Cách viết biên bản cuộc họp bằng Tiếng Anh (Meeting minutes) kèm mẫu

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp (Meeting minutes - MoM) là một văn bản ghi chép nội dung, hoạt động và các quyết định quan trọng của một cuộc họp, bao gồm cả ý kiến đóng góp của cá nhân. Thông thường, người viết (note-taker) sẽ được chỉ định ghi lại biên bản cuộc họp và gửi lại bản ghi hoàn chỉnh cho những thành viên tham gia và người liên quan.

Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh thường đảm bảo độ chính xác, rõ ràng và không bỏ sót thông tin quan trọng nào. Tài liệu này cần đề cập ngắn gọn và đầy đủ các kế hoạch, việc cần làm và các quyết định trong tương lai theo một cấu trúc nhất định để truyền tải được thông tin then chốt, giúp ngay cả những người vắng mặt cũng có thể hiểu những gì đã xảy ra.

Tầm quan trọng của meeting minutes

• Lưu giữ thông tin để đối chiếu: Meeting minutes cung cấp đầy đủ các nội dung quan trọng trong cuộc họp, bao gồm các hoạt động, cuộc thảo luận, diễn biến, quyết định cuối cùng và ý kiến của những người tham dự. Từ đó, mọi nhân viên đều có thể xem lại những thông tin trong buổi họp trước đó.

• Đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch: Meeting minutes yêu cầu sự xác nhận của ban lãnh đạo và những người tham dự buổi họp nên các thông tin đều đáng tin và có thể được sử dụng để ra những quyết định và kế hoạch cho tương lai.

• Phân bổ dòng thông tin hiệu quả: Meeting minutes càng có cấu trúc chặt chẽ, ghi chú hợp lý và bám sát các nội dung quan trọng thì bản ghi càng cô đọng và dễ hiểu, giúp nhân viên có hình dung tốt về nhiệm vụ của mình và ban lãnh đạo có tiền đề đưa ra quyết định, phương hướng phát triển công ty.

• Theo dõi tiến độ và đánh giá công việc: Meeting minutes đảm bảo nhân viên thực hiện theo kế hoạch đề ra, từ đó dễ dàng đánh giá năng suất làm việc của những người liên quan, kịp thời điều chỉnh kế hoạch công việc, nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.

• Hỗ trợ pháp lý: Meeting minutes có thể được trình bày trước hội đồng như một tài liệu và bằng chứng hợp lệ trong mọi trường hợp xảy ra tranh chấp.

Các loại meeting minutes

• Biên bản điều hành (Executive minutes):

  cung cấp bản tóm tắt cấp độ cao, chủ yếu về kết quả, các quyết định quan trọng và các mục hành động để

  các giám đốc điều hành cấp cao có thể nhanh chóng nắm bắt được phương hướng và ý nghĩa của cuộc họp.

• Biên bản nguyên văn (Verbatim minutes): dành cho các cuộc đàm phán có mức độ rủi ro cao hoặc các thủ tục pháp lý, yêu cầu cung cấp bản ghi đầy đủ nội dung cuộc họp nên người lập biên bản thường ghi âm lại để làm cơ sở cho việc lập biên bản và lưu giữ cả bản ghi âm.

• Biên bản không chính thức (Informal minutes): thường có cấu trúc, cách viết đơn giản và ưu tiên tính linh hoạt và tự phát, đưa ra cái nhìn tổng quan về các ý chính của các cuộc họp nhỏ.

• Biên bản chính thức (Formal minutes): dành cho các cuộc họp hội đồng quản trị, các cuộc họp trong cơ quan chính phủ và các cuộc họp chính thức, với các hình thức nghiêm ngặt và yêu cầu tất cả các yếu tố cần thiết của cuộc họp như lệnh triệu tập, phê duyệt biên bản, báo cáo,…

• Biên bản thảo luận (Discussion minutes): cung cấp thông tin chi tiết về các cuộc thảo luận, các quan điểm xung quanh bàn đàm phán và lý do đưa đến quyết định, giúp ích cho việc lập kế hoạch chiến lược công ty.

• Biên bản hành động (Action minutes): thường được dùng trong các cuộc họp vận hành và chỉ cung cấp đơn giản các quyết định mà người tham dự đã đưa ra và các điểm hành động bắt nguồn từ chúng [1].

  Những trường thông tin cần có trong một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

  Với mỗi công ty, tổ chức và từng loại hình cuộc họp, cấu trúc biên bản có thể khác nhau. Nhưng tổng quan, một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh và chuyên nghiệp sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Tiêu đề

• Thông tin cơ bản: thời gian, địa điểm, người ghi chú

• Mục đích cuộc họp

• Danh sách người tham gia và vắng mặt:

  • Tên thành viên tham gia và vắng mặt

  • Vị trí/Vai trò trong tổ chức, dự án của từng thành viên

• Nội dung cuộc họp (Meeting Agenda):

  • Danh sách các vấn đề quan trọng cần thảo luận

  • Thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi chủ đề

• Các quyết định cuối cùng trong cuộc họp

• Ý kiến của người tham gia

• Phân công công việc sắp tới

• Lượt bầu cử (Nếu có)

• Tài liệu tham khảo

• Ngày của cuộc họp tiếp theo

Các bước cơ bản để viết một meeting minutes

Bước 1: Ghi chú dựa trên quy trình cuộc họp (Meeting Agenda)

Meeting Agenda là “khung sườn” nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp đã được gửi trước tới những người tham dự, để đảm bảo họ có cái nhìn tổng quan về cuộc thảo luận và chuẩn bị trước ý kiến đóng góp. Dựa vào từng chủ đề được trình bày, người ghi chép biên bản có thể tập trung vào các thông tin quan trọng và nhận diện những vấn đề cần ghi sao cho sát với mục đích ban đầu của cuộc họp.

Bước 2: Chuẩn bị trước bản mẫu meeting minutes hợp lý

Tận dụng các template có sẵn để làm bản nháp phù hợp với tính chất và mục đích của cuộc họp, người viết sẽ tránh được tình trạng mông lung và thiếu sự sắp xếp với dòng thông tin rất nhanh được trình bày trong cuộc thảo luận.

Bước 3: Ghi chép thông minh trong buổi họp

• Ghi chép ngắn gọn:

  Dựa vào các gạch đầu dòng từ biên bản mẫu và meeting agenda, người viết cần tập trung cao độ trong cuộc họp và chọn lọc thông tin quan trọng với mục tiêu cuộc họp với câu từ dễ hiểu, cô đọng và không lan man.

• Trình bày dễ hiểu: người viết cần nghiên cứu và phân chia các đầu mục rõ ràng để khi vào họp chỉ cần điền vào các thông tin yêu cầu. Bên cạnh đó, người viết cũng cần chú thích rõ những nội dung khó hiểu và hoàn cảnh cụ thể của một số kết quả và quyết định.

• Tường thuật chính xác: người viết cần ghi lại biên bản một cách chính xác, chú ý sử dụng từ chuyên ngành và chú thích (nếu cần), và hạn chế ý kiến chủ quan hoặc bình luận về cuộc thảo luận. Nếu cần, người viết nên rà soát và hỏi lại những thông tin chưa rõ với các thành viên tham gia để đảm bảo tính chuẩn xác.

  Bước 4: Tổng hợp tài liệu liên quan

  Sau khi kết thúc cuộc họp, người viết cần thu thập lại các tài liệu gồm báo cáo nghiên cứu, bài thuyết trình và tất cả tệp đính kèm để người không tham gia hiểu được bối cảnh minh hoạ và những thông tin cần thiết.

  Bước 5: Tổng kết thành biên bản chính thức

  Biên bản nên được tổng kết sau khi cuộc họp kết thúc, bao gồm các hoạt động, phương hướng, quyết định, thời hạn, biểu quyết, và các chi tiết khác vào biểu mẫu cuộc họp chính thức với từ ngữ súc tích, rõ ràng, và các câu văn ngắn, nhấn mạnh vào các điểm quan trọng. Đặc biệt nên đọc lại mọi thứ để đảm bảo tính chính xác về nội dung và các chi tiết, như định dạng, ngữ pháp, lỗi chính tả, …. hoặc loại bỏ những câu từ thừa.

  Bước 6: Yêu cầu sự phê duyệt từ những người tham gia

  Biên bản cần hội đồng quản trị, người giám sát hoặc những người tham gia kiểm chứng để nâng cao độ tin cậy của tài liệu, từ đó có thể sử dụng để giải quyết các mâu thuẫn sau này và được coi như một tài liệu pháp lý tại tòa án.

  Bước 7: Lưu trữ biên bản và các tài liệu liên quan

  Người viết hoặc công ty nên có một hệ thống lưu trữ các biên bản họp để có thể xem lại và sử dụng trong mọi trường hợp cần thiết. Ngoài ra, cần lưu mọi tệp âm thanh hoặc video từ cuộc họp vì chúng cũng có thể là tài nguyên hữu ích cho tương lai.

  Các lưu ý khi viết một biên bản họp hoàn chỉnh và chuyên nghiệp

  Một biên bản cuộc họp chuyên nghiệp và chỉn chu góp phần thể hiện tính cách và khả năng làm việc của mọi thành viên. Với những lưu ý dưới đây, người học có thể luyện được cách viết biên bản cuộc họp bằng Tiếng Anh tốt, giúp bản thân được đánh giá cao trong môi trường công sở:

• Tìm hiểu về cuộc họp và agenda để nắm bắt những thông tin chuyên ngành và chọn lọc ghi chú, tránh bỏ xót thông tin, ý kiến thảo luận trong cuộc họp.

• Ghi đủ và ghi nhớ thông tin người tham gia để tránh nhầm lẫn mọi người khi đưa ra ý kiến thảo luận.

• Tập trung tối đa và ghi chú ngay những nội dung đang diễn ra để tránh bỏ xót hay không viết kịp các thông tin tiếp theo.

• Giữ góc nhìn khách quan, không thêm ý kiến cá nhân và sự thiên vị vào những vấn đề đang được thảo luận.

• Ghi chú chi tiết số lượng phiếu, kết quả và động cơ bỏ phiếu trong những cuộc biểu quyết.

• Không nên ghi lại nguyên văn lời nói hay ý kiến của người tham gia và không lặp lại thông tin đã có.

• Tận dụng công nghệ: ghi chú trên máy tính, sử dụng các biên bản mẫu có thể trực tiếp chỉnh sửa hoặc các phần mềm hỗ trợ như Lark Docs.

Xem thêm:

• Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

• Thư chào hàng bằng tiếng Anh - Cách viết chi tiết kèm theo mẫu

Các mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh

Biên bản điều hành (Executive minutes)

Biên bản nguyên văn (Verbatim minutes)

Biên bản không chính thức (Informal minutes)

Biên bản chính thức (Formal minutes)

Biên bản thảo luận (Discussion minutes)

Biên bản hành động (Action minutes)

Xem thêm:

• Letter of Intent - Hướng dẫn cách viết và phân biệt với Cover letter

• Cách viết email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và mẫu tham khảo

• Tổng hợp từ vựng tiếng Anh văn phòng & mẫu câu giao tiếp cơ bản

Tổng kết

Qua bài viết, tác giả đã hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh và cung cấp các bài mẫu cho từng kiểu cuộc họp. Mong rằng người học có thể nắm được cấu trúc và các yêu cầu cần thiết để viết biên bản họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. Ngoài ra, người học có thể tham gia Khóa học tiếng Anh giao tiếp của ZIM để nâng cao khả năng tiếng Anh của mình.

Tác giả: Đỗ Ngọc Mai