Cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Key takeaways
Người học cần để ý các tình huống cần phản hồi lại rằng bạn đã nhận được thông tin như:
Phản hồi email của ứng viên xin việc.
Xác nhận các thông tin về lịch hẹn, giấy tờ.
Xác nhận thông tin về trải nghiệm của khách hàng.
Bài viết hướng dẫn người học một số cách để phản hồi email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh.
Việc phản hồi lại với người gửi rằng bạn đã nhận được thông tin là một điều cần thiết khi nhận được email. Bài viết sẽ gợi ý đến người học cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp.
Tình huống cần trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh
Khi nhân viên nhận được thông báo, yêu cầu công việc cần phản hồi của cấp trên
Trong trường hợp này, nhân viên nhận được email cần xác nhận công việc từ cấp trên, hoặc các bộ phận trong cùng công ty, từ công ty khác. Người nhận được có trách nhiệm phản hồi lại các thông tin đã nhận được để đảm bảo tiến độ công việc.
Các email yêu cầu xác nhận thông tin đặt hàng, lịch hẹn hoặc giấy tờ hóa đơn
Đây là một loại email yêu cầu xác nhận từ phía người nhận được email. Người nhận có trách nhiệm đọc kỹ email và phản hồi theo yêu cầu của email gốc.
Khi bộ phận chăm sóc khách hàng nhận được email liên quan đến trải nghiệm của khách hàng về dịch vụ
Trong trường hợp này, bộ phận Chăm sóc khách hàng của một công ty có trách nhiệm phản hồi và xác nhận việc đã nhận được email từ phía khách hàng. Ngoài ra, trong email sẽ phải đi kèm chi tiết các nội dung liên quan đến dịch vụ mà khách hàng đã trải nghiệm.
Đọc thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh cho mọi tình huống
Cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh
Với các tình huống trên, người học có thể nhận thấy, không chỉ các email xác nhận liên quan đến công việc, việc trả lời email đã nhận được cũng diễn ra trong các tình huống hằng ngày.
Một email đã nhận được thông tin nên có đầy đủ nội dung cần được phản hồi, ngày tháng năm cũng như thông tin của đối phương.
Dưới đây là một bố cục đầy đủ giúp người học có thể tham khảo cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh.
Mở đầu
Người học nên bắt đầu mở email bằng một câu đi vào trọng tâm của bức thư định gửi. Trong câu đầu tiên này, hãy nói rõ về việc thông tin được xác nhận là gì, và xác nhận với ai.
Ví dụ: Bạn nhận được một lá thư yêu cầu phản hồi về gói hàng đã nhận được qua một website đặt hàng.
I’ve received the package I ordered from eBay last month. (Tôi đã nhận được gói hàng mà tôi đặt từ eBay tháng trước.)
Thân bài
Đi sâu vào nội dung của bức thư xác nhận thông tin. Người học nêu rõ về tình trạng của món đồ, hoặc các phản hồi của bản thân liên quan đến nội dung email đã nhận được.
Ví dụ: Người nhận có trách nhiệm phản hồi gói hàng.
I’ve checked and unboxed the package and there were some scratches with what I ordered.
Kết bài
Đưa ra lời cảm ơn hoặc để lại thông tin liên lạc đối với bên gửi email.
Ví dụ: Thank you for informing me about the package's condition. If more confirmation is needed, please contact me at abcd@gmail.com.
Đọc thêm: Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Mẫu câu và cụm từ hữu ích khi viết email trả lời đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh
Mẫu câu
Khi người học cần xác nhận thông tin, người học có thể sử dụng các mẫu câu sau:
I’ve receive the email of + O (Tôi đã nhận được email về + O)
Ví dụ: I have received the email of hotel reservation confirmation.
(Tôi đã nhận được email xác nhận đặt phòng khách sạn.)
Thanks for sending + [Noun] regarding/about +[topic] (Cảm ơn vì đã gửi tôi + danh từ về/ liên quan đến + chủ đề)
Ví dụ: Thanks for sending me the documents about the applicant’s qualification. (Cảm ơn vì đã gửi cho tôi tài liệu liên quan đến điều kiện đạt chuẩn của ứng viên.)
I confirmed that I’ve received the email dated/ of + [date]/ (Tôi xác nhận rằng tôi đã nhận được email ngày + [ngày tháng năm])
Ví dụ: I confirmed that I’ve received the email dated 24th October. (Tôi xác nhận rằng tôi đã nhận được email vào 24 Tháng Mười.)
Trong trường hợp người nhận đang đại diện một công ty để phản hồi thông tin: If +[clause], please contact me at + [contact details/email/phone number]. (Nếu + [clause], hãy liên hệ tôi qua +[thông tin liên lạc])
Ví dụ: If there is any problem, please contact me at 123@gmail.com. (Nếu còn vấn đề gì khác, hãy liên hệ tôi qua 123@gmail.com.)
Từ vựng hữu ích
Từ | Loại từ | Định nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|---|
Receive ( /rɪˈsiːv/) | Động từ | Nhận | I received a package. (Tôi nhận được một gói hàng.) |
Inform (/ɪnˈfɔːrm/) | Động từ | Nói với ai đó một điều cụ thể | I informed my boss that I was going to be away next week. (Tôi nói với sếp rằng tôi sẽ không đi làm vào tuần sau.) |
Invoice (/ˈɪn.vɔɪs/) | Danh từ | Hóa đơn | You will need the original invoice to be able to refund. (Bạn cần có hóa đơn gốc để có thể được hoàn tiền.) |
Contact (/ˈkɑːn.tækt/) | Động từ | Liên hệ | Feel free to contact me through my email. (Đừng ngần ngại liên hệ cho tôi qua email.) |
Confirm (/kənˈfɝːm/) | Động từ | Xác nhận | I confirm that what I said was true. (Tôi xác nhận những điều tôi nói là sự thật.) |
Attach (/əˈtætʃ/) | Động từ | Đính kèm | I have attached the file to this email. (Tôi đã đính kèm file vào trong email này.) |
Recipient (/rɪˈsɪp.i.ənt/) | Danh từ | Người nhận | The recipient must reply to this email within 24 hours. (Người nhận cần phản hồi lại email này trong vòng 24 giờ.) |
Complaint (/kəmˈpleɪnt/) | Danh từ | Lời phàn nàn | We have received a complaint about our service. (Chúng tôi đã nhận được một lời phàn nàn về dịch vụ của chúng tôi.) |
Clarify | Động từ | Làm rõ sự việc | Could you please clarify the details in the email? (Bạn có thể làm rõ hơn các chi tiết trong email được không?) |
Feedback | Danh từ | Phản hồi | Please fill in the customer’s feedback form. (Xin vui lòng điền vào phiến phản hồi của khách hàng.) |
Tham khảo: Best regards là gì? Cách sử dụng chính xác nhất trong email
Mẫu trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh
Mẫu 1
Subject: Project Dicussion
Dear Mrs Vu,
I confirm that I received your email of 19th February. I appreciate you reaching out and sharing your thoughts with me.
I’ve noted the details you shared regarding our project to improve our security system, and I value your perspective on this matter. I will revise the documents again before sending you the final draft.
If there’s anything specific you would like to discuss further or if you have any questions, please feel free to reply to this email.
Thank you once again for your email. Looking forward to hearing back from you soon.
Best regards,
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Thảo luận dự án
Kính gửi Bà Vũ,
Tôi muốn nhắc lại rằng tôi đã nhận được email của bạn ngày 19/2. Tôi rất cảm kích vì bạn đã liên hệ và chia sẻ suy nghĩ với tôi.
Tôi đã ghi chú những chi tiết bạn đã chia sẻ về dự án cải thiện hệ thống an ninh của chúng tôi và tôi trân trọng quan điểm của bạn về vấn đề này.
Nếu có điều gì cụ thể bạn muốn thảo luận thêm hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, xin hãy cho phản hồi lại email này.
Cảm ơn một lần nữa vì email của bạn. Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
Mẫu 2
Subject: Acknowledgment of Your Complaint
Dear Ms Linda,
Thank you for sending your complaint regarding your concerns at our stores. We sincerely apologize for the experience you had with our staff at the store yesterday. To resolve the matter, we will immediately send you a refund after the issue is reviewed.
Once again, thank you for giving us feedback about the customer’s experience when using our service. We will take into consideration and improve our services.
If you need further assistance, please contact me at abdc@gmail.com
Sincerely,
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Xác Nhận Đơn Khiếu Nại Của Bạn
Kính gửi Ms Linda,
Cảm ơn bạn đã gửi đơn khiếu nại của bạn liên quan đến vấn đề của bạn tại cửa hàng của chúng tôi . Chúng tôi chân thành xin lỗi về những trải nghiệm không đáng có của khách hàng tại cửa hàng của chúng tôi vào hôm qua. Để giải quyết vấn đề, chúng tôi sẽ lập tức hoàn tiền lại sau khi vấn đề được thông qua.
Một lần nữa, cảm ơn quý khách vì đã đưa ra góp ý về trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cân nhắc và cải thiện dịch vụ của chúng tôi.
Nếu bạn có thêm thông tin hoặc cần hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi qua abcd@gmail.com.
Trân trọng
Mẫu 3
Subject: Confirmation of Invoice Receipt
Dear Sunlight Hotel,
I’ve received the email about the hotel booking invoice. However, I noticed a mistake in my name from the information provided:
Name: Mary Nguyen
Correct Name: Marie Nguyen
Could you please correct the information and confirm the changes at your earliest convenience? I appreciate your assistance in resolving this matter and look forward to my stay.
Thank you for your attention to this issue!
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Xác nhận đã nhận hóa đơn
Kính gửi Khách sạn Sunlight,
Tôi đã nhận được email hóa đơn đặt phòng khách sạn. Tuy nhiên, tôi phát hiện ra có một lỗi sai ở tên của tôi trong thông tin được cung cấp:
Tên: Mary Nguyen
Tên đúng: Marie Nguyen
Xin vui lòng điều chỉnh đúng thông tin và xác nhận lại một cách nhanh nhất. Tôi rất cảm kích sự giúp đỡ của quý vị trong việc giải quyết vấn đề này và mong chờ chuyến đi của mình.
Cảm ơn quý vị đã quan tâm đến vấn đề này!
Đọc tiếp: Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh và mẫu tham khảo
Tổng kết
Bài viết đã gợi ý đến người học cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh và các mẫu câu thông dụng để phản hồi các email yêu cầu xác nhận. Để có thể trau dồi khả năng trả lời các email bằng tiếng Anh, hãy tham gia Khóa học Tiếng Anh giao tiếp cơ bản của ZIM để được hướng dẫn bài bản nhất.
Bình luận - Hỏi đáp