Các khoản thanh toán quá hạn có thể gây ra thách thức cho doanh nghiệp và ảnh hưởng sâu sắc đến dòng tiền. Nếu tiền mặt đến bất ngờ, thì việc quản lý tiền mặt sẽ rất khó. Điều cần thiết là phải tìm cách khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn. Người đọc có thể làm điều này bằng cách liên lạc với họ thường xuyên thông qua một tập hợp các thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh lịch sự.
Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh: Thanh toán trước ngày đến hạn
Ngay cả trước khi đến hạn thanh toán hóa đơn, người viết có thể gửi cho khách hàng của mình một email tiếp theo với tất cả các thông tin bắt buộc cần thiết để thanh toán đúng hạn. Yêu cầu khách hàng xác nhận rằng họ đã nhận được hóa đơn và xác nhận rằng hóa đơn chưa quá hạn.
Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống
Ngoài ra, người viết cũng có thể hỏi về việc liệu có bất kỳ vấn đề nào đã biết có thể làm chậm trễ việc thanh toán hay không. Sẽ rất hữu ích khi biết ngày thanh toán dự kiến khi hóa đơn bị trễ.
Mẫu:
Subject: [Company name] - [Letter’s subject]
Body:
Hello [Customer’s first name],
I hope all is okay with you. I'm getting in touch with you on behalf of [your company name] regarding the following invoice:
[Detail about the payment]
This invoice is due for payment on [invoice due date]. Could you kindly let me know that you have received this invoice and let me know if payment has been arranged?
For your information, I've included a copy of the invoice. Please let me know if you need any further details.
Best regards,
[Sender’s first name]
Thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh: Email thanh toán trễ lịch sự
Khi hóa đơn chỉ quá hạn một vài ngày, điều cần làm là bắt đầu theo đuổi việc thanh toán bằng các email nhắc nhở. Khi hỏi về các khoản thanh toán trễ, cần phải luôn tỏ ra chuyên nghiệp và lịch sự, và điều quan trọng là không được trả lời qua loa hoặc thô lỗ. Ngoài ra, nếu các điều khoản thanh toán bao gồm việc tính phí cho các khoản thanh toán trễ, thì đây là thời điểm thích hợp để nhắc nhở về điều đó.
Nên sử dụng tên doanh nghiệp của mình và số tham chiếu hóa đơn vì nó cho phép người nhận biết chính xác ai đang liên lạc (trong trường hợp này là tên doanh nghiệp của bạn) và email này đề cập đến nội dung gì.
Trong tất cả các email nhắc nhở thanh toán hóa đơn nên nêu rõ:
1. Số tiền nợ
2. Số tham chiếu hóa đơn
3. Ngày đáo hạn
Mẫu:
Chủ đề:
Subject: [Name of Your Company] [reference invoice number]
Body:
Hello [First Name of Recipient],
I'm glad to hear that.
I wanted to send you a brief message to remind you that your obligation to pay for our invoice with the reference number [invoice amount] on [date due].
For your information, I've included a copy of the invoice.
Please check that everything is on track for payment; I would really appreciate it.
best wishes.
[First name of the sender]
Thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh: Khi hóa đơn quá hạn sớm
Khi hóa đơn mới chỉ quá hạn một vài ngày, mục đích của gửi thư là đảm bảo rằng ngày thanh toán đã thỏa thuận càng sớm càng tốt.
Hãy nhớ rằng khi một khoản thanh toán quá hạn, người viết có quyền hợp pháp thêm tiền lãi và tiền bồi thường cho khoản đó. Nếu chọn sử dụng các quyền này cho doanh nghiệp của mình, hãy làm rõ điều này với khách hàng trong email nhắc nhở thanh toán.
Mẫu:
Subject: [Name of Your Company] [reference invoice number]
Body:
Hello [First Name of Recipient]
I'm glad to hear that.
Regarding our invoice with the reference number [invoice number], which was due for payment on [date due], we have not yet received payment from you in the amount of [amount owed on invoice].
Please let me know when we may anticipate getting money; I would greatly appreciate it.
For your information, I've included a copy of the invoice. I appreciate your support.
Best wishes
[First name of the sender]
Thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh: Theo dõi hóa đơn quá hạn muộn
Sau ba lần nhắc nhở qua email đầu tiên, liên hệ nhiều lần với khách hàng của mình để thanh toán khoản thanh toán quá hạn của họ mà không thành công. Email bên dưới mang đến cho khách hàng thêm một cơ hội để thanh toán theo cách tử tế, trong khi vẫn làm tăng mức độ nghiêm trọng của việc chậm thanh toán.
Yếu tố khẩn cấp được viết rất đúng theo nghĩa đen trong phần nội dung với dòng "khẩn cấp".
Hãy nhớ đính kèm một bản sao của hóa đơn với email nhắc nhở để tránh bị trì hoãn bởi những tuyên bố “ồ, tôi chưa bao giờ nhận được điều đó…”.
Mẫu:
Subject: [Name of Your Company] [Reference invoice number] OVERDUE
Body:
Hello [First Name of Recipient]
I'm glad to hear that.
Regarding our invoice with the reference number [invoice number], which was due for payment on [date due], we have not yet received payment from you in the amount of [amount owed on invoice].
Please let me know when we may anticipate getting money; I would greatly appreciate it.
The invoice is attached for your reference.
best wishes
[First name of the sender]
Tham khảo thêm: Cách viết thư chào hàng bằng tiếng Anh
Thư trả lời khi một hóa đơn được thanh toán
Cho dù là sớm, đúng giờ hay trễ, khi khách hàng thanh toán hóa đơn, nên gửi cho họ email "cảm ơn đã thanh toán". Điều này chắc chắn sẽ có tác dụng tích cực.
Email "cảm ơn vì đã thanh toán" không chỉ giúp cải thiện hành vi thanh toán trong tương lai mà còn có thể được sử dụng để chuyển đổi khách hàng sang ghi nợ trực tiếp hoặc đảm bảo doanh số bán hàng cao hơn.
Mẫu:
Subject: [Your Business Name] (Bill reference number)
Body:
Greetings, [First Name of Recipient].
Just a brief message to inform you that we have received your most recent payment for invoice [invoice reference number]:
I appreciate you. We are very grateful for it.
the very best,
[Name of the sender]
Đọc thêm:
Tổng kết
Trên đây là 5 cách gửi thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh để nhắc nhở người nợ thanh toán sớm. Người viết có thể tham khảo những mẫu viết ở trên để có những bức thư vừa lịch sự vừa phù hợp với từng hoàn cảnh.
Tài liệu tham khảo: https://www.chaserhq.com/blog/email-templates-friendly-late-payment-reminders-for-your-customers
Bình luận - Hỏi đáp