Memo là gì ? Cách viết bản ghi chú Memo trong giao tiếp tiếng Anh kinh doanh

Memo là một thông báo dạng văn bản được dùng trong môi trường chuyên nghiệp. Memo được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp nói tiếng Anh
memo la gi cach viet ban ghi chu memo trong giao tiep tieng anh kinh doanh

Memo (viết tắt của Memorandum) là một loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh vì tính tiện lợi, ứng dụng cao. Đây sẽ là văn bản học viên cần làm quen và luyện tập viết thành thạo nếu muốn làm việc trong những môi trường chuyên nghiệp này. Tại bài viết này, tác giả sẽ cung cấp những thông tin tổng quan và cách viết một Memo hoàn chỉnh.

Key-takeaways

  • Memo là một văn bản thông báo tóm tắt;

  • Memo thường ngắn gọn, dùng để nhắc những việc cần làm;

  • Bản memo hoàn chỉnh thường có 5 phần;

  • Ngôn ngữ sử dụng để viết Memo thường trang trọng, chuyên nghiệp.

Memo là gì ?

Memo (viết tắt của Memorandum) là một văn bản ngắn gọn được chia sẻ đến một nhóm người cụ thể với mục đích thông báo đến họ một thông tin mới, một thay đổi hay phổ biến nhất là một việc cần làm. Nói cách khác, Memo có thể hiểu là một bản ghi chú.

Memo thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp của các công ty sử dụng tiếng Anh và đã trở thành một văn bản quen thuộc không thể thiếu trong công việc vận hành hằng ngày của các doanh nghiệp này.

Các trường hợp sử dụng Memo

Mục đích của việc dùng Memo là để thu hút sự chú ý của nhân viên một cách nhanh chóng, đây cũng là lý do tại sao các bản ghi chú này thường rất ngắn gọn. Vì vậy, các bản Memo thường được dùng để thông báo các thay đổi có hiệu lực sớm hoặc những việc cần làm lập tức.

Memo có thể được coi như một phiên bản bớt chính thức hơn của email, được sử dụng bởi quản lý hoặc nhân viên trong một số trường hợp, các thông báo được đưa ra trên Memo thường là:

  • Lời nhắc tham dự sự kiện, cuộc họp;

  • Thông báo về thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc;

  • Nhắc nhở những công việc cần làm ngay;

  • Giao tiếp giữa những doanh nghiệp đã hợp tác lâu dài.

Ví dụ: Thông báo về việc sửa đổi quy định sử dụng cơ sở vật chất chung của phòng ban

Memo thường được gửi qua các kênh online như email hoặc các kênh giao tiếp riêng của doanh nghiệp.

Xem thêm:

Cách viết một Memo hoàn chỉnh

Như đã đề cập ở trên, Memo được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh, vì thế việc nắm bắt cách viết một Memo hoàn chỉnh là rất quan trọng nếu học viên mong muốn được làm việc trong những môi trường này.

Lưu ý, khi viết Memo, học viên nên viết bằng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng văn nói và các ngôn ngữ giao tiếp suồng sã. Việc này sẽ làm tăng tính thuyết phục của bản ghi chú.

Một Memo hoàn chỉnh thường bao gồm 5 phần:

  • Header

  • Giới thiệu

  • Thông tin chính

  • Việc cần làm

  • Kết luận.

image-alt

Tại phần này, học viên theo dõi cách viết theo ví dụ sau:

Notice on cleaning the common work area - Thông báo về việc dọn dẹp khu vực làm việc chung

Header

Phần header của một Memo bao gồm tên thông báo, người gửi, người nhận và ngày gửi:

Cleaning the common work area

Date: March 24, 2023 

To: Marketing department employees

From: Trung Nguyen - Marketing manager

Dọn dẹp khu vực làm việc chung

Ngày gửi: 24 tháng Ba, 2023

Đến: Nhân viên phòng Marketing

Từ: Trung Nguyen - Trưởng phòng Marketing

Giới thiệu

Tại phần giới thiệu, học viên nên viết một đoạn văn ngắn khoảng 2-3 câu giải thích tại sao Memo được gửi đi và làm nổi bật vấn đề chính cần được giải quyết cũng như các ý chính cần lưu ý:

This memo is to inform you that changes must be done to solve the problem of our heavily messy workspace. The memo contains a to-do list and deadlines in which this task must finish.

Memo này dùng để thông báo đến nhân viên về việc giải quyết vấn đề liên quan tới khu vực làm việc chung đang bừa bộn. Memo bao gồm danh sách những công việc cần làm và thời gian hoàn thành chúng

Thông tin chính

Tại đây, học viên cần giải thích rõ hơn về nguyên nhân cho sự thay đổi hoặc công việc cần được làm. Phần thông tin chính cần đảm bảo hai tiêu chí là ngắn gọn và đầy đủ. Việc này sẽ giúp thông tin đến người nhận được rõ ràng, nhanh chóng và thuyết phục hơn:

As you may know, Ms. Cane, our janitor is on maternity leave and we have not been able to find a new one due to the heavy workload of our last campaign. This, alongside excessive use of the common work area in the past week, have led to an unacceptable mess, which directly affected our office view and work productivity. Therefore, I suggest we take this problem into our own consideration.

Như mọi người đã biết, cô lao công Cane đang trong kỳ nghỉ thai sản và chúng ta chưa tìm được một người mới do khối lượng công việc chồng chất của chiến dịch vừa qua. Việc này cộng với tần suất sử dụng khu vực chung tăng cao trong tuần qua đã khiến khu vực chung trở nên bừa bộn vô cùng, làm mất mỹ quan và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Vì thế, tôi đề xuất chúng ta tự giải quyết vấn đề này.

Việc cần làm

Sau khi đã đưa ra đầy đủ các thông tin về vấn đề, học viên cần thông báo đến người nhận Memo những đầu việc cần làm một cách ngắn gọn bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng, cùng với một mốc thời gian mà công việc đó cần được hoàn thành.

Lưu ý, những đầu việc cần làm nên viết các cụm từ, tránh viết câu hoàn chỉnh:

Below are the tasks that must be done and deadlines:

  • Rearrange file categories of the copy-fax machine area

  • Clear out old food from the fridge

  • Clean the coffee machine

  • Vacuum the floor and take out the trash

These tasks must be done before we leave for the weekend on Saturday afternoon.

Dưới đây là những công việc cần làm và deadline:

  • Sắp xếp lại các file ở khu vực máy photo và máy fax

  • Dọn đồ ăn cũ trong tủ lạnh

  • Rửa máy pha cà phê

  • Hút bụi và dọn rác

Các công việc này cần hoàn thành vào chiều thứ Bảy trước khi văn phòng nghỉ cuối tuần

Kết thúc

Ở phần này, học viên nêu ra ngắn gọn một vài lưu ý khác người nhận cần biết khi thực hiện theo Memo, ví dụ như người giám sát công việc hoặc một số tài liệu đi kèm:

Sarah from Planning will keep track of the work. Cleaning utensils will be borrowed from downstairs, make sure to return them after the work is done. If you have any questions or suggestions, please respond to me directly. 

Sarah từ phòng Kế hoạch sẽ theo dõi công việc này. Dụng cụ dọn rửa được mượn từ tầng dưới, hãy trả lại họ sau khi xong việc. Nếu có câu hỏi hay đề xuất gì, hãy reply tôi trực tiếp. 

Từ vựng liên quan đến Memo

Dưới đây là một số từ vựng liên quan đến chủ đề Memo

  • Written message: danh từ - Thông báo bằng văn bản

My boss never sends written message, she use voice notes

Sếp tôi không bao giờ gửi thông báo bằng văn bản, cô ấy thích ghi âm

  • Internal communication: danh từ - Truyền thông nội bộ

Internal communication is a subcategory of HR

Truyền thông nội bộ là một ngạch nhỏ của HR

  • Deadline: danh từ - Hạn chót

The deadline for the internship submission is March 31

Hạn chót để ứng tuyển thực tập là ngày 31 tháng Ba

  • Proofread: động từ - Kiểm tra (sau khi viết)

I carefully proofread the essay before turning it in

Tôi kiểm tra lại bài văn cẩn thận trước khi gửi 

  • Formal language: danh từ - Ngôn ngữ trang trọng

You must use formal language when writing a business proposal

Bạn phải dùng ngôn ngữ trang trọng khi viết một bản đề xuất kinh doanh

Kết luận

Memo là một văn bản được sử dụng rất nhiều trong môi trường doanh nghiệp. Việc viết một Memo hoàn chỉnh rất dễ dàng nếu người học luyện tập thường xuyên. Tác giả mong rằng bài viết này đã giúp học viên hiểu thêm về một loại hình văn bản được sử dụng trong kinh doanh và cách để viết một Memo tốt bằng tiếng Anh.


Nguồn tham khảo:

Forsey, Caroline. “How to Write a Memo [Template & Examples].” Hubspot.com, 2019, blog.hubspot.com/marketing/how-write-memo.

“Memo - Definition, Meaning & Synonyms.” Vocabulary.com, www.vocabulary.com/dictionary/memo.

Study.com, 2023, study.com/learn/lesson/parts-memo-purpose-content-structure.html.

Tham khảo thêm khóa học tiếng Anh giao tiếp tại ZIM, giúp học viên cải thiện các kỹ năng giao tiếp và tăng phản xạ trong tình huống thực tế.

Bạn muốn học thêm về nội dung này?

Đặt lịch học 1-1 với Giảng viên tại ZIM để được học sâu hơn về nội dung của bài viết bạn đang đọc. Thời gian linh hoạt và học phí theo buổi

Đánh giá

5.0 / 5 (1 đánh giá)

Gửi đánh giá

0

Bình luận - Hỏi đáp

Bạn cần để có thể bình luận và đánh giá.
Đang tải bình luận...
Tư vấn nhanh
Chat tư vấn
Chat Messenger
1900 2833
Đang tải dữ liệu