Follow-up email là gì? Cách viết và 10 mẫu email tham khảo

Tiếng Anh là ngôn ngữ giao tiếp toàn cầu, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp. Trong đó, việc viết follow-up email đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp duy trì kết nối, thể hiện sự chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu trong công việc. Email theo dõi không chỉ đơn thuần là lời nhắc nhở mà còn là công cụ hữu hiệu để củng cố các mối quan hệ, thúc đẩy quá trình ra quyết định và đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ.

Bài viết này sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của follow-up email, hướng dẫn cách viết chúng một cách hiệu quả và cung cấp các mẫu email thông dụng, giúp bạn tự tin hơn khi viết email tiếng Anh trong công việc.

Follow-up Email là gì?

Follow-up email là email được gửi sau một tương tác ban đầu, nhằm mục đích tiếp tục cuộc trò chuyện, nhắc nhở hoặc yêu cầu phản hồi từ người nhận. Đây là loại email được gửi đi sau email đầu tiên mà bạn gửi cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại trong danh sách email khách hàng của bạn.

Mục đích chính của email theo dõi là để đảm bảo rằng thông tin đã được nhận, củng cố các điểm đã thảo luận, hoặc thúc đẩy một hành động cụ thể. Nó là một công cụ thiết yếu để duy trì sự liên lạc và đảm bảo rằng các công việc không bị bỏ lỡ hoặc quên lãng trong môi trường làm việc bận rộn.

Follow-up Email được sử dụng khi nào?

Follow-up email được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong giao tiếp chuyên nghiệp, bao gồm:

1. Sau khi không nhận được phản hồi: Khi bạn đã gửi một email quan trọng nhưng chưa nhận được hồi âm, email theo dõi sẽ giúp nhắc nhở người nhận và đảm bảo thông tin của bạn không bị bỏ qua.

2. Sau khi gửi hồ sơ/CV: Ứng viên thường gửi email theo dõi sau khi nộp hồ sơ xin việc để xác nhận việc nhận hồ sơ và bày tỏ sự quan tâm tiếp tục của mình đối với vị trí.

3. Sau phỏng vấn xin việc: Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, lòng biết ơn và củng cố ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

4. Sau một cuộc họp: Email theo dõi cuộc họp giúp tóm tắt các điểm chính đã thảo luận, phân công nhiệm vụ và đặt ra các bước tiếp theo, đảm bảo mọi người đều nắm rõ và đi đúng hướng.

5. Yêu cầu thanh toán trễ hạn: Đối với các giao dịch tài chính, email theo dõi là cách hiệu quả để nhắc nhở về các khoản thanh toán quá hạn một cách lịch sự nhưng kiên quyết.

6. Yêu cầu cập nhật thông tin: Khi bạn cần biết tiến độ của một dự án hoặc một công việc nào đó, email theo dõi là công cụ phù hợp để yêu cầu cập nhật.

7. Sau cuộc gọi chào hàng: Sau một cuộc gọi cold call, email theo dõi giúp củng cố thông tin đã trao đổi và cung cấp thêm chi tiết nếu cần.

8. Email theo dõi bán hàng: Đây là một phần quan trọng của quy trình bán hàng, giúp duy trì liên lạc với khách hàng tiềm năng, giải đáp thắc mắc và thúc đẩy quyết định mua hàng.

9. Email theo dõi đề xuất: Sau khi gửi một đề xuất, email theo dõi giúp bạn kiểm tra xem đề xuất đã được xem xét chưa và cung cấp thêm thông tin hỗ trợ nếu cần.

10. Sau sự kiện kết nối hoặc hội nghị: Gửi email theo dõi sau các sự kiện này giúp bạn duy trì các mối quan hệ mới, củng cố liên hệ và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

Bài viết cùng chủ đề: Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh và mẫu tham khảo

Cách viết Follow-up Email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh

Viết một email theo dõi chuyên nghiệp đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải hiệu quả.

• Tiêu đề rõ ràng, cụ thể và hấp dẫn: Tiêu đề là yếu tố đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy nó cần phải rõ ràng, ngắn gọn và truyền tải được mục đích của email. Ví dụ: "Following up on our meeting yesterday," "Checking in on your application," hoặc "Regarding your proposal - [Tên dự án]".

• Đề cập đến tương tác trước đó: Ngay ở phần mở đầu, hãy nhắc lại bối cảnh của email để người nhận dễ dàng nhớ ra bạn là ai và lý do bạn gửi email.

• Ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Luôn sử dụng giọng điệu tôn trọng và chuyên nghiệp. Tránh các từ ngữ quá thân mật hoặc thiếu trang trọng.

• Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Follow-up email nên đi thẳng vào mục đích chính mà không lan man. Trình bày thông tin một cách rõ ràng và súc tích.

• Kêu gọi hành động rõ ràng (Call to Action - CTA): Kết thúc email bằng một lời kêu gọi hành động cụ thể, ví dụ: "Could we schedule a brief call next week?", "Please let me know if you have any questions," hoặc "Looking forward to your feedback."

• Chữ ký chuyên nghiệp: Bao gồm tên đầy đủ, chức danh, công ty và thông tin liên hệ của bạn.

• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Luôn rà soát lại email để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu trước khi gửi.

10 Mẫu Follow-up Email trong những trường hợp thường gặp

Dưới đây là 10 mẫu email theo dõi phổ biến mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với từng tình huống cụ thể:

Follow-up Email khi không nhận được phản hồi

Tiêu đề: Following up: [Tên email ban đầu của bạn]

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well.

I'm just following up on my previous email regarding [chủ đề email trước đó] sent on [ngày gửi]. I understand you must be very busy, but I wanted to see if you had a chance to review it.

Please let me know if you need any further information from my end.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

[Tên của bạn]

Follow-up Email sau khi gửi Resume

Tiêu đề: Following up on my application - [Tên của bạn] - [Tên vị trí]

Nội dung:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

I hope this email finds you well.

I am writing to follow up on my application for the [Tên vị trí] role at [Tên công ty], which I submitted on [Ngày gửi hồ sơ].

I am very enthusiastic about this opportunity and believe my skills in [kỹ năng 1] and [kỹ năng 2] align perfectly with the requirements of this role. You can view my resume again [link nếu có].

Please let me know if you require any additional information from my side. I look forward to hearing from you soon.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Đọc thêm: Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Follow-up Email sau buổi phỏng vấn xin việc

Tiêu đề: Thank you - [Tên của bạn] - [Tên vị trí đã phỏng vấn]

Nội dung:

Dear [Tên người phỏng vấn],

Thank you again for taking the time to speak with me yesterday about the [Tên vị trí] position. I truly enjoyed learning more about the role and [điểm cụ thể bạn đã học được/thích thú].

Our conversation further solidified my interest in this opportunity, and I am confident that my experience in [kinh nghiệm liên quan] would be a valuable asset to your team.

Please do not hesitate to contact me if you have any further questions. I look forward to hearing from you regarding the next steps.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Follow-up Email sau cuộc họp

Tiêu đề: Following up on our meeting - [Ngày] - [Chủ đề cuộc họp]

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

It was a pleasure meeting with you today/yesterday to discuss [chủ đề cuộc họp]. I found our conversation very productive and insightful.

To recap, we discussed [điểm chính 1], [điểm chính 2], and [điểm chính 3]. As agreed, I will [hành động bạn sẽ làm] by [thời gian cụ thể].

Please let me know if I have missed anything or if you have any additional thoughts.

I look forward to our next steps.

Best regards,

[Tên của bạn]

Follow-up Email về việc thanh toán trễ

Tiêu đề: Reminder: Invoice [Số hóa đơn] - Payment Due

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

This is a friendly reminder that invoice [Số hóa đơn] for [mô tả sản phẩm/dịch vụ] amounting to [số tiền] was due on [ngày đến hạn].

We would appreciate it if you could settle this payment at your earliest convenience. You can find the invoice attached for your reference.

Please let us know if you have any questions or require any assistance.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Tham khảo thêm: Cách viết thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Follow-up Email để yêu cầu cập nhật

Tiêu đề: Checking in on [Tên dự án/Vấn đề]

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

I hope you're having a productive week.

I'm writing to check in on the progress of [Tên dự án/Vấn đề]. Do you have any updates you can share on [điểm cụ thể bạn muốn biết]?

Please let me know if there's anything I can do to assist.

Thank you,

[Tên của bạn]

Follow-up Email sau cuộc gọi chào hàng

Tiêu đề: Following up on our call - [Tên công ty của bạn] and [Tên công ty của người nhận]

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

It was great speaking with you earlier today regarding [điểm chính đã thảo luận trong cuộc gọi]. I appreciate you taking the time to chat.

As we discussed, I believe [giải pháp/sản phẩm của bạn] could genuinely help [công ty của người nhận] with [vấn đề họ đang gặp phải].

I've attached [tài liệu đính kèm, ví dụ: brochure, case study] for your further review. Please feel free to reach out if you have any questions or would like to schedule a more in-depth discussion.

Looking forward to connecting again soon.

Best regards,

[Tên của bạn]

Follow-up Email trong bán hàng (Sales)

Tiêu đề: [Sản phẩm/Dịch vụ] - Following up on your interest

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well.

I'm following up on our recent conversation/your interest in [sản phẩm/dịch vụ]. I wanted to see if you had any questions after reviewing the information I sent/we discussed.

Many of our clients in [ngành của khách hàng] have found [điểm lợi ích cụ thể] particularly valuable.

Would you be open to a quick call next week to discuss how [sản phẩm/dịch vụ] can specifically benefit your business?

Thank you for your time.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Follow-Up Email sau khi gửi đề xuất (Proposal)

Tiêu đề: Following up on our proposal - [Tên dự án]

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

I hope you're having a good week.

I'm writing to follow up on the proposal we sent for [Tên dự án] on [Ngày gửi]. Have you had a chance to review it?

We're confident that our proposed solution can [lợi ích chính của đề xuất]. Please let me know if you have any questions or if there's anything else you need from our end to make a decision.

We look forward to your feedback.

Best regards,

[Tên của bạn]

Follow-up Email sau sự kiện hoặc hội nghị

Tiêu đề: Great meeting you at [Tên sự kiện]!

Nội dung:

Dear [Tên người nhận],

It was a pleasure meeting you at [Tên sự kiện] yesterday/last week. I really enjoyed our conversation about [điểm cụ thể đã thảo luận].

I found [điểm chung/lợi ích chung] particularly interesting, and I believe there might be some opportunities for us to [khía cạnh hợp tác tiềm năng].

Would you be open to a brief call sometime next week to explore this further?

Looking forward to staying in touch.

Best regards,

[Tên của bạn]

Đọc tiếp:

• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh & mẫu tham khảo

• Cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

• 5 cách mở đầu email tiếng Anh thường gặp hay nhất

Tổng kết

Follow-up email là công cụ giao tiếp chuyên nghiệp thiết yếu, giúp bạn duy trì kết nối và thúc đẩy các mục tiêu công việc. Bài viết này đã làm rõ khái niệm, các trường hợp sử dụng phổ biến như sau phỏng vấn, cuộc họp, hay khi cần nhắc nhở thanh toán. Chúng ta cũng đã tìm hiểu cách viết email chuyên nghiệp với tiêu đề rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự và lời kêu gọi hành động cụ thể, cùng các mẫu email thực tế để bạn áp dụng linh hoạt. Việc thành thạo kỹ năng này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và đạt được thành công trong sự nghiệp.

Để nâng cao khả năng soạn thảo follow-up email và giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp, hãy tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp tại ZIM Academy. Khóa học được thiết kế nhằm phát triển toàn diện các kỹ năng, đặc biệt chú trọng ngữ cảnh giao tiếp thực tế, giúp bạn tự tin làm chủ tiếng Anh và mở rộng cơ hội phát triển.