Cách thức nâng cao năng suất (8): Nguyên tắc ủy quyền (The delegation principle)

Học tiếng Anh hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa nỗ lực cá nhân và cách quản lý, phân bổ thời gian cũng như nguồn lực một cách thông minh. Nguyên tắc ủy quyền (The delegation principle), một nguyên tắc vốn quen thuộc trong quản lý công việc, lại có thể trở thành chìa khóa giúp người học phân bổ năng lượng và tài nguyên một cách hiệu quả trong việc học ngôn ngữ.

Bài viết này sẽ giải thích cách áp dụng nguyên tắc ủy quyền vào học tiếng Anh, giúp người học tăng hiệu suất, tối ưu hóa phương pháp học tập và xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng.

Giới thiệu nguyên tắc ủy quyền

Định nghĩa

Nguyên tắc ủy quyền (The delegation principle) là việc giao một phần công việc, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho người khác, đặc biệt là cấp dưới, để họ thực hiện thay mình. 

Nguyên tắc ủy quyền rất quan trọng đối với quản lý hiệu quả của tổ chức. Nó bao gồm việc chuyển giao thẩm quyền và trách nhiệm cho các cấp thích hợp trong một tổ chức, khuyến khích ra quyết định và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng. Nguyên tắc này có thể áp dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau, từ quản lý doanh nghiệp đến khuôn khổ pháp lý, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả trong khi vẫn duy trì trách nhiệm giải trình và thẩm quyền.

Lợi ích của việc ủy quyền

• Tăng cường hiệu suất làm việc: Ủy quyền cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ mà trước đây có thể do một người quản lý thực hiện, từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể. Khi nhân viên cảm thấy có trách nhiệm và quyền hạn trong công việc của họ, họ sẽ có xu hướng làm việc năng suất hơn. Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho các cấp quản lý, mà còn khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức. Trong giáo dục, ủy quyền giúp giảm bớt khối lượng công việc cho các nhà quản lý giáo dục và giáo viên, từ đó cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như phát triển chương trình giảng dạy hoặc cải thiện chất lượng giảng dạy. Khi công việc được phân chia cho những nhân viên khác, đặc biệt là những người có kỹ năng phù hợp, hiệu suất tổng thể của tổ chức giáo dục sẽ được nâng cao [1].

• Phát triển kỹ năng và sự nghiệp: Khi nhân viên được ủy quyền để thực hiện các nhiệm vụ mới, họ có cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng mới. Việc này không chỉ giúp họ tự tin hơn trong công việc, mà còn tạo điều kiện cho sự thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Các nhân viên có thể cảm thấy hào hứng hơn với công việc của mình, điều này sẽ dẫn đến sự hài lòng và gắn bó lâu dài hơn với công ty.

• Cải thiện khả năng ra quyết định: Ủy quyền cho phép những người ở cấp độ thấp hơn trong tổ chức có quyền quyết định và tác động đến các vấn đề quan trọng. Điều này không chỉ mang lại cảm giác có giá trị cho nhân viên mà còn giúp tạo ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn nhờ vào những thông tin gần gũi và cụ thể mà họ có. Khi nhân viên cảm thấy rằng ý kiến của họ có trọng lượng, khả năng họ đóng góp cho sự phát triển của tổ chức sẽ cao hơn.

• Tạo ra văn hóa làm việc tích cực: Văn hóa nơi làm việc trở nên năng động và tích cực hơn khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và trao quyền thông qua việc phân công công việc. Chế độ ủy quyền khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm, giúp tăng cường mối quan hệ nội bộ giữa các thành viên trong lĩnh vực khác như giáo dục [2]. Khi mỗi người đều cảm thấy như một phần không thể tách rời của tổ chức, tinh thần làm việc sẽ được nâng cao, tạo ra một bầu không khí tốt đẹp và thân thiện hơn trong công việc.

Nền tảng khoa học

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix), hay còn được gọi là Ma trận Quan trọng - Khẩn cấp, là một công cụ quản lý thời gian và ưu tiên công việc, giúp người dùng sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố chính: tầm quan trọng và độ khẩn cấp. Công cụ này được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, một người nổi tiếng với phong cách làm việc hiệu quả và ưu tiên công việc một cách rõ ràng.

Tổng thống Dwight Eisenhower đã phát triển Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả. Công cụ này, sau này được Stephen Covey phổ biến trong cuốn sách nổi tiếng The 7 Habits of Highly Effective People, đã trở thành một trong những nền tảng quan trọng nhất cho các chiến lược quản lý công việc.

Cấu trúc của Ma trận Eisenhower:

• Trục x: Đại diện cho tính cấp bách (Urgent và Not Urgent).

• Trục y: Đại diện cho tính quan trọng (Important và Not Important).

Dựa trên sự giao thoa của hai trục này, có bốn loại nhiệm vụ [3]:

• Quan trọng và Khẩn cấp: Nhiệm vụ cần giải quyết ngay lập tức (Xử lý ngay).

• Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp: Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch và thực hiện sau (Lên kế hoạch).

• Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp: Nhiệm vụ có thể ủy thác cho người khác (Ủy quyền).

• Không Quan trọng và Không Khẩn cấp: Nhiệm vụ nên loại bỏ vì không đóng góp giá trị (Loại bỏ).

Bốn loại nhiệm vụ có thể được biểu diễn bằng sơ đồ như sau:

• Góc phần tư thứ nhất (Khẩn cấp - Quan trọng): Ví dụ như các deadline sắp đến, các vấn đề khủng hoảng, hoặc những công việc thiết yếu không thể trì hoãn.

• Góc phần tư thứ hai (Không Khẩn cấp - Quan trọng): Những hoạt động phát triển bản thân, lập kế hoạch dài hạn, xây dựng mối quan hệ. Đây là nhóm công việc nên được ưu tiên trong lịch làm việc.

• Góc phần tư thứ ba (Không Khẩn cấp - Không Quan trọng): Các hoạt động giải trí lãng phí thời gian như lướt mạng xã hội vô mục đích.

• Góc phần tư thứ tư (Khẩn cấp - Không Quan trọng): Các cuộc họp không cần thiết, tin nhắn, hoặc các yêu cầu có thể giao cho người khác.

Ví dụ: Hoa có 1 tháng để chuẩn bị cho kỳ thi IELTS, cô ấy cần phân loại các nhiệm vụ học tập của mình vào Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả.

• Quan trọng và khẩn cấp: 

- Làm các bài thi thử IELTS để đánh giá trình độ hiện tại.

- Ôn lại từ vựng, ngữ pháp cơ bản cho Writing và Speaking.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: 

- Lập kế hoạch học tập hàng ngày trong tháng tới.

- Tập trung cải thiện kỹ năng yếu nhất (VD: Listening hoặc Writing).

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: 

- Dùng app kiểm tra lỗi ngữ pháp bài viết (Ví dụ: Grammarly, QuillBot).

- Sử dụng AI hoặc phần mềm để luyện Speaking (Ví dụ: ELSA Speak, ChatGPT).

• Không quan trọng và không khẩn cấp: 

- Tránh dành thời gian lướt mạng xã hội không cần thiết.

- Loại bỏ việc xem video hoặc tài liệu không liên quan đến IELTS.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto (hay còn được gọi là Nguyên tắc 80/20) đã được Richard Koch giới thiệu chi tiết trong cuốn sách The 80/20 Principle: The Secret to Achieving More with Less. Trong đó, ông giải thích rằng 80% kết quả thường xuất phát từ 20% nguyên nhân, và việc nhận diện cũng như tập trung vào 20% yếu tố quan trọng này có thể dẫn đến những cải thiện đáng kể trong hiệu suất và thành công.

Ứng dụng: Nguyên tắc này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh, xã hội, đến cuộc sống cá nhân. Ví dụ:

• Trong kinh doanh: 20% sản phẩm thường chiếm 80% doanh thu, 20% khách hàng thường chiếm 80% lợi nhuận [4].

• Trong xã hội: 20% tội phạm gây ra 80% giá trị tội phạm, 20% tài xế gây ra 80% tai nạn [4].

• Trong cuộc sống cá nhân: 20% quần áo được mặc 80% thời gian, 20% thảm trải sàn chịu 80% hao mòn [4].

Việc áp dụng nguyên tắc 80/20 không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất mà còn giảm thiểu sự lãng phí thời gian và năng lượng vào những công việc kém hiệu quả. Dưới đây là các bước chi tiết để triển khai Nguyên tắc 80/20 trong đời sống và công việc.

Nhận diện 20% nhiệm vụ quan trọng

Bước đầu tiên trong việc áp dụng Nguyên tắc 80/20 là nhận diện những nhiệm vụ, công việc hoặc yếu tố tạo ra giá trị cao nhất. Hãy thực hiện như sau:

• Liệt kê toàn bộ nhiệm vụ: Viết ra tất cả các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày hoặc tuần.

• Đánh giá mức độ ảnh hưởng: Phân tích tác động của từng nhiệm vụ đến mục tiêu chung, như doanh thu, hiệu suất, hoặc kết quả học tập.

• Phân loại công việc: Xếp hạng các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên, tập trung vào 20% nhiệm vụ tạo ra 80% giá trị.

Tối giản và tập trung

Sau khi xác định được 20% nhiệm vụ quan trọng, bước tiếp theo là giảm thiểu hoặc loại bỏ những công việc ít giá trị. Cụ thể:

• Phân công công việc: Ủy quyền các nhiệm vụ ít giá trị cho người khác nếu có thể. Đây chính là nguyên tắc cốt lõi của Nguyên tắc ủy quyền, nhằm đảm bảo rằng bản thân tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, trong khi những công việc ít giá trị được giao cho những người phù hợp hơn để xử lý. Việc này không chỉ nâng cao hiệu suất cá nhân mà còn thúc đẩy sự hợp tác và hiệu quả toàn diện trong tổ chức.

• Tránh lãng phí thời gian: Giảm thiểu sự sao lãng, như mạng xã hội hoặc các cuộc họp không cần thiết, để tập trung vào các nhiệm vụ trọng yếu.

Ưu tiên hành động hơn phân tích

Nguyên tắc 80/20 khuyến khích dành phần lớn thời gian để thực hiện hành động thay vì phân tích quá mức:

• Hành động ngay: Thay vì lập kế hoạch chi tiết, hãy bắt đầu ngay với những bước nhỏ nhưng hiệu quả, như dành 30 phút học từ vựng mỗi ngày.

• Tập trung giải quyết vấn đề: Ưu tiên xử lý những vấn đề cốt lõi thay vì lan man vào chi tiết không quan trọng.

Lập kế hoạch và đánh giá hàng tuần

Để duy trì hiệu quả, hãy thường xuyên lập kế hoạch và đánh giá kết quả:

• Kế hoạch hàng tuần: Xác định rõ ràng các nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong tuần.

• Đánh giá cuối tuần: Xem xét tiến độ, điều chỉnh mục tiêu và cải thiện chiến lược nếu cần thiết.

Tình huống

Lan là một sinh viên đại học với mục tiêu đạt band 7.0 IELTS, trong đó kỹ năng viết và nói ít nhất phải đạt 6.5 để đủ điều kiện du học. Tuy nhiên, hiện tại điểm Viết và Nói của cô chỉ ở mức 5.5. Những kỹ năng này đòi hỏi sự cải thiện lớn, trong khi các kỹ năng đọc và nghe đã đạt khoảng 6.5-7.0 nhờ thói quen tự học hiệu quả trước đó. Với quyết tâm đạt điểm cao, cô tự mình thực hiện tất cả các nhiệm vụ học tập, bao gồm: tìm tài liệu, lập kế hoạch học tập, ghi chép từ vựng, luyện nghe, đọc, nói, và viết. Hằng ngày, Lan dành tới 5-6 giờ để học nhưng không thấy hiệu quả, đặc biệt là ở kỹ năng nói và viết.

Vấn đề chính của Lan là cô không biết cách tổ chức và "ủy quyền" các nhiệm vụ cho bản thân mình. Tất cả công việc được dồn vào một lịch trình dày đặc mà không có sự ưu tiên rõ ràng. Điều này khiến cô kiệt sức, mất động lực, và khó tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Dựa trên mục tiêu điểm số này, những nhiệm vụ thuộc nhóm khẩn cấp - quan trọng sẽ khác so với các mục tiêu điểm thấp hơn hoặc cao hơn. Để đạt band điểm mong muốn, Lan cần tập trung cao độ vào việc luyện Viết và Nói, đồng thời duy trì sự ổn định ở kỹ năng đọc và nghe.

Tham khảo thêm:

• Kỹ thuật Feynman – 4 bước đơn giản giúp ghi nhớ mọi kiến thức

• Phương pháp ESA - Tối ưu quá trình dạy và học từ vựng

• Phương pháp học SQ3R: Hướng dẫn áp dụng hiệu quả học tiếng Anh

Áp dụng nguyên tắc ủy quyền vào tình huống

Xác định các nhiệm vụ có thể ủy quyền

Lan bắt đầu liệt kê các nhiệm vụ trong kế hoạch học tập của mình và phân loại chúng theo ma trận Eisenhower:

• Quan trọng và khẩn cấp: Luyện viết Task 2, luyện nói theo chủ đề, tập trung cải thiện điểm yếu ở ý tưởng, từ vựng, và cấu trúc.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Tìm hiểu chiến lược thi, học từ vựng chủ đề và cụm từ diễn đạt nâng cao phù hợp với band 7.0 (ví dụ: paraphrasing, collocations).

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Tạo flashcard từ vựng và tìm bài mẫu. Lan có thể sử dụng công cụ online để tự động hóa việc tạo flashcard và học từ vựng thay vì làm thủ công. Tương tự, việc tìm kiếm bài mẫu từ nguồn uy tín như có thể được "ủy quyền" cho các nền tảng luyện thi sẵn có thay vì tự chọn lọc thủ công.

• Không quan trọng và không khẩn cấp: Các hoạt động giải trí không liên quan trực tiếp đến IELTS, như xem video hoặc đọc tài liệu ngoài lề, cần được loại bỏ hoặc hạn chế.

Những nhiệm vụ nằm ở nhóm "không quan trọng nhưng khẩn cấp" hoặc "không quan trọng và không khẩn cấp" sẽ được Lan sắp xếp lại hoặc tự động hóa để giảm thời gian. Điều này cho phép cô tập trung vào nhóm nhiệm vụ "quan trọng và khẩn cấp", cái mang lại hiệu quả cao nhất.

Giao nhiệm vụ phù hợp với điểm mạnh của đối tượng được giao

Để tối ưu hóa thời gian, Lan áp dụng nguyên tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto):

• Cô nhận ra rằng chỉ 20% nhiệm vụ (luyện nói và viết) sẽ đóng góp đến 80% kết quả trong kỳ thi IELTS. Đây là những kỹ năng đòi hỏi sự tập trung cao độ và mang lại giá trị lớn nhất, phù hợp với điểm mạnh là khả năng tự học và tư duy phản biện của cô.

• Ngược lại, các nhiệm vụ như tìm kiếm tài liệu hay tự làm flashcard thủ công, dù chiếm phần lớn thời gian, lại không tạo ra sự cải thiện đáng kể.

Dựa trên nhận thức này, Lan dành phần lớn thời gian trong ngày cho các kỹ năng cốt lõi. Thay vì cố gắng tự làm tất cả, cô ưu tiên thời gian và năng lượng cho các kỹ năng cốt lõi. Các nhiệm vụ phụ được thực hiện nhanh chóng hoặc tối ưu hóa bằng cách "ủy quyền" cho các công cụ như Anki hoặc Quizlet để tạo và học từ vựng tự động. Việc này không chỉ giảm tải công việc mà còn giúp cô học từ vựng một cách thông minh hơn. Tương tự, với nhiệm vụ tìm bài mẫu, Lan lựa chọn tham khảo từ những nguồn tài liệu đáng tin cậy như ZIM hoặc các sách luyện thi IELTS chính thống, thay vì tự tìm kiếm tốn thời gian.

Đặt ra kỳ vọng và ranh giới rõ ràng

Dựa trên ma trận Eisenhower và nguyên tắc 80/20, Lan lên lịch học cụ thể, đặt kỳ vọng rõ ràng cho từng nhiệm vụ:

• Thời gian luyện viết: 1 tiếng mỗi ngày, với mục tiêu hoàn thành một bài Task 2 hoàn chỉnh, tập trung vào cấu trúc bài và phát triển ý tưởng.

• Thời gian luyện nói: 45 phút, luyện trả lời các câu hỏi theo chủ đề và ghi âm để tự đánh giá phát âm, sử dụng từ vựng và ngữ pháp.

• Thời gian dành cho nhiệm vụ phụ: Không quá 15 phút mỗi ngày, dành cho việc sử dụng công cụ tạo flashcard online để học từ vựng hoặc tìm bài mẫu từ nguồn tài liệu đáng tin cậy.

• Học từ vựng: Sử dụng Anki trong 20 phút mỗi ngày để học từ vựng nâng cao, ưu tiên collocations và cụm từ phù hợp với band 7.0.

• Duy trì Đọc và Nghe: Dành 30 phút mỗi ngày cho mỗi kỹ năng, luyện tập từ các bài thi thử để đảm bảo giữ vững phong độ.

• Thời gian nghỉ ngơi: Lan lên kế hoạch nghỉ 10 phút sau mỗi 90 phút học để tái tạo năng lượng, đảm bảo không bị quá tải.

Nhờ việc xác định rõ mục tiêu và thời gian cho từng nhiệm vụ, Lan tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết và giữ được sự tập trung tối đa vào các nhiệm vụ quan trọng. Đồng thời, việc đặt ranh giới giúp cô duy trì động lực và hạn chế kiệt sức khi học tập cường độ cao.

Tin tưởng và hỗ trợ bản thân

Lan hiểu rằng việc phân bổ công việc hợp lý là cách tốt nhất để giảm căng thẳng và tăng hiệu quả. Để hỗ trợ bản thân, cô tạo ra một hệ thống theo dõi tiến độ.

• Mỗi tuần, Lan đánh giá kết quả học tập bằng cách xem lại các bài viết, nghe lại ghi âm và ghi nhận các cải thiện. Việc tự nhận diện được những điểm mạnh và yếu giúp Lan tập trung vào các kỹ năng cần cải thiện.

• Sau mỗi nhiệm vụ quan trọng hoàn thành, Lan tự thưởng bằng cách nghỉ ngơi, xem phim yêu thích hoặc thưởng thức một món ăn ngon. Cô cũng học cách khen ngợi những nỗ lực của mình thay vì chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng.

Việc tin tưởng rằng bản thân có thể tổ chức và tối ưu hóa công việc hiệu quả giúp Lan duy trì động lực và cảm thấy kiểm soát được tiến trình học tập. Hơn nữa, cô nhận ra rằng việc tin tưởng vào chính mình không chỉ giúp giảm bớt căng thẳng mà còn khuyến khích cô duy trì thói quen học tập tích cực mỗi ngày.

Tổng kết

Áp dụng Nguyên tắc ủy quyền (The delegation principle) vào việc học tiếng Anh không chỉ giúp người học quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn mà còn mở ra cơ hội để tập trung vào các hoạt động học tập mang lại giá trị cao nhất. Hãy nhớ rằng, thành công trong việc học tiếng Anh không chỉ đến từ sự nỗ lực mà còn nhờ cách bản thân tối ưu hóa quá trình học tập của mình. “Quyết định không nên làm gì cũng quan trọng như quyết định cần phải làm gì.” (Steve Job)