Cách thức nâng cao năng suất: Luật ưu tiên (The Law of Prioritization)

Năng suất không chỉ là việc làm thật nhiều, mà là làm đúng những việc cần thiết. Nguyên tắc ưu tiên giúp bạn nhận diện và tập trung vào những công việc, nhiệm vụ có tác động lớn nhất, thay vì để bản thân bị cuốn vào những hoạt động kém giá trị. Sự ưu tiên mang đến cho chúng ta một “chiếc la bàn” để không bị lạc lối trong guồng quay của những công việc hàng ngày. Nhờ việc ưu tiên, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cảm thấy hài lòng hơn vì đạt được những tiến bộ thực sự quan trọng.

Tổng thống Dwight Eisenhower, người từng phải đối mặt với vô vàn việc cấp bách và quan trọng trong sự nghiệp quân sự và chính trị, đã phát triển Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả [1]. Công cụ này, sau được Stephen Covey phổ biến trong cuốn sách nổi tiếng The 7 Habits of Highly Effective People [2], đã trở thành một trong những nền tảng quan trọng nhất cho các chiến lược quản lý công việc. Bài viết này tập trung phân tích nguyên tắc ưu tiên trong việc thiết lập mục tiêu và nhiệm vụ để đạt được năng suất tốt nhất, nhằm mang lại giá trị tối ưu.

Lý thuyết về nguyên tắc ưu tiên

Nguyên tắc ưu tiên là cách tiếp cận có chủ đích nhằm tập trung vào giải quyết những công việc, nhiệm vụ quan trọng nhất và có tác động lớn nhất đến mục tiêu dài hạn, thay vì dàn trải năng lượng và thời gian vào những công việc ít giá trị. Bằng cách sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách, nguyên tắc này giúp tối ưu hóa nguồn lực cá nhân, tăng hiệu suất làm việc và tạo ra giá trị thực sự.

Nguyên tắc ưu tiên không chỉ đơn thuần là việc chọn công việc để thực hiện mà còn là một kỹ thuật giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh về thứ tự thực hiện công việc dựa trên nhiều yếu tố, như tầm quan trọng và thời hạn.

Bằng cách áp dụng kỹ thuật này, bạn có thể xác định rõ các nhiệm vụ quan trọng nhất, biết cách tiết kiệm thời gian của mình bằng cách từ chối những yêu cầu không cần thiết hoặc đột xuất, và duy trì sự tập trung vào những việc tạo ra giá trị thực sự.

Một danh sách các điều cần làm đã được sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ là “lá chắn” hiệu quả trước các yêu cầu không cần thiết.

Ví dụ, khi đối mặt với những yêu cầu, nhờ vả không hề quan trọng nhưng được cho là “khẩn cấp” từ đồng nghiệp hoặc bạn bè, bạn có thể cân nhắc các việc đang cần được ưu tiên và tự hỏi, “Mình có nên cắt bỏ nhiệm vụ nào đó để nhường chỗ cho yêu cầu này hay không?”.

Trong hầu hết trường hợp, khi đã xác định rõ ưu tiên khác thì ta sẽ dám, sẽ có thể để đưa ra lời từ chối. Ta cũng có thể trình bày những nhiệm vụ ưu tiên này cho đồng nghiệp hay bạn bè để nhận được sự thấu hiểu. Trong nhiều trường hợp, khi nhận thấy tầm quan trọng của các nhiệm vụ khác, những yêu cầu thông thường thường sẽ trở nên ít cấp bách hơn.

Quan trọng hơn, nguyên tắc ưu tiên không chỉ áp dụng cho công việc mà còn giúp quản lý các ưu tiên trong cuộc sống cá nhân. Bạn có thể cân bằng giữa các trách nhiệm công việc, gia đình, bạn bè và thậm chí cả những dự án cá nhân.

Điều này giúp bạn không bị cuốn vào những việc kém giá trị và giữ vững sự cân bằng trong mọi lĩnh vực. Nguyên tắc này là nền tảng để làm việc hiệu quả và sống có mục tiêu, giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tạo ra giá trị cao nhất từ thời gian và năng lượng của mình.

Đọc thêm: Cách thức nâng cao năng suất - Nguyên tắc rõ ràng (The Principle of Clarity)

Phương pháp áp dụng Nguyên tắc Ưu Tiên

Một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn thực hiện Nguyên tắc Ưu tiên hiệu quả là sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp. Những công cụ này không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc mà còn đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được xử lý đúng thời điểm.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian nổi tiếng, được thiết kế để giúp phân loại nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố chính: tính cấp bách và tính quan trọng. Công cụ này giúp người dùng sắp xếp các nhiệm vụ vào bốn ô trong một ma trận và đưa ra các hành động cụ thể tương ứng.

Được phát triển bởi tổng thống Dwight Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả, ma trận này là một công cụ cơ bản nhưng mạnh mẽ để quản lý thời gian. Với bốn ô phân loại nhiệm vụ theo tính cấp bách và quan trọng, ma trận này giúp bạn nhanh chóng nhận diện công việc nào cần được thực hiện ngay, công việc nào có thể lên lịch, giao cho người khác hoặc loại bỏ.

Ví dụ, đối với một học viên IELTS, việc “hoàn thành bài viết Task 1” thuộc ô Quan trọng và Cấp bách, trong khi “lướt mạng tìm tài liệu” có thể được loại bỏ vì không quan trọng cũng không cấp bách.

Ảnh: Ma trận Eisen Hower

Cấu trúc của Ma trận Eisenhower:

• Trục x: Đại diện cho tính cấp bách (Urgent và Not Urgent).

• Trục y: Đại diện cho tính quan trọng (Important và Not Important).

Dựa trên sự giao thoa của hai trục này, chúng ta có bốn loại nhiệm vụ, sắp xếp theo tầm quan trọng cần thực hiện:

Ô 1. Quan trọng và Cấp bách (Quadrant 1):

• Đây là những nhiệm vụ cần được xử lý ngay lập tức, chẳng hạn như các cuộc khủng hoảng hoặc công việc với hạn chót chặt chẽ.

• Hành động: Thực hiện ngay.

Ô 2. Quan trọng nhưng Không cấp bách (Quadrant 2):

• Đây là những nhiệm vụ mang lại giá trị lâu dài, như lập kế hoạch phát triển bản thân, phát triển kỹ năng khác quan trọng nhưng chưa cần ngay, hoặc chăm sóc sức khỏe cá nhân.

• Hành động: Lên lịch thực hiện, có thể trong ngày hoặc xác định ngày thực hiện cụ thể.

Ô 3. Cấp bách nhưng Không quan trọng (Quadrant 3):

• Đây là những nhiệm vụ cấp bách, cần được thực hiện nhưng không đòi hỏi bộ kỹ năng của bạn hoặc yêu cầu từ người khác nhưng không thực sự cần thiết, chẳng hạn như các email không quan trọng. Chúng có thể gây gián đoạn việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của bạn.

• Hành động: Thực hiện khi có thời gian rảnh hoặc giao các việc này cho người khác.

Ô 4. Không quan trọng, Không cấp bách (Quadrant 4):

• Đây là những hoạt động lãng phí thời gian, chẳng hạn như lướt mạng xã hội hoặc xem TV không có mục đích cụ thể.

• Hành động: Loại bỏ, cố gắng không dành thời gian hoặc hạn chế thời gian thực hiện.

Tại sao Ma trận Eisenhower hiệu quả?

Ma trận này không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc mà còn hướng dẫn bạn cách tập trung hoàn thiện các nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất (Quadrant 1) và đồng thời dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng khác (Quadrant 2) để tránh khiến chúng rơi vào tình trạng cấp bách.

Thông qua việc phân loại chi tiết theo hai tiêu chí này, chúng ta có thể lên kế hoạch và sắp xếp thời gian một cách hữu ích và có định hướng hơn.

Phiên bản tương tự

James Clear [3], một chuyên gia năng suất, đã tóm gọn hành động trong ma trận này qua bốn từ: Do, Decide, Delegate, và Delete (tạm dịch: Làm, Quyết định thời gian làm, Giao việc và Xoá bỏ).

Do là những việc cần làm ngay, Decide ám chỉ những việc ta cần quyết định khi nào sẽ làm, Delegate là những việc ta nên giao cho người khác, vì chúng không đòi hỏi phải đúng là bản thân mình mới có thể làm được và Delete chỉ đến những việc không nên làm, cần bị lược bỏ đi.

Ví dụ, đối với một người học tiếng Anh chuẩn bị cho kỳ thi IELTS:

1. Do: Nộp bài tập đúng hạn, Luyện nói 30 phút mỗi ngày.

2. Decide: Học kỹ năng photoshop.

3. Delegate: Trả lời các tin nhắn tán gẫu trong nhóm không quan trọng.

4. Delete: Lướt Tiktok.

Đối tượng phù hợp

Công cụ ma trận Eisenhower là một công cụ mạnh mẽ, thích hợp với hầu hết mọi người nhưng có thể hữu ích nhất đối với:

• Người thích sự logic và cấu trúc rõ ràng: Những người muốn hệ thống hóa công việc theo tính cấp bách và quan trọng.

• Nhà quản lý dự án hoặc nhóm: Những người cần sắp xếp công việc cho đội nhóm và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

• Người làm việc trong môi trường bận rộn: Ví dụ, một nhân viên văn phòng phải đối mặt với nhiều yêu cầu từ cấp trên và đồng nghiệp. Nếu không phân loại rõ ràng, người này sẽ dễ dành thời gian cho các việc ở trong nhóm Delegate thay vì Do hay Schedule/Decide

• Người thường xuyên bị phân tâm: Ma trận giúp họ nhận diện nhiệm vụ ít giá trị (như lướt mạng xã hội) để loại bỏ.

Ví dụ: Một quản lý phải hoàn thành báo cáo cho cuộc họp, trả lời email từ đối tác và tổ chức sự kiện nội bộ. Việc dùng Ma trận Eisenhower giúp họ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng như chuẩn bị báo cáo và lên lịch tổ chức sự kiện, đồng thời hoãn các email không khẩn cấp.

Phương pháp “Daily Highlight” (từ sách Make Time)

Bên cạnh Ma trận Eisenhower, phương pháp Daily Highlight là một cách tuyệt vời để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Bằng cách xác định một hoặc hai nhiệm vụ nổi bật, bạn có thể đảm bảo rằng ngày làm việc của mình luôn có giá trị, bất kể những gián đoạn hoặc yêu cầu bất ngờ.

Ví dụ, một quản lý có thể chọn “chuẩn bị báo cáo quan trọng” làm nhiệm vụ nổi bật cho công việc và “chơi với con” làm nhiệm vụ nổi bật cho cuộc sống cá nhân. Đôi khi việc chuẩn bị các danh sách to-do list hay thiết kế ma trận Eisenhower lại trở thành một việc tốn nhiều thời gian, việc chỉ đơn giản chọn ra một hai nhiệm vụ nổi bật của ngày sẽ giúp ta đảm bảo luôn có những ngày hiệu quả mà không tốn quá nhiều thời gian cho việc xây dựng kế hoạch.

Phương pháp Daily Highlight này được giới thiệu bởi Jake Knapp và John Zeratsky trong cuốn sách Make Time [4], giúp bạn tập trung vào 1-2 nhiệm vụ nổi bật mỗi ngày. Ý tưởng chính là chọn một điều quan trọng nhất để tập trung, thay vì bị choáng ngợp bởi danh sách dài các nhiệm vụ.

Ứng dụng của Daily Highlight

1. Chọn một nhiệm vụ nổi bật:

• Ví dụ: Một học viên IELTS có thể chọn “Luyện viết Task 2” làm Daily Highlight.

• Có thể chọn 2 nhiệm vụ nổi bật, trong đó 1 dành cho công việc và nhiệm vụ còn lại cho cuộc sống cá nhân/gia đình. Điều này đảm bảo sự cân bằng trong cuộc sống.

2. Phân bổ thời gian không bị gián đoạn:

• Đảm bảo rằng thời gian dành cho nhiệm vụ này được bảo vệ khỏi các yếu tố gây xao lãng.

3. Ghi chú nhiệm vụ vào sổ tay hoặc giấy nhớ và đặt ở nơi dễ nhìn thấy.

• Việc viết ra nhiệm vụ giúp bạn cam kết thực hiện và giữ được sự tập trung.

4, (Optional) Đánh giá việc thực hiện Daily Highlight vào cuối ngày

• khoảng thời gian cuối ngày có thể được dùng để đánh giá lại liệu rằng các nhiệm vụ được chọn đã được thực hiện hoàn chỉnh hay chưa và cả tính hữu ích của phương pháp này.

Điểm nổi bật:

Phương pháp này không yêu cầu nhiệm vụ phải liên quan đến công việc. Nó có thể là bất cứ điều gì tạo giá trị cho bạn, chẳng hạn như “đi dạo” hoặc “dành thời gian chơi với con.” Điều quan trọng là bạn cảm thấy mỗi ngày đều ý nghĩa và có tiến bộ.

Phương pháp này cũng không tốn nhiều thời gian để xây dựng ma trận hay danh sách to-do list rườm rà mà tương đối đơn giản.

Đối tượng phù hợp

• Người thích sự đơn giản và tập trung: Những người không muốn bị choáng ngợp bởi danh sách dài nhiệm vụ và chỉ muốn tập trung vào 1-2 việc quan trọng mỗi ngày. Những người không muốn tốn công xây dựng cách danh sách công việc quá cầu kỳ.

• Người dễ bị mất động lực: Phương pháp này giúp họ cảm thấy có tiến bộ rõ rệt dù chỉ hoàn thành không quá nhiều công việc.

• Người mới bắt đầu áp dụng quản lý thời gian: Không yêu cầu nhiều công cụ, dễ thực hiện và hiệu quả ngay.

• Người chưa/không có quá nhiều trách nhiệm, nhiệm vụ: Những người không có quá nhiều nhiệm vụ hằng ngày cần thực hiện có thể chọn phương pháp này thay vì các phương pháp khác vốn dành cho một danh sách các công việc và nhiệm vụ dài.

Ví dụ:

• Một học viên IELTS đặt mục tiêu “Luyện viết bài Task 2” làm nhiệm vụ chính trong ngày, đảm bảo thực hiện nó trước khi chuyển sang các nhiệm vụ nhỏ hơn như ôn từ vựng.

• Một nhân viên công ty chọn nhiệm vụ nổi bật là “chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp” và ưu tiên hoàn thành nó trong 2 giờ đầu ngày.

Xem thêm: Tăng tập trung khi đọc tiếng Anh: 6 phương pháp giúp giảm xao nhãng

Khung MUST, SHOULD, COULD (từ Getting Results the Agile Way)

Khung MUST, SHOULD, COULD là một công cụ giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Được giới thiệu bởi J.D. Meier trong cuốn sách Getting Results the Agile Way [5], phương pháp này tập trung vào việc giảm bớt sự phân tán và tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Bên cạnh các nhiệm vụ hàng ngày, bạn có thể phân loại thêm bằng ba từ khoá đơn giản must, should và could. Dưới đây là giải thích chi tiết và cách ứng dụng phương pháp này.

Phân loại nhiệm vụ thành 3 nhóm:

1. MUST (Phải làm):

• Nhiệm vụ quan trọng và không thể thương lượng, ví dụ như hoàn thành bài tập viết.

2. SHOULD (Nên làm):

• Nhiệm vụ có giá trị nhưng không cấp bách, ví dụ như xem lại tài liệu đã học.

3. COULD (Có thể làm):

1. Nhiệm vụ tùy chọn, có thể trì hoãn hoặc thực hiện khi có thời gian, như tổ chức lại tài liệu.

Thực hiện bằng cách tập trung vào MUSTs:

• Chỉ đặt ra tối đa ba nhiệm vụ MUST mỗi ngày.

• Tránh để các nhiệm vụ SHOULD và COULD chen lấn vào danh sách ưu tiên hàng đầu.

Ví dụ, trong một ngày bận rộn, học viên IELTS có thể:

• MUST: Hoàn thành bài kiểm tra nghe mô phỏng. Đọc đánh giá bài viết Writing và sửa lại theo các nhận xét của giáo viên.

• SHOULD: Luyện từ vựng mới.

• COULD: Lướt mạng tìm tài liệu bổ sung.

Đối tượng phù hợp

• Người thích viết tay hoặc sử dụng sổ tay: Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện với một danh sách giấy hoặc ứng dụng ghi chú.

• Người cần sự linh hoạt trong công việc: Những người muốn phân loại nhiệm vụ nhưng vẫn cho phép bản thân chọn lọc dựa trên tình hình thực tế.

• Người làm việc tự do hoặc sáng tạo: Những người có nhiều nhiệm vụ nhỏ lẻ và cần chọn lọc thứ tự thực hiện theo giá trị thực tế.

Ví dụ:

• Một freelancer làm việc với nhiều khách hàng có thể xác định các nhiệm vụ MUST là hoàn thành hợp đồng, SHOULD là gửi email báo giá, và COULD là thiết kế lại danh mục dự án.

• Một giáo viên có thể sắp xếp các nhiệm vụ: MUST là soạn giáo án cho lớp học hôm nay, SHOULD là lên kế hoạch cho bài kiểm tra tuần tới, COULD là tổ chức lại tài liệu giảng dạy.

Các công cụ như Ma trận Eisenhower, phương pháp Daily Highlight, và khung MUST/SHOULD/COULD không chỉ mang tính lý thuyết mà còn rất dễ áp dụng vào thực tế. Chúng giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn, tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tạo ra giá trị dài hạn, thay vì chỉ chạy theo những nhiệm vụ cấp bách trước mắt.

Ngoài ra, các ứng dụng kỹ thuật số như Todoist, Notion, hoặc Trello có thể hỗ trợ bạn quản lý danh sách công việc một cách hiệu quả hơn. Những ứng dụng này không chỉ giúp phân loại nhiệm vụ mà còn nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ quan trọng, tạo điều kiện để bạn duy trì sự tập trung và quản lý thời gian tốt hơn.

Nguyên tắc ưu tiên cũng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều bối cảnh khác nhau. Đối với phát triển cá nhân, một học viên có thể quyết định rằng “luyện nói tiếng Anh 30 phút mỗi ngày” là một nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách, và sắp xếp thời gian cho nó trước khi các nhiệm vụ khác chen lấn.

Trong công việc chuyên môn, một quản lý có thể ưu tiên “hoàn thành báo cáo chiến lược” thay vì trả lời những email không khẩn cấp. Đối với lãnh đạo đội nhóm, việc sử dụng Ma trận Eisenhower giúp phân công công việc hợp lý, đảm bảo sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược dài hạn.

Thói quen ưu tiên cũng cần được xây dựng và củng cố qua từng ngày. Mỗi buổi sáng, bạn có thể bắt đầu bằng cách liệt kê các nhiệm vụ và phân loại chúng.

Cuối ngày, hãy tự hỏi: “Hôm nay tôi đã xử lý các nhiệm vụ quan trọng nhất chưa? Có lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết không?” Những đánh giá này không chỉ giúp bạn cải thiện mà còn tạo động lực để tiếp tục.

Ví dụ minh hoạ

Để áp dụng hiệu quả Nguyên tắc Ưu tiên, bạn có thể sử dụng các phương pháp cụ thể như Ma trận Eisenhower, Phương pháp “Daily Highlight” và Khung MUST, SHOULD, COULD.

Phần này sẽ minh họa cách mỗi phương pháp giúp giải quyết các vấn đề thực tế, đặc biệt trong bối cảnh một người học tiếng Anh đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ học tập, công việc và cuộc sống cá nhân.

Tình huống

Minh là một học viên IELTS, đồng thời làm việc toàn thời gian tại một công ty và có trách nhiệm chăm sóc gia đình. Minh thường xuyên cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách dài các nhiệm vụ, bao gồm việc học, công việc văn phòng, và các công việc cá nhân.

Minh chia sẻ rằng mình thường không biết bắt đầu từ đâu và thường kết thúc một ngày với cảm giác không đạt được gì quan trọng.

Danh sách nhiệm vụ trong một ngày của Minh:

1. IELTS học tập:

• Hoàn thành bài viết Task 1.

• Luyện tập từ vựng với 20 từ mới.

• Luyện nghe một bài IELTS Listening.

2. Công việc:

• Chuẩn bị báo cáo trình bày trong cuộc họp buổi chiều.

• Kiểm tra email công việc.

• Lập kế hoạch tuần tới.

3. Cá nhân:

• Mua thực phẩm cho gia đình.

• Dọn dẹp nhà cửa.

• Dành thời gian chơi với con.

• Xem đá bóng

• Đi uống cà phê tán gẫu

Áp dụng Ma trận Eisenhower

1. Bước 1: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ.

Minh ghi tất cả các nhiệm vụ của mình vào một tờ giấy hoặc công cụ quản lý như Google Keep.

• IELTS: Hoàn thành bài viết, luyện từ vựng, nghe bài Listening.

• Công việc: Chuẩn bị báo cáo, kiểm tra email, xem lại kế hoạch.

• Cá nhân: Mua thực phẩm, dọn dẹp nhà, chơi với con.

2. Bước 2: Phân loại nhiệm vụ vào bốn ô của Ma trận Eisenhower.

Minh sắp xếp các nhiệm vụ như sau:

Quan trọng và Cấp bách (Quadrant 1):

• Chuẩn bị báo cáo cuộc họp buổi chiều.

• Hoàn thành bài viết IELTS Task 1.

• Mua thực phẩm cho bữa tối gia đình. (Cấp bách và cần phải là mình làm vì không thể giao cho ai)

Quan trọng nhưng Không cấp bách (Quadrant 2):

• Luyện từ vựng 20 từ mới.

• Luyện nghe IELTS Listening.

• Dành thời gian chơi với con.

• Lập kế hoạch tuần tới.

Cấp bách nhưng Không quan trọng (Quadrant 3):

• Dọn dẹp nhà cửa (chỉ làm khi có thời gian rảnh và không còn có các công việc ưu tiên và quan trọng hoặc giao cho người khác nếu có thể).

• Kiểm tra email

Không quan trọng, Không cấp bách (Quadrant 4):

• Xem đá bóng

• Đi uống cà phê tán gẫu

Bước 3: Thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên.

• Bắt đầu với các nhiệm vụ trong Quadrant 1: Chuẩn bị báo cáo, hoàn thành bài viết, và mua thực phẩm.

• Dành thời gian cụ thể vào buổi tối để hoàn thành các nhiệm vụ trong Quadrant 2 như luyện từ vựng và dành thời gian chơi với con.

• Giao nhiệm vụ kiểm tra email cho trợ lý (Quadrant 3) và hoãn các nhiệm vụ ở Quadrant 4.

Áp dụng Phương pháp “Daily Highlight”

Để áp dụng phương pháp Daily Highlight, Minh có thể áp dụng quy trình sau

1. Chọn nhiệm vụ nổi bật trong ngày.

Minh quyết định chọn:

• Công việc: Hoàn thành báo cáo trình bày trong cuộc họp buổi chiều.

• Cuộc sống cá nhân: Chơi với con trong 30 phút sau bữa tối.

2. Phân bổ thời gian không bị gián đoạn.

• Minh dành 2 giờ buổi sáng để chuẩn bị báo cáo mà không bị gián đoạn (tắt thông báo email, điện thoại).

• Minh dành 30 phút vào buổi tối để chơi với con mà không bị phân tâm bởi công việc hoặc điện thoại.

3. Ghi lại nhiệm vụ vào sổ tay.

• Minh ghi “Chuẩn bị báo cáo” và “Chơi với con” vào sổ tay, đồng thời đánh dấu hoàn thành khi nhiệm vụ được thực hiện.

4. Đánh giá cuối ngày.

• Minh tự hỏi: “Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ nổi bật của mình chưa? Điều này có giúp tôi đạt được mục tiêu dài hạn không?”

Xem thêm: Phương pháp thúc đẩy động lực theo góc nhìn khoa học thần kinh

Áp dụng Khung MUST, SHOULD, COULD

1. Phân loại nhiệm vụ.

Minh phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên:

MUST (Phải làm):

• Hoàn thành báo cáo cuộc họp.

• Hoàn thành bài viết IELTS Task 1.

• Mua thực phẩm cho bữa tối.

SHOULD (Nên làm):

• Luyện từ vựng 20 từ mới.

• Luyện nghe IELTS Listening.

COULD (Có thể làm):

• Dọn dẹp nhà cửa.

• Xem lại kế hoạch tuần trước.

2. Hành động theo thứ tự ưu tiên.

• Minh hoàn thành các nhiệm vụ MUST trước tiên, đảm bảo những gì quan trọng nhất được xử lý.

• Minh dành thời gian còn lại trong ngày để thực hiện các nhiệm vụ SHOULD.

• Các nhiệm vụ COULD được hoãn sang cuối tuần hoặc thực hiện khi có thêm thời gian.

Kết quả của Minh

1. Bằng cách áp dụng các phương pháp trên, Minh đạt được những kết quả sau:

2. Giảm căng thẳng: Minh cảm thấy bớt choáng ngợp nhờ có kế hoạch rõ ràng và sắp xếp công việc hợp lý.

3. Tăng hiệu quả: Minh hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, bao gồm báo cáo công việc, bài viết IELTS, và dành thời gian cho gia đình.

4. Cảm giác tiến bộ: Minh thấy rằng mỗi ngày đều có những bước tiến rõ ràng, giúp Minh duy trì động lực để tiếp tục học tập và làm việc.

Câu chuyện của Minh minh họa cách các phương pháp ưu tiên như Ma trận Eisenhower, Daily Highlight, và Khung MUST/SHOULD/COULD có thể giúp giải quyết khối lượng công việc lớn. Những công cụ này không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn mang lại sự hài lòng và cân bằng trong cuộc sống.

Giải quyết các thách thức phổ biến

Việc ưu tiên hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi phải đối mặt với những yếu tố bất ngờ, áp lực từ công việc, hoặc sự xao nhãng trong cuộc sống. Một số thách thức thường gặp và chiến lược để vượt qua có thể kể đến như sau.

Cạm bẫy của tính cấp bách là một trong những vấn đề lớn. Nhiều người thường nhầm lẫn giữa nhiệm vụ “cấp bách” và “quan trọng,” dẫn đến việc dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ ở Quadrant 3 (Cấp bách nhưng Không quan trọng), làm xao lãng những nhiệm vụ thực sự ý nghĩa.

Để giải quyết, có thể sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ trước khi hành động, tập trung vào Quadrant 2 (Quan trọng nhưng Không cấp bách), và học cách nói “không” một cách lịch sự với những yêu cầu không cần thiết.

Ví dụ, khi nhận một yêu cầu không quan trọng, bạn có thể từ chối bằng cách nói: “Tôi có thể hỗ trợ sau khi hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.”

Cân bằng công việc và cuộc sống cũng là một thách thức không nhỏ. Áp lực công việc thường khiến mọi người bỏ quên các khía cạnh cá nhân, dẫn đến mất cân bằng và kiệt sức. Để cải thiện, có thể áp dụng phương pháp Daily Highlight, xác định một nhiệm vụ nổi bật cho công việc và một nhiệm vụ cá nhân mỗi ngày.

Chẳng hạn, một ngày của bạn có thể bao gồm “Hoàn thành báo cáo chiến lược” cho công việc và “Dành 30 phút tập yoga” cho bản thân. Ngoài ra, hãy đặt ranh giới thời gian rõ ràng để đảm bảo thời gian dành cho gia đình hoặc bản thân không bị xâm phạm, như không kiểm tra email công việc sau 6 giờ tối.

Tự thưởng bằng những hoạt động thư giãn yêu thích sau khi hoàn thành nhiệm vụ cũng là cách tạo động lực hiệu quả.

Quản lý sự phân tâm là một kỹ năng cần thiết khi làm việc. Những yếu tố như mạng xã hội, email, hay các yêu cầu không cần thiết thường khiến bạn mất tập trung, đặc biệt với các nhiệm vụ ở Quadrant 4 (Không quan trọng, Không cấp bách).

Để hạn chế, hãy lập danh sách các hoạt động lãng phí thời gian và giới hạn chúng vào những khung giờ cụ thể. Tạo không gian làm việc không bị gián đoạn, như tắt thông báo trên điện thoại và máy tính, và sử dụng các công cụ hỗ trợ như Forest hoặc Focus@Will, cũng giúp duy trì sự tập trung hiệu quả hơn.

Cuối cùng, đối mặt với sự trì hoãn luôn là một thách thức phổ biến, đặc biệt khi phải xử lý những nhiệm vụ khó hoặc không thú vị. Để vượt qua, hãy chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ dễ thực hiện hơn.

Ví dụ, thay vì viết cả bài Task 2, hãy bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, viết dàn ý, và hoàn thành đoạn mở bài. Áp dụng phương pháp “MUST, SHOULD, COULD” để xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày và cam kết thực hiện chúng trước tiên.

Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút, hãy làm ngay để tránh trì hoãn. Đừng quên tự tạo động lực bằng những phần thưởng nhỏ, chẳng hạn thưởng thức một cốc cà phê yêu thích sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Giải quyết các thách thức trong việc ưu tiên đòi hỏi sự kiên nhẫn và kỹ năng áp dụng các phương pháp phù hợp. Dù là tránh bẫy của tính cấp bách, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, hay xử lý sự phân tâm, các công cụ như Ma trận Eisenhower, Daily Highlight, và khung MUST/SHOULD/COULD luôn hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và ý nghĩa. Quan trọng nhất, hãy bắt đầu từng bước nhỏ để xây dựng thói quen ưu tiên trong cuộc sống hàng ngày.

Xem thêm: Cách áp dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào việc học tiếng Anh hiệu quả

Tổng kết

Nguyên tắc ưu tiên không chỉ là một phương pháp làm việc mà còn là cách để sống một cuộc đời có mục tiêu rõ ràng. Khi bạn biết tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, thời gian của bạn sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, mang lại cảm giác hài lòng và tiến bộ. Việc sử dụng các công cụ như Ma trận Eisenhower, phương pháp Daily Highlight và khung MUST/SHOULD/COULD không chỉ giúp bạn quản lý công việc mà còn giúp bạn xây dựng thói quen tập trung vào những điều thực sự có ý nghĩa.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ nhất. Mỗi ngày, chọn một nhiệm vụ quan trọng, thực hiện nó một cách nghiêm túc, và cảm nhận niềm vui khi hoàn thành. Dần dần, việc ưu tiên sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình đạt được mục tiêu và thành công của bạn. Hãy nhớ rằng, năng suất không chỉ là làm nhiều việc mà là làm đúng việc.

Nếu người học đang tìm kiếm một lộ trình học tập hiệu quả để nâng cao kỹ năng ngôn ngữ và đạt kết quả cao trong các kỳ thi quốc tế, hệ thống đào tạo tại zim.vn mang đến giải pháp phù hợp. Với đội ngũ giảng viên chuyên môn cao, tài liệu giảng dạy cập nhật và phương pháp học tập cá nhân hóa, người học có thể tối ưu hóa quá trình rèn luyện. Liên hệ hotline 1900-2833 nhánh số 1 hoặc truy cập website để được tư vấn chi tiết.