Hướng dẫn cách viết Cover Letter tiếng Anh chuyên nghiệp – Phần 1

Khi ứng tuyển vào một doanh nghiệp nước ngoài, một trong những phần quan trọng để ứng viên có thể gây ấn tượng đầu tiên cho doanh nghiệp chính là Cover Letter (thư xin việc). Một bức Cover Letter được viết bằng tiếng Anh một cách rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ là điểm cộng đáng kể cho hồ sơ xin việc của bất kì ứng viên ở bất kì ngành nghề nào. Bài viết này sẽ hướng dẫn viết một Cover Letter tiếng Anh chỉnh chu để bạn có một hồ sơ sinh việc ấn tượng.

Bên cạnh đó, người đọc có thể tham khảo thêm cách viết một số thư tín thường gặp trong tiếng Anh dưới đây:

• Thư giới thiệu

• Thư xin lỗi

• Thư cảm ơn

Tổng quan về Cover Letter tiếng Anh

Cover Letter là gì? 

Cover Letter (thư xin việc) là một tài liệu trang trọng được thể hiện dưới hình thức của một lá thư gửi kèm theo Curriculum Vitae – CV (sơ yếu lý lịch) nhằm cung cấp thêm thông tin về các kỹ năng mềm, kinh nghiệm làm việc, khả năng diễn đạt, trình bày thông tin logic mạch lạc trong bối cảnh kinh doanh – văn phòng của ứng viên đến các nhà tuyển dụng. 

Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ không xét duyệt hồ sơ xin việc của ứng viên nếu không gửi kèm Cover Letter. Nó trợ giúp nhà tuyển dụng trong việc tìm hiểu mục đích của ứng viên, lý do tại sao ứng viên lại biết đến công ty của họ và quyết định ứng tuyển vào vị trí này. Không những thế, các nhà tuyển dụng còn sử dụng Cover Letter để xem xét những giá trị tiềm năng mà ứng viên có thể đóng góp cho công ty. Trong một số ngành nghề đặc thù như Thư ký, Trợ Lý riêng; một Cover Letter tiếng Anh tốt sẽ tạo ấn tượng sâu sắc đến nhà tuyển dụng hơn cả CV. 

Trong trường hợp công ty mà ứng viên muốn ứng tuyển không yêu cầu Cover Letter, ứng viên vẫn nên tự chủ động bổ sung Cover Letter vào hồ sơ của mình. Hành động đó sẽ tạo cho nhà tuyển dụng cái nhìn tích cực về hồ sơ xin việc của ứng viên, cho thấy ứng viên là một người cầu toàn, chu đáo và thật sự có mong muốn làm việc ở vị trí ứng tuyển. 

Các loại Cover Letter tiếng Anh

Theo trang thebalancecareers.com, có 3 loại Cover Letter thường được sử dụng: 

Các loại Cover Letter

• Application Letter (Thư ứng tuyển): Dạng thư ứng tuyển cho một vị trí đang được tuyển dụng, là dạng thư phổ biến nhất trong 3 dạng Cover Letter. 

• Prospecting Letter (Thư thăm dò): Dạng thư này được sử dụng trong trường hợp ứng viên có hứng thú với một vị trí hiện tại đang không được đăng thông tin tuyển dụng. Ứng viên sử dụng dạng thư này để thăm dò và tự đề cử bản thân tới công ty. 

• Networking Letter (Thư kết nối): Ứng dụng của dạng thư này rất đa dạng, có thể được ứng dụng như một dạng thư tìm hiểu các thông tin cụ thể về vị trí đang được tuyển dụng chưa được đề cập trong phần thông tin mô tả công việc của nhà tuyển dụng.  

Ứng viên nên chú ý chọn loại Cover Letter phù hợp với vị trí và tính chất công việc ứng viên muốn ứng tuyển.

Làm thế nào để viết một Cover Letter tiếng Anh ấn tượng? 

Các bước viết Cover Letter

Một bức Cover Letter tiếng Anh hoàn chỉnh cần đảm bảo có đủ 6 phần sau đây: 

Bước 1: Header (Tiêu đề thư):

Ở phần đầu của bức thư, ứng viên cần trình bày rõ ràng thông tin liên lạc của ứng viên. Một số thông tin cơ bản nên được đưa vào như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, … đi kèm với ngày, tháng, năm Cover Letter này được viết. Sau đó, ứng viên trình bày thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng theo mẫu sau: 

Thư mẫu

Bước 2: Chào hỏi (Salutation): Có 2 cách để viết phần chào hỏi. 

Cách 1: Sử dụng cấu trúc Dear + danh xưng Mr. (cho nam) hoặc Ms. (cho nữ) + Họ của nhà tuyển dụng + dấu phẩy. Trong trường hợp ứng viên không biết giới tính và tên của người tuyển dụng, ứng viên có thể viết theo cấu trúc sau: Dear Mr/Ms hoặc Dear Sir or Madam. 

Cách 2: Sử dụng cấu trúc Dear + chức vụ trong công ty + dấu phẩy. 

Bước 3: Giới thiệu (Introduction):

Ứng viên bắt đầu phần giới thiệu bằng cách đi thẳng vào vấn đề, nêu rõ về vị trí mà mình muốn ứng tuyển, ứng viên biết được vị trí này qua kênh thông tin nào (mạng xã hội, website của công ty, trên các trang web tuyển dụng, được bạn bè giới thiệu, … ). Đề cập ngắn gọn tới các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc có liên quan tới vị trí được tuyển dụng. 

Mục tiêu của phần này là thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, khiến nhà tuyển dụng nhận thấy rằng ứng viên có những nhân tố phù hợp để đáp ứng công việc, thúc đẩy nhà tuyển dụng đọc tiếp phần sau của Cover Letter. 

Bước 4: Trọng tâm của Cover Letter (Body):

Phần này chỉ nên được tóm gọn từ 1 đến 2 đoạn văn. Ứng viên thuyết phục nhà tuyển dụng bằng những bằng cấp, thành tựu, thành tích học tích hoặc trải nghiệm của ứng viên trong quá trình làm việc ở công ty, hội nhóm cũ. Ứng viên nên chú ý đưa ra những câu chuyện – dẫn chứng cụ thể thay vì chỉ đơn thuần là liệt kê lại các hoạt động này như đã được đề cập trong CV. 

Bước 5: Phần kết (Closing):

Trong phần cuối của Cover Letter, ứng viên sẽ tóm tắt lại các kỹ năng, nhân tố mà ứng viên tin rằng sẽ giúp mình phù hợp với bộ phận – vị trí đang ứng tuyển. Thể hiện mong muốn của bản thân ứng viên muốn có một cơ hội để thảo luận hoặc phỏng vấn về việc làm này. Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã cân nhắc xem xét hồ sơ tuyển dụng của mình. 

Bước 6: Chữ ký (Signature):

Sử dụng một cụm lời chào cuối thư (complimentary close), sau đó ứng viên kết thúc Cover Letter bằng chữ ký tay hoặc chữ ký hoặc là Tên của ứng viên (nếu Cover Letter được gửi dưới dạng Email), ứng viên chú ý ghi rõ họ tên của mình dưới chữ ký tay. 

Một số lời chào cuối thư (complimentary close) thường được sử dụng:

• “Best regards,” “Sincerely,” “Cordially,”  là những complimentary close phổ biến, phù hợp trong mọi trường hợp, ứng viên nên sử dụng những cụm complimentary close này.

• “Yours sincerely” chỉ được sử dụng khi ứng viên biết rõ tên và giới tính của nhà tuyển dụng. 

• “Yours Faithfully” được dùng khi ứng viên không rõ về tên và giới tính của nhà tuyển dụng hoặc ở bước 2 (Salutation) ứng viên đã lựa chọn cách viết thứ 2 (sử dụng chức danh của nhà tuyển dụng).

• Tránh sử dụng những complimentary close mang tính thân thiết, không trang trọng như “Love,” “Cheers,” “Later,” “Ciao,” hoặc “Always.” 

Như vậy trong phần 1 này người viết đã giới thiệu tổng quan các thông tin về Cover Letter và các bước để có một Cover Letter ấn tượng. Trong phần 2 tiếp theo, người viết sẽ tiếp tục chia sẻ những điểm cần chú ý khi viết cũng như ví dụ về một bức thư hoàn chỉnh để người đọc có hình dung cụ thể.

Uyển Bùi