Bài mẫu cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Khi nào thì viết thư dời lịch phỏng vấn?

Có nhiều lý do khác nhau khiến người gửi phải dời lịch phỏng vấn đã được hẹn từ trước. Đó có thể là lý do về sức khỏe, việc gia đình, lịch hẹn bị trùng nhau, vấn đề về di chuyển hay địa điểm,... Đa số nhà tuyển dụng sẽ hiểu và thông cảm được rằng sẽ có đôi lúc trường hợp hi hữu bất ngờ xảy ra. Điều quan trọng là người gửi nên thành thật đưa ra lý do chính đáng để dời lịch hẹn.

Lưu ý:

• Trong trường hợp trúng tuyển một công việc tiềm năng hoặc đãi ngộ tốt hơn, tốt hơn hết là hãy hủy lịch thay vì làm phiền nhà tuyển dụng.

Để nhà tuyển dụng đồng thời là người gửi có thể sắp xếp thời điểm, ứng viên nên gửi email phản hồi càng sớm càng tốt. Nếu email chưa được phản hồi trong ngày, người gửi nên gọi trực tiếp cho họ để thông báo về email dời lịch của mình. Trong trường hợp khẩn cấp, người gửi nên chủ động thỏa thuận một khung thời gian với nhà ứng tuyển thông qua cuộc gọi.

• Với lý do xin dời lịch hẹn phỏng vấn là về sức khỏe, người gửi nên trừ hao khoảng thời gian mình hoàn toàn hồi phục. Tương tự, với những vấn đề khác, người gửi nên tính tới ngày mà mình giải quyết xong việc riêng và có thể sẵn sàng phỏng vấn.

Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Cấu trúc của thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một email đổi lịch hẹn phỏng vấn bắt buộc phải đầy đủ bố cục, thông tin, kèm lời cảm ơn. Điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng đồng thời có thiện cảm với người gửi. Ngoài ra, bởi vì đây là email dạng công việc, người gửi hãy sử dụng lời lẽ lịch sự để thể hiện phong thái chuyên nghiệp.

Lời chào

Bất cứ email nào, chuyên nghiệp hay thân mật, đều phải có câu mở đầu (câu chào) trước khi bước vào nội dung chính. 

• Nếu người gửi biết tên người nhận: Dear + Mr. / Mrs. / Ms.  + tên nhà tuyển dụng hoặc tên quản lý/trưởng bộ phận tuyển dụng. 

• Trong trường hợp không biết tên người nhận: Dear + Recruiting Team/hiring team/recruiting manager

Xem thêm: Mở đầu email bằng tiếng Anh

Nội dung

Sau khi chào hỏi và giới thiệu ngắn gọn về bản thân (họ tên, vị trí ứng tuyển), người gửi nên tránh vòng vo mà hãy đề cập ngay tới thông tin (thời gian, địa điểm) của buổi phỏng vấn đã được hẹn trước để nhà tuyển dụng có thể nhận biết dễ dàng hơn.

Ví dụ:

• I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet on 9.30 AM September 23th at your headquarters at Golden street. (Tôi là Kelly Trần, người ứng tuyển vị trí trợ lý CEO. Ta đã hẹn gặp phỏng vấn vào lúc 9:30 sáng, ngày 23 tháng 9 tại trụ sở chính của quý công tọa lạc trên đường Golden.)

Tiếp theo, người gửi nên trình bày mong muốn của mình: Lý do tại sao đổi lịch cũng như đề xuất thời điểm thích hợp cho lịch phỏng vấn mới. 

Việc trình bày dài dòng toàn bộ câu chuyện hay lý do dời lịch là điều thừa thãi. Hãy trình bày một cách súc tích, ngắn gọn nhất có thể. Đôi khi lý do khá chung chung hoặc được sử dụng quá nhiều, nhưng chí ít nhà tuyển dụng sẽ thông cảm và tôn trọng những vấn đề cá nhân đó vì người gửi có tác phong chuyên nghiệp và tinh thần trách nghiệm viết email xin dời lịch thay vì không báo trước một câu nào và bỏ buổi phỏng vấn.

Ví dụ:

• Unfortunately, something unexpected happened that day and I need to handle it. Therefore, I’m writing this email to request to reschedule my interview for the other day and time. (Thật không may, vào ngày hôm đó tôi có công chuyện bất ngờ cần phải giải quyết. Do đó, tôi viết email này để đề xuất được dời lại buổi phỏng vấn vào thời điểm khác.)

• Unfortunately, my sinus disease has relapsed and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I’m wondering if we could reschedule this interview. I’m available [a list of two or three other times and days].  (Thật không may, bệnh xoang của tôi tái phát và điều kiện sức khỏe hiện tại không ổn cho việc phỏng vấn. Vì vậy, liệu chúng ta có thể dời buổi phỏng vấn này vào ngày khác không. Tôi có thể tới vào ngày (nên list 2 hoặc 3 thời điểm khác nhau.)

Thêm vào đó, người gửi cũng có thể cân nhắc xin lỗi nhà tuyển dụng vì sự bất tiện này một cách khéo léo và  lịch sự. 

Kết thư và ký tên

Khi kết thúc một email dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, hãy cảm ơn nhà tuyển dụng nhằm thể hiện sự mong muốn được chấp nhận lời đề nghị và phản hồi trong thời gian sớm nhất. Email sẽ chuyên nghiệp hơn nếu kèm theo số điện thoại hoặc thông tin liên lạc khác mặc dù nhà tuyển dụng vốn đã nắm được.

Ví dụ:

• I truly apologize for any inconvenience and appreciate your understanding in advance.

• I’m really looking forward to meeting you and talking about the position. Thank you for understanding.

Xem thêm: Mẫu kết thúc email tiếng Anh

Các mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn

Mẫu có lý do về sức khỏe

To: trantrang.hrteam@gmail.com

Subject: Request to reschedule the interview

Dear Ms.Trang,

This email is to inform you I will not be able to attend the interview for the position of Content Manager scheduled for Tuesday, September 22th 2022. Please accept my sincere apologies for this inconvenience.

I have been expecting to attend the interview. Unfortunately, my sinus disease has relapsed and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I request you to kindly reschedule my interview to next week. I’m available on Wednesday, Thursday, and Friday. I am looking forward to an opportunity to discuss the job in detail with you.

Thank you for considering my request.

Yours Sincerely,

Kai Lee

Mẫu lý do khẩn cấp

To: hrteam.abc.ltd@gmail.com

Subject: Request to reschedule the interview

Dear Hiring team,

I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet at 9.30 AM on September 23th at your headquarters at Golden street.

Unfortunately, there is something urgent that needs my attention on that day. Therefore, I’m requesting to reschedule my interview for the other day and time.

I’m so sorry to request this change at the last minute. Anyway, it is my honour of this opportunity and I hope that we can connect soon.

Thank you for understanding.

Yours Sincerely,

Kai Lee

Đọc thêm:

• Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

• Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh

Tổng kết

Nhìn chung, cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng anh cũng như bất kỳ email mang tính chất công việc khác, cần đầy đủ cấu trúc và văn phong lịch sự, nội dung súc tích, ngắn gọn. Không những ảnh hưởng phần nào tới kết quả phỏng vấn, một email xin dời lịch khéo léo bằng tiếng Anh còn giúp người gửi “ăn điểm” trong mắt nhà tuyển dụng vì sự chuyên nghiệp của mình. Thông qua bài viết này, tác giả hi vọng nếu hi hữu rơi vào trường hợp cần phải viết dạng email này, người đọc hoàn toàn có thể viết một cách chuẩn chỉnh, đầy thuyết phục.

Anh ngữ ZIM hiện đang tổ chức các khóa học tiếng Anh giao tiếp cam kết đầu ra, giúp người học bồi dưỡng từ vựng và ngữ pháp, luyện tập phản xạ giao tiếp tự nhiên ứng dụng trong các tình huống học tập và công việc. Liên hệ ngay hotline 1900-2833 để được tư vấn chi tiết.