Application Letter sample & hướng dẫn chi tiết cách viết thư ứng tuyển

Application Letter là gì?

Application Letter, hay còn gọi là Cover Letter, là một bức thư gửi kèm theo hồ sơ xin học bổng hoặc công việc, nhằm giới thiệu bản thân và nêu rõ lý do bạn quan tâm đến vị trí đó. Thư ứng tuyển giúp bạn trình bày ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng và mong muốn của mình, đồng thời thuyết phục người đọc rằng bạn là ứng viên phù hợp. Đặc biệt, một Application Letter chất lượng không chỉ đơn thuần là liệt kê các thông tin cá nhân, mà còn phải thể hiện được sự nhiệt huyết và mục tiêu của bạn trong tương lai.

Application Letter không chỉ là cầu nối giữa bạn và hội đồng tuyển sinh hay nhà tuyển dụng, mà còn là cơ hội để bạn thể hiện khả năng giao tiếp, khả năng viết lách và khả năng thuyết phục. Một lá thư ứng tuyển tốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội và nâng cao khả năng thành công trong việc nhận học bổng hoặc công việc mơ ước.

Những tiêu chí để viết Application Letter đạt chuẩn

Để viết một Application Letter đạt chuẩn, bạn cần lưu ý những tiêu chí sau đây:

• Rõ ràng và ngắn gọn: Trình bày ý kiến một cách mạch lạc và súc tích. Việc này không chỉ giúp người đọc dễ hiểu mà còn thể hiện khả năng tổ chức và sắp xếp ý tưởng của bạn. Một thư ứng tuyển quá dài dòng và lạc đề sẽ làm mất điểm trong mắt người xét duyệt.

• Cá nhân hóa: Điều chỉnh thư ứng tuyển theo từng vị trí cụ thể. Mỗi vị trí, mỗi học bổng sẽ có những yêu cầu và tiêu chí khác nhau, do đó bạn cần phải tùy biến nội dung để phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Hãy nêu rõ lý do tại sao bạn chọn chương trình học bổng hoặc công việc này và bạn có những kỹ năng, kinh nghiệm nào phù hợp.

• Tập trung vào giá trị: Nêu bật những giá trị bạn có thể mang lại cho tổ chức. Không chỉ liệt kê những gì bạn đã làm được mà còn phải giải thích rõ ràng cách những kinh nghiệm đó sẽ giúp ích cho vị trí bạn đang ứng tuyển. Hãy cho người đọc thấy bạn không chỉ là một ứng viên tiềm năng mà còn là một tài sản quý giá cho tổ chức.

• Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp lá thư của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bạn đối với vị trí đang ứng tuyển. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc quá phóng đại.

• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Một lỗi nhỏ có thể làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Việc này không chỉ giúp bạn tránh những sai sót cơ bản mà còn thể hiện sự kỹ lưỡng và cẩn trọng của bạn. Một lá thư không có lỗi sẽ tạo ấn tượng tốt hơn.

• Sử dụng định dạng phù hợp: Căn chỉnh lề, font chữ và khoảng cách dòng hợp lý. Việc này giúp lá thư của bạn trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Đảm bảo rằng tất cả các phần của lá thư được căn chỉnh đồng đều và có khoảng cách hợp lý.

• Chú ý đến độ dài: Thư nên dài khoảng 1 trang giấy A4. Không quá ngắn để không đủ thông tin, nhưng cũng không quá dài để tránh làm người đọc cảm thấy mệt mỏi. Độ dài hợp lý sẽ giúp bạn truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết một cách hiệu quả.

• Nêu rõ thành tựu: Đưa ra ví dụ cụ thể về những thành tựu và kỹ năng của bạn. Không chỉ nêu lên những gì bạn đã đạt được mà còn phải giải thích cách những thành tựu đó giúp bạn phát triển và phù hợp với vị trí ứng tuyển. Hãy chắc chắn rằng các ví dụ này liên quan và thuyết phục.

Cấu trúc của một thư ứng tuyển

Một Application Letter thường có cấu trúc gồm ba phần chính:

• Phần mở đầu: Giới thiệu bản thân và lý do viết thư. Nêu rõ vị trí hoặc học bổng bạn đang ứng tuyển và tại sao bạn quan tâm đến nó.

• Phần thân: Trình bày kỹ năng, kinh nghiệm và lý do bạn phù hợp với vị trí hoặc học bổng. Đưa ra những ví dụ cụ thể về thành tựu hoặc dự án bạn đã tham gia.

• Phần kết: Cảm ơn nhà tuyển dụng hoặc tổ chức cấp học bổng đã xem xét thư ứng tuyển của bạn và đề xuất cuộc gặp hoặc liên hệ tiếp theo.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Study Plan du học

Template cơ bản của một Cover Letter hoàn chỉnh

Như đã trình bày, cấu trúc của một thư ứng tuyển cần đủ chi tiết, vừa thể hiện những điểm mạnh của ứng viên vừa thể hiện rõ ý muốn ứng tuyển của người viết. Thêm vào đó, văn phong khi viết Thư ứng tuyển tiếng Anh cần đạt đến mức trang trọng cần thiết.

Một lá Thư ứng tuyển phải đảm bảo từng phần tiêu chuẩn như một lá thư trang trọng, ví dụ như phần kính gửi đầu thư và phần kí tên cuối thư.

Cấu trúc một lá thư ứng tuyển tiêu chuẩn phải có các phần như sau:

1. Date: 

Ngày/tháng/năm mà người viết viết Thư ứng tuyển.

2. Salutation (Dear Sir/Madam/To Whom It May Concern/Selection Committee): 

Lời gửi đầu thư đến những người liên quan hay hội đồng xét duyệt.

3. State who you are and what you are applying for: 

Người viết sẽ giới thiệu về bản thân và lý do viết thư, ứng tuyển cho vị trí hoặc học bổng nào. Ở phần này chỉ cần trình bày ngắn gọn, những yếu tố liên quan sẽ được nhắc đến ở các phần sau.

4. Describe your qualifications and experience: 

Miêu tả các khía cạnh chuyên môn và năng lực mà người viết nhận thức thông qua quá trình học tập và làm việc. Thông qua đó người viết cũng xác nhận bản thân là ai, chức vụ là gì và mối quan hệ với vị trí ứng tuyển như thế nào.

5. List your most applicable qualities/traits: 

Đề cập những đức tính, thế mạnh nổi bật nhất của ứng viên. Những nét tính cách này nên phù hợp với các tiêu chí và yêu cầu mà chương trình học bổng đề ra. Phần này là quan trọng nhất vì người viết sẽ phải trình bày khéo léo những điểm chính để hội đồng nhà trường xét duyệt. Những lời ứng tuyển nên được kèm theo những ví dụ cụ thể: Dự án đó là gì? Ứng viên đã đạt những thành tựu nào? Những điểm khác biệt trong cách làm việc của ứng viên? Ứng viên đã làm thế nào để có thể nổi bật hơn so với những người làm việc chung dự án đó?

6. Conclude by confidently expressing interest: 

Người viết tái khẳng định rằng vị trí hoặc chương trình học bổng rất phù hợp với ứng viên về các khía cạnh bao gồm cả đức tính, trình độ chuyên môn và con đường sự nghiệp. Qua đó, kết luận rằng ứng viên sẽ tận dụng hết khả năng của vị trí hoặc chương trình học bổng này.

7. Signature: 

Kí tên.

Những lưu ý khi viết thư ứng tuyển

• Đọc kỹ yêu cầu: Đảm bảo thư của bạn đáp ứng các yêu cầu của nhà tuyển dụng hoặc tổ chức cấp học bổng. Đọc kỹ hướng dẫn và yêu cầu trước khi viết.

• Chứng minh bằng ví dụ cụ thể: Đưa ra ví dụ cụ thể về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, tránh nói chung chung.

• Trình bày chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và trình bày gọn gàng. Sử dụng định dạng dễ đọc và tránh lỗi chính tả.

Application Letter Samples

Dưới đây là một vài bài mẫu được tác giả viết dựa trên những cấu trúc, tiêu chí và lưu ý đã trình bày ở các phần trên. Những bài mẫu sẽ dựa trên hai tình huống yêu cầu Thư ứng tuyển phổ biến nhất: Thư ứng tuyển sinh viên (từ trường cấp 3 vào đại học) và thư ứng tuyển nghiên cứu sinh (sinh viên đã tốt nghiệp cử nhân học lên Thạc sĩ).

Những sample dưới đảm bảo các tiêu chuẩn đề ra để viết lá thư ứng tuyển tiếng Anh tốt:

• Từng phần bám theo cấu trúc mẫu rõ ràng: mở đầu – giới thiệu bản thân – lý do ứng tuyển – trình bày kỹ năng, kinh nghiệm – tái khẳng định – kết thúc;

• Độ dài thư hợp lý, không quá dài cũng không quá ngắn. Nội dung được đảm bảo. Văn phong thư trang trọng;

• Người viết có đủ uy tín để ứng cử: giáo viên, người quản lý hoặc chuyên gia có kinh nghiệm;

• Những thế mạnh của ứng viên được trình bày chi tiết thông qua những hoạt động rõ ràng, có ý nghĩa, chứ không phải những tính từ chung chung;

• Chỉ đề cập những thành tích nổi bật nhất chứ không mang tính liệt kê;

• Quan trọng là những thành tựu và thế mạnh của người được ứng cử có liên quan chặt chẽ đến yêu cầu tuyển chọn của hội đồng.

Sample 1: Dành cho sinh viên đại học

1. Date (Ngày): 

October 25, 2024 (Ngày 25 tháng 10, 2024)

2. Salutation (Kính gửi): 

Scholarship Review Committee (Hội đồng Xét duyệt học bổng)

3. State who you are and what you are applying for (Giới thiệu bản thân và lý do viết thư): 

My name is Nguyễn Thị Hằng, currently a final year student at National Economics University, majoring in Business Administration. I am writing to express my interest in the ABC scholarship to pursue a Master's program at XYZ University.

(Tôi tên là Nguyễn Thị Hằng, hiện đang là sinh viên năm cuối tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên ngành Quản trị Kinh doanh. Tôi viết thư này để bày tỏ nguyện vọng của mình trong việc xin học bổng ABC để tiếp tục chương trình học Thạc sĩ tại Đại học XYZ.)

4. Describe your qualifications and experience (Trình bày kỹ năng và kinh nghiệm): 

Throughout my studies, I have actively participated in extracurricular activities and research projects. I am a key member of the Business Club, where I have developed leadership and project management skills. Additionally, I participated in a research project on "The Impact of E-commerce on Traditional Retail," which won second place in the university's scientific research competition.

(Trong suốt quá trình học tập tại trường, tôi đã tích cực tham gia vào các hoạt động ngoại khóa và dự án nghiên cứu. Tôi là thành viên chủ chốt của Câu lạc bộ Kinh doanh, nơi tôi đã học được nhiều kỹ năng lãnh đạo và quản lý dự án. Ngoài ra, tôi còn tham gia vào dự án nghiên cứu về "Tác động của thương mại điện tử đối với ngành bán lẻ truyền thống", đạt giải Nhì trong cuộc thi nghiên cứu khoa học cấp trường.)

5. List your most applicable qualities/traits (Những điểm mạnh nổi bật): 

With a GPA of 3.8/4.0, I consistently rank in the top 5% of my faculty. I believe that the skills and knowledge I have acquired will help me succeed in the Master's program. I also have internship experience at ABC Company, where I learned a lot about business management and operations.

(Với GPA 3.8/4.0, tôi luôn nằm trong top 5% sinh viên xuất sắc của khoa. Tôi tin rằng những kỹ năng và kiến thức đã tích lũy được sẽ giúp tôi thành công trong chương trình học Thạc sĩ. Tôi cũng đã có kinh nghiệm thực tập tại Công ty ABC, nơi tôi đã học được nhiều về quản lý và vận hành doanh nghiệp.)

6. Conclude by confidently expressing interest (Tái khẳng định và kết luận): 

I am confident that the ABC scholarship will be a great opportunity for me to develop myself and achieve my career goals. I hope to be considered and given the opportunity to further discuss my aspirations.

(Tôi tin chắc rằng học bổng ABC sẽ là cơ hội tuyệt vời để tôi phát triển bản thân và đạt được những mục tiêu nghề nghiệp. Tôi hy vọng được xem xét và có cơ hội trình bày thêm về nguyện vọng của mình.)

7. Signature (Ký tên): 

Sincerely,

Nguyễn Thị Hằng

Final Year Student

National Economics University

(Trân trọng,

Nguyễn Thị Hằng

Sinh viên năm cuối

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân)

Application Letter dành cho sinh viên đại học

Sample 2: Dành cho nghiên cứu sinh

1. Date (Ngày): 

October 25, 2024 (Ngày 25 tháng 10, 2024)

2. Salutation (Kính gửi): 

Scholarship Review Committee (Hội đồng Xét duyệt học bổng)

3. State who you are and what you are applying for (Giới thiệu bản thân và lý do viết thư):

My name is Lê Văn Hoàng, currently a PhD candidate at Hanoi University of Science and Technology, majoring in Electrical Engineering. I am writing to apply for the DEF scholarship to continue my research and complete my PhD program at GHI University.

(Tôi là Lê Văn Hoàng, hiện đang là nghiên cứu sinh tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, chuyên ngành Kỹ thuật Điện. Tôi viết thư này để xin học bổng DEF nhằm tiếp tục nghiên cứu và hoàn thành chương trình Tiến sĩ tại Đại học GHI.)

4. Describe your qualifications and experience (Trình bày kỹ năng và kinh nghiệm):

During my studies and research, I have participated in major projects such as "Developing Renewable Energy Systems" and "Optimizing the Efficiency of Electrical Devices." I have published several papers in reputable scientific journals and presented at international conferences. I also completed an internship at ABC Electric Company, where I applied my theoretical knowledge to practical scenarios.

(Trong quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã tham gia vào nhiều dự án lớn như "Phát triển hệ thống năng lượng tái tạo" và "Tối ưu hóa hiệu suất của các thiết bị điện". Tôi đã có nhiều bài báo được đăng trên các tạp chí khoa học uy tín và tham gia thuyết trình tại các hội thảo quốc tế. Tôi cũng đã hoàn thành thực tập tại Công ty Điện lực ABC, nơi tôi đã ứng dụng những kiến thức học được vào thực tế.)

5. List your most applicable qualities/traits (Những điểm mạnh nổi bật):

With a GPA of 3.9/4.0, I consistently maintain excellent academic performance. I have strong independent research skills and the ability to work well in teams. These achievements not only boost my confidence in my work but also affirm my ability to contribute to GHI University's research projects.

(Với GPA 3.9/4.0, tôi luôn duy trì thành tích học tập xuất sắc. Tôi có kỹ năng nghiên cứu độc lập và khả năng làm việc nhóm tốt. Những thành tựu này không chỉ giúp tôi tự tin trong công việc mà còn khẳng định khả năng đóng góp của tôi vào các dự án nghiên cứu của Đại học GHI.)

6. Conclude by confidently expressing interest (Tái khẳng định và kết luận):

I believe that the DEF scholarship will enable me to further my research career and achieve my scientific goals. I look forward to being considered and having the opportunity to discuss my aspirations in more detail.

(Tôi tin rằng học bổng DEF sẽ giúp tôi tiếp tục phát triển sự nghiệp nghiên cứu và đạt được những mục tiêu khoa học. Tôi rất mong được xem xét và có cơ hội trình bày thêm về nguyện vọng của mình.)

7. Signature (Ký tên):

Sincerely,

Lê Văn Hoàng

PhD Candidate

Hanoi University of Science and Technology

(Trân trọng,

Lê Văn Hoàng

Nghiên cứu sinh

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội)

Application Letter dành cho nghiên cứu sinh

Xem thêm: Chứng chỉ ACT là gì? Tổng quan thông tin thí sinh cần biết

Tổng kết

Application Letter là một phần quan trọng của hồ sơ xin học bổng, giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng hoặc tổ chức cấp học bổng. Bài viết đã cung cấp hướng dẫn cách viết và các mẫu thư tham khảo, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho quá trình ứng tuyển. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng truy cập ZIM Helper.