Memo là gì ? Cách viết bản ghi chú Memo trong giao tiếp tiếng Anh kinh doanh

Memo (viết tắt của Memorandum) là một loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh vì tính tiện lợi, ứng dụng cao. Đây sẽ là văn bản học viên cần làm quen và luyện tập viết thành thạo nếu muốn làm việc trong những môi trường chuyên nghiệp này. Tại bài viết này, tác giả sẽ cung cấp những thông tin tổng quan và cách viết một Memo hoàn chỉnh.

Memo là gì ?

Memo (viết tắt của Memorandum) là một văn bản ngắn gọn được chia sẻ đến một nhóm người cụ thể với mục đích thông báo đến họ một thông tin mới, một thay đổi hay phổ biến nhất là một việc cần làm. Nói cách khác, Memo có thể hiểu là một bản ghi chú.

Memo thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp của các công ty sử dụng tiếng Anh và đã trở thành một văn bản quen thuộc không thể thiếu trong công việc vận hành hằng ngày của các doanh nghiệp này.

Các trường hợp sử dụng Memo

Mục đích của việc dùng Memo là để thu hút sự chú ý của nhân viên một cách nhanh chóng, đây cũng là lý do tại sao các bản ghi chú này thường rất ngắn gọn. Vì vậy, các bản Memo thường được dùng để thông báo các thay đổi có hiệu lực sớm hoặc những việc cần làm lập tức.

Memo có thể được coi như một phiên bản bớt chính thức hơn của email, được sử dụng bởi quản lý hoặc nhân viên trong một số trường hợp, các thông báo được đưa ra trên Memo thường là:

• Lời nhắc tham dự sự kiện, cuộc họp;

• Thông báo về thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc;

• Nhắc nhở những công việc cần làm ngay;

• Giao tiếp giữa những doanh nghiệp đã hợp tác lâu dài.

Ví dụ: Thông báo về việc sửa đổi quy định sử dụng cơ sở vật chất chung của phòng ban

Memo thường được gửi qua các kênh online như email hoặc các kênh giao tiếp riêng của doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Tổng hợp từ vựng tiếng Anh văn phòng & mẫu câu giao tiếp cơ bản

• Tiếng anh chuyên ngành Quản trị kinh doanh và mẫu câu ứng dụng

Cách viết một Memo hoàn chỉnh

Như đã đề cập ở trên, Memo được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh, vì thế việc nắm bắt cách viết một Memo hoàn chỉnh là rất quan trọng nếu học viên mong muốn được làm việc trong những môi trường này.

Lưu ý, khi viết Memo, học viên nên viết bằng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng văn nói và các ngôn ngữ giao tiếp suồng sã. Việc này sẽ làm tăng tính thuyết phục của bản ghi chú.

Một Memo hoàn chỉnh thường bao gồm 5 phần:

• Header

• Giới thiệu

• Thông tin chính

• Việc cần làm

• Kết luận.

Tại phần này, học viên theo dõi cách viết theo ví dụ sau:

Header

Phần header của một Memo bao gồm tên thông báo, người gửi, người nhận và ngày gửi:

Giới thiệu

Tại phần giới thiệu, học viên nên viết một đoạn văn ngắn khoảng 2-3 câu giải thích tại sao Memo được gửi đi và làm nổi bật vấn đề chính cần được giải quyết cũng như các ý chính cần lưu ý:

Thông tin chính

Tại đây, học viên cần giải thích rõ hơn về nguyên nhân cho sự thay đổi hoặc công việc cần được làm. Phần thông tin chính cần đảm bảo hai tiêu chí là ngắn gọn và đầy đủ. Việc này sẽ giúp thông tin đến người nhận được rõ ràng, nhanh chóng và thuyết phục hơn:

Việc cần làm

Sau khi đã đưa ra đầy đủ các thông tin về vấn đề, học viên cần thông báo đến người nhận Memo những đầu việc cần làm một cách ngắn gọn bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng, cùng với một mốc thời gian mà công việc đó cần được hoàn thành.

Lưu ý, những đầu việc cần làm nên viết các cụm từ, tránh viết câu hoàn chỉnh:

Kết thúc

Ở phần này, học viên nêu ra ngắn gọn một vài lưu ý khác người nhận cần biết khi thực hiện theo Memo, ví dụ như người giám sát công việc hoặc một số tài liệu đi kèm:

Từ vựng liên quan đến Memo

Dưới đây là một số từ vựng liên quan đến chủ đề Memo

• Written message: danh từ - Thông báo bằng văn bản

My boss never sends written message, she use voice notes

Sếp tôi không bao giờ gửi thông báo bằng văn bản, cô ấy thích ghi âm

• Internal communication: danh từ - Truyền thông nội bộ

Internal communication is a subcategory of HR

Truyền thông nội bộ là một ngạch nhỏ của HR

• Deadline: danh từ - Hạn chót

The deadline for the internship submission is March 31

Hạn chót để ứng tuyển thực tập là ngày 31 tháng Ba

• Proofread: động từ - Kiểm tra (sau khi viết)

I carefully proofread the essay before turning it in

Tôi kiểm tra lại bài văn cẩn thận trước khi gửi 

• Formal language: danh từ - Ngôn ngữ trang trọng

You must use formal language when writing a business proposal

Bạn phải dùng ngôn ngữ trang trọng khi viết một bản đề xuất kinh doanh

Kết luận

Memo là một văn bản được sử dụng rất nhiều trong môi trường doanh nghiệp. Việc viết một Memo hoàn chỉnh rất dễ dàng nếu người học luyện tập thường xuyên. Tác giả mong rằng bài viết này đã giúp học viên hiểu thêm về một loại hình văn bản được sử dụng trong kinh doanh và cách để viết một Memo tốt bằng tiếng Anh.

Nguồn tham khảo:

Forsey, Caroline. “How to Write a Memo [Template & Examples].” Hubspot.com, 2019, blog.hubspot.com/marketing/how-write-memo.

“Memo - Definition, Meaning & Synonyms.” Vocabulary.com, www.vocabulary.com/dictionary/memo.

Study.com, 2023, study.com/learn/lesson/parts-memo-purpose-content-structure.html.