Letter of Intent - Hướng dẫn cách viết và phân biệt với Cover letter

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, Thư Ý định (Letter of Intent - LOI) đóng vai trò quan trọng như một văn bản chính thức thể hiện ý định của các bên liên quan trước khi đi đến một hợp đồng chi tiết. LOI không chỉ giúp xác định rõ các điều khoản sơ bộ mà còn tạo nền tảng cho các thỏa thuận thương mại chính thức sau này. Bài viết này sẽ giới thiệu về khái niệm và mục đích sử dụng LOI, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết cách viết một Letter of Intent hiệu quả, kèm theo các mẫu thư tham khảo dành cho người đi làm.

1. Letter of Intent là gì?

Thư ý định (Letter of Intent - LOI) là một tài liệu sơ bộ mô tả ý định chung của hai hoặc nhiều bên trước khi ký kết một thỏa thuận chi tiết. LOI thường được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là trong các giao dịch kinh doanh như sáp nhập, mua bán và các hợp đồng bất động sản. Mục đích của LOI là làm rõ các kỳ vọng của các bên liên quan và tạo tiền đề cho các cuộc đàm phán và thỏa thuận chính thức. Dù không mang tính ràng buộc pháp lý, LOI đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các điều khoản cơ bản và định hướng cho quá trình đàm phán tiếp theo.

2. Mục đích sử dụng của Letter of Intent

Trong giao dịch thương mại, LOI có nhiều vai trò quan trọng. Thư này giúp xác định các điều khoản và phạm vi công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đàm phán. Ngoài ra, LOI còn được sử dụng trong các cơ hội việc làm, nơi ứng viên bày tỏ sự quan tâm đến công ty ngay cả khi không có vị trí tuyển dụng chính thức. Thư này giúp ứng viên giới thiệu những kỹ năng và đóng góp tiềm năng, tạo sự kết nối với những người ra quyết định cho các cơ hội trong tương lai. Trong bối cảnh học thuật, LOI thể hiện sự nhiệt huyết của ứng viên đối với chương trình học và những thành tích nổi bật có liên quan.

3. Cấu trúc của Letter of Intent

Khi viết một Letter of Intent (LOI) bằng tiếng Anh, việc có một cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với người nhận. LOI thường được định dạng giống như một bức thư kinh doanh chính thức và cần hướng dẫn người đọc qua các ý định, trình độ của bạn, cũng như cách người viết hình dung về mối quan hệ hoặc thỏa thuận tiềm năng. Dưới đây là cấu trúc gợi ý để viết một LOI hiệu quả:

• Phần mở đầu (Header): Bao gồm thông tin liên lạc của người viết ở đầu trang, tiếp theo là ngày tháng, và sau đó là thông tin liên lạc của người nhận. Phần này nên được định dạng như một bức thư kinh doanh tiêu chuẩn bằng tiếng Anh.

• Lời chào (Salutation): Sử dụng lời chào trang trọng như "Dear" kèm theo tên và chức danh của người nhận. Nếu không biết tên người nhận, người viết có thể sử dụng lời chào chung như "Dear Hiring Manager" hoặc "Dear Admissions Committee."

• Phần giới thiệu (Introduction): Mở đầu bằng một đoạn văn ngắn giới thiệu về bản thânvà nêu rõ mục đích của bức thư. Người viết cần làm rõ lý do viết LOI, như để bày tỏ ý định tham gia vào một dự án kinh doanh, một chương trình học, hoặc một vị trí công việc cụ thể.

• Phần nội dung chính (Body): Đây là phần chính của LOI, thường bao gồm một hoặc nhiều đoạn văn. Nội dung chính nên bao gồm:

• Lý lịch và kinh nghiệm: Tóm tắt ngắn gọn về kinh nghiệm, thành tích, hoặc các kỹ năng phù hợp của bạn. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về năng lực của bạn.

• Mục tiêu và ý định: Rõ ràng nêu rõ những gì người viết muốn đạt được hoặc đề xuất. Nếu viết LOI cho một giao dịch kinh doanh, hãy bao gồm tổng quan về thỏa thuận hoặc dự án. Đối với ứng tuyển học tập hoặc công việc, hãy giải thích lý do người viết quan tâm đến chương trình hoặc vị trí đó.

• Cách bản thân có thể đóng góp: Nêu bật những lợi ích mà người viết có thể mang lại cho dự án, công ty, hoặc chương trình học. Đặc biệt, người viết nên tập trung vào các kỹ năng, kiến thức, hoặc kinh nghiệm mà mình có thể đóng góp.

• Phần kết thúc (Closing): Kết luận thư bằng cách tóm tắt những điểm chính đã đề cập, nhắc lại sự quan tâm của người viết đối với cơ hội này, và bày tỏ sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần thiết. Kết thúc thư bằng lời chào chuyên nghiệp như "Sincerely" hoặc "Best regards," và ký tên.

  Đọc thêm bài viết Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh Chuyên nghiệp và Ý nghĩa

• Phụ lục hoặc tài liệu đính kèm (Attachments or Enclosures): Nếu người viết có đề cập đến các tài liệu bổ sung như sơ yếu lý lịch, danh mục công việc, hoặc đề xuất dự án, hãy liệt kê chúng ở cuối thư dưới mục "Attachments" hoặc "Enclosures".

4. Phân biệt Letter of Intent và Cover letter

Letter of Intent và Cover Letter đều là những tài liệu quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm, nhưng chúng có mục đích và cách sử dụng khác nhau.

• Letter of Intent (Thư Ý định) là một bức thư thể hiện sự quan tâm của người viết đối với một công ty hoặc vị trí công việc cụ thể, mặc dù công ty có thể chưa công khai tuyển dụng. LOI thường được gửi đi với hy vọng mở ra một cuộc đối thoại với nhà tuyển dụng và thể hiện rằng người viết sẵn sàng cho các cơ hội trong tương lai. LOI tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng mối quan hệ và thể hiện sự quan tâm của người viết đối với công ty.

• Cover Letter (Thư Xin việc) lại có mục đích cụ thể hơn: nó được gửi kèm với hồ sơ ứng tuyển cho một vị trí đang được công khai tuyển dụng. Cover Letter nhấn mạnh vào kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và chứng chỉ của bạn, nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng rằng người viết là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí đang cần tuyển. Khác với LOI, Cover Letter thường đi kèm với sơ yếu lý lịch và nhắm tới một vị trí công việc đã xác định.

Tóm lại, Letter of Intent chủ yếu hướng đến việc xây dựng mối quan hệ và tạo cơ hội trong tương lai, trong khi Cover Letter tập trung vào việc ứng tuyển cho một vị trí công việc cụ thể đang có nhu cầu tuyển dụng.

5. Template Letter of Intent cơ bản

Dưới đây là một mẫu cơ bản cho một Letter of Intent (LOI) bằng tiếng Anh, giúp người viết dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình. Mẫu này được thiết kế để phù hợp với nhiều ngữ cảnh khác nhau như giao dịch kinh doanh, ứng tuyển công việc, hay nộp đơn vào các chương trình học thuật.

To: [Tên người nhận]
[Chức vụ]
[Tên công ty/tổ chức]
[Địa chỉ công ty/tổ chức]

From: [Tên của bạn]
[Địa chỉ của bạn]
[Thành phố, Mã bưu điện]

Date: [Ngày tháng năm]

Subject: [Tiêu đề thư]

Dear [Tên người nhận],

I am writing to express my interest in [nêu rõ mục đích của thư, ví dụ: ứng tuyển vào vị trí X tại công ty Y, hoặc đề xuất hợp tác với công ty Z]. With [nêu số năm kinh nghiệm hoặc chuyên môn] and a proven track record in [lĩnh vực liên quan], I am excited about the opportunity to [mục tiêu hoặc đề xuất cụ thể].

In my previous role at [công ty hoặc tổ chức trước đây], I have successfully [nêu một số thành tựu hoặc kỹ năng liên quan]. My experience in [kỹ năng hoặc lĩnh vực chính] has equipped me with [nêu những kỹ năng hoặc kiến thức quan trọng]. I am particularly impressed with [điểm nổi bật của công ty/tổ chức hoặc chương trình] and believe that my background in [lĩnh vực hoặc kỹ năng chính] aligns well with your needs.

The opportunity to [nêu lý do quan tâm và lợi ích mà người viết có thể mang lại] is a perfect match for my career goals and personal aspirations. I am eager to bring my expertise in [kỹ năng hoặc lĩnh vực cụ thể] to [công ty/tổ chức] and contribute to [mục tiêu hoặc dự án cụ thể].

Thank you for considering my [đơn ứng tuyển/đề xuất]. I look forward to the opportunity to discuss how my background and skills align with your needs and how we can work together to achieve mutual success.

Sincerely,

[Tên của bạn]
[Chức vụ hoặc vị trí hiện tại, nếu có]
[Địa chỉ của bạn]
Email: [Email của bạn]
Phone: [Số điện thoại của bạn]

6. Những lưu ý khi viết Letter of Intent

Để viết một Letter of Intent (LOI) hiệu quả và chuyên nghiệp, người viết cần tránh những sai lầm thường gặp sau đây:

• Thiếu cụ thể: Tránh việc viết quá chung chung mà không nêu rõ ý định, mục tiêu, hoặc cách mà người viết có thể đóng góp cho dự án hoặc tổ chức. Một LOI cụ thể và chi tiết sẽ thể hiện rõ ràng mong muốn và cam kết của người viết đối với cơ hội mà mình đang theo đuổi.

• Bỏ qua việc nghiên cứu: Không tùy chỉnh LOI phù hợp với đối tượng nhận thư (dù là công ty, tổ chức giáo dục hay một thực thể khác) có thể khiến bức thư của người viết thiếu ấn tượng. Hãy tìm hiểu kỹ về chương trình, dự án, hoặc vị trí công việc mà người viết đang hướng tới, và nêu rõ những khía cạnh cụ thể đã thu hút bạn, cũng như cách mà kỹ năng hoặc mục tiêu của bản thân phù hợp với chúng.

• Bỏ qua cấu trúc và định dạng: Gửi một LOI không tuân theo cấu trúc hoặc định dạng chuyên nghiệp có thể tạo ấn tượng xấu ban đầu. Hãy tuân thủ định dạng thư kinh doanh chuẩn và đảm bảo rằng LOI của người viết được tổ chức một cách rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.

• Lỗi ngữ pháp và chính tả: Những lỗi sai về chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và sự cẩn thận của bạn. Hãy đọc kỹ lại LOI nhiều lần hoặc sử dụng các công cụ như Grammarly để phát hiện và sửa lỗi.

Việc chú ý đến những yếu tố trên sẽ giúp người viết tạo ra một LOI chuyên nghiệp, rõ ràng và thuyết phục, từ đó tăng cơ hội thành công trong giao dịch hoặc ứng tuyển.

7. Letter of Intent Samples

Sample 1: For Scholarship

To: Scholarship Committee

ABC University

456 College Road

Boston, MA 02115

From: Emily Carter

123 Maple Street

Los Angeles, CA 90001

Date: March 5, 2024

Subject: Letter of Intent for ABC University Merit Scholarship

Dear Scholarship Committee,

I am writing to express my keen interest in applying for the ABC University Merit Scholarship for the upcoming academic year. As a diligent and passionate student, I am committed to excelling academically and contributing meaningfully to the university community.

Throughout my high school journey at Westside High School, I have maintained a 4.0 GPA, reflecting my dedication to academic excellence. My involvement in extracurricular activities, such as serving as president of the Environmental Club and competing on the Debate Team, highlights my leadership skills and my commitment to issues that matter to me. These experiences have not only enriched my academic life but have also fostered my passion for Sustainable Development.

The ABC University Merit Scholarship represents a crucial opportunity for me to pursue my academic and career goals without the burden of financial constraints. This scholarship would enable me to focus more intently on my studies in the Sustainability Studies Program at ABC University, allowing me to make a positive impact on both the campus and broader community.

I am confident that my academic achievements and community involvement make me a deserving candidate for this scholarship. I am eager to bring my energy, dedication, and passion for environmental advocacy to ABC University, striving for excellence in both my academic and extracurricular pursuits.

Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to further discuss my qualifications and aspirations.

Sincerely,

Emily Carter

Westside High School Senior

123 Maple Street, Los Angeles, CA 90001

Email: emilycarter@email.com

Phone: (123) 456-7890

Sample 2: For Job

To: Hiring Manager

XYZ Corporation

789 Corporate Plaza

New York, NY 10001

From: Michael Brown

456 Oak Avenue

Brooklyn, NY 11201

Date: March 10, 2024

Subject: Letter of Intent for Marketing Manager Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to express my strong interest in the Marketing Manager position at XYZ Corporation. With over five years of experience in marketing and a proven track record of developing and executing successful campaigns, I am excited about the opportunity to contribute to your team and help drive XYZ Corporation's marketing initiatives.

In my current role as a Senior Marketing Specialist at ABC Enterprises, I have led several high-impact campaigns that have significantly increased brand awareness and customer engagement. My expertise in digital marketing, combined with my ability to analyze market trends and consumer behavior, has enabled me to create targeted strategies that deliver measurable results. I am particularly drawn to XYZ Corporation's innovative approach to marketing and its commitment to staying ahead of industry trends.

The opportunity to work with a dynamic team at XYZ Corporation and contribute to its continued success aligns perfectly with my career goals. I am confident that my skills in strategic planning, creative problem-solving, and cross-functional collaboration would be a valuable asset to your company.

Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing how my experience and vision align with the goals of XYZ Corporation.

Sincerely,

Michael Brown

456 Oak Avenue, Brooklyn, NY 11201

Email: michaelbrown@email.com

Phone: (212) 789-4567

Sample 3: For Business

To: Ms. Jennifer Davis

BrightTech Innovations

123 Innovation Way

San Francisco, CA 94107

From: John Smith

ABC Electronics Ltd.

456 Tech Avenue

Seattle, WA 98101

Date: March 12, 2024

Subject: Letter of Intent for Strategic Partnership Proposal

Dear Ms. Davis,

I am writing to express the intent of ABC Electronics Ltd. to explore a strategic partnership with BrightTech Innovations. As a leading provider of cutting-edge electronic components, ABC Electronics has always prioritized innovation and quality. We believe that a collaboration with BrightTech Innovations would create significant opportunities for both our companies to expand our market presence and drive technological advancements in the industry.

Over the past decade, ABC Electronics has established itself as a trusted supplier to major tech companies worldwide, delivering high-quality components that meet the demanding standards of the industry. Our commitment to excellence and customer satisfaction aligns closely with BrightTech Innovations' values and mission. We are particularly interested in exploring opportunities for joint product development and market expansion in the rapidly growing field of smart technology.

This partnership would allow both our companies to leverage each other’s strengths, combining BrightTech Innovations' expertise in research and development with ABC Electronics' extensive manufacturing capabilities and global distribution network. We believe that this collaboration has the potential to set new industry standards and achieve significant growth for both our organizations.

I would welcome the opportunity to discuss this proposal further and explore how our companies can work together to achieve mutual success. Thank you for considering this opportunity for partnership.

Sincerely,

John Smith

CEO, ABC Electronics Ltd.

456 Tech Avenue, Seattle, WA 98101

Email: johnsmith@abcelectronics.com

Phone: (206) 123-4567

Sample 4: For Partnership Proposal

To: Maria Lopez

Business Development Manager

Innovate Solutions Inc.

456 Innovation Drive

Tech City, CA 67890

From: John Smith

123 Oak Street

Greenwood, CA 54321

Date: August 19, 2024

Subject: Letter of Intent for Strategic Partnership

Dear Ms. Lopez,

I am writing to express my interest in exploring a strategic partnership between Innovate Solutions Inc. and my company, GreenTech Innovations. With our shared commitment to advancing technology and sustainability, I believe there is significant potential for mutual benefit.

At GreenTech Innovations, we have developed cutting-edge solutions in renewable energy that align with your company’s mission to drive technological advancements. Our recent project, which involved the implementation of an innovative solar panel system, has achieved a 30% increase in energy efficiency, demonstrating our capability and dedication to excellence.

I am particularly impressed by Innovate Solutions Inc.'s recent initiative in smart grid technology, which complements our own efforts in energy management. By combining our strengths, we could enhance our offerings and reach new markets more effectively.

A strategic partnership between our companies could lead to joint research opportunities, shared resources, and new product developments. I am confident that working together, we can achieve significant advancements and growth.

I look forward to discussing this proposal in more detail and exploring how we can collaborate to achieve our mutual goals. Thank you for considering this opportunity. I am eager to hear your thoughts and to arrange a meeting at your convenience.

Sincerely,

John Smith

CEO, GreenTech Innovations

123 Oak Street, Greenwood, CA 54321

Email: johnsmith@greentech.com

Phone: (321) 654-9870

Sample 5: For Volunteer Position

To: Dr. Emily Clark

Volunteer Coordinator

Health & Hope Foundation

789 Charity Avenue

San Diego, CA 92101

From: Sarah Brown

456 Pine Lane

San Diego, CA 92102

Date: August 19, 2024

Subject: Letter of Intent for Volunteer Position

Dear Dr. Clark,

I am writing to express my enthusiasm for volunteering with the Health & Hope Foundation. With a strong background in healthcare and community service, I am eager to contribute my skills and passion to your organization’s mission.

My background includes a Bachelor’s degree in Public Health and over two years of experience volunteering at local clinics, where I have assisted in patient education and outreach programs. My recent role as a health educator involved organizing workshops on nutrition and wellness, which aligns with the Foundation’s focus on improving community health.

I am particularly drawn to the Health & Hope Foundation’s initiatives in providing medical support and education to underserved populations. I am excited about the opportunity to support your programs and collaborate with your team to further your impact in the community.

I believe that my experience and commitment to health promotion would be valuable assets to your organization. I am available to volunteer for 4 hours and 5 days a week, and I am flexible regarding the specific tasks or projects where my skills might be most useful.
Thank you for considering my application. I look forward to discussing how I can contribute to your team and support the Health & Hope Foundation’s important work.
Sincerely,

Sarah Brown

456 Pine Lane, San Diego, CA 92102

Email: sarahbrown@email.com

Phone: (987) 654-3210

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách viết thư bằng tiếng Anh chi tiết

• Cách viết thư mời sinh nhật bằng tiếng Anh

• Cách viết thư giới thiệu (Letter of Recommendation)

• Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh (thank-you letter)

Vừa rồi là hướng dẫn chi tiết về cách viết một bức thư ý định - Letter of Intent cho học sinh, sinh viên hay những người đang đi làm. Mong rằng người đọc đã nắm bắt và có thể vận dụng cấu trúc Letter of Intent một cách thuận lợi.
Người đọc có nhu cầu cải thiện khả năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc, học tập hay đời sống có thể tham khảo các khóa học tiếng Anh giao tiếp của ZIM Academy.

Nguồn tham khảo:

• "How to Write a Letter of Intent: Essential Techniques." How to Write a Letter of Intent: Essential Techniques | Grammarly, 27 Mar. 2024, www.grammarly.com/blog/how-to-write-a-letter-of-intent/.

• Jessie Oleson Moore. "Differences Between a Letter of Intent and a Cover Letter." resumenerd.com, 29 Feb. 2024, www.resumenerd.com/blog/letter-of-intent-vs-cover-letter.

• "Letter of Intent for Scholarship Example [Edit & Download]." Examples.com, 4 Mar. 2024, www.examples.com/docs/letter-of-intent-for-scholarship.html.