Ứng dụng định luật Parkinson vào quản lý thời gian và giảm trì hoãn

Có một châm ngôn cuộc sống nói rằng: “Chính người bận rộn nhất lại là người có thời gian dư”. Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng điều này được phản ánh rõ trong định luật Parkinson. Theo đó, những người quản lý thời gian hiệu quả thường đặt giới hạn rõ ràng cho công việc và tập trung hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định, nhờ đó tránh được việc kéo dài công việc không cần thiết và do đó có nhiều thời gian dư hơn.

Bài viết này tóm tắt nội dung của định luật Parkinson và tập trung vào việc mở rộng và lồng ghép minh họa thực tiễn để dẫn dắt độc giả đến kết quả cuối cùng là cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và gia tăng hiệu suất công việc của chính mình.

Định luật Parkinson là gì?

• Khái niệm định luật Parkinson 

Định luật Parkinson nói rằng: “Work expands to fill the time available for its completion” (tạm dịch: công việc sẽ tự mở rộng để lấp đầy toàn bộ thời gian được dành cho nó). Trong định luật này, hằng số là công việc và biến số là quỹ thời gian mà một người cho phép bản thân sử dụng để hoàn thành công việc đó. 

Nói cách khác, khi phạm vi và tính chất ban đầu của công việc không thay đổi, thời gian được phân bổ cho nó thường lại vượt quá mức thực sự cần thiết, dẫn đến trì hoãn và giảm hiệu suất.

• Nguồn gốc ra đời của định luật

Trong giai đoạn 1914–1928, C. Northcote Parkinson đã quan sát số liệu tại British Admiralty và nhận thấy một nghịch lý: số tàu chiến giảm từ 62 xuống 20 chiếc, nhưng số nhân viên hành chính lại tăng từ 2.000 lên 3.569 người (+78,45%) [1]. 

Điều này cho thấy dù khối lượng công việc thực tế suy giảm, bộ máy hành chính vẫn có xu hướng tự phình to theo thời gian. Từ những quan sát tương tự trong nhiều lĩnh vực khác, Parkinson đã khái quát hóa hiện tượng này thành Parkinson’s Law (Định luật Parkinson).

• Ví dụ về định luật Parkinson

Trong đời sống thường nhật, một hoạt động dọn dẹp phòng ngủ mất 30 phút thường bị kéo dài đến vài tiếng nhàn rỗi.

Trong học tập, một bài thuyết trình hoặc bài tập kém quan trọng kết thúc sau 7 ngày thường được xử lý vào ngày thứ 6.

Xem thêm: Giới thiệu về Tư duy phân nhánh (Divergent Thinking) và Tư duy hội tụ (Convergent Thinking)

Vì sao định luật Parkinson xảy ra?

• Tâm lý trì hoãn và cảm giác vẫn còn nhiều thời gian

Điều này nằm trong cơ chế của não bộ về tính cấp bách của hoạt động và định hướng phần thưởng. Một công việc có thời hạn cách xa hiện tại thường được đánh giá là ít cấp thiết và ít hấp dẫn hơn so với các hoạt động cung cấp nhiều phần thưởng nhất thời như lướt mạng xã hội, xem phim và các hoạt động ít tốn năng lượng khác.

• Chủ nghĩa hoàn hảo và chỉnh sửa quá mức

Trong tâm lý học, sự trì hoãn của một người có thể xuất phát từ một dạng lo âu nào đó. Một người trì hoãn do lo lắng (worrier) thường sợ thất bại do hoài nghi năng lực bản thân. Tuy nhiên, người cầu toàn (perfectionist) sợ thất bại vì họ chú ý quá mức vào tiểu tiết và lo lắng rằng quá trình thực hiện chưa hoàn hảo như mong muốn.

• Thiếu giới hạn rõ ràng trong quản lý thời gian

Một nguyên nhân khác dẫn đến cảm giác thừa thời gian là việc không thiết lập khung thời gian rõ ràng cho các công việc. Khi đó, não bộ có xu hướng làm việc theo cảm giác hơn là theo mức độ ưu tiên, thường chọn những nhiệm vụ dễ chịu và ít áp lực hơn. Đồng thời, khi giới hạn thời gian chưa cụ thể, các công việc này cũng dễ bị kéo dài hơn mức cần thiết - đúng như cơ chế cốt lõi của định luật Parkinson.

Xem thêm: Ngưng trì hoãn với Talkshow The Last Minute Syndrome

Ứng dụng định luật Parkinson trong học tập và công việc

• Đặt deadline ngắn hơn deadline thật

Giả sử một bài thuyết trình sẽ diễn ra sau 7 ngày nữa, học sinh có thể đặt rằng 5 ngày sau sẽ là hạn cuối. Khi đó, một loạt các hành động sẽ được thực hiện như tăng tập trung (nghiên cứu nội dung và làm giàu số liệu), ưu tiên nội dung chính (giảm chi tiết thừa và nhấn mạnh từ khóa), tăng tốc độ kiểm tra và đánh giá (nhận xét chéo từ bạn học hoặc thầy cô). Ngoài ra, đây còn là một sự đánh lừa có chủ đích tích cực, bởi lẽ 2 ngày cuối sẽ được dùng để rà soát lại toàn bộ các tiêu chí chấm điểm của một bài thuyết trình.

• Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ

Thay vì dành cả tuần cho một bài luận do trì hoãn thụ động, người học nên xác định bố cục ngay từ khi được giao bài. Sau đó, cần lập danh sách cụ thể các công việc như:

• Tìm tài liệu liên quan;

• Xác định chủ đề;

• Xây dựng dàn ý;

• Triển khai theo từng phần;

Điều quan trọng nhất là mức độ chi tiết của dàn bài, bởi khi các bước đã được định hướng rõ ràng, người viết sẽ không phải mất thêm thời gian loay hoay tìm ý trong quá trình viết - một hậu quả dẫn đến sự giãn nở thời gian ban đầu theo định luật Parkinson.

• Time blocking và giới hạn thời gian cho từng task

Time blocking là phương pháp chia một ngày thành các khung giờ cho từng nhiệm vụ hoặc nhóm các nhiệm vụ. Để áp dụng, một người cần:

• Xác định rõ các công việc dựa trên mức độ quan trọng và cấp thiết (ma trận Eishenhower);

• Chia thời gian làm việc trong ngày thành các khung giờ;

• Kết hợp xen kẽ các khoảng nghỉ để tránh quá tải;

• Bám sát lịch đã đặt ra bằng các công cụ nhắc nhở;

• Tạo môi trường hạn chế xao nhãng

Hiệu quả của các phương pháp quản lý thời gian có thể bị ảnh hưởng nếu môi trường làm việc không tối ưu. Vì vậy, cần chú ý đến các yếu tố gây xao nhãng tác động lên năm giác quan như thị giác, thính giác, khứu giác, vị giác và xúc giác để có cách điều chỉnh phù hợp.

Chẳng hạn, về yếu tố thị giác, hãy thiết kế giao diện làm việc đơn giản và có tổ chức (dành cho công việc không đề cao tính sáng tạo). Hay tại nơi có nhiều tiếng ồn, thiết kế không gian cách âm hoặc dùng thiết bị đeo tai khác.

Xem thêm: Làm thế nào để ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian hiệu quả?

Sai lầm phổ biến khi áp dụng định luật Parkinson

• Đặt deadline phi thực tế

Nhiều người đặt deadline dựa trên năng lực của bản thân và tính chất của công việc. Vấn đề xảy ra khi người thực hiện đánh giá chỉ bằng cảm giác mà không theo một nguyên tắc khoa học nào, chẳng hạn về mức độ cụ thể, có thể đo lường, có thể liên quan, có thời hạn (SMART). Điều này dẫn đến thời hạn đặt ra quá ngắn (áp lực tiêu cực cao) hoặc quá dài (định luật Parkinson).

• Đồng nhất việc làm nhanh với làm ẩu

Khi biến thời gian được cố định thì chất lượng của công việc trở thành yếu tố có thể thay đổi. Để đáp ứng thời gian, chất lượng có thể bị giảm xuống, kết quả thường thiếu nhiều chi tiết quan trọng hoặc chưa được giải thích hợp lý với lập luận thuyết phục. Những điều này không nằm trong định luật Parkinson. Ngược lại, định luật nhấn mạnh cả về thời gian hoàn thành và chất lượng thành phẩm.

• Không đánh giá lại hiệu suất sau mỗi nhiệm vụ

Nhiều người thường nhận định nhiệm vụ cho một khoảng thời gian là để hoàn tất nội dung. Yếu tố bị bỏ sót ở đây là xem xét và đánh giá kết quả. Đây không chỉ là bước cuối trong quy trình mà còn là tiền đề để phát hiện lỗi sai và nâng cao hiệu quả làm việc.

Tổng kết

Trên đây là bài viết về định luật Parkinson và những ứng dụng thực tiễn trong học tập và công việc. Dành cho học sinh, sinh viên và người đi làm đang gặp khó khăn với sự trì hoãn do tâm lý “dư thời gian”, bài viết hướng đến việc cải thiện tư duy hệ thống và kỷ luật làm việc chủ yếu thông qua việc phân bổ thời gian hợp lý.

Giải đáp thắc mắc về kiến thức tiếng Anh là nhu cầu thiết yếu của nhiều học viên trong quá trình học tập và ôn thi. ZIM Helper là diễn đàn trực tuyến chuyên nghiệp cung cấp giải đáp về kiến thức tiếng Anh cho người học đang luyện thi IELTS, TOEIC, luyện thi Đại học và các kỳ thi tiếng Anh khác. Diễn đàn được vận hành bởi đội ngũ High Achievers - những người đã đạt thành tích cao trong các kỳ thi, đảm bảo chất lượng thông tin và hướng dẫn chính xác cho người học. Liên hệ Hotline 1900-2833 (nhánh số 1) để được tư vấn chi tiết.