Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh trong các tình huống thông dụng

Viết email bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với nhân viên văn phòng trong môi trường làm việc quốc tế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn người học cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh, bao gồm cấu trúc cơ bản, nội dung phù hợp và cách xử lý trong những tình huống phổ biến. Những gợi ý này sẽ giúp người đi làm nâng cao kỹ năng viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp hơn.

Cấu trúc và nội dung của email phản hồi

Phần tiêu đề (Subject line)

Phần tiêu đề của email phản hồi cần phục vụ cho mục đích chính là cung cấp thông tin về nội dung email họ đã gửi. Điều này sẽ giúp người nhận hiểu ngay lập tức về nội dung email và mức độ ưu tiên của nó. Ngoài ra, tránh sử dụng tiêu đề quá dài dòng. Một tiêu đề ngắn gọn và súc tích sẽ gây chú ý tốt hơn đối với người nhận.

Ví dụ:

• Update on your service request (Cập nhật yêu cầu dịch vụ của bạn)

• Clarification on your order #12345 (Làm rõ đơn hàng của bạn #12345)

Lời mở đầu (Opening)

Trong phần này, người viết nên gửi lời chào đến người nhận email một cách lịch sự và chuyên nghiệp, sử dụng tên và chức danh của người nhận nếu có thể. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mức độ quen biết với người nhận, người viết có thể sử dụng các cách chào khác nhau.

Ví dụ:

• Hello Mr. Johnson,

• Dear Ms. Mila,

Lưu ý:

• Sử dụng “Hello” với đồng nghiệp, bạn bè, cấp dưới, …

• Sử dụng “Dear” với sếp, khách hàng, đồng nghiệp, …

Thân email (Body)

Đây là phần chính và quan trọng nhất của một email phản hồi. Ở phần này, người viết phải truyền đạt một cách rõ ràng lý do tại sao gửi email này. Người viết có thể bắt đầu bằng cách ghi nhận yêu cầu của người nhận, tiếp đến là giải quyết các điểm mà người nhận đã đề cập, đề xuất các giải pháp, …

Nếu họ hỏi hay yêu cầu nhiều hơn một điều, người viết nên trả lời từng câu hỏi trong một đoạn văn riêng biệt để người nhận có thể nắm bắt câu trả lời dễ dàng.

Lời kết (Closing)

Để kết thúc email, người viết cần cần gửi lời cảm ơn cũng như lời chúc tốt đẹp đến người nhận và có thể cung cấp thông tin liên lạc.

Ví dụ:

Thank you once again for your understanding. Please don’t hesitate to reach out if you need any additional information. (Cảm ơn một lần nữa vì sự thấu hiểu của bạn. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào thêm, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi)

Một số lưu ý khi viết email phản hồi bằng tiếng Anh

• Người viết cần trả lời email trong khoảng thời gian phù hợp, đặc biệt là đối với các vấn đề hay yêu cầu cấp bách.

• Người viết cần trình bày một cách rõ ràng và trực tiếp vấn đề mình muốn phản hồi. Tránh vòng vo, dài dòng không cần thiết. Đồng thời, cần cung cấp các thông tin cụ thể và chi tiết để giải quyết vấn đề hoặc trả lời câu hỏi của người nhận.

• Người viết nên dùng ngôn ngữ lịch sự, tử tế và chuyên nghiệp trong email phản hồi. Hãy dùng câu chủ động để có thể truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng, tránh sử dụng ngôn từ tiêu cực hoặc gây hiểu lầm và chú ý đến văn phong phù hợp với người nhận.

• Thể hiện sự đồng cảm với người nhận nếu họ gặp phải vấn đề. Ví dụ: "We understand how frustrating this situation must be for you and we are working hard to resolve it." (Chúng tôi hiểu rằng tình huống này chắc hẳn đã gây phiền hà cho bạn và chúng tôi đang nỗ lực hết sức để giải quyết nó)

• Trước khi gửi, hãy đọc lại email để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và cú pháp. Một email không có lỗi sẽ tạo ấn tượng tốt hơn đối với người nhận.

Tham khảo thêm:

• Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

• Cách viết email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và mẫu tham khảo

• Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh Chuyên nghiệp và Ý nghĩa

Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các trường hợp

Phản hồi email về sản phẩm, dịch vụ

Subject: Information and sample account for our software solutions

Dear Mr. Grayson,

Thank you for your attention to our software solutions. Attached, you will find detailed information about our current offerings, including those in the testing phase. Additionally, I have included a sample account with login credentials for you to explore the features that catch your eye.

If you have any questions, feel free to contact us at +6940135725275.I am excited about the possibility of welcoming you as a valued client.

Best regards,

Sapphire

(Dịch:

Tiêu đề: Thông tin và tài khoản mẫu cho giải pháp phần mềm của chúng tôi

Cảm ơn ông đã quan tâm đến các giải pháp phần mềm của chúng tôi. Đính kèm theo đây là thông tin chi tiết về các sản phẩm hiện tại của chúng tôi, bao gồm cả những sản phẩm đang trong giai đoạn thử nghiệm. Ngoài ra, tôi đã cung cấp một tài khoản mẫu với thông tin đăng nhập để ông có thể khám phá các tính năng mà ông quan tâm.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số +6940135725275. Tôi háo hức cơ hội hoan nghênh ông như một khách hàng quý.

Trân trọng,

Sapphire)

Phản hồi khi khách hàng yêu cầu sản phẩm mẫu

Subject: Illustration samples and collaborative portfolio submission

Dear Mr. Jasper,

I’ve enclosed four samples of my latest illustrations with this email. The fifth attachment includes a portfolio of collaborative projects with other artists, complete with their online locations (URLs).

Thank you for giving me the opportunity to present these samples to you. I look forward to participating in the upcoming exhibition and showcasing my work to your team.

Please don’t hesitate to reach out at +44 20 7946 0958 if you need any additional information.

Best regards,

Elena

(Dịch:

Tiêu đề: Mẫu minh họa và hồ sơ cộng tác gửi đi

Chào ông Jasper,

Tôi đã đính kèm bốn mẫu minh họa mới nhất của tôi trong email này. Tệp đính kèm thứ năm bao gồm một danh sách các dự án hợp tác với các nghệ sĩ khác, cùng với các vị trí trực tuyến của chúng (URLs).

Cảm ơn ông đã cho tôi cơ hội giới thiệu những mẫu này. Tôi mong đợi được tham gia triển lãm sắp tới và giới thiệu tác phẩm của mình tới đội ngũ của ông.

Xin đừng ngần ngại liên hệ qua số +44 20 7946 0958 nếu ông cần thêm bất kỳ thông tin nào.

Trân trọng,

Elena)

Từ chối cuộc họp

Subject: Unable to Attend Meeting on September 17th

Dear Mr. Liam,

I hope this message finds you well. I regret to inform you that I am unable to attend the scheduled meeting on September 17th due to personal reasons. I apologize for any inconvenience this may cause.

Please let me know if there are any materials or updates from the meeting that I should be aware of. I am available to discuss any points or provide input via email or schedule an alternative time that works for you.

Thank you for your understanding.

Sincerely,

Blake

(Dịch:

Tiêu đề: Không thể tham dự cuộc họp vào ngày 17 tháng 9

Kính gửi ông Liam,

Tôi hy vọng email này đến với ông lúc mọi việc đều tốt đẹp. Tôi xin thông báo rằng tôi không thể tham dự cuộc họp được lên kế hoạch vào ngày 17 tháng 9 vì lý do cá nhân. Tôi xin lỗi về mọi bất tiện này.

Xin ông thông báo cho tôi nếu có tài liệu hoặc thông tin cập nhật từ cuộc họp mà tôi cần phải biết. Tôi sẵn sàng thảo luận bất kỳ điểm nào hoặc đóng góp qua email hoặc sắp xếp một thời gian khác phù hợp với ông.

Cảm ơn ông đã thông cảm.

Trân trọng,

Blake)

Phản hồi sau khi ứng viên gửi CV

Subject: Application Review and Decision

Dear Ms. Josie,

Thank you for your application to our company and for submitting your project proposals. I have carefully reviewed your work and considered the concerns you raised during our recent discussion, particularly regarding your reluctance to develop new project proposals for our evaluation. Since then, I have received project proposals from several other applicants, which have influenced our decision-making process.

After thorough consideration, I have found that the proposals you submitted do not provide sufficient grounds for a definitive judgment. Consequently, we have selected another candidate for the position. 

Thank you once again, Josie, for your interest in our company.

Best regards,

Lyla

(Dịch:

Tiêu đề: Đánh giá đơn xin việc và quyết định

Kính gửi chị Josie,

Cảm ơn chị đã nộp đơn vào công ty chúng tôi và đã gửi các đề xuất dự án của mình. Tôi đã xem xét kỹ lưỡng công việc của chị và đã suy nghĩ về những mối quan ngại mà chị đã đề cập trong cuộc trò chuyện gần đây, đặc biệt là sự miễn cưỡng của chị trong việc phát triển các đề xuất dự án mới để chúng tôi đánh giá. Kể từ đó, tôi đã nhận được đề xuất dự án từ một số ứng viên khác, điều này đã ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của chúng tôi.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy rằng các đề xuất mà chị gửi không đủ cơ sở để đưa ra một phán quyết rõ ràng. Do đó, chúng tôi đã chọn một ứng viên khác cho vị trí này. 

Một lần nữa, cảm ơn Josie về sự quan tâm của chị đến công ty chúng tôi.

Trân trọng,

Lyla)

Thông báo kết quả nộp đơn xin việc

Subject: Application Status Update

Dear Ms. Harper,

Thank you for applying to join our editorial team at xyz.com. We truly appreciate your enthusiasm for contributing to our content.

Your application has been carefully reviewed and will be kept on file for future reference. At present, all positions are filled, and our current editors are doing excellent work. We will contact you promptly should a suitable opening arise.

Please let us know if you wish to withdraw your application at any time.

Best regards,

Luke

(Dịch:

Tiêu đề: Cập nhật tình trạng đơn xin việc

Chào chị Harper,

Cảm ơn chị đã ứng tuyển vào đội ngũ biên tập của chúng tôi tại xyz.com. Chúng tôi rất trân trọng sự nhiệt tình của chị trong việc đóng góp nội dung cho chúng tôi.

Đơn ứng tuyển của chị đã được xem xét kỹ lưỡng và sẽ được lưu giữ để tham khảo trong tương lai. Hiện tại, tất cả các vị trí đều đã được lấp đầy, và các biên tập viên hiện tại của chúng tôi đang làm việc rất tốt. Chúng tôi sẽ liên hệ với chị ngay khi có vị trí phù hợp.

Xin vui lòng cho chúng tôi biết nếu chị muốn rút đơn ứng tuyển bất kỳ lúc nào.

Trân trọng,

Luke)

Xác nhận và thông tin đơn hàng

Subject: Confirmation Required: Your Book Order Shipping Preferences

Dear Mr. Anthony,

Thank you for ordering 20 books from our store. We will ship them within the next 3 days.

Before we finalize the shipment, we need your preference for the packaging. Please visit your order page to choose your preferred option. If you have any questions, feel free to contact us at +5943135745276. 

Thank you again for your order. We look forward to receiving your final instructions.

Best regards,

Alex

(Dịch:

Tiêu đề: Xác nhận yêu cầu: Sự ưu tiên đóng gói cho đơn hàng sách

Chào ông Anthony,

Cảm ơn ông đã đặt mua 20 quyển sách từ cửa hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ gửi chúng trong 3 ngày tới.

Trước khi chúng tôi tiến hành gửi hàng, chúng tôi cần biết sự lựa chọn của ông về bao bì đóng gói. Xin vui lòng truy cập trang đặt hàng của ông để chọn lựa tùy chọn mong muốn. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số +5943135745276. 

Một lần nữa, cảm ơn ông về đơn hàng. Chúng tôi mong nhận được hướng dẫn cuối cùng từ ông.

Trân trọng,

Alex)

Xác nhận tham gia phỏng vấn

Subject: Interview Invitation for Marketing Specialist Position

Dear Mr. Doe,

Thank you for submitting your CV for the Marketing Specialist position at Creative Minds Inc. We appreciate your interest in joining our team. After reviewing your qualifications, we would like to invite you for an interview to further discuss your application.

Please let us know your availability for an interview next week. We look forward to meeting you and learning more about how your skills and experiences align with our needs.

Thank you once again for considering Creative Minds Inc.

Best regards,

Kinsley

(Dịch:

Tiêu đề: Mời phỏng vấn vị trí chuyên viên marketing

Chào ông Doe,

Cảm ơn ông đã gửi CV ứng tuyển vị trí Chuyên Viên Marketing tại công ty Creative Minds Inc. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của ông đến việc gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Sau khi xem xét các bằng cấp của ông, chúng tôi muốn mời ông tham gia phỏng vấn để thảo luận thêm về đơn ứng tuyển của ông.

Xin vui lòng cho chúng tôi biết thời gian ông có thể tham gia phỏng vấn vào tuần tới. Chúng tôi mong được gặp ông và tìm hiểu thêm về kỹ năng và kinh nghiệm của ông phù hợp với nhu cầu của chúng tôi như thế nào.

Một lần nữa, cảm ơn ông đã quan tâm đến công ty Creative Minds Inc.

Trân trọng,

Kinsley)

Phản hồi thư mời nhận việc

Subject: Acceptance of Web Designer Position at NexGen Technologies

Dear Mr. Brown,

I am writing to formally accept the position of web designer at NexGen Technologies. I am grateful for this opportunity and eager to apply my skills in this role.

As stated in the offer letter and discussed in our previous conversation, I accept the starting salary of $55,000 along with the benefits package.

I am looking forward to starting work and meeting the team on August 1st. If you need any additional information from me before then, please feel free to contact me at (123) 476-2890.

Thank you again for this opportunity.

Sincerely,

Brooks

(Dịch:

Tiêu đề: Chấp nhận vị trí nhà thiết kế web tại NexGen Technologies

Chào ông Brown,

Tôi viết thư này để chính thức chấp nhận vị trí nhà thiết kế web tại NexGen Technologies. Tôi rất biết ơn về cơ hội này và háo hức áp dụng kỹ năng của mình vào vai trò này.

Như đã nêu trong thư mời làm việc và đã thảo luận trong cuộc trò chuyện trước đây của chúng ta, tôi chấp nhận mức lương khởi điểm là $55,000 cùng với gói phúc lợi.

Tôi mong chờ bắt đầu công việc và gặp gỡ đội ngũ vào ngày 1 tháng 8. Nếu ông cần thêm bất kỳ thông tin nào từ tôi trước thời điểm đó, xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại (123) 476-2890.

Một lần nữa, cảm ơn ông về cơ hội này.

Trân trọng,

Brooks)

Giải quyết khiếu nại của khách hàng

Subject: Resolution of complaint regarding order.

Dear Ms. Amira,

I truly apologize for the delay in processing your order. I understand how annoying this situation must be for you.

I have tracked your package with FedEx, and it currently shows as "Out for Delivery". You can monitor its progress using this link: FedEx tracking link.

Please contact me directly if your order does not arrive within the next two days. Meanwhile, I will do everything possible to locate your package.

Once again, Amira, please accept my heartfelt apologies for any inconvenience caused.

Warm regards,

Charlie

(Dịch:

Tiêu đề: Giải quyết khiếu nại về đơn hàng

Chào Amira,

Tôi thành thật xin lỗi về sự chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng của bạn. Tôi hiểu rằng tình huống này đã gây phiền hà cho bạn.

Tôi đã theo dõi gói hàng của bạn qua FedEx, và hiện tại nó đang được ghi nhận là "Đang giao hàng". Bạn có thể theo dõi tiến độ của nó bằng đường link này: liên kết theo dõi FedEx.

Xin vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi nếu đơn hàng của bạn không nhận được trong vòng hai ngày tới. Trong khi đó, tôi sẽ làm mọi cố gắng để tìm kiếm gói hàng của bạn.

Một lần nữa, Amira, xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành từ tôi về mọi bất tiện đã gây ra.

Trân trọng,

Charlie)

Từ chối đối tác

Subject: Declining Partnership Proposal

Dear Mr. Adrian,

I hope this message finds you well. After careful consideration, we regret to inform you that we must decline your partnership proposal at this time. We appreciate the effort and interest you have shown in collaborating with us.

While we cannot move forward with your proposal now, we value our relationship and hope to explore future opportunities together. Thank you for your understanding and support.

Best regards,

Jace

(Dịch:

Tiêu đề: Từ chối Đề xuất Hợp tác

Kính gửi ông Adrian,

Tôi hy vọng email này đến với ông lúc mọi việc đều tốt đẹp. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi từ chối đề xuất hợp tác của ông vào thời điểm này. Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực và sự quan tâm của ông trong việc hợp tác với chúng tôi.

Mặc dù chúng tôi không thể tiến hành với đề xuất của ông lúc này, chúng tôi trân trọng mối quan hệ của chúng ta và hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Cảm ơn ông đã hiểu và ủng hộ.

Trân trọng,

Jace)

Tổng kết

Qua bài viết, tác giả đã hướng dẫn cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh và cung cấp các email phản hồi mẫu cho các tình huống thường gặp. Mong rằng qua đó, người học sẽ nắm vững cấu trúc và cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh. Ngoài ra, người học có thể tham gia Khóa học tiếng Anh giao tiếp của ZIM để nâng cao khả năng tiếng Anh của mình.