Làm thế nào để ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian hiệu quả?

Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Trước tiên, việc quản lý thời gian giúp cá nhân quản lý được các đầu công việc. Từ đó đề ra những kế hoạch về thời gian và phân bổ công việc sao cho hợp lý để đảm bảo được chất lượng cũng như số lượng công việc không bị quá ít hoặc quá nhiều. Không chỉ vậy, việc hoàn thành các công việc hoặc bài tập đúng hạn cũng là một yêu cầu quan trọng. Và việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn theo dõi được tiến độ công việc cũng như ghi nhớ về thời hạn để không bị rơi vào những trường hợp đáng tiếc. Bên cạnh đó, như đã đề cập ở phía trên, mỗi cá nhân ngày càng có nhiều đầu công việc cần hoàn thành hơn trong một khoảng thời gian tương tự, hoặc chậm chí ít hơn trước. Đây chính là một trong những lí do lớn nhất của những vấn đề về sức khỏe tinh thần như chán nản, áp lực. Bởi vậy, nắm được kỹ năng quản lý thời gian sao cho hiệu quả sẽ giúp mỗi người trong chúng ta cân bằng được việc công việc, học hành, giải trí và giảm thiểu được stress trong cuộc sống thường nhật.

Các công nghệ hỗ trợ việc quản lý thời gian

Ứng dụng lịch và lên lịch

Một trong những nền tảng quen thuộc với hầu hết người đi làm và học sinh, sinh viên là Google Calendar. Nền tảng cho phép người dùng lên kế hoạch đối với từng khoảng thời gian, phân chia nhãn công việc cũng như tạo nhắc nhở về deadline của các công việc. Đồng thời, trong khoảng thời gian trở lại đây, Google cũng đã cập nhật thêm tiện ích tạo lịch cuộc họp từ Gmail. Từ đó, các thành viên trong cùng một team cũng như chủ trì cuộc họp có thể nhanh chóng và linh hoạt ghi chú về thông tin cuộc họp một cách dễ dàng. Với một loạt các tiện ích như vậy nhưng Google Calendar lại vô cùng thân thiện đối với người dùng và cũng có sẵn trên cả 2 nền tảng website và ứng dụng trên điện thoại, iPad.

(Nguồn: https://www.lifewire.com/google-calendar-review-1357929)

Đối với các tín đồ công nghệ thì Apple là một trong những hãng được ưa chuộng nhất. Một phần lí do cũng vì hãng luôn cung cấp những ứng dụng hỗ trợ người dùng trong cuộc sống thường ngày. Không thể không kể tới trong số đó là “Apple Calendar”. Hiện nay, nền tảng cũng đã có tính năng đồng bộ hóa với Google Calendar của tài khoản Gmail tạo iCloud. Từ đó thuận tiện cho người dùng trong việc lên kế hoạch giữa các app.

(Nguồn: https://support.apple.com/en-us/HT202361)

Phần mềm quản lý công việc, dự án

Do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 mà xu hướng làm việc và học tập tại nhà ngày càng trở nên phổ biến hơn, dẫn tới sự ra đời của ngày càng nhiều ứng dụng và website phục vụ cho việc giao tiếp và cộng tác giữa các cá nhân. Phổ biến nhất trong số đó có lẽ là nền tảng Zoom và Google Meet. Tuy nhiên, trong thời gian trở lại đây, cả Zoom và Google Meet đều giới hạn thời gian người dùng dưới 1 tiếng.

(Nguồn: https://apps.apple.com/us/app/zoom-one-platform-to-connect/id546505307)

(Nguồn: https://zapier.com/blog/google-hangouts-meet-guide/)

Khắc phục được hạn chế về mặt thời gian của Zoom và Meet, Microsoft Teams cho phép người dùng mở cuộc họp không giới hạn thời gian cũng như toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự đông hóa, từ việc lên lịch, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, nhắn tin và ghi lại cuộc họp. Ngoài ra, điểm mạnh của nền tảng này chính là các tính năng được phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu trong không gian cộng tác.

(Nguồn: https://support.microsoft.com/en-us/teams)

Theo dõi thời gian

Toggl Track là một ứng dụng theo dõi thời gian cho phép người dùng theo dõi lượng thời gian sử dụng vào các hoạt động thường ngày trên các nền tảng khác nhau. Không chỉ vậy, ứng dụng còn cung cấp cho người dùng những phân tích chi tiết dựa vào dữ liệu sử dụng để từ đó sẽ có những kế hoạch sử dụng thời gian tối ưu hơn. Hiện nay, Toggl Track đã có sẵn trên cả website, ứng dụng cho điện thoại và ứng dụng cho máy tính.

(Nguồn: https://toggl.com/track/features/)

Bên cạnh Toggl Track, RescueTime cũng là một tiện ích theo dõi thời gian đầy hữu ích. Bên cạnh những tính năng giống với Toggl Track, RescueTime nổi bật với tính năng cá nhân hóa khi dựa vào các dữ liệu liên quan tới phong cách làm việc, lịch họp để từ đó đưa ra mục tiêu tập trung làm việc mỗi ngày. Không chỉ vậy, trong khoảng thời gian tập trung, RescueTime cũng chặn các trang có khả năng làm xao nhãng người dùng.

(Nguồn: https://rossgriffin.com/productivity/rescuetime/)

Sắp xếp và ghi chú

Vô cùng quen thuộc với không chỉ nhân viên văn phòng mà còn với cả học sinh, sinh viên là Notion. Notion là một không gian làm việc nơi bạn có thể lên kế hoạch, tạo nhãn cho công việc, ghi chép và thậm chí quản lý cả một dự án khi ứng dụng cho phép tích hợp nhiều người dùng trong cùng một không gian làm việc.

(Nguồn: https://www.notion.so/)

Bên cạnh những ứng dụng đầy nổi bật được phát triển bởi Google như Google Calendar, Google Drive, Google Classroom thì Google Keep cũng mang lại đầy tiện ích cho người dùng. Nền tảng này giúp tạo và sắp xếp các ghi chú ở cả dạng chữ và dạng hình ảnh. Đồng thời, những ghi chú này sẽ được tích hợp ngay trong nền tảng Google Calendar, đảm bảo người dùng ghi nhớ được những sự kiện quan trọng hoặc có thể ngay lập tức ghi chú mà không cần phải mở thêm một tab khác.

(Nguồn: https://addons.mozilla.org/vi/firefox/addon/category-tabs-for-keep/)

Nếu hệ sinh thái của Google có Google Keep thì hệ sinh thái của Microsoft lại sở hữu OneNote với số lượng trang giấy không giới hạn và những tính năng tương tự như Google Keep.

(Nguồn: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app)

Tập trung

Ứng dụng đầu tiên được đề xuất để cải thiện việc tập trung là Nox Ocean, ứng dụng xây nhà dưới biển nhờ vào khoảng thời gian tập trung làm việc và học tập của người dùng. Với Nox Ocean, người dùng có thể chọn các mức độ tập trung từ Normal Focus, Deep Focus tới Extreme Focus. Mỗi mức độ lại có một giới hạn về việc sử dụng điện thoại và các ứng dụng khác nhau. Ngoài ra, ứng dụng cũng cung cấp tính năng tham gia phòng tự học online cùng những người dùng khác.

(Nguồn: https://memorytimervn.wordpress.com/2020/11/18/3-che-do-tap-trung-trong-nox-ocean/)

Nếu Nox Ocean là ứng dụng tập trung để xây dựng nhà dưới biển thì Forest lại là ứng dụng tập trung để trồng cây. Trước khi bắt đầu một chu kỳ tập trung, người dùng sẽ chọn loại cây mình muốn trồng. Thời gian tập trung càng nhiều thì cây càng to và đẹp. Ngoài những tính năng tương tự Nox Ocean, Forest còn triển khai dự án mang tên “Trees For the Future”, được thành lập với mục đích giúp khôi phục các vùng đất bị suy thoái, đặc biệt là ở Châu Phi. Nếu muốn vừa tập trung làm việc và học tập vừa muốn chung tay góp phần cải thiện hệ sinh thái và môi trường trên thế giới thì hãy thử ngay Forest nhé!

(Nguồn: https://mashable.com/article/forest-app-productivity-focus-review)

Dành cho máy tính, Google Chrome cung cấp tiện ích mở rộng StayFocused dành cho website. Khi được tích hợp, StayFocused sẽ giới hạn lượng thời gian người dùng có thể sử dụng tại các trang web thường dễ gây xao lãng như Facebook, Instagram, Twitter… Sau khi đã truy cập hết lượng thời gian cho phép, tính năng sẽ tự động khóa các trang web lại nhắm ngăn cản người dùng dành quá nhiều thời gian vào hoạt động gây mất tập trung.

(Nguồn: https://www.stayfocused.me/)

Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ trong việc quản lý thời gian

Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý thời gian mang lại vô vàn lợi ích và sự tiện nghi cho không chỉ một cá nhân mà còn cho cả một tổ chức, công ty, hội nhóm. Trước tiên, việc sử dụng công nghệ sẽ làm tăng tính linh hoạt trong công việc và học tập, từ đó giúp cải tiến tổ chức. Ví dụ như việc tổ chức cuộc họp mà không cần một địa điểm vật lý cụ thể và không cần tốn thời gian di chuyển.

Hay việc các lớp học cũng đang có xu hướng diễn ra dưới hình thức online song song với offline nhằm giúp người học tiết kiệm thời gian đi lại và dễ dàng sắp xếp thời gian. Không chỉ vậy, các thành viên trong cùng một nhóm sẽ dễ dàng cập nhật và nắm bắt được công việc của mình theo thời gian, dẫn tới việc tăng năng suất và chất lượng đầu ra của công việc.

Và khi có thể quản lý được thời gian của mình, người dùng cũng sẽ cảm thấy có động lực hơn để tiếp tục các công việc tiếp theo cũng như có nhiều thời gian hơn cho các mối quan hệ cũng như sở thích của bản thân.

Hạn chế của việc ứng dụng công nghệ trong việc quản lý thời gian

Việc ứng dụng công nghệ trong việc quản lý thời gian tuy mang lại sự tiện ích, dễ dàng và nhanh chóng nhưng cũng tiềm ẩn một số hạn chế. Đầu tiên phải kể tới là việc người dùng dễ dàng bị mất tập trung và xao nhãng bởi các nền tảng mạng xã hội trong quá trình sử dụng các thiết bị công nghệ. Từ đó có thể dẫn tới việc công việc được lên lịch nhưng không được hoàn thành đúng giờ.

Bên cạnh đó, nếu như quá phụ thuộc vào công nghệ có thể dẫn tới những ảnh hưởng về sức khỏe ở cả mặt thể chất lẫn tinh thần. Con người sẽ dần khép mình hơn, có xu hướng làm việc trên máy tính hoặc điện thoại nhiều hơn mà giảm thiểu các tương tác xã hội. Hạn chế cuối cùng là yêu cầu về thiết bị và những vấn đề kỹ thuật, tính tương thích của phần mềm gây ra khó khăn cho người dùng trong quá trình sử dụng.

Tổng kết

Có thể thấy, công nghệ là một công cụ vô cùng đắc lực trong kỹ năng quản lý thời gian. Nhưng cách ta sử dụng chúng như thế nào sẽ quyết định tới việc chúng ảnh hưởng tới ta ra sao. Nếu quá lạm dụng và phụ thuộc vào công nghệ ta sẽ tự làm hạn chế khả năng vốn có của bản thân. Bởi vậy tác giả mong rằng người đọc sẽ biết cách khai thác và sử dụng các công cụ hữu ích này một cách hiệu quả.

Nguồn tham khảo

Sophia Auld. “Time management skills that improve student learning". ACC Blog, https://www.acc.edu.au/blog/time-management-skills-student-learning/

John Dudovskiy, “The Importance of Time Management.” Business Research Methodology, https://research-methodology.net/the-importance-of-time-management/