Viết thư giới thiệu tiếng Anh thế nào cho tốt để xin học bổng du học – Phần 1

dẫn chi tiết về mẫu câu, cấu trúc,… và các ví dụ liên quan và những lưu ý cho từng mục đích viết thư cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cũng như tập trung hướng dẫn trình bày khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh cho mục đích đi du học.
Published on
author
ZIM Academy

Tác giả

viet-thu-gioi-thieu-tieng-anh-the-nao-cho-tot-de-xin-hoc-bong-du-hoc-phan-1

Letter of Recommendation (LoR) hay Thư giới thiệu, về bản chất giống như tên gọi – là thư để tiến cử một ai đó để chứng minh năng lực của họ trên các khía cạnh khác nhau. Một Thư giới thiệu nổi bật sẽ trở thành công cụ hữu ích, giúp thí sinh có lợi thế cạnh tranh vượt trội khi tìm kiếm học bổng. Vì vậy, việc hiểu rõ nội dung, cấu trúc cũng như cân nhắc từng bước trong quá trình hoàn thành việc viết Thư giới thiệu tiếng Anh, ví dụ như: Ai nên là người viết? Văn phong tiêu chuẩn nên như thế nào?,… là rất quan trọng.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu toàn diện về Thư giới thiệu cũng như có những hướng dẫn chi tiết về mẫu câu, cấu trúc,… và các ví dụ liên quan và những lưu ý cho từng mục đích viết thư cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cũng như tập trung hướng dẫn trình bày khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh cho mục đích đi du học.

Thư giới thiệu tiếng Anh là gì? 

Các dạng Thư giới thiệu

Trên thực tế, Thư giới thiệu không chỉ dành riêng cho mục đích du học mà bao gồm cả các khía cạnh khác. Dưới đây là tổng quát 4 dạng Thư giới thiệu để người được tiến cử hiểu đúng khi nghiên cứu và tham khảo, tránh nhầm lẫn các thể loại thư vì mỗi loại Thư giới thiệu sẽ có các yêu cầu cũng như cấu trúc khác nhau.

cac-dang-thu-gioi-thieuCác dạng thư giới thiệu

  • Thư giới thiệu Cá nhân (Personal reference): đôi khi còn được gọi là Thư giới thiệu Tính cách. Dạng thư này sẽ miêu tả về lối sống, đạo đức, các giá trị quan, thế giới quan của người được tiến cử. Dạng thư này phổ biến nhất khi làm đơn xin nhập cư hay lời khai phiên toà. Tuy vậy, một số trường đại học cũng yêu cầu phải có Thư giới thiệu Cá nhân khi xin học bổng ở trường của họ, ví dụ một số trường đại học ở Mỹ.

  • Thư giới thiệu Chuyên môn (Professional reference): còn được gọi là Thư giới thiệu Tuyển dụng. Dạng thư này thể hiện trình độ chuyên môn, kỹ năng, văn hoá và đạo đức nghề nghiệp của một người; thường được dùng để ứng cử viên tìm việc.

  • Thư giới thiệu Cho thuê (Rental reference): không phổ biến như 3 dạng còn lại Thường dùng để giới thiệu người thuê phòng.

  • Thư giới thiệu Học thuật (Academic reference): Đây là dạng thư sẽ được phân tích và hướng dẫn trong bài viết. 

Các phần sau đây sẽ đi sâu vào nội dung của dạng Thư giới thiệu học thuật.

Mục đích và nội dung Thư giới thiệu học thuật (Academic reference)

Thư giới thiệu thường sẽ miêu tả năng khiếu học thuật, kiến thức, kỹ năng và định hướng nghề nghiệp của một người trên khía cạnh học thuật. Tuy chưa phổ biến ở Việt Nam, nhưng đa số các trường ở nước ngoài, đặc biệt là châu Âu, Mỹ và Úc đều yêu cầu loại thư này kết hợp với đơn xin học bổng.

Những điều kiện khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh có thể khác nhau tùy thuộc hội đồng mà người được tiến cử nộp thư giới thiệu của mình vào.

Ví dụ, người được tiến cử muốn nộp thư giới thiệu tiếng Anh để xin học bổng du học vào các trường đại học, trong trường hợp này, hội đồng xét duyệt của trường đại học đó thường sẽ kỳ vọng những điểm dưới đây trong thư giới thiệu:

  • Năng lực học tập của người được tiến cử tại trường

  • Người được tiến cử có những điểm nào nổi bật so với những sinh viên (Việt Nam) khác 

  • Người được tiến cử có những đặc điểm nào nổi bật hơn so với những sinh viên (ngoại quốc) khác cũng đăng ký chương trình học bổng này

  • Mức độ đánh giá của người viết thư giới thiệu cho người được tiến cử (tốt, rất tốt, tương đối tốt,…)

  • Kỹ năng mềm, tiêu biểu là các kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm nhóm, kỹ năng sáng tạo, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết tình huống,…

  • Trưởng thành trong suy nghĩ và cảm xúc

  • Người được tiến cử hiểu ngành học của bản thân đến mức độ nào

  • Định hướng tương lai của người được tiến cử

Một ví dụ cụ thể là học bổng SISGP của Thuỵ Điển. Đây là một học bổng rất danh giá cho bậc Thạc sĩ với rất nhiều quyền lợi mà không kèm theo bất kỳ điều kiện phụ nào (ví dụ bắt học sinh về nước sau khi tốt nghiệp). Học bổng không tập trung vào thành tích học tập khủng hay kỹ năng học thuật mà tập trung vào kỹ năng lãnh đạo. Vì vậy, người được tiến cử nếu nộp LoR cho học bổng này thì cần thể hiện tố chất này của bản thân.

Ngoài ra, có một số học bổng khác còn đánh giá dựa theo những tiêu chuẩn của những tổ chức lớn của năm đó, ví dụ như phẩm chất công dân toàn cầu được đề xuất bởi UNESCO. Lúc này, Thư giới thiệu của người được tiến cử cần xoáy sâu vào những phẩm chất này. Những trường có càng tiêu chuẩn giáo dục cao (ví dụ trường đại học Stanford) thường có những yêu cầu càng cụ thể

Tóm lại, nội dung của các lá thư giới thiệu có thể sẽ có thứ tự phân cấp và ưu tiên giữa các mục tùy theo yêu cầu của các hội đồng xét duyệt. Nhưng mục đích chung của những lá thư giới thiệu này là trở thành phương tiện để phản ánh năng lực tổng quát của người nộp. Qua đó, các tổ chức có thể xem xét, đánh giá xem người được tiến cử có phù hợp với yêu cầu và tính chất của học bổng hay công việc được đề ra hay không. 

Những tiêu chí để viết thư giới thiệu tiếng Anh đạt chuẩn

Có một vài lưu ý để viết một bức Thư giới thiệu đạt chuẩn cũng như tránh các lỗi “nhập môn”:

tieu-chi-thu-gioi-thieu-dat-chuanTiêu chí của thư giới thiệu đạt chuẩn

Tiêu chí về mối quan hệ giữa người viết và người được tiến cử

  • Người được tiến cử nên giải thích rõ ràng với người viết Thư giới thiệu để người viết có thể hình dung cả tổng quan về những dự định và nguyện vọng của người được tiến cử và cả cụ thể về những khía cạnh nên được xoáy sâu vào để nội dung thư đạt hiệu quả cho người viết. Nói cách khác, yếu tố giao tiếp giữa người viết thư và người được tiến cử nên được xem trọng.

  • Ngoài ra, người được tiến cử nên cung cấp một danh sách những thành tích đã đạt được cho người viết thư để người viết có định hướng viết rõ ràng hơn.

Tiêu chí về nội dung Thư giới thiệu

  • Lưu ý quan trọng nhất là những thông tin, miêu tả trong Thư giới thiệu càng cụ thể càng tốt. Theo ông William Trần – cố vấn nhập học Mỹ: những miêu tả chung chung như “thông minh” hay “chăm chỉ”; hoặc những danh sách liệt kê một loạt các hoạt động ngoại khoá, vai trò trong câu lạc bộ trong trường đại học,… đều sẽ không được đánh giá cao và theo đó, không gây được ấn tượng cho các nhà tuyển sinh.

  • Quy tắc “Show, Don’t Tell”: Những thế mạnh hay đức tính của người được tiến cử nên được thể hiện thông qua những câu chuyện hoặc tình huống cụ thể có ý nghĩa. Từ đó những đức tính của người được tiến cử tự động được thể hiện và tạo dấu ấn cho hội đồng xét duyệt – tức Show, thay vì chỉ được miêu tả trừu tượng qua những tính từ mà ai cũng trình bày được – tức Tell.

Tiêu chí về người viết Thư giới thiệu

Một vấn đề khác là việc lựa chọn người viết thư. Một sai lầm phổ biến là việc yêu cầu viết thư giới thiệu từ những người giữ chức vụ cao, ví dụ chủ tịch tỉnh, giám đốc điều hành hay các nhà lãnh đạo,… Nếu người được tiến cử chưa từng thực sự làm việc với những người này, nội dung của Thư giới thiệu có thể sẽ rất chung chung và mắc các lỗi đã trình bày ở mục 2.

Theo đó, người được tiến cử nên chọn người viết là những người uy tín, và nên là những người đã làm việc chung từ trước, ví dụ như những giáo sư, giảng viên các trường đại học hoặc những người quản lý trực tiếp có trình độ chuyên môn cao để có thể chứng minh một năng lực, kỹ năng cụ thể của người được tiến cử.

Tiêu chí về độ dài, ngôn ngữ, văn phong và hình thức trình bày

  • Về font chữ và kích cỡ chữ: Sử dụng những phông chữ truyền thống cho văn bản, ví dụ như Times New Roman, Arial hoặc Calibri. Kích cỡ chữ từ 10-12. Tinh chỉnh những yếu tố này sẽ giúp thư trở nên gọn gàng.

  • Format: Khoảng cách dòng của một lá Thư giới thiệu nên là một dòng cao (single-spaced). Khoảng cách lề là 1’’ ở cả 4 lề trên, dưới, trái, phải. Thư giới thiệu được căn bên lề trái.

  • Về độ dài: Không có một con số cụ thể rằng một lá thư giới thiệu nên dài bao nhiêu. Nhưng theo tổng hợp từ các nguồn thì đối với một lá thư tiến cử tiêu chuẩn cho học bổng đại học và thạc sĩ thì đẹp nhất là vừa khít 1 trang giấy A4 (với những tinh chỉnh về chữ và format nêu trên). Đôi khi là sẽ dài hơn nhưng không quá 2 trang A4. 

  • Về văn phong: văn phong học thuật, trang trọng vừa phải, sử dụng written language (văn viết).

Nhưng cần lưu ý rằng, không có một tiêu chí nhất định cho độ dài phải viết, mà ngược lại cần vừa đủ và đúng trọng tâm và những yêu cầu chính. Một lá thư giới thiệu quá ngắn (chỉ 1 2 đoạn) sẽ thể hiện người viết không biết rõ về người được tiến cử, còn quá dài sẽ có thể rơi vào lan man không cần thiết. Cả hai tình huống đều làm giảm tính thuyết phục của lá thư.

Những điều cần lưu ý hoặc tránh khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh

  • Một trường hợp có thể xảy ra là người được tiến cử tự viết thư giới thiệu để tự tiến cử bản thân mình và nhờ người có uy tín ký giùm. Nếu bị phát hiện thì thường người được tiến cử sẽ trực tiếp bị loại ra khỏi chương trình. Tuy nhiên, người được tiến cử vẫn có thể chỉnh sửa một số nội dung liên quan đến câu chữ để nội dung Thư giới thiệu mạch lạc và tự nhiên nhất có thể. Vì vậy, Thư giới thiệu nên được hoàn thành bởi cả người viết và người được tiến cử. 

  • Việc tham khảo những template mẫu và ví dụ sẽ trang bị cho người được tiến cử và người viết những kiến thức cần thiết. Tuy nhiên, một lá thư giới thiệu tốt nhất nên được viết một cách nguyên bản và mang các yếu tố cá nhân. Người viết nên tránh việc sao chép những mẫu (template) có sẵn hoặc những lá thư ví dụ mà các trường đại học đưa ra. 

  • Quá trình viết Thư giới thiệu có thể rất tốn thời gian và phức tạp, từ việc nhờ người viết đến việc chỉnh sửa cho đến khi hoàn thành bản cuối cùng. Người được tiến cử cũng cần cần lưu ý là đọc rà soát (proofread) nhiều lần trước khi nộp. Vì vậy, người được tiến cử cần chuẩn bị tâm lý để đầu tư cho quá trình.

Xem thêm: Cách viết thư giới thiệu tiếng Anh đạt chuẩn – Phần 2

Bên cạnh thư giới thiệu, người viết có thể tham khảo thêm cách viết các dạng thư khác:

Ngô Thảo

0 Bình luận
Bạn cần để có thể bình luận và đánh giá.