Cách viết email gửi tài liệu bằng tiếng Anh lịch sự và chuyên nghiệp

Trong bối cảnh ngày nay, email đóng một vai trò là phương tiện trao đổi thông tin cần thiết trong công việc, đặc biệt là trong trường hợp gởi tài liệu đến cấp trên, khách hàng... Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo trong việc soạn email bằng tiếng Anh để gửi tài liệu một cách súc tích. Trong bài viết này, tác giả sẽ sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết email gửi tài liệu bằng tiếng Anh một cách lịch sự, chuyên nghiệp.

Cấu trúc chung của email gửi tài liệu bằng tiếng Anh

Khi viết email gửi tài liệu bằng tiếng Anh, điều quan trọng là phải sử dụng một cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp. Một email được tổ chức tốt không chỉ giúp người nhận nhanh chóng hiểu thông điệp mà còn tạo ấn tượng tích cực về kỹ năng giao tiếp của người gửi. Sau đây là cấu trúc chung của loại email này.

Tiêu đề (Subject line)

Dòng tiêu đề nên ngắn gọn, cụ thể và cần thể hiện rõ mục đích của email cũng như tên file đính kèm. 

Ví dụ, thay vì viết chung chung như “Document” (Tài liệu), một tiêu đề tốt hơn sẽ là “Monthly Sales Report – August 2025” (Báo cáo doanh số tháng 8/2025) hoặc “Training Manual – Customer Service Guidelines” (Sổ tay đào tạo – Hướng dẫn dịch vụ khách hàng).

Lời chào (Greeting)

Lời chào cần phù hợp với mối quan hệ với người nhận. Nếu email gửi cho sếp hoặc khách hàng, nên dùng cách chào trang trọng như “Dear Mr. Smith,” hoặc “Dear Ms. Johnson,”. Với đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm, người gửi có thể dùng cách chào thân thiện nhưng vẫn lịch sự như “Hello John,” hoặc “Hi Anna,”. 

Nội dung chính

Phần thân email nên ngắn gọn, mạch lạc và có cấu trúc rõ ràng. Thông thường gồm ba phần:

• Giới thiệu: Bắt đầu bằng một câu ngắn gọn giải thích lý do gửi email. Ví dụ: “I am sending you the updated contract for your review” (Tôi gửi anh/chị hợp đồng đã cập nhật để xem xét).

• Chi tiết về tài liệu: Nêu rõ loại tài liệu cần gửi, chẳng hạn báo cáo, bài thuyết trình, đề xuất, hướng dẫn hoặc hợp đồng. Việc đề cập cụ thể tên tài liệu sẽ giúp tránh nhầm lẫn.

• Giải thích tầm quan trọng của tài liệu: Đưa ra một lời giải thích ngắn về nội dung hoặc nêu bật tầm quan trọng của tài liệu. Ví dụ: “This report summarizes the key findings of our market analysis” (Báo cáo này tóm tắt các phát hiện chính của phân tích thị trường).

Lời kết (Closing)

Trong phần kết thúc email, hãy mời người nhận đọc file tài liệu được đính kèm và cho họ biết rằng người gửi luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc hay trao đổi thêm. Kết thúc bằng cụm từ lịch sự như “Best regards,” hoặc “Sincerely,” là lựa chọn tốt.

Đính kèm (Attachment)

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng người gửi đã nhắc đến tài liệu đính kèm, bao gồm cả tên file và định dạng. 

Ví dụ: “Attached: Sales_Report_August2025.pdf” (Đính kèm: Sales_Report_August2025.pdf). Điều này sẽ giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo người nhận biết chính xác file cần xem.

Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Một số mẫu câu sử dụng trong email gửi tài liệu bằng tiếng Anh

Câu mở đầu 

Những mẫu câu này sẽ giúp người gửi giới thiệu ngắn gọn lý do cần gửi tài liệu.

• Please find attached the document regarding our meeting last week. (Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm liên quan đến cuộc họp của chúng ta tuần trước.)

• I am sending you the updated version of the proposal for your review. (Tôi gửi anh/chị bản cập nhật của đề xuất để xem xét.)

• Here is the report you requested yesterday. (Đây là báo cáo mà anh/chị đã yêu cầu ngày hôm qua.)

• As discussed, I am sharing the guideline document with you. (Như đã thảo luận, tôi gửi anh/chị tài liệu hướng dẫn.)

Câu nhắc tài liệu

Những mẫu câu này dùng để chỉ rõ file đính kèm trong email.

• Attached to this email is the report on last quarter’s sales performance. (Đính kèm trong email này là báo cáo về kết quả doanh số quý trước.)

• The attached file contains the detailed budget plan for 2025. (File đính kèm chứa kế hoạch ngân sách chi tiết cho năm 2025.)

• I have attached the draft contract in PDF format for your review. (Tôi đã đính kèm bản dự thảo hợp đồng ở định dạng PDF để anh/chị xem xét.)

• Please see the attached document named “Project_Plan.docx.” (Xin vui lòng xem file đính kèm có tên “Project_Plan.docx.”)

• You will find the requested information in the attached spreadsheet. (Anh/chị sẽ thấy thông tin được yêu cầu trong bảng tính đính kèm.)

Câu hướng dẫn 

Những mẫu câu này định hướng người nhận cách sử dụng hoặc tham khảo tài liệu.

• The attached report summarizes the key findings of our survey. (Báo cáo đính kèm tóm tắt những phát hiện chính của khảo sát.)

• Please review the attached contract carefully before signing. (Xin vui lòng xem xét kỹ hợp đồng đính kèm trước khi ký.)

• You can use the attached template for preparing your own report. (Anh/chị có thể sử dụng mẫu đính kèm để chuẩn bị báo cáo của mình.)

Câu kết thúc

Những mẫu câu này thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ và khuyến khích phản hồi.

• Feel free to contact me if you need any clarification. (Xin cứ liên hệ với tôi nếu anh/chị cần làm rõ thêm.)

• I look forward to hearing your feedback on the attached document. (Tôi mong nhận được phản hồi của anh/chị về tài liệu đính kèm.)

• Do not hesitate to reach out if you need further assistance. (Xin đừng ngần ngại liên hệ nếu anh/chị cần thêm hỗ trợ.)

• Thank you in advance for reviewing the attached report. (Xin cảm ơn anh/chị trước vì đã xem xét báo cáo đính kèm.)

Đọc thêm: Cách viết email cho giảng viên bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và bài mẫu

Các mẫu email gửi tài liệu bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Email gửi tài liệu báo cáo dự án cho cấp trên

Subject: Project Progress Report – September 2025

Dear Mr. Anderson,

As requested, please find attached the project progress report for September 2025.

The attached report provides an overview of the current status of the “Green Energy Initiative” project, including completed tasks, ongoing activities, and potential risks. In particular, the report highlights the milestones achieved in the last four weeks and the challenges that may affect the next phase of implementation.

I would appreciate it if you could review the attached file at your convenience. 

Should you need any clarification or additional details, please do not hesitate to contact me.

Thank you for your time and support.

Best regards,

Emily Nguyen

Project Coordinator

Attachment: Project_Progress_Report_Sept2025.pdf

Dịch:

Tiêu đề: Báo cáo tiến độ dự án – Tháng 9/2025

Kính gửi ông Anderson,

Theo yêu cầu, tôi xin gửi kèm báo cáo tiến độ dự án tháng 9/2025.

Báo cáo đính kèm cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án “Sáng kiến Năng lượng Xanh”, bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành, các hoạt động đang triển khai và những rủi ro tiềm ẩn. Đặc biệt, báo cáo nhấn mạnh các cột mốc đã đạt được trong bốn tuần qua và những thách thức có thể ảnh hưởng đến giai đoạn tiếp theo.

Rất mong ông có thể xem xét file tài liệu đính kèm khi thuận tiện. 

Nếu cần làm rõ hoặc cần thêm chi tiết, xin ông đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

Cảm ơn ông đã dành thời gian và hỗ trợ.

Trân trọng,

Emily Nguyen

Điều phối viên dự án

Đính kèm: Project_Progress_Report_Sept2025.pdf

Mẫu 2: Email gửi tài liệu hướng dẫn/sổ tay cho khách hàng

Subject: User Manual for ACB Software

Dear Ms. Thompson,

Thank you for choosing ACB Software for your business. To help you get started, I am attaching the official user manual.

The attached document provides step-by-step instructions on installation, account setup, and key features of the software. Besides, it includes troubleshooting tips and frequently asked questions to ensure a smooth experience.

We recommend that you review the manual before your first use, as it will guide you through the basic functions and help you maximize the benefits of our product.

If you experience any issues or require additional help, please do not hesitate to reach out to our support team at support@acbsoftware.com. We are always available to provide assistance.

We look forward to supporting your success.

Sincerely,

James Carter

Customer Support Specialist

Attachment: ACB_Software_User_Manual.pdf

Dịch:

Tiêu đề: Sổ tay hướng dẫn sử dụng phần mềm ACB

Kính gửi bà Thompson,

Cảm ơn bà đã lựa chọn phần mềm ACB cho công việc kinh doanh của mình. Để giúp bà bắt đầu dễ dàng, tôi xin gửi kèm sổ tay hướng dẫn chính thức.

Tài liệu đính kèm cung cấp hướng dẫn từng bước về cài đặt, thiết lập tài khoản và những đặc điểm chính của phần mềm. Bên cạnh đó, nó còn gồm những mẹo xử lí sự cố cũng như các câu hỏi hay gặp để đảm bảo cho trải nghiệm mượt mà.

Chúng tôi khuyến nghị bà nên đọc sổ tay trước khi sử dụng lần đầu, vì nó sẽ hướng dẫn cách dùng các chức năng cơ bản và giúp bà khai thác tối đa lợi ích từ sản phẩm.

Nếu gặp vấn đề hoặc cần thêm hỗ trợ, xin đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ tại support@acbsoftware.com. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bà bất cứ lúc nào.

Chúng tôi mong được đồng hành cùng sự thành công của bà.

Trân trọng,

James Carter

Chuyên viên Hỗ trợ Khách hàng

Đính kèm: ACB_Software_User_Manual.pdf

Mẫu 3: Email gửi tài liệu thuyết trình cho đồng nghiệp

Subject: Presentation Slides – Team Meeting on June 12

Hi Team,

As promised, I am sharing the presentation slides from yesterday’s meeting. 

The slides cover the main discussion points, including market trends, competitor analysis as well as our proposed strategies for the third quarter. I have also added the graphs and charts that were shown during the session for your reference.

Please review the attached slides at your convenience. They will be useful for preparing your own project updates and aligning with our team goals.

If you have any questions or need additional information, feel free to reach out to me.

Thanks again for your active participation in the meeting.

Best regards,

David Lee

Marketing Analyst

Attachment: Team_Meeting_Presentation_June12.pptx

Dịch:

Tiêu đề: Slide thuyết trình – Cuộc họp nhóm ngày 12/6

Chào cả nhóm,

Như đã hứa, tôi gửi kèm slide thuyết trình từ cuộc họp hôm qua.

Các slide bao gồm các điểm thảo luận chính: xu hướng thị trường, phân tích đối thủ cũng như chiến lược đề xuất cho quý 3. Tôi cũng đã bổ sung các biểu đồ và đồ thị đã trình chiếu trong buổi họp để mọi người tham khảo.

Xin vui lòng xem lại slide đính kèm khi thuận tiện. Chúng sẽ hữu ích cho việc chuẩn bị cập nhật dự án của riêng các bạn và đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung của nhóm.

Nếu có thắc mắc hoặc cần thêm thông tin, mọi người cứ liên hệ với tôi nhé.

Cảm ơn cả nhóm vì sự tham gia nhiệt tình trong buổi họp.

Thân mến,

David Lee

Chuyên viên Phân tích Marketing

Đính kèm: Team_Meeting_Presentation_June12.pptx

Tìm hiểu thêm: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh trong các tình huống thông dụng

Một số lưu ý chung khi viết email gửi tài liệu bằng tiếng Anh

Khi viết email gửi tài liệu, cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp:

• Việc đặt tên file rất quan trọng: nên dùng tên thể hiện nội dung và mục đích, ví dụ “Project_Report_Sept2025.pdf”. Điều này giúp người nhận dễ dàng nhận diện và lưu trữ tài liệu.

• Trong trường hợp có nhiều tài liệu, người gửi nên liệt kê cụ thể các file trong nội dung email hoặc gộp tất cả vào một file nén duy nhất để tiết kiệm dung lượng và tránh sự rối loạn.

• Nội dung email cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề chính là gửi và giới thiệu tài liệu. Không nên viết lan man quá nhiều chi tiết, mà chỉ cần tóm tắt lý do gửi, tên tài liệu và mục đích sử dụng.

• Một bước rất quan trọng trước khi gửi là kiểm tra lại toàn bộ tài liệu đính kèm: đảm bảo đúng file, đúng phiên bản, đúng định dạng và đường link (nếu có) hoạt động tốt.

Tổng kết

Bài viết này đã giới thiệu cách viết email gửi tài liệu bằng tiếng Anh một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Thí sinh có thể nắm bắt các mẫu email, cụm từ hữu ích cũng như những điểm cần lưu ý để công tác giao tiếp qua email trở nên hiệu quả hơn. Để nâng cao kỹ năng viết và giao tiếp, người học có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Anh ngữ ZIM, nơi hướng dẫn các kiến thức quan trọng và thực tiễn trong việc sử dụng tiếng Anh chuyên nghiệp.