Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh - Bài mẫu và từ vựng

Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng đối với sinh viên và nhân viên văn phòng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện, đồng thời cung cấp một số mẫu email tham khảo trong nhiều tình huống khác nhau.

Cấu trúc chung của email xin lỗi bằng tiếng Anh

Trong giao tiếp bằng email, viết một bức thư xin lỗi đúng cách không chỉ giúp thể hiện sự chân thành mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt với đối phương. Dưới đây là cấu trúc chung của một email xin lỗi bằng tiếng Anh.

Tiêu đề email

Trong trường hợp viết email xin lỗi tiếng Anh để gửi cho bạn bè hoặc người thân thì không cần có tiêu đề. Tuy nhiên, nếu viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh thì tiêu đề là bắt buộc phải có vì nó thể hiện sự lịch sự và trang trọng.

Tiêu đề email cần ngắn gọn nhưng thể hiện rõ mục đích xin lỗi. Dưới đây là một số cách viết tiêu đề phù hợp:

• Apology for … (Xin lỗi về …)

• My sincere apologies for … (Lời xin lỗi chân thành về …)

• Sorry for the inconvenience (Xin lỗi vì sự bất tiện)

• Apology regarding … (Xin lỗi liên quan đến …)

Lời chào

Người viết nên lựa chọn lời chào phù hợp tùy vào mức độ trang trọng của email:

Nếu gửi cho người quen, có thể dùng:

• Dear [First Name],

Nếu gửi email mang tính chất trang trọng hơn:

• Dear Mr./Ms. [Last Name],

Nội dung chính

Phần nội dung chính của email sẽ gồm ba phần quan trọng: bày tỏ lời xin lỗi, giải thích ngắn gọn và đề xuất giải pháp (nếu cần).

Bày tỏ lời xin lỗi 

Trong phần này, người viết cần thể hiện sự tiếc nuối và hối lỗi của mình đối với sự việc đó. Người viết nên xem xét mức độ của sự việc và mối quan hệ với người nhận để chọn cách diễn đạt sao cho phù hợp.

Dưới đây là một số cách thể hiện sự hối lỗi một cách chân thành:

• I sincerely apologize for… (Tôi chân thành xin lỗi vì…)

• I am truly sorry for… (Tôi thực sự xin lỗi vì…)

• Please accept my deepest apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành nhất của tôi vì…)

Giải thích ngắn gọn 

Việc đưa ra lời giải thích giúp người nhận hiểu rõ hơn về hoàn cảnh nhưng cần tránh biện minh hoặc đổ lỗi:

• The delay was due to… (Sự chậm trễ là do…)

• Unfortunately, I was unable to… (Không may, tôi đã không thể…)

• Due to an unexpected issue, I was not able to… (Do một vấn đề bất ngờ, tôi đã không thể…)

Đưa ra giải pháp nếu cần 

Nếu sự việc gây ảnh hưởng lớn, người viết cần đề xuất một cách giải quyết để khắc phục hậu quả. Việc này sẽ giúp người nhận thấy rằng người viết đang cố gắng giải quyết vấn đề và duy trì mối quan hệ với họ.

Dưới đây là một số cách đưa ra giải pháp:

• To make up for this, we would like to… (Để bù đắp cho điều này, chúng tôi muốn…)

• We will ensure that this does not happen again by… (Chúng tôi sẽ đảm bảo điều này không xảy ra lần nữa bằng cách…)

Lặp lại lời xin lỗi/ cam kết

Trước khi kết thúc email, hãy nhấn mạnh lại sự hối lỗi và cam kết tránh lặp lại lỗi sai. Người viết cũng có thể bày tỏ mong muốn được tha thứ trong email xin lỗi và cầu xin người nhận hiểu và chấp nhận lời xin lỗi của mình.

Lời kết 

Người viết nên kết thúc email bằng một lời chào lịch sự:

• Best regards, 

• Sincerely, 

• Warm,

• Regards,

Một số mẫu câu tiếng Anh sử dụng trong email xin lỗi

• "I sincerely apologize for the delay in responding to your email. I understand that this may have caused inconvenience for you." (Tôi chân thành xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc phản hồi email của bạn. Tôi hiểu rằng điều này có thể đã gây bất tiện cho bạn.)

• "The mistake happened due to a miscommunication within our team, and we take full responsibility for it." (Lỗi xảy ra do sự hiểu lầm trong nội bộ nhóm của chúng tôi, và chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về điều đó.)

• “Please know that this was not intentional, and I take full responsibility.” (Xin hãy biết rằng điều này không phải cố ý, và tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm.)

• “We have already implemented additional quality checks to prevent such mistakes in the future.” (Chúng tôi đã triển khai các quy trình kiểm tra chất lượng bổ sung để ngăn chặn những sai sót tương tự trong tương lai.)

• "To ensure this does not happen again, we have implemented a new process to improve communication within our team." (Để đảm bảo điều này không xảy ra lần nữa, chúng tôi đã triển khai một quy trình mới nhằm cải thiện giao tiếp trong nhóm.)

• “I will personally ensure that this issue is resolved promptly.” (Tôi sẽ đích thân đảm bảo rằng vấn đề này được giải quyết nhanh chóng.)

• “I truly appreciate your understanding and patience in this matter.” (Tôi thực sự trân trọng sự thông cảm và kiên nhẫn của bạn trong vấn đề này.)

Các mẫu email xin lỗi bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Email xin lỗi khách hàng vì sự cố dịch vụ

Subject: Apology for the Service Interruption

Dear Ms. Rose,

I sincerely apologize for the inconvenience caused by the recent service disruption on July 6th. We understand how important our service is to you, and we deeply regret any frustration this may have caused.

The issue was due to an unexpected system failure, and our team has been working diligently to resolve it as quickly as possible. I am pleased to inform you that the problem has now been fixed, and all services are fully operational.

To ensure this does not happen again, we have implemented additional safeguards and monitoring measures. We truly appreciate your understanding and patience during this time.

If you have any further concerns, please do not hesitate to reach out to us at pngcompany@gmail.com. Thank you so much for your continued trust in PNG Company.

Best regards,

Lucy

Dịch:

Tiêu đề: Xin lỗi vì sự gián đoạn dịch vụ

Kính gửi chị Rose,

Tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện do sự cố gián đoạn dịch vụ vào ngày 6 tháng 7 vừa qua. Chúng tôi hiểu rằng dịch vụ của chúng tôi rất quan trọng đối với chị, và chúng tôi vô cùng tiếc về bất kỳ sự khó chịu nào mà điều này có thể đã gây ra.

Sự cố xảy ra do lỗi hệ thống ngoài mong muốn, và đội ngũ của chúng tôi đã làm việc hết sức để khắc phục vấn đề nhanh chóng nhất có thể. Tôi rất vui được thông báo rằng sự cố đã được giải quyết và tất cả các dịch vụ hiện đã hoạt động bình thường.

Để đảm bảo điều này không xảy ra lần nữa, chúng tôi đã triển khai thêm các biện pháp giám sát và bảo vệ bổ sung. Chúng tôi thực sự trân trọng sự thông cảm và kiên nhẫn của chị trong thời gian này.

Nếu chị có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email pngcompany@gmail.com. Cảm ơn chị đã tiếp tục tin tưởng vào công ty của chúng tôi.

Trân trọng,

Lucy

Mẫu 2: Email xin lỗi đối tác vì sai sót

Subject: Sincere Apologies for the Mistake in the Project

Dear Mr. George,

I am writing to sincerely apologize for the mistake regarding the miscalculation in a report in our recent collaboration. We take full responsibility for this oversight and deeply regret any inconvenience this may have caused to you and your team.

The error occurred due to the system error, and we have taken immediate steps to correct it. We have already implemented additional quality checks to prevent such mistakes in the future.

We truly value our partnership and appreciate your patience and understanding. Please let us know if there is anything else we can do to resolve this issue to your satisfaction.

Once again, we sincerely apologize and look forward to continuing our successful collaboration.

Sincerely,

Liam

Dịch:

Tiêu đề: Thành thật xin lỗi vì sai sót trong dự án

Kính gửi ông George,

Tôi viết thư này để gửi lời xin lỗi chân thành về sai sót trong việc tính toán trong báo cáo ở lần hợp tác gần đây của chúng ta. Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về sơ suất này và vô cùng tiếc về bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể đã gây ra cho ông và đội ngũ của ông.

Lỗi này xảy ra do sự cố hệ thống, và chúng tôi đã thực hiện ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục. Chúng tôi cũng đã triển khai các quy trình kiểm tra chất lượng bổ sung để ngăn chặn những sai sót tương tự trong tương lai.

Chúng tôi thực sự coi trọng mối quan hệ hợp tác với ông và rất trân trọng sự kiên nhẫn cũng như sự thông cảm của ông. Xin vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm để giải quyết vấn đề này một cách thỏa đáng.

Một lần nữa, chúng tôi chân thành xin lỗi và mong muốn tiếp tục hợp tác thành công với ông trong tương lai.

Trân trọng,

Liam

Mẫu 3: Email xin lỗi đồng nghiệp hoặc cấp trên

Subject: Apologies for Missing the Deadline

Dear Mr. Paul,

I hope you are doing well. I wanted to take a moment to sincerely apologize for missing the deadline on the project that was due on November 30th. I completely understand that this may have caused delays in the workflow and inconvenience to you and the team, and I deeply regret the situation.

The delay was due to an unexpected workload increase and my misjudgment in time management. I take full responsibility for this oversight.

Moving forward, I will improve my task planning and set clearer priorities to ensure the timely completion of assignments. Additionally, I will provide updates in advance if any potential issues arise to prevent similar delays.

I truly appreciate your understanding, and I am grateful for the opportunity to learn from this experience. Please let me know if there’s anything I can do to make things right.

Best regards,

Anthony

Dịch:

Tiêu đề: Xin lỗi vì đã trễ hạn hoàn thành công việc

Kính gửi ông Paul,

Tôi hy vọng ông vẫn khỏe. Tôi muốn dành một chút thời gian để gửi lời xin lỗi chân thành vì đã không hoàn thành đúng thời hạn dự án được giao, dự kiến hoàn thành vào ngày 30 tháng 11. Tôi hoàn toàn hiểu rằng điều này có thể đã gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc và gây bất tiện cho ông cũng như cả nhóm, và tôi vô cùng hối tiếc về sự việc này.

Sự chậm trễ xảy ra do khối lượng công việc gia tăng đột xuất và sự thiếu chính xác của tôi trong việc quản lý thời gian. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về thiếu sót này.

Trong thời gian tới, tôi sẽ cải thiện cách lập kế hoạch công việc và đặt ưu tiên rõ ràng hơn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Ngoài ra, tôi sẽ chủ động cập nhật tiến độ sớm nếu có bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc nhằm tránh tình huống tương tự xảy ra.

Tôi thực sự trân trọng sự thông cảm của ông và biết ơn cơ hội để học hỏi từ kinh nghiệm này. Xin hãy cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể làm để khắc phục sự việc.

Trân trọng,

Anthony

Đọc thêm:

• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh trong các tình huống thông dụng

• Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

• Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh và mẫu tham khảo

Tổng kết

Bài viết trên đã hướng dẫn cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh một cách lịch sự, chuyên nghiệp, đồng thời cung cấp một số mẫu email tham khảo cho nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp Advanced Level - Dành cho người đi làm của Anh Ngữ ZIM để nâng cao kỹ năng sử dụng tiếng Anh trong công việc.