Mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh: Hướng dẫn và lưu ý

Trong môi trường làm việc quốc tế, giao tiếp qua email đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì quan hệ đối tác. Viết email chuyên nghiệp không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện sự tôn trọng và rõ ràng trong giao tiếp. Bài viết này cung cấp cấu trúc chung, các mẫu câu thông dụng và một số mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh giúp người đọc có thể làm việc hiệu quả với đối tác nước ngoài.

Cấu trúc chung của email gửi đối tác bằng tiếng Anh

Tiêu đề (Subject Line)

Ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện nội dung chính của email.

Ví dụ:

• Follow-up on our previous discussion (Tiếp nối cuộc thảo luận trước của chúng ta)

• Proposal for business collaboration (Đề xuất hợp tác kinh doanh)

• Quotation for your request (Báo giá theo yêu cầu của bạn)

Lời chào (Salutation)

Phù hợp với mức độ trang trọng và quan hệ đối tác. Một số cách chào phổ biến:

• Trang trọng: "Dear Mr./Ms. [Last Name],"

• Bình thường: "Hello [First Name],"

• Không biết tên người nhận: "Dear Sir/Madam," hoặc "To whom it may concern,"

Nội dung chính (Main Body)

Email gửi đối tác thường có mục đích cụ thể như giới thiệu doanh nghiệp, đề xuất hợp tác, phản hồi yêu cầu hoặc gửi tài liệu. Nội dung chính thường bao gồm:

Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc nhắc đến lần liên lạc trước đó.

Mục đích email: Nêu rõ lý do viết email, như đề xuất hợp tác, yêu cầu thông tin, gửi báo giá…

Thông tin chi tiết: Cung cấp các thông tin liên quan một cách rõ ràng, súc tích.

Lời kết (Closing Remarks)

Xác nhận hành động tiếp theo. Một số mẫu câu thường gặp như:

• Looking forward to your response. (Mong nhận được phản hồi từ bạn.)

• Please let me know if you need any further information. (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)

• I would appreciate your feedback on this matter. ( Tôi rất trân trọng phản hồi của bạn về vấn đề này.)

Chữ ký (Signature)

Gồm các thông tin:

• Họ tên

• Chức vụ

• Công ty

• Thông tin liên hệ

Ví dụ:

• Best regards,

• [Your Name]

• [Your Position]

• [Company Name]

• [Email Address]

• [Phone Number]

Một số mẫu câu tiếng Anh sử dụng trong email gửi đối tác

Nhắc lại liên lạc trước đó

• I hope this email finds you well. (Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt.)

• I am following up on our previous conversation regarding… (Tôi đang liên hệ lại về cuộc thảo luận trước đây của chúng ta liên quan đến…)

• Further to our last discussion, I would like to provide more details on… (Tiếp theo cuộc thảo luận trước, tôi muốn cung cấp thêm chi tiết về…)

Đưa ra lời yêu cầu

• Could you please provide more details on…? (Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về… không?)

• I would appreciate it if you could send me the relevant documents. (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể gửi cho tôi các tài liệu liên quan.)

• May I request a meeting to discuss this further? (Tôi có thể yêu cầu một cuộc họp để thảo luận thêm về vấn đề này không?)

Đưa ra lời giúp đỡ

• If you need any further assistance, please let me know. (Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ, vui lòng cho tôi biết.)

• I would be happy to assist you with any inquiries you may have. (Tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn với bất kỳ thắc mắc nào.)

• Please do not hesitate to contact me if you require any help. (Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.)

Thông báo tin tốt

• We are pleased to inform you that… (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…)

• I am delighted to share the good news that… (Tôi rất vui khi chia sẻ tin tốt rằng…)

• We have successfully completed… (Chúng tôi đã hoàn thành thành công…)

Thông báo tin xấu

• Unfortunately, we regret to inform you that… (Thật không may, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)

• Due to unforeseen circumstances, we are unable to… (Do những tình huống ngoài dự kiến, chúng tôi không thể…)

• We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. (Chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào có thể đã gây ra.)

Tham khảo thêm

• Cách viết email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và mẫu tham khảo

• Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh Chuyên nghiệp và Ý nghĩa

• Cách viết email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp & thu hút đối tác

Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Email giới thiệu doanh nghiệp/dịch vụ

Subject: Introduction to [Your Company Name] – Potential Collaboration

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am [Your Position] at [Your Company Name]. We specialize in [briefly introduce your company’s main services/products].

I would like to take this opportunity to introduce our company and explore potential collaboration opportunities with your esteemed organization. Our team has extensive experience in [mention relevant expertise], and we have successfully worked with clients such as [mention notable clients if applicable].

Please find attached a company brochure for your reference. I would be delighted to schedule a call at your convenience to discuss how we can work together.

Looking forward to your response.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]

Dịch sang tiếng việt

Chủ đề: Giới thiệu về [Tên công ty bạn] – Cơ hội hợp tác tiềm năng

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt. Tôi là [Tên của bạn], [Chức vụ] tại [Tên công ty]. Chúng tôi chuyên về [giới thiệu ngắn gọn về dịch vụ/sản phẩm chính của công ty].

Tôi muốn nhân cơ hội này để giới thiệu về công ty của chúng tôi và khám phá cơ hội hợp tác với tổ chức danh tiếng của bạn. Đội ngũ của chúng tôi có kinh nghiệm sâu rộng trong [đề cập lĩnh vực chuyên môn liên quan], và chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng như [đề cập khách hàng tiêu biểu nếu có].

Vui lòng tìm đính kèm tài liệu giới thiệu công ty để tham khảo. Tôi rất vui lòng sắp xếp một cuộc gọi vào thời gian thuận tiện để thảo luận thêm về cách chúng ta có thể hợp tác cùng nhau.

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 2: Email đề xuất hợp tác kinh doanh

Subject: Proposal for Business Collaboration

Dear [Recipient’s Name],

I hope you are doing well. I am reaching out to explore a potential business collaboration between [Your Company Name] and [Recipient’s Company Name]. Given our expertise in [mention your company’s specialization], we believe there is a great opportunity for us to work together.

We would love to discuss how we can add value to your business through our [mention specific products/services]. Please let me know a suitable time for a meeting or call to discuss this in detail.

Looking forward to hearing your thoughts.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]

Dịch sang tiếng việt

Chủ đề: Đề xuất hợp tác kinh doanh

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi liên hệ với bạn để khám phá cơ hội hợp tác kinh doanh giữa [Tên công ty bạn] và [Tên công ty đối tác]. Với chuyên môn của chúng tôi trong lĩnh vực [đề cập lĩnh vực chuyên môn], chúng tôi tin rằng đây là một cơ hội tuyệt vời để chúng ta hợp tác.

Chúng tôi mong muốn thảo luận về cách có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn thông qua [đề cập sản phẩm/dịch vụ cụ thể]. Vui lòng cho tôi biết thời gian phù hợp để sắp xếp một cuộc họp hoặc cuộc gọi để thảo luận chi tiết hơn.

Mong nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty]

Mẫu 3: Email phản hồi yêu cầu từ đối tác

Subject: Re: Your Request on [Specific Topic]

Dear [Recipient’s Name],

Thank you for reaching out to us. We appreciate your interest in [mention topic, product, or service].

Regarding your request for [specific information, document, or service], please find attached [mention the document, quotation, or details]. Here is a summary of the key points:

• [Point 1] – [Brief description]

• [Point 2] – [Brief description]

• [Point 3] – [Brief description]

If you require any modifications or further clarifications, please do not hesitate to let us know. We are happy to assist you.

Looking forward to your feedback.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Dịch sang Tiếng Việt

Chủ đề: Phản hồi: Yêu cầu của bạn về [Chủ đề cụ thể]

Kính gửi [Tên người nhận],

Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của bạn đến [đề cập chủ đề, sản phẩm hoặc dịch vụ].

Về yêu cầu của bạn liên quan đến [thông tin, tài liệu hoặc dịch vụ cụ thể], vui lòng xem đính kèm [đề cập tài liệu, báo giá hoặc thông tin chi tiết]. Dưới đây là tóm tắt các điểm chính:

• [Điểm 1] – [Mô tả ngắn gọn]

• [Điểm 2] – [Mô tả ngắn gọn]

• [Điểm 3] – [Mô tả ngắn gọn]

Nếu bạn cần điều chỉnh hoặc cần thêm thông tin chi tiết, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Mong nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu 4: Email gửi báo giá hoặc tài liệu liên quan

Subject: Quotation for Your Request

Dear [Recipient’s Name],

I hope you are doing well. As per your request, please find attached the quotation for [mention product/service]. The details are as follows:

• Product/Service: [Specify]

• Price: [Mention price]

• Terms & Conditions: [Briefly outline]

Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact me.

Looking forward to your response.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]

Dịch sang tiếng Việt:

Chủ đề: Báo giá theo yêu cầu của bạn

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Theo yêu cầu của bạn, vui lòng xem báo giá đính kèm cho [đề cập sản phẩm/dịch vụ]. Chi tiết như sau:

• Sản phẩm/Dịch vụ: [Nêu cụ thể]

• Giá: [Nêu giá]

• Điều khoản & Điều kiện: [Tóm tắt ngắn gọn]

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty]

Một số lưu ý chung về mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh

Chọn tiêu đề email rõ ràng và chuyên nghiệp

Lưu ý: Tiêu đề email cần ngắn gọn nhưng đủ ý, giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung chính ngay từ đầu.

Ví dụ:

Nên

Proposal for business collaboration (Đề xuất hợp tác kinh doanh)

Follow-up on our previous discussion (Theo dõi cuộc thảo luận trước đó)

Không nên

Hi! (Không rõ ràng, thiếu chuyên nghiệp)

Bắt đầu bằng lời chào trang trọng

Tùy vào mức độ quan hệ với đối tác, bạn có thể chọn lời chào phù hợp. Nếu là lần đầu tiên liên hệ hoặc đối tác có vị trí cao, hãy sử dụng cách chào trang trọng. Ví dụ:

Dear Mr. Smith, (Kính gửi ông Smith,)

Dear Ms. Johnson, (Kính gửi bà Johnson,)

Dear [First Name], (Chào [Tên],) → Dùng khi đã có quan hệ thân thiết hơn.

Tránh: "Hi" hoặc "Hello" nếu đang viết email mang tính trang trọng.

Viết nội dung ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề

Lưu ý: Đối tác thường có lịch trình bận rộn, vì vậy email nên đi thẳng vào vấn đề chính, tránh dài dòng không cần thiết.

Cấu trúc email chuyên nghiệp:

• Giới thiệu lý do gửi email (I am writing to…)

• Nội dung chính (Thông tin cần cung cấp, yêu cầu, đề xuất, phản hồi…)

• Hành động mong muốn từ đối tác (Please let me know if…)

Ví dụ:

Nên: I am reaching out to discuss the next steps for our project. Please let me know your availability for a call this week.

Không nên: I hope you're having a good day. I wanted to talk about a few things related to the project we discussed. Do you have time to talk this week?

Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, tránh sai chính tả và ngữ pháp

Dùng từ ngữ chuyên nghiệp, tránh lỗi chính tả hoặc văn phong quá suồng sã cũng như tránh sử dụng từ viết tắt hoặc ngôn ngữ không trang trọng:

• Thx for your time! (Không chuyên nghiệp)

• Thank you for your time. (Chuyên nghiệp)

=> Mẹo: Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi bằng công cụ như Grammarly hoặc chức năng kiểm tra chính tả trong email.

Kiểm tra lại email trước khi gửi

Trước khi nhấn “Send”, hãy kiểm tra lại email theo các tiêu chí sau:

• Chính tả, ngữ pháp đúng không?

• Nội dung rõ ràng, đúng mục đích?

• Có đầy đủ thông tin cần thiết không? (Tài liệu đính kèm nếu có)

• Địa chỉ email người nhận chính xác chưa?

=> Mẹo: Nếu email quan trọng, hãy đọc lại ít nhất 2 lần hoặc nhờ đồng nghiệp kiểm tra giúp trước khi gửi.

Tổng kết

Viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là kỹ năng quan trọng giúp giao tiếp hiệu quả với đối tác quốc tế. Bài viết trên đây đã cung cấp cho người đọc một vài mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh kèm theo một số lưu ý quan trọng, hy vọng người đọc có thể ứng dụng chúng trong ngữ cảnh thực tế. Ngoài ra, để nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp, người đọc có thể tham khảo khóa học Advanced Level | English for Communication at Work của Anh Ngữ ZIM.