Offer letter là gì? Tiêu chí, cấu trúc và mẫu tham khảo bằng tiếng Anh

Trong quá trình tìm kiếm việc làm, nhiều ứng viên sẽ đối mặt với thuật ngữ “offer letter” - một văn bản quan trọng đánh dấu bước chuyển tiếp từ ứng viên thành nhân viên chính thức. Hiểu rõ về offer letter, từ định nghĩa, tiêu chí cần có đến cấu trúc chuẩn là điều cần thiết cho cả nhà tuyển dụng lẫn người lao động trong môi trường làm việc chuyên nghiệp hiện nay.

Offer letter là gì?

Offer letter /ˈɑː.fɚ ˈlet̬.ɚ/, hay được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “Thư mời nhận việc”.

Sau khi trải qua vòng phỏng vấn và đánh giá, nếu ứng viên đáp ứng đủ tiêu chí của doanh nghiệp/ công ty sẽ nhận được Thư mời nhận việc. Đây chính là cách để nhà tuyển dụng thông báo hoặc xác nhận với ứng viên về thông tin làm việc tại doanh nghiệp như: vị trí làm việc, mức lương, đãi ngộ,…

Ngoài ra, offer letter cũng giúp cho nhà tuyển dụng có thể xác nhận lại thông tin ứng viên có đồng ý hay từ chối làm việc tại công ty hoặc có đề xuất gì khác ngoài buổi phỏng vấn hay không.

Việc ứng dụng của offer letter hiện nay là vô cùng phổ biến, đặc biệt là trong các lĩnh vực như: Nhà hàng - Khách sạn - Ẩm thực…

Xem thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Những tiêu chí mà một Offer letter cần có

Một Thư mời nhận việc chuẩn cần đáp ứng đủ những tiêu chí dưới đây:

• Thông tin đầy đủ và rõ ràng, đặc biệt nhấn mạnh ở phần nhiệm vụ công việc, vị trí làm việc, mức lương và chế độ đãi ngộ để tránh trường hợp ứng viên thắc mắc, gửi lại quá nhiều mail hoặc không khớp như khi thảo luận và thống nhất.

• Tập trung chính vào nội dung, hình thức chuyên nghiệp và đơn giản, không cần quá màu mè.

• Chia nhỏ và cách dòng cho từng phần trong nội dung, sử dụng câu chữ ngắn gọn đủ ý, font - cỡ chữ thông dụng và dễ nhìn.

Cấu trúc nội dung của một Offer letter

Một thư mời nhận việc phải đảm bảo những nội dung sau:

• Job title (Vị trí làm việc của ứng viên): Vị trí làm việc của ứng viên sau khi trải qua các vòng phỏng vấn lựa chọn.

• Job description (Mô tả công việc): Mô tả chi tiết những đầu mục công việc chung và liên quan tới vị trí, giúp nhân viên hình dung được trách nhiệm của mình.

• Starting date (Ngày bắt đầu công việc): Ngày dự kiến khi nhân viên mới dự kiến sẽ gia nhập công ty và bắt đầu làm việc.

• Work schedule (Lịch trình công việc): Khối lượng công việc dự kiến, ví dụ như số giờ/ ngày hoặc số ngày/ tuần mà nhân viên cần đáp ứng trong công việc.

• Reporting structure (Cấu trúc báo cáo): Mô hình ban điều hành, mối quan hệ giữa các phòng ban khác nhau trong công ty. Nói cách khác, phần này giúp nhân viên mới hình dung được các cấp bậc trong công ty,…

• Salary (Mức lương của nhân viên): Thông báo về mức lương khởi điểm của nhân viên, bao gồm: tiền lương cơ bản, tiền công, hoa hồng, ưu đãi,…

• Employee benefits (Phúc lợi nhân viên): Những lợi ích khác (ngoài tiền lương) mà nhân viên sẽ được hưởng trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp.

• Privacy policies (Chính sách bảo mật): Sự thỏa thuận giữa công ty và nhân viên về bảo mật thông tin, quản lý dữ liệu cá nhân.

• Termination conditions (Điều kiện chấm dứt hợp đồng): Điều khoản hoặc quy định chấm dứt công việc của nhân viên trong một tổ chức.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Cover Letter tiếng Anh chuyên nghiệp – Phần 1

Mẫu Offer letter bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Dưới đây là mẫu offer letter bằng tiếng Anh giúp người đọc tiếp cận, có cái nhìn bao quát về loại văn bản này:

Mẫu 1

Dear [Candidate name],
We are delighted to offer you the [Full-time, part-time, …] position of [Job title] with an anticipated start date of [Date], contingent upon [Background check, drug screening, etc.]. Before applying for a position with us, please read this summary of the terms and conditions.

As the [Job title], you will be responsible for [Brief mention of job responsibilities and expectations].

At [Workplace location], you will immediately report to [Manager/supervisor name and title]. The working hours are from [Daytime hours, weekday hours].

For this employment, the beginning pay is [Dollar amount] per [Hour, year, etc.]. Starting on [Day of first pay period], payments are made [Weekly, bimonthly, monthly, etc.] through [Direct deposit, cheque, etc.]. You will also be qualified to receive [Describe possibilities for further remuneration].

A comprehensive benefits package is provided by [Company name] and includes

You will be employed by [Business Name] on an at-will basis, which implies that either you or the firm may end the relationship at any moment with or without giving notice. This letter does not set forth the length or conditions of an employee

Sincerely,

[Signature]

Mẫu 2

We are pleased to extend this offer of employment with [Company name] for the job of [Job title]. Please read this summary of the terms and conditions before applying for the job you want to get with us.

You would report to [Manager name] and your start date would be [Start Date] or another time that was mutually agreed upon.

If you accept this offer letter, please find attached the terms and conditions of your employment. By [Date], we would like to receive your response. If you have any questions in the interim, don't hesitate to get in touch with me or [Manager name] by phone or email at [Given contact information].

All of us are eager to have you join our team.

Best regards,

[Signature]

Đọc tiếp: Cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và thư mẫu

Tổng kết

Offer letter không chỉ đơn thuần là văn bản thông báo nhận việc mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và cam kết từ phía nhà tuyển dụng. Việc xây dựng một offer letter đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ các tiêu chuẩn sẽ giúp khởi đầu mối quan hệ làm việc trên nền tảng minh bạch và tin cậy. Hy vọng những thông tin trên đã giúp người đọc hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách xây dựng một offer letter chuyên nghiệp.

Khóa học Tiếng Anh giao tiếp Advanced cho người đi làm là giải pháp hiệu quả nếu người học mong muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp đa dạng, từ liên lạc với đối tác đến thuyết trình chuyên nghiệp. Chương trình phù hợp cho nhân viên văn phòng muốn cải thiện năng lực tiếng Anh. Liên hệ Hotline 1900-2833 (nhánh số 1) để được tư vấn chi tiết. Liên hệ Hotline 1900-2833 (nhánh số 1) để được tư vấn chi tiết.