi đã đặt hàng. Đơn đặt hàng của chúng tôi vào ngày 16 tháng 1 đã nói rõ rằng chúng tôi muốn 20 chiếc ghế. Tuy nhiên, tôi chỉ nhận được 18. Hơn thế nữa, tôi yêu cầu in logo ở phía sau ghế nhưng bạn đã in nó ở phía bên hông. Tồi tệ hơn nữa, nhân viên của bạn rất khó chịu khi tôi gọi. Không ai chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề - tôi chỉ đơn giản bị chuyển từ người này qua người khác.

Tôi khẳng định phải có một sự thay thế đơn hàng này nhanh chóng, nếu không thì tôi sẽ đưa vấn đề này xa hơn.

Cảm ơn!

Alex

Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh:

From: Customer Service Department

To: Alex <pd.lalaland@co.uk>

Subject: Reply to: Complaints on order 1597

Dear Alex,

I am writing on behalf of our company in relation to your recent complaint. I was very concerned to learn about the problems you experienced and the unprofessional conduct of our customer service staff. Please accept my apologies for everything that had happened, and thank you for bringing it to my attention. 

To compensate for the inconvenience caused, we will send replacement items immediately. I have already spoken to the customer service staff involved regarding the incident, and we are making sure that in the future, all customers' complaints are dealt with in a polite and helpful manner.

Once again, I hope you will accept my apologies for the inconvenience caused. I very much hope you will continue to use our services in the future.

Do not hesitate to contact me on my direct number given below.

Amanda,

Customer Service Manager

Chào Alex,

Tôi viết mail để thay mặt cho công ty của chúng tôi liên quan đến than phiền gần đây của bạn. Tôi cảm thấy lo lắng để biết được về vấn đề bạn trải nghiệm và thái độ không chuyên nghiệp từ nhân viên chăm sóc khách hàng. Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi cho những gì đã xảy ra, và cảm ơn vì đã cho tôi biết.

Để đền bù cho những điều đã gây khó chịu cho bạn, chúng tôi sẽ gửi những mặt hàng thay thế ngay lập tức. Tôi đã nói chuyện với nhân viên chăm sóc khách hàng có liên quan đến sự vụ này và chúng tôi đảm bảo rằng trong tương lai tất cả những than phiền đều được xử lý với một thái độ hỗ trợ và lịch sự.

Một lần nữa, tôi hy vọng rằng bạn sẽ đồng ý lời xin lỗi của tôi cho những bất tiện đã xảy ra. Tôi rất hy vọng bạn sẽ sử dụng dịch vụ của tôi trong tương lai.

Đừng ngại liên hệ trực tiếp với tôi ở số điện thoại bên dưới.

Amanda,

Quản lý dịch vụ khách hàng

Xem thêm: Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ phép

Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Dịch nghĩa và giải thích

With reference to your advertisement/information on the (JobFinders.com) website, I am interested in applying for the job as (a tour leader).

Liên quan đến quảng cáo/thông tin của bạn trên trang web Job Finders.com, tôi cảm thấy hứng thú để ứng tuyển công việc là một (người dẫn du lịch).

I have attached my CV below.

Tôi đã đính kèm CV như bên dưới.

I’m working as a sales representative at the moment.

Tôi làm việc như là một đại diện bán hàng trong hiện tại.

I have good knowledge of (business administration. )

Tôi có kiến thức tốt về (quản trị kinh doanh).

I’m studying for a degree in (Environmental Studies).

Tôi đang học một bằng đại học trong ngành (Nghiên cứu môi trường).

I hope to pursue a career in the (legal profession).

Tôi hy vọng sẽ theo đuổi một công việc về (chuyên ngành luật).

I have been working for (Tekecom) for (one year).

Tôi đã làm việc cho (Tekecom) trong (1 năm).

I would be grateful if you could consider my application.

Tôi rất vui nếu bạn có thể xem xét đơn ứng tuyển của tôi.

Email ví dụ

Email xin việc:

From: Jimmy

To: Human Resource Department

Subject: Application for the Marketing Executive position

Dear HR Department of Petex,

With reference to your advertisement on the JobFinders.com website, I am interested in applying for the job as Marketing Executive in your company.

I feel that I would be well-suited for this job as I enjoy working in a dynamic environment. I am creative and have a lot of energy. I am also a reliable and proactive employee. I graduated from the Economics University of Ho Chi Minh City. For the last three years, I have been working as a Marketing Assistant at Marcom Corporation. You will also notice that my English is good and I have a certificate in web design.

I have attached my CV below. I would be grateful if you could consider my application.

I look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

Jimmy

Gửi phòng nhân sự của công ty Petex,

Liên quan đến quảng cáo của bạn trên trang web Job Finders.com, tôi cảm thấy hứng thú để ứng tuyển công việc là một chuyên viên Marketing ở công ty của bạn.

Tôi cảm thấy tôi phù hợp với công việc này vì tôi hứng thú làm việc trong môi trường năng động. Tôi sáng tạo vào có nhiều năng lượng. Tôi còn lại một nhân viên đáng tin cậy và chủ động. Tôi tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế TPHCM. Trong ba năm vừa qua tôi làm việc như là một trợ lý Marketing ở Marcom. Bạn sẽ để ý rằng Tiếng Anh của tôi tốt và tôi có một chứng chỉ thiết kế website.

Tôi đính kèm CV của mình bên dưới. Tôi sẽ rất vui nếu bạn có thể cân nhắc đơn ứng tuyển của tôi.

Tôi mong chờ nghe tin từ bạn sớm.

Trân trọng,

Jimmy

Xem thêm: Hướng dẫn viết email xin việc bằng tiếng Anh

Email mời họp, gặp mặt

Ngôn ngữ gợi ý

Câu gợi ý mẫu

Mời (Inviting)

We would be very pleased if you could come to…

→ Tôi sẽ rất vui nếu như bạn có thể đến…

I’m writing to invite you to…/attend our…

→ Tôi viết để mời bạn đến…

Please let me know if you will be able to attend

→ Hãy cho tôi biết rằng liệu bạn có thể tham dự

Your attendance will be very welcome

→ Sự hiện diện của bạn sẽ được chào đón

Chuẩn bị (Prepare)

Before the meeting, it would be useful if you could prepare…

→ Trước buổi họp, nó sẽ hữu ích nếu như bạn chuẩn bị…

Please prepare… before the meeting

→ Làm ơn chuẩn bị…trước buổi họp

Đồng ý (Accepting)

Thank you for your kind invitation. The date you suggested is fine. I would be delighted to attend the meeting. I am sure it will be very useful.

→ Cảm ơn lời mời của bạn. Ngày mà bạn đề nghị ổn. Tôi rất vui được tham gia cuộc họp. Tôi chắc rằng nó sẽ hữu ích.

Từ chối (Refusing)

Thank you for your kind invitation. Unfortunately, I have another appointment on that day. Please accept my apologies.

→ Cảm ơn lời mời của bạn. Một cách không may, tôi có một cuộc hẹn vào ngày hôm đó. Hãy đồng ý lời xin thứ lỗi của tôi.

I hope we will have the opportunity to meet on another occasion in the near future. I am sure that the meeting will be a great success.

→ Tôi hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội gặp dịp khác trong tương lai gần. Tôi chắc rằng cuộc họp sẽ thành công tốt đẹp.

Email ví dụ

Email mời họp, gặp mặt:

From: Tom Holland

To: Jimmy 

Subject: Invitation to the meeting 

Dear Jimmy,

I’m writing to invite you to come to a meeting here on 14 May. It has been arranged to bring together all our colleagues working in Vietnam in order to share experiences about working in this market. Your attendance will be very welcome.

This meeting will last all day and will have an informal agenda. It will not be necessary to write a report for it or make a presentation. Refreshments will be provided during the day.

Your presence at the meeting will be very useful. Please let me know as soon as possible if you will be able to attend.

Regards,

Jimmy

Chào Jimmy,

Tôi viết để mời bạn đến cuộc họp vào ngày 14 tháng Năm. Nó đã được sắp xếp để tập hợp tất cả những nhân viên làm việc ở Việt Nam để có thể chia sẻ kinh nghiệm về việc làm trong thị trường này. Sự có mặt của bạn sẽ rất được chào đón.

Cuộc họp này diễn ra cả ngày và sẽ có một lịch trình thân mật. Không cần thiết phải viết báo cáo hay thực hiện bài thuyết trình. Bữa ăn nhẹ sẽ được cung cấp trong suốt cả ngày.

Sự có mặt của bạn ở buổi họp sẽ rất hữu ích. Hãy cho tôi biết càng sớm càng tốt liệu bạn có thể tham gia.

Trân trọng,

Tom

Email trả lời lời mời họp, gặp mặt:

From: Jimmy 

To: Tom Holland

Subject: Reply to: Invitation to the meeting 

Dear Tom,

Thanks a lot for your kind invitation. I would be delighted to attend the meeting. I am sure it will be very useful. Please let me know if there’s anything I can do to help from this end.

Would it be possible to bring Martina Rutka as well? She’s a new member of our team and is very involved with the Vietnamese market.

Thank you once more for your invitation, and look forward to seeing you on 14 May.

Regards,

Jimmy

Chào Tom,

Cảm ơn lời mời của bạn. Tôi rất vui được tham gia cuộc họp. Tôi chắc rằng nó sẽ hữu ích. Hãy cho tôi biết những gì có thể làm để giúp đỡ từ phía tôi.

Liệu tôi có thể đưa Martina Rutka đi cùng không? Cô ấy là một thành viên mới của nhóm tôi và có tham gia vào thị trường Việt Nam.

Cảm ơn một lần nữa lời mời của bạn, và hy vọng sẽ gặp bạn vào ngày 14 tháng Năm. 

Trân trọng,

Jimmy

Các điểm ngữ pháp lưu ý trong việc viết email chuyên nghiệp

Sử dụng thì phù hợp

Các thì có thể sử dụng trong email:

Thì

Chức năng

Ví dụ

Hiện tại đơn

(Present simple)

Hành động và tình huống xảy ra lặp đi lặp lại trong hiện tại

They interview the candidates every year.
(Họ phỏng vấn ứng viên mỗi năm)

Hiện tại tiếp diễn

(Present continuous)

Một việc đang diễn ra trong thời điểm hiện tại, hoặc đang diễn ra nói chung, không nhất thiết ngay tại thời điểm nói.

They are interview the candidates at the moment.
(Họ đang phỏng vấn ứng viên trong lúc này.)

Hiện tại hoàn thành

(Present perfect)

Một hành động bắt đầu từ trong quá khứ và vẫn còn hoặc mới vừa hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại.
-> quan tâm đến tính chất “hoàn thành” của hành động

They have interviewed all the candidates
(Họ đã phỏng vấn xong các ứng viên).

Hiện tại hoàn thành tiếp diễn

(Present perfect continuous)

Một hành động hay tình huống bắt đầu từ trong quá khứ và tiếp diễn liên tục đến thời điểm hiện tại
-> nhấn mạnh vào sự tiếp diễn liên tục của hành động từ quá khứ đến hiện tại

They have been interviews the candidates for three weeks.
(Họ đã phỏng vấn ứng viên trong suốt 3 tuần).

Quá khứ đơn

(Past simple)

Một hành động đã kết thúc tại một thời điểm cụ thể trong quá khứ

They interviewed the candidates last month.
(Họ phỏng vấn ứng viên vào tháng trước).

Sử dụng liên từ phù hợp

Chức năng

Liên từ

Ví dụ và dịch nghĩa

Thể hiện hai câu mang ý tưởng đối lập

but

We are all busy, but the meeting will still go ahead.
→ Chúng ta tất cả đều bận, nhưng cuộc họp sẽ được tiến hành.

nevertheless

We are all busy. Nevertheless, the meeting will still go ahead
→ Chúng ta tất cả đều bận. Tuy vậy, cuộc họp vẫn sẽ tiến hành.

although

I applied for a job at ABC International, although they probably won’t take me on.
→ Tôi ứng tuyển cho công việc ở ABC International, mặc dù họ chắc hẳn sẽ không chọn tôi.

despite/in spite of

I’m going to take the job at Milton’s despite/in spite of the low salary.
→ Tôi sẽ làm công việc tại Milton’s cho dù mức lương thấp.

However

I nearly applied for the sales vacancy. However, my colleagues advised me not to.
→ Tôi gần như ứng tuyển cho vị trí kinh doanh. Tuy nhiên, đồng nghiệp của tôi khuyên tôi không nên.

Thêm thông tin

In addition/ Furthermore

I will send you the new catalogue. In addition/ Furthermore, I will inform Joe about this.
→ Tôi sẽ gửi bạn bảng tổng kê mới. Bên cạnh đó/Thêm vào đó, tôi sẽ thông báo với Joe về điều này.

and

You’ll need to complete an application form and send us your CV.
→ Bạn cần hoàn thành đơn ứng tuyển và gửi chúng tôi CV của bạn.

also

You’ll need to complete an application form. You’ll also need to send us your CV.
→ Bạn cần hoàn thành đơn ứng tuyển. Bạn cũng cần gửi chúng tôi CV của bạn.

Đưa ra ví dụ

For example/ For instance

Very few candidates filled in the application correctly. For example/ For instance, several forgot to sign the last page.
→ Có rất ít ứng viên điền vào đơn ứng tuyển một cách chính xác. Chẳng hạn, một số quên mất việc ký tên vào trang cuối.

such as

We need to discuss a number of issues during the sales meeting, such as the new sales targets and recruiting new staff.
→ Chúng ta cần bàn luận một vài vấn đề trong suốt cuộc họp kinh doanh, chẳng hạn như mục tiêu kinh doanh mới và tuyển dụng nhân viên mới.

Giải thích

This means that

Unfortunately, the conference room is fully booked on Thursday. This means that we’ll have to use the cafeteria.
→ Một cách không may, phòng họp đã được đặt cả ngày thứ Năm. Điều này có nghĩa là chúng ta phải sử dụng căn tin.

That is to say

The manager will leave the company soon. That is to say, we need to recruit a new one.
→ Người quản lý sẽ rời công ty sớm. Điều này có nghĩa là chúng ta cần tuyển một người mới.

Đưa ra lý do

Because

If you look at the figures, you’ll see the revenue increased because two products succeeded.
→ Nếu như bạn nhìn vào những con số này bạn sẽ thấy doanh thu tăng bởi vì hai sản phẩm thành công.

Due to

If you look at the figures, you’ll see the increase in revenue was due to the success of two products.
→ Nếu như bạn nhìn vào những con số này bạn sẽ thấy việc tăng trong doanh thu là nhờ vào thành công của hai sản phẩm.

Kêt quả

As a result

The market is growing; as a result, we have benefited along with our other competitors.
→ Thị trường đang tăng lên; kết quả là, chúng ta hưởng lợi cùng với đối thủ của mình.

Therefore

The market is growing. Therefore, we have benefited along with our other competitors.
→ Thị trường đang tăng. Vì vậy, chúng ta hưởng lợi cùng với đối thủ của mình.

Những lưu ý khi viết email 

  1. Sử dụng “CC” nếu như người đó không phải là người nhận trực tiếp nhưng vẫn cần được thông tin về những gì được trao đổi trong mail.

  2. Chữ ký của email cần phải có: Tên, chức vụ, tên công ty và địa chỉ, email và số điện thoại.

Mẫu chữ ký khi viết emailMẫu chữ ký phù hợp

  1. Đảm bảo rằng tiêu đề email mô tả đúng những gì email nói đến và không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.

  2. Không sử dụng “Reply all” nếu bạn chỉ trả lời cho riêng người gửi.

  3. Sử dụng “BCC” nếu như bạn không muốn người nhận biết email này gửi đến cho những ai khác.

Đọc thêm: Lỗi thường gặp trong cách viết email

Bài tập ứng dụng

Bài tập 1: Viết email theo các đề bài sau:

Đề bài 1:

You are a purchasing officer of a company that produces high-quality household goods. The moulding machines of your company are old and are going to break down soon. This will affect your company’s production in the near future. Write an email to a moulding machines supplier and include:

  • Basic information about your company

  • Request for a catalogue of the available products

Email mẫu

Dear Sales Department of Wesplas,

I saw your advertisement in Plastics Monthly and would like to know more about your moulding machines.

As you may know, Plascom is a successful manufacturer of high-quality plastic household goods with an extensive sales network throughout East and South East Asia. We are planning to replace our moulding machines in the near future.

Would you please send us your (the latest catalogue, including a full price list and details of discounts)? And please send them to the address below.

I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Alex

Assistant Production Controller

Plascom Ltd.

Đề bài 2:

You are the Marketing Director of ABC Company in Singapore. A client from Vietnam is visiting your office. You want to invite her for a formal dinner to help strengthen the relationship. Write an email to her and include:

  • The reason why you want to invite her for a dinner

  • Your suggestion for the kind of food and where to have dinner

Email mẫu:

Dear Thanh,

I hope you are enjoying your stay in Singapore. I would like to invite you to dinner on Wednesday, April 9, after our meeting at the Marina head office in the afternoon. I would like to have an informal dinner with you so that we could share many things besides work. Do you like Chinese food? There is an excellent restaurant near the office. Please let me know if this is convenient.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

Jimmy

Đề bài 3:

You are interested in applying for a new position in a new company. Write an email to this company. In your email include:

  • Which position you are applying

  • The reason why you are suitable for this position

  • Your working experience and qualifications

Email mẫu:

Dear HR Department of Petex,

With reference to your advertisement on the JobFinders.com website, I am interested in applying for the job of Communications Assistant Manager in your company.

I feel that I would be well-suited for this job because your description of the work responsibilities for this role closely matches my experience. I am creative and have a lot of energy. I am also a reliable and proactive employee. 

In my position as a Communications Specialist for Helle Company, I wrote articles for the company website, edited and posted social media posts, managed their social media sites, and wrote and sent out a weekly email newsletter to subscribers. 

I graduated from the Finance and Marketing University of Ho Chi Minh City. For the last seven years, I have been working in various positions in Marketing and Communication. You will also notice that my English is good and I have a certificate in corporate communication.

I have attached my CV below. I would be grateful if you could consider my application.

I look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

Hoang

Đề bài 4:

You have a complaint about the hotel where you organized a conference for your company last month. Write an email to the hotel manager and include:

  • Details about the meeting you had

  • The problems you faced

  • What the hotel should do to solve your problem.

Email mẫu:

Dear Hotel Manager of Montane Hotel,

I am writing to complain about the poor service we have received from your hotel. My company had a conference in your hotel from 21st to 23rd last month on the 5th floor.

We encountered some issues at your hotel during our meeting. Firstly, the tea break was not on time, we had to wait for 10 minutes, and this affected the start time of our presentation afterwards. Furthermore, the quality of the tea break was not good, the cakes were not fresh enough, and the tea had a plain flavour. To make the matter worse, your staff were very unhelpful when I called; they seemed to ignore the problems.

We must insist that you are aware of the problems and avoid them in our meeting next month. Otherwise, I will be forced to terminate our contract and choose another hotel for our conferences.

Regards,

Alex

Đề bài 5:

You are the sales manager of your team. A member of your team is preparing for the trade fair next week. You want to update the status of the tasks he is doing. Write an email to him and include:

  • A request to be updated about the tasks

  • Remind your employee about the importance of the trade fair

Email mẫu:

Dear Tom,

First of all, there will be a meeting next Thursday from 2 to 5 pm to discuss trade fair planning. Please let me know if this time is convenient for you.

There are some tasks I want to be updated on:

  • Have you ordered the brochures for models 546Z and 566T yet? Remember, we need 5000 copies each for the trade fair.

  • Have you contacted Margot about the schedule yet? I need the finalized version for the meeting on Thursday.

  • Finally, have you sent the presentation material yet? I can’t find it anywhere.

Remember, this trade fair is a very important event to advertise our products to potential clients. Therefore, I would like to ensure there would be no mistakes in the preparation.

Best wishes,

Jimmy 

Đề bài 6:

You are the Learning Executive in Human Resources Department in your company. To improve the quality of the staff’s productivity, your department is planning to organize some training sessions to improve specialized knowledge among all the employees and the trainer will be an employee who has expertise in the area. Write an email to the Marketing Manager and include

  • The reason you write this email

  • Some help you need from the Marketing Manager.

Email mẫu:

Dear Ms Thanh,

The HR Department is planning on organizing training sessions for the staff who need to learn about Digital Marketing in Finance and Banking. We need suggestions for some topics that are interested the most in this field at the moment. In addition, we need a staff who have good knowledge in this area and is willing to become the trainer for the training. Could you please send me the list of some topics and nominations for the trainer position?

I would be grateful if you could help me on this matter.

Best regards,

Alex

Đề bài 7:

You are the Director of your company, which is a startup in agricultural technology. You have a partner who is willing to invest a large amount of money in your business. You are eager to meet them. Write an email to the investor and include:

  • The information about your startup

  • Time and location for the meeting

Email mẫu:

Dear Mr Raba,

I am writing to arrange a meeting between Te-farm and you. Since we knew you had an intention to invest in our project, we were looking forward to presenting our business to you.

As you know, we are a business that provides hi-tech solutions in organic farming and have been in business for 4 years. We have supplied our technology to some organic farms in Da Lat and have a plan to extend our market to the Northern provinces, where the weather is cold all year round.  

Regarding our meeting, would Tuesday morning at 10 am at your office be convenient for you? We will bring our hi-tech products and display them in our presentation.

I look forward to your reply. Thank you very much!

With best regards,

Kira

Đề bài 8:

You are the Finance Manager of your company. Another manager from Marketing Department wanted to raise the budget for the new marketing campaign. However, you are afraid that this might be impossible because the business result was bad last quarter and there might be not enough money. Write an email to the Marketing Manager and include:

  • Your concern about this

  • Arrangement for a meeting with the Marketing Manager.

Email mẫu:

Dear Tom,

I’m writing about your request to raise the money our company will spend on the next marketing campaign. I understand the reason you give for this, we have to maintain our competitive edge over other competitors.

My main concern is that the business results of the last quarter were bad and I’m afraid this might be difficult. However, there are some solutions, and I think we need to have a meeting to discuss this in more detail. Are you free anytime next week?

Thank you so much!

Best regards,

Lisa

Bài tập 2: Chia động từ theo đúng thì trong các email dưới đây

Email 1:

Every year around this time we _________ (interview) candidates for functions across the company. This week I ________(plan) that process, so I ________(need) an estimate of staffing needs from every department. In past years we ________(always/be able to) recruit the numbers asked for, but this year will be different. At the moment we _______ (operate) in a difficult market, and sales _______(fall) considerably over the last year. This ________(mean) that we will have to reduce staffing costs, although I ____(hope) it will only be temporary.

Đáp án: Interview - am planning - need - ‘ve always been able to - ‘re operating - have fallen - means -hope

Email 2:

I ________ (just/receive) an email from our subsidiary in Russia. They ______(need) more brochures as they _______ (give out) their entire stock over the last few months. They ______(have) a stand at the Moscow Trade Fair last week and ______(distribute) hundreds of brochures. Now they ______(want) us to send another 5,000 copies. I _______(already/contact) Sales to see if they have any spare, but I _______(think) we’ll need some more. Can you get a quotation from the printers?

Đáp án: ‘Ve just received - need - ‘ve given out - had - distributed - want - ‘ve already contacted - think

Bài tập 3: Điền từ nối phù hợp trong email sau:

Dear all,

I regret to inform you that Mr Lee is going to leave our company next month for personal matters. I understand this is shocking to you, but we need to continue with our project as normal. 

(1)__________ his leaving is a loss to our company, I will try to ensure everything in our work is not affected. (2)_____________, I would like to inform you about new changes in our policy next month. Please find the file in the attachment. If you have any problems understanding the new changes, (3)__________ how to report to your line manager, please let me know.

We understand change is difficult for you, (4)_________ everyone should be proactive. (5)___________ you should ask questions or contribute your opinions whenever the company needs your support.

Sincerely,

Tom

Đáp án:

  1. Although

  2. In addition to this

  3. such as

  4. but

  5. This means that

Tổng kết

Với những ngôn ngữ gợi ý và các email mẫu được trình bày trong bài. Tác giả hy vọng rằng người học đã có những kiến thức cần thiết để áp dụng và thành công trong việc cách viết email bằng tiếng Anh của mình.

Nguồn tham khảo

  • Rebecca Chapman (2003), English for Emails, Oxford University Press

  • Paul Emmerson (2003), Email English, Mac Millan

  • Susan Lowe and Louise Pile (2004), E-mailing, Delta Publishing

  • Roger Barnard and Antoinette Meehan (2005), Writing for the Real World 2, Oxford University Press


Tham khảo thêm khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm giúp học viên thành thạo kỹ năng truyền đạt thông tin trong các tình huống tại nơi làm việc như xử lý vấn đề, họp nhóm, giao tiếp với đối tác, hay thuyết trình.

Tham khảo thêm khóa học tiếng Anh giao tiếp tại ZIM, giúp học viên cải thiện các kỹ năng giao tiếp và tăng phản xạ trong tình huống thực tế.

Bạn muốn học thêm về nội dung này?

Đặt lịch học 1-1 với Giảng viên tại ZIM để được học sâu hơn về nội dung của bài viết bạn đang đọc. Thời gian linh hoạt và học phí theo buổi

Đánh giá

5.0 / 5 (5 đánh giá)

Gửi đánh giá

0

Bình luận - Hỏi đáp

Bạn cần để có thể bình luận và đánh giá.
Đang tải bình luận...
Tư vấn nhanh
Chat tư vấn
Chat Messenger
1900 2833
Đang tải dữ liệu