Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh và mẫu tham khảo

Trong môi trường làm việc ngày nay, việc theo dõi các email chưa được phản hồi là một nhiệm vụ thường gặp nhưng cần sự khéo léo. Dù đang chờ ý kiến đóng góp cho một dự án, xác nhận tham gia sự kiện hay nộp tài liệu quan trọng, việc gửi email nhắc nhở là điều cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Tuy nhiên, một email nhắc nhở hiệu quả cần phải cân bằng giữa tính chuyên nghiệp và sự lịch sự. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh rõ ràng, lịch sự và hiệu quả.

Các trường hợp dùng Email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Email nhắc nhở phản hồi là một loại email quan trọng đặc biệt trong môi trường công việc nhằm đảm bảo rằng các nhiệm vụ hoặc thông tin liên lạc được xử lý đúng hạn.

Dưới đây là một vài trường hợp trường hợp sử dụng email nhắc nhở phản hồi:

• Khi đối tác chưa phản hồi email trước đó:

Nếu người gửi đã gửi email cung cấp thông tin hoặc yêu cầu nhưng không nhận được phản hồi trong khoảng thời gian hợp lý, người gửi cần gửi một email nhắc nhở để giữ cho tiến trình công việc diễn ra.

• Khi cần xác nhận thông tin quan trọng:

Trong các dự án, thông tin cần được xác nhận để tiến hành các bước tiếp theo. Email nhắc nhở giúp đảm bảo đối tác không bỏ lỡ những chi tiết quan trọng.

• Khi công việc có thời hạn cụ thể:

Nếu một nhiệm vụ có deadline, nhưng người gửi email không nhận được phản hồi cần thiết từ người nhận, việc gửi email nhắc nhở là cần thiết để tránh trễ tiến độ.

• Khi muốn đảm bảo lịch sự và chuyên nghiệp:

Email nhắc nhở là một cách giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp, thay vì gọi điện hoặc nhắn tin đột ngột. Đôi khi, email có thể bị bỏ lỡ hoặc bị lạc trong hộp thư rác. Email nhắc nhở giúp đảm bảo rằng người nhận hiểu rõ yêu cầu của người gửi.

Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh

Cách viết Email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Tiêu đề (Subject) 

Mục Subject (Tiêu đề) là nơi người gửi cần ghi ngắn gọn, xúc tích nội dung của mail, giúp người nhận hiểu nhanh mục đích của email. Đối với email nhắc nhở phản hồi, người gửi có thể viết:

• Reminder: Follow-Up on [...]

• Gentle Reminder: Pending Response to [...]

• Reminder: Request for Feedback on [...]

• Follow-Up: Confirmation Needed for [Meeting/Appointment]

Ví dụ: Follow-Up: Confirmation Needed for "Digital Transformation in Business” Seminar. (Theo dõi: Cần xác nhận cho Hội thảo “Chuyển đổi số trong doanh nghiệp”.)

Lời mở đầu (Email greeting)

Vì tính chất trang trọng của email, người viết nên bắt đầu bằng lời chào lịch sự.

Dear + (Mr./ Mrs./ Ms.) + tên người nhận,

Việc sử dụng tên hay họ của người nhận trong phần mở đầu (greeting) của email phụ thuộc vào mức độ trang trọng và mối quan hệ giữa người gửi và người nhận. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

• Dùng tên riêng khi người gửi đã có mối quan hệ quen thuộc hoặc thân thiện với người nhận, thường là các email nội bộ hoặc khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác quen thuộc.

Ví dụ: Dear Hoa, 

• Dùng họ kèm danh xưng trong các tình huống cần giữ tính trang trọng hoặc lịch sự, khi người viết viết cho cấp trên, khách hàng, hoặc người chưa quen biết rõ.

Ví dụ: Dear Ms. White,

• Dùng Sir/ Madam trong trường hợp không biết rõ tên người nhận.

Nội dung

Tóm tắt email trước đó

Người viết có thể tóm tắt ngắn gọn email trước đó, bao gồm ngày gửi và nội dung chính của email

• I hope you had a chance to review the email I sent on [date] about [topic].

• On [date], I sent you an email regarding [topic], and I just wanted to ensure it reached you.

• I’d like to bring your attention back to the email I sent on [date] concerning [topic].

Ví dụ: I’d like to bring your attention back to the email I sent on November 28 concerning the updated proposal for Project Phoenix. (Tôi muốn lưu ý bạn trở lại email tôi đã gửi vào ngày 28 tháng 11 liên quan đến đề xuất cập nhật cho Dự án Phoenix.)

Nêu mục đích của lời nhắc nhở

Giải thích rõ ràng lý do người gửi cần theo dõi và lý do cần phản hồi của người nhận. Một số các nhắc nhở phản hồi gợi ý: 

• Your feedback is essential for us to proceed with the next step in the project. (Phản hồi của bạn rất cần thiết để chúng tôi tiến hành bước tiếp theo trong dự án.)

• We require your response to finalize the timeline for [project/task]. Your input is crucial to avoid delays. (Chúng tôi cần phản hồi của bạn để hoàn thiện mốc thời gian cho [dự án/nhiệm vụ]. Ý kiến ​​đóng góp của bạn rất quan trọng để tránh chậm trễ.)

• Your reply is needed to address [specific issue or requirement], as it directly impacts our next steps. (Phản hồi của bạn cần thiết để giải quyết [vấn đề hoặc yêu cầu cụ thể], vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến các bước tiếp theo của chúng tôi.)

Đưa ra thời gian cần lời phản hồi 

Người gửi email cần lịch sự yêu cầu người nhận trả lời trong khoảng thời gian mà mình mong muốn

• If possible, could you kindly respond by [specific date] so we can stay on schedule?

• If possible, please provide your response by [specific date] so we can finalize the report by [specific date] as planned.

Ví dụ: If possible, please provide your response by December 3 so we can finalize the report by December 5 as planned. (Nếu có thể, vui lòng cung cấp phản hồi trước ngày 3 tháng 12 để chúng tôi có thể hoàn thiện báo cáo vào ngày 5 tháng 12 theo đúng kế hoạch.)

Kết thúc Email

Cuối cùng, người gửi cần kết thúc email một cách lịch sự bằng một lời cảm ơn và lời đề nghị hỗ trợ nếu cần.

• Thank you very much! Please let me know if you require any further details or clarification. (Cảm ơn bạn rất nhiều! Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc giải thích.)

• I appreciate your attention to this matter and look forward to your response. If there’s anything else I can assist you with, please don’t hesitate to reach out. (Tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đến vấn đề này và mong nhận được phản hồi của bạn. Nếu có bất kỳ điều gì khác tôi có thể hỗ trợ bạn, vui lòng đừng ngần ngại liên hệ.)

Lời chào kết thư

Phần lời chào kết thư là phần thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với người nhận, thường xuất hiện ngay trước chữ ký trong email.

Các cách kết thư:

• Sincerely,

• Best regards,

• Thank you,

Tham khảo thêm: Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh Chuyên nghiệp

Từ vựng thông dụng cho Email nhắc nhở phản hồi

Mẫu Email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Mẫu 1

Dear Hoa,

I hope this email finds you well. On November 28, I sent an email regarding the contract for Project ABC, and I wanted to follow up to ensure it reached you.

Your feedback is important for us to proceed with the next steps. If possible, please provide your response by December 3 so we can finalize the report by December 5 as planned.

Thank you very much for your time and support! Please don’t hesitate to contact me if you need any additional information.

Best regards,

Nguyen Van A

Dịch nghĩa: 

Hoa thân mến,

Tôi hy vọng email này sẽ đến được với bạn. Vào ngày 28 tháng 11, tôi đã gửi một email liên quan đến hợp đồng cho Dự án ABC và tôi muốn theo dõi để đảm bảo email đã đến tay bạn.

Phản hồi của bạn rất quan trọng để chúng tôi tiến hành các bước tiếp theo. Nếu có thể, vui lòng cung cấp phản hồi của bạn trước ngày 3 tháng 12 để chúng tôi có thể hoàn thiện báo cáo trước ngày 5 tháng 12 theo kế hoạch.

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian và ủng hộ! Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào.

Trân trọng,

Nguyen Van A

Mẫu 2

Dear Ms. Nguyen,

I am writing to follow up on the email I sent on November 24 regarding the proposal for Project Alpha. I wanted to ensure that it reached you and see if you’ve had a chance to review it.

Your feedback is crucial for us to make any necessary adjustments and proceed with the next steps. If possible, I kindly request your response by December 5 so that we can stay on schedule.

Thank you very much for your attention to this matter. Please let me know if you need any additional information or clarification—I’d be happy to assist.

Sincerely,

Nguyen Van A 

Dịch nghĩa:

Kính gửi cô Nguyên,

Tôi viết thư này để theo dõi email tôi đã gửi vào ngày 24 tháng 11 liên quan đến đề xuất cho Dự án Alpha. Tôi muốn đảm bảo rằng email đã đến được tay bạn và xem bạn đã có cơ hội xem xét email đó chưa.

Phản hồi của bạn rất quan trọng để chúng tôi có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào và tiến hành các bước tiếp theo. Nếu có thể, tôi vui lòng yêu cầu bạn phản hồi trước ngày 5 tháng 12 để chúng tôi có thể giữ đúng tiến độ.

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã quan tâm đến vấn đề này. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin hoặc làm rõ—tôi rất vui lòng hỗ trợ.

Trân trọng,

Nguyen Van A

Mẫu 3

Dear Mr. Patrick,

I am writing to follow up on the email I sent on May 15th regarding your attendance at the seminar titled "Digital Transformation in Business" scheduled for June 1st at 8 a.m, hosted at Grand Conference Center, Room B202.

Your confirmation is important to help us finalize the arrangements and ensure all participants have the necessary materials. Kindly let us know by May 27 whether you will be able to attend.

Should you have any questions or need further details about the seminar, please feel free to reach out. We would be delighted to assist you.

Thank you for your prompt response, and I hope to see you at the event!

Best regards,

Nguyen Van A

Dịch nghĩa:

Kính gửi Ông Patrick,

Tôi viết thư này để theo dõi email tôi đã gửi vào ngày 15 tháng 5 liên quan đến việc liệu bạn có thể tham dự hội thảo có tên "Chuyển đổi số trong kinh doanh" dự kiến ​​diễn ra vào ngày 1 tháng 6 lúc 8 giờ sáng, tại Trung tâm Hội nghị Grand, Phòng B202.

Xác nhận của bạn rất quan trọng để giúp chúng tôi hoàn thiện các sắp xếp và đảm bảo tất cả người tham gia đều có đủ tài liệu cần thiết. Vui lòng cho chúng tôi biết trước ngày 27 tháng 5 liệu bạn có thể tham dự hay không.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin chi tiết về hội thảo, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất vui được hỗ trợ bạn.

Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng và tôi hy vọng sẽ gặp bạn tại sự kiện này!

Trân trọng,

Nguyen Van A

Tham khảo thêm: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Tổng kết

Bài viết trên đã giới thiệu đến người học cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh thông qua cấu trúc email và các mẫu câu gợi ý. Tác giả hy vọng đây là nguồn tham khảo hữu ích cho người học để có thể áp dụng vào công việc, đời sống.

Người học mong muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp trong môi trường công việc sẽ tìm thấy giải pháp hiệu quả tại khóa học tiếng Anh giao tiếp Advanced Level. Khóa học trang bị kỹ năng giao tiếp đa dạng, từ liên lạc với đối tác đến thuyết trình chuyên nghiệp, phù hợp cho nhân viên văn phòng muốn cải thiện năng lực tiếng Anh. Liên hệ Hotline 1900-2833 (nhánh số 1) để được tư vấn chi tiết.