Cách viết Informal Letter: Giới thiệu tổng quan và hướng dẫn viết cụ thể

Tác giả sẽ giới thiệu đến người đọc cách viết Informal Letter, các bước để có được một lá thư hoàn chỉnh và hướng dẫn viết một bài mẫu cụ thể, chi tiết. Đây là một trong ba loại văn phong trong IELTS General Writing Task 1, ba lại này bao gồm:

• Trang trọng (formal),

• Bán trang trọng (semi-formal)

• Thân mật (informal). 

Giới thiệu tổng quan cách viết Informal Letter và ứng dụng vào IELTS Writing Task 1 General 

Văn phong thân mật (informal) được xem là cách một người dùng để giao tiếp với người khác có mối quan hệ thân thiết hoặc có quen biết rõ từ trước. Người viết có thể vận dụng linh hoạt việc sử dụng từ lóng (slang), các từ viết tắt (abbreviations), và các thán từ (exclamations). 

Informal Letter được ứng dụng vào Writing Task 1 – General Training thường được dùng viết thư với mục đích trao đổi các vấn đề, gửi lời mời hay lời cảm ơn đến người thân trong gia đình, bạn bè hay đồng nghiệp thân thiết. Đối tượng người nhận thư là những người có mối quan hệ thân thiết với người viết như bạn bè, người thân, đồng nghiệp cũ thân thiết,…

Trong cách viết Informal Letter, ngôn ngữ được sử dụng xuyên suốt trong thư thường sẽ mang tính thân mật, gần gũi, các từ ngữ được chọn lọc không quá trang trọng, thường là những từ hoặc cụm từ ngữ thông dụng trong văn nói (colloquialism) và phải phù hợp với ngữ cảnh. Đồng thời, có thể sử dụng tiếng lóng (slang) hoặc viết tắt trong thư. 

Việc lựa chọn sử dụng giọng văn thân mật (informal) hay giọng văn trang trọng (formal) trong khi viết phụ thuộc vào đối tượng giao tiếp. Vì vậy, việc đầu tiên nhất mà người viết cần làm trước khi “bắt tay” là xác định mối quan hệ với người nhận thư.

Ví dụ, nếu cần viết thư gửi đến bộ phận chăm sóc khách hàng của một công ty phàn nàn về chất lượng một sản phẩm, người viết cần xác định được mối quan hệ với người nhận thư là người mình không biết rõ/ không quen biết. Vì vậy cần sử dụng văn phong trang trọng xuyên suốt lá thư.

Trong trường hợp khác, nếu viết thư cho một người bạn nhờ giúp đỡ trong khi bạn đi du lịch vắng nhà một thời gian, ở đây mối quan hệ với người nhận thư là người có mối quan hệ thân thiết với người viết, người viết cần dùng văn phong thân mật.

Đọc thêm: Phân biệt văn phong Formal và Informal Letters trong IELTS Writing Task 1 General – Phần 1

Đề bài trong Writing task 1 – General Training sẽ bao gồm 3 phần: Thông tin về tình huống, thông tin về yêu cầu nội dung cần đề cập trong thư, và thông tin về yêu cầu cách viết (quy định số từ tối thiểu, thời gian hoàn thành)

Đề bài trong Writing task 1 – General Training

(Source: The Official Guide to IELTS – page 114)

Cách viết Informal Letter

Các bước để viết thư

Bước 1: Đọc kỹ, phân tích đề và xác định bố cục

• Xác định đối tượng giao tiếp trong thư (mối quan hệ giữa người viết và người nhận là mối quan hệ thân thiết hay không) (WHO)

• Xác định tình huống của thư – hay nói cách khác là mục đích của thư, vì sao lại có thư này (WHY)

• Xác định hành động/ giải pháp người nhận thư cần thực hiện để giải quyết vấn đề (WHAT)

Bước 2: Xác định văn phong cần sử dụng xuyên suốt bài viết (trang trọng – formal hay thân mật – informal) (HOW)

Bước 3: Phân bổ thời gian cho từng đoạn, đảm bảo viết đủ bố cục bài viết

• Việc phân bổ thời gian hợp lý ở Writing Task 1 là rất cần thiết. Thời gian thí sinh nên dành cho Writing Task 1 được khuyến khích là 20 phút cho khoảng 150 từ. Thí sinh nên cân nhắc chia thời gian hợp lý giữa các đoạn để không trả lời thiếu ý, thiếu bố cục bài viết. 

Các bước để viết thư

Cách viết Informal Letter: xây dụng cấu trúc thư 

Structure of a letter (Cấu trúc thư)

Greeting and statement of purpose (Lời chào hỏi và đề cập mục đích thư)

Greeting

Cách chào hỏi trong văn phòng thân mật (informal) thường được sử dụng là “Dear, Hi, Hey ”

Sau đó, nên hỏi thăm sức khỏe/ cuộc sống của bạn trước khi đề cập đến mục đích viết thư này. Có thể sử dụng các câu hỏi thăm sức khoẻ như:

• How are you doing?

• How are you and your family?

• It’s been a while since you last met. How have you been doing?

• Hope you and your family are doing well.

• I hope this letter finds you in good health/ I hope this letter finds you well.

Statement of purpose 

Đề cập đến mục đích, nhưng chỉ cần nêu khái quát lý do, chưa trình bày chi tiết tình huống. Có thể bắt đầu bằng những mẫu câu như:

• I’m writing this letter to…

• I’m writing to express how sorry I am for … 

• I would like to thank you for…

• I’d like to know if you fancy…

• I would like to express my deepest condolence to you and your family. I hope this letter offers you some comfort. 

• I want to let you know how much I appreciate your help.

Answer the 3 given questions (Trả lời 3 câu hỏi gợi ý trong đề)

Lần lượt trả lời từng câu hỏi gợi ý trên đề bài, nên chia thành 3 đoạn cho 3 ý trả lời. Không nên lược bỏ bất kỳ ý nào trong 3 ý và nên trả lời theo thứ tự 3 câu hỏi được nêu trên đề bài.

Sign off (Lời chào tạm biệt)

Có thể sử dụng các cụm từ kết thư như:

• With love,

• Lots of love, 

• Thanking you kindly,

• Yours, 

• Cheers,

• Take care,

• Your friend always,

Sau đó ký tên hoặc họ và tên. 

Bài mẫu

(Adapted from IELTS General Task 1 – Ryan Thomas Higgins) 

Greeting and statement of purpose (Lời chào hỏi và đề cập mục đích thư)

Greeting:

• Dear Keith,

• How are you doing? I hope this letter finds you in good health.

Statement of purpose:

• I’m writing to see if I could ask a favour.

Answer the 3 given questions (Trả lời 3 câu hỏi gợi ý trong đề)

Where you are going:

• You know, my husband and I are planning to go on a trip to Europe next week and we’ve just found out we won’t be able to bring our cat, Mimi, with us. Although we really want to take him on the trip with us, the air ticket for her is quite out of our budget. 

What the favour is: 

I would kindly ask if you wouldn’t mind helping us take care of Mimi for a few days. We would let her stay in a cage so that there will be less chance of her messing up your house. And we would drop by your house to bring her home by Saturday. 

Why you need this friend to help:

I know I have been getting you much notice, but I believe our cat can be in good hands with you. 

Sign off (Lời chào tạm biệt)

Thanking you kindly,

Beth

Lưu ý trong cách viết Informal Letter:

• Giọng điệu của thư cần thể hiện sự nhất quán xuyên suốt thư. Cụ thể khi đã xác định đây là thư cần được viết với văn phong thân mật (informal) thì từ phần mở đầu, phần nội dung đến phần kết thư đều cần sử dụng từ ngữ không quá trang trọng và cách diễn đạt không cầu kỳ, dễ hiểu. 

• Thư cần trả lời được tất cả các câu hỏi gợi ý ở đề bài để đạt điểm ở tiêu chí Task Response (tiêu chí về trả lời được yêu cầu của đề bài). Không nên tự đặt thêm câu hỏi để trả lời hoặc cung cấp quá nhiều thông tin không liên quan/ không phục vụ cho việc trả lời các câu hỏi gợi ý của đề bài dẫn đến các ý trở nên lan man. 

• Trong thư nên sử dụng các cấu trúc câu đơn giản để diễn đạt ngắn gọn nội dung cần trao đổi. Không nên sử dụng nhiều các cấu trúc câu bị động khi không cần thiết ở dạng thư này. 

• Chú ý đến tính liên kết giữa các câu và các ý.

Đọc thêm: Cách tăng điểm Grammatical Range & Accuracy trong IELTS Writing

Tổng kết

Trong cách viết Informal Letter, thí sinh cần đảm bảo bố cục bài viết và lưu ý giọng văn cũng như cách chọn lọc từ ngữ xuyên suốt thư. Việc chọn lọc từ ngữ không quá trang trọng, cách diễn đạt không cầu kỳ nhưng phù hợp với ngữ cảnh sẽ giúp người viết thể hiện được giọng văn cá nhân trong suốt quá trình truyền đạt nội dung trong thư dạng informal. 

Ngoài ra, việc dành thời gian để kiểm tra lại toàn bộ bài là điều rất cần thiết, nên dành ra ít nhất 2 phút sau khi hoàn thành bài để đọc lại toàn bộ bài và kiểm tra – sửa. Một số lỗi phổ biến thường bắt gặp trong Writing Task 1 như lỗi chính tả, lỗi về dạng từ, lỗi sử dụng thì, lỗi sử dụng giới từ, lỗi về dấu câu, lỗi thiếu liên từ,… sẽ ảnh hưởng đến điểm ở tiêu chí Grammatical Range and Accuracy. Trong cách viết Informal Letter, chú ý một số lỗi chính tả thường gặp trong khi viết thư informal với các từ như: ‘becouse’, ‘advertisment’, ‘sociaty’, ‘avaible’, ‘liberary’, ‘neccessary’, ‘bussiness’.

Nguyễn Phượng Duyên