Tối ưu thời gian học tiếng thông qua nguyên lý Pareto 80/20

Trong bài viết này, tác giả sẽ giới thiệu tới người đọc một nguyên lý có tính ứng dụng cao, có thể sử dụng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống: Nguyên lý Pareto (80/20). Đây là nguyên tắc hoạt động theo quan niệm: “Tập trung vào những điều thực sự quan trọng để đạt được hiệu quả và tiết kiệm thời gian”. 

Key takeaways:

• Nguyên lý Pareto (80/20) được phát hiện và nghiên cứu bởi Vilfredo Pareto (1848 – 1923) và được hiểu như sau: “Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo ra”. Quy tắc trên được sử dụng ở nhiều khía cạnh trong cuộc sống.

• Lợi ích của nguyên lý Pareto (80/20) là giúp tiết kiệm thời gian bằng việc tập trung vào xử lý những công việc thiết yếu, có tính chất quyết định hiệu quả của mục tiêu đề ra.

• Bốn điểm mấu chốt khi áp dụng nguyên tắc Pareto (80/20) là: Đề ra những mục tiêu cần đạt – Xác định những đầu việc thiết yếu và thứ yếu - Hạn chế suy nghĩ về những việc cần làm mà hãy dành thời gian bắt tay vào xử lý - Điều chỉnh lịch làm theo thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp.

• Người dùng có thể sử dụng áp dụng song song nguyên tắc Pareto (80/20) và quy luật Parkinson để nâng cao hiệu suất làm việc.

• Đối với những người bắt đầu học một ngôn ngữ nào đó, ứng dụng nguyên tắc Pareto (80/20) là một lựa chọn hợp lý, quá trình học sẽ trở nên hiệu quả mà không mất nhiều thời gian.

• Bốn gợi ý trong việc áp dụng nguyên tắc Pareto (80/20) vào quá trình học ngoại ngữ phải kể tới: Tập trung vào những từ/ cụm từ thông dụng nhất – Đặt ra những mục tiêu ngắn hạn – Tối ưu hóa thói quen học tập – Theo dõi xuyên suốt quá trình học và kết quả

Nguyên tắc Pareto (80/20) là gì?

Quy luật Pareto (hay còn gọi với cái tên đơn giản hơn là quy luật 80/20) là một nguyên lý được phát triển bởi Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848 – 1923), một nhà công nghiệp, kinh tế, xã hội và triết học gia của Ý. 

Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848 – 1923)

Vào thế kỉ 19, Vilfredo Pareto quan sát vườn đậu Hà Lan nhà mình và phát hiện ra: khoảng 20% số đậu trồng được sẽ cho ra đến 80% hạt đậu để thu hoạch. Cũng trong thời điểm ấy, khi nghiên cứu về kinh tế vĩ mô, kết quả kiểm nghiệm cho thấy 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền kiểm soát của 20% dân số quốc gia. Từ những phát hiện mới mẻ này, Pareto bắt đầu nghiên cứu và cho thấy nguyên tắc 80/20 hoạt động dựa trên nhận định: 20% đầu vào (input) sẽ cho ra đến 80% đầu ra (output). Lý thuyết này nghe có vẻ trừu tượng, nhưng thực chất nó lại xuất hiện xung quanh đời sống con người, trong nhiều lĩnh vực, ví dụ như:

• Trong hoạt động sản xuất: 80% hiệu suất làm việc được tạo ra bởi 20% số công nhân.

• Trong hoạt động kinh doanh: 80 lợi nhuận của cửa hàng đến từ 20% bộ phận khách hàng.

• Trong học tập: 80% kết quả đạt được dựa vào 20% thời gian, công sức người học bỏ ra cho việc ôn luyện.

Nguyên tắc Perato: 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% thành quả

Tuy nhiên, một điều lưu ý là nguyên lý trên sẽ có lúc sai số, không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Tùy theo từng lĩnh vực mà tỉ lệ input – output sẽ thay đổi, có thể là 70/30 hay thậm chí 99/1. Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không theo tỉ lệ 1:1.

Lợi ích của nguyên tắc Pareto (80/20)

Có thể thấy, quy tắc Pareto là một lựa chọn hoàn hảo để tối ưu hóa việc tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Nhờ vào nguyên lý, người học có thể hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt, thay vì dàn trải ở 80% mà không mang lại hiệu quả. Đây là một cách làm việc thông minh, không phải con người làm việc ít hơn mà là biết cách ưu tiên những đầu mục quan trọng, loại bỏ những thứ không cần thiết nhằm mang lại kết quả, cũng như thời gian cho bản thân.

Làm thế nào để áp dụng nguyên tắc Pareto vào đời sống hàng ngày một cách hiệu quả?

Để ứng dụng quy tắc một cách hiệu quả, cần chú ý tới bốn điểm mấu chốt sau (Pullein, 2021):

Đề ra những mục tiêu cần đạt

Cần phải xác định mục tiêu nào bản thân cần đạt, bởi nếu không định hướng cụ thể, con người sẽ bị cuốn vào những việc không mang lại nhiều lợi ích. Vì vậy trước khi bắt tay làm một việc gì đó, hãy lập một danh sách những thứ cần làm, đồng thời, đánh dấu những việc quan trọng, cần ưu tiên hàng đầu. Đây chính là 20% số công việc tạo nên 80% mục tiêu đề ra nên người dùng cần chú trọng vào chúng.

Xác định những đầu việc thiết yếu và thứ yếu

Cần phải biết được những đầu mục nào sẽ giúp ta đạt được mục tiêu phía trước và duy trì chúng trong một khoảng thời gian. Bởi điểm mấu chốt của nguyên lý Pareto (80/20) là phải khám phá và tập trung vào 20% yếu tố để đạt được 80% kết quả. Mọi người có thể tự hỏi bản thân những câu hỏi dưới đây để xác định những đầu việc quan trọng:

• 20% hành động nào sẽ giúp tôi hoàn thành 80% nhiệm vụ của mình?

• 20% khoảng thời gian nào là lúc tôi tập trung vào năng suất hơn 80% các khoảng thời gian khác?

• 20% những sự vật, sự việc nào gây ra 80% rắc rối cho bản thân?

• 20% những sự vật, sự việc nào tạo ra 80% kết quả cho bản thân?

Hạn chế suy nghĩ về những việc cần làm mà hãy dành thời gian bắt tay vào xử lý

Người đọc khi áp dụng không nên chần chừ, mải mê suy nghĩ về những việc mình cần làm mà hãy bắt tay ngay vào hành động. Thay vì lãng phí quỹ thời gian vào việc đắn đo, nghĩ ngợi về chúng, người học nên xử lý các công việc luôn để gặt hái được thành quả.

Điều chỉnh lịch làm theo thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp

Hàng tuần, người dùng nên kiểm soát tiến độ công việc thông qua lịch cá nhân. Hãy gạch bỏ những đầu mục đã làm hay không mang lại hiệu quả cao, bổ sung những việc cần làm thêm và điều chỉnh thứ tự ưu tiên hoàn thành sao cho hợp lý. Để ứng dụng quy tắc Pareto (80/20) một cách hiệu quả, hãy định rõ thời gian cụ thể mỗi ngày cho bản thân.

Áp dụng nguyên tắc Pareto (80/20) và định luật Parkinson để tối ưu hóa hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian

Để có thể tiết kiệm thời gian nhất cũng như tăng tính hiệu quả trong công việc, người dùng có thể ứng dụng song song nguyên tắc Pareto (80/20) cùng định luật Parkinson.

Định luật Parkinson cho thấy: Một việc đơn giản khi thực hiện trong một khoảng thời gian dài sẽ trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian ấy. Tuy nhiên, nếu thời gian phân bổ được rút ngắn thì công việc sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng giải quyết hơn. Một ví dụ đơn giản để người đọc hiểu rõ: Giáo viên cho sinh viên 1 tuần để làm tiểu luận. Một vài sinh viên sẽ sử dụng cả tuần để viết, nhưng một số khác chỉ dành ra từ 2-3 ngày trước hạn chót để hoàn thành chúng.

Nghiên cứu chỉ ra rằng, chất lượng công việc giữa một bên xử lý trong nhiều ngày và bên xử lý trong ít ngày là như nhau. Bởi khi có ít thời gian hơn, con người sẽ tập trung nhiều vào những hành động có mục đích thực tiễn, đưa ra những giải pháp có định hướng để tập trung hoàn thành công việc.

Khi ứng dụng đồng thời quy tắc Pareto (80/20) và định luật Parkinson, người dùng sẽ xác định được những đầu việc quan trọng, đem lại giá trị lớn cho mục tiêu đề ra, và cũng như tiết kiệm được một khối lượng thời gian cho bản thân.

Áp dụng nguyên tắc Pareto (80/20) vào việc học Ngoại ngữ

Học từ vựng, ngữ pháp, luyện tập bốn kỹ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết,… là những việc mà người học ngoại ngữ phải bỏ rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, với quy tắc Pareto (80/20), người học chỉ cần bỏ ra 20% công sức, thời gian tập trung ôn luyện để gặt hái được 80% kết quả. Quá trình học sẽ được rút gọn về mặt thời gian, và đồng thời hiệu suất tăng lên.

Một số người học Ngoại ngữ thường mắc phải một suy nghĩ sai lầm như sau: phải biết và sử dụng từ vựng càng nhiều càng tốt, đặc biệt là những từ “cao siêu”, đặc biệt và ít người sử dụng… Mở rộng vốn từ vựng là một điều tuyệt vời, tuy nhiên người học phải xác định mục đích sử dụng ngôn ngữ của bản thân là gì (giao tiếp cơ bản, sử dụng trong môi trường đi làm hay để đi thi chứng chỉ,…). Thực tế chứng minh, muốn sử dụng thông thạo một thứ tiếng nào đó, con người chỉ cần nắm chắc từ 2000-3000 từ phổ thông – những từ này xuất hiện đến 80% trong các cuộc trò chuyện hàng ngày, văn bản học thuật hay trong những cuốn truyện tranh (Michele, 2021). 2000 từ nghe có vẻ là một con số lớn, nhưng nếu so sánh với tất cả các từ trong một ngôn ngữ, ta sẽ thấy đó là một số lượng từ vừa phải, phù hợp để bắt tay vào học.

Đối với những người muốn bắt đầu học một thứ tiếng nào đó, phương pháp Pareto (80/20) là một giải pháp giúp việc học từ vựng trở nên đơn giản hơn. Dưới đây là một số gợi ý trong việc  áp dụng quy tắc vào quá trình học Ngoại ngữ một cách hiệu quả:

Tập trung vào những từ - cụm từ thông dụng nhất

Như đã đề cập ở trên, chỉ có một số ít các từ trong một ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên và rộng khắp, và nhiệm vụ của người học là phải nắm chắc chúng. Người học không cần bỏ ra quá nhiều thời gian, công sức để học nhồi nhiều từ vựng mà vẫn có thể giao tiếp, xử lý các văn bản tài liệu,… một cách dễ dàng – và đó là cách sử dụng nguyên lý Pareto (80/20) trong việc nâng cao trình độ Ngoại ngữ.

Đặt ra những mục tiêu ngắn hạn

Trong quá trình học, đừng đưa ra những mục tiêu dài hạn mà hãy đặt những chỉ tiêu ngắn hạn, thực tế và rõ ràng. Với việc này, người ôn sẽ tập trung vào một việc nhất định mà không bị ôm đồm quá nhiều việc hay không rõ mình cần phải làm gì.

Người học có thể đặt mục tiêu theo từng tháng hoặc theo từng tuần, mỗi chỉ tiêu viết ra phải thực tế, bám sát vào trình độ hiện tại của bản thân. Có như vậy mới có thể biết được những chủ đề kiến thức cần phải học, nên sử dụng loại tài liệu nào cho phù hợp,…

Tối ưu hóa thói quen học tập

Để đảm bảo cho thời gian học được tập trung và năng suất, người học cần tìm hiểu và tập cho mình những thói quen học phù hợp nhất. Cụ thể hãy xác định xem:

• Đâu là khoảng thời gian mà bản thân cảm thấy học hiệu quả nhất: Mỗi người sẽ có một khung giờ làm việc và học tập khác nhau, hãy dựa theo bản thân và lịch trình hàng ngày để sắp xếp giờ học sao cho phù hợp nhất.

• Có những sự vật/ sự việc nào làm phiền khi bản thân đang học hay không: Như đã nói, phương pháp Pareto (80/20) là bỏ ra 20% công sức để gặt hái 80% thành quả. Vì vậy sự tập trung là một yếu tố quan trọng. Người học có thể tìm một không gian yên tĩnh, thích hợp, loại bỏ những nhân tố gây xao nhãng trong quá trình học để có thể cải thiện hiệu suất làm việc.

• Có những sự vật/ sự việc nào hỗ trợ bản thân trong việc học hay không: Đây cũng là một trong những khía cạnh mà người học cũng nên chú ý để tối ưu hóa thói quen học tập. Một chiếc tai nghe để việc luyện nghe trở nên dễ dàng hơn, hay một chiếc ipad để ghi chú,… là những thiết bị, dụng cụ hỗ trợ tối đa trong việc học. Dựa theo nhu cầu mà hãy đầu tư cho bản thân nhưng công cụ trợ giúp để nâng cao năng suất học tập.

Theo dõi xuyên suốt quá trình học và kết quả

Đây là một trong những điều quan trọng người học cần lưu ý. Việc theo dõi xuyên suốt, sát sao quá trình là một công cụ phân tích tuyệt vời, giúp người học biết được những điều đã và chưa được học, đồng thời qua đó cũng biết được những kiểu cách học nào phù hợp và đem lại hiệu quả nhất.

Mọi người có thể sử dụng một cuốn sổ/ ghi chú trên thiết bị thông minh để ghi chép lại năng suất của từng buổi học, từ đó tổng kết và rút ra những điểm mạnh, hay những khía cạnh cần cải thiện,…

Tổng kết

Nguyên tắc Pareto (80/20) là một phương pháp thông minh, có ứng dụng cao được sáng lập bởi triết học gia người Ý Vilfredo Pareto. Không chỉ áp dụng trong việc học, nguyên lý đã trở thành một định luật thông dụng trong lĩnh vực quản lý, kinh doanh hay thậm chí trong đời sống hàng ngày.

Nguyễn Khánh Vân