Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng, giúp ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một email phản hồi lịch sự, đúng chuẩn không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng mà còn giúp xác nhận thông tin rõ ràng, tránh những hiểu lầm không đáng có.

Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn người đọc cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp – từ việc lựa chọn cấu trúc phù hợp đến sử dụng mẫu câu chính xác. Ngoài ra, người đọc cũng sẽ tìm thấy một số mẫu email tham khảo để dễ dàng áp dụng trong thực tế.

Cấu trúc khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, người đọc có thể tham khảo cấu trúc dưới đây để đảm bảo nội dung rõ ràng, chuyên nghiệp và thể hiện thái độ lịch sự:

Tiêu đề email

Tiêu đề email cần ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ mục đích email. Ví dụ như:

• Interview Confirmation – [Your Name]

• Confirmation of Interview Appointment – [Your Name]

Lời chào

Người đọc có thể bắt đầu email bằng một lời chào trang trọng, sử dụng tên người nhận nếu biết:

• Dear [Hiring Manager’s Name],

• Dear [Company Name] Recruitment Team,

Nội dung chính

• Xác nhận lịch hẹn: Bày tỏ sự vui mừng khi nhận được lời mời phỏng vấn và xác nhận lại thời gian, địa điểm. Ví dụ:

  • I am delighted to confirm my interview for the [Job Position] role at [Company Name] on [Date] at [Time].

  • I am writing to confirm my interview for the [Job Title] position at [Company Name] on [Date] at [Time].

• Đề xuất điều chỉnh (nếu cần thiết): Nếu không thể tham dự vào thời gian được đề xuất, người đọc nên đề xuất một khung thời gian khác một cách lịch sự. Ví dụ:

  • Unfortunately, I am unavailable at the suggested time. Would it be possible to reschedule to [Alternative Time] instead?

  • Unfortunately, I have a scheduling conflict at that time. Would it be possible to reschedule?

• Bày tỏ sự cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng cơ hội phỏng vấn. Ví dụ:

  • Thank you for this opportunity. I look forward to discussing my qualifications further.

Lời kết

Sau đó, người đọc có thể kết thúc email bằng một câu thể hiện sự mong đợi. Ví dụ:

• I look forward to meeting you soon.

• Please let me know if any further information is needed.

Chữ ký

Phần cuối email nên có ký tên đầy đủ kèm thông tin liên hệ, được trình bày lịch sự như:

• Best regards,

• Sincerely,

• [Your Name]

Một số mẫu câu sử dụng khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mở đầu email

• I hope this email finds you well. (Hy vọng email này đến với anh/chị trong trạng thái tốt.)

• Thank you for reaching out and inviting me to the interview for [position name] at [company name]. (Cảm ơn anh/chị đã liên hệ và mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty].)

Xác nhận lịch phỏng vấn

• I am writing to confirm my availability for the interview on [date] at [time]. (Tôi viết email này để xác nhận rằng tôi có thể tham gia phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ].)

• I appreciate the opportunity and confirm my attendance at the scheduled interview. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và xác nhận rằng tôi sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn theo lịch hẹn.)

Yêu cầu thêm thông tin

• Could you please confirm whether the interview will be conducted in person or online? (Anh/chị có thể xác nhận giúp tôi liệu buổi phỏng vấn sẽ diễn ra trực tiếp hay trực tuyến không?)

• Would you mind sharing details regarding the interview format and the expected duration? (Anh/chị có thể chia sẻ thêm về hình thức phỏng vấn và thời gian dự kiến không?)

Kết thúc email

• I look forward to speaking with you soon. Please let me know if there is anything else I should prepare in advance. (Tôi mong sớm được trao đổi cùng anh/chị. Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì tôi cần chuẩn bị trước.)

• Thank you again for this opportunity. See you soon! (Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì cơ hội này. Hẹn sớm gặp lại!)

Tham khảo thêm:

• Tổng hợp bộ từ vựng phỏng vấn tiếng Anh đầu đủ

• Cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn và bài mẫu

• Phỏng vấn tiếng Anh | Các câu hỏi thường gặp và cách trả lời

Các mẫu tham khảo khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Xác nhận phỏng vấn theo lịch hẹn có sẵn

Mẫu email tiếng Anh

Subject: Confirmation of Interview – [Your Name]

Dear [Recruiter's Name],

Thank you for your email and for considering my application for the [Job Title] position at [Company Name]. I am pleased to confirm my interview scheduled for [Date] at [Time] at [Location/Online Platform].

Please let me know if there is any additional information I should prepare in advance. I look forward to our meeting and learning more about this opportunity.

Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]

Dịch nghĩa

Chủ đề: Xác nhận phỏng vấn – [Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị vì email và đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty]. Tôi xin xác nhận lịch phỏng vấn của mình vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [Địa điểm/Nền tảng trực tuyến].

Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ thông tin nào tôi cần chuẩn bị trước. Tôi mong chờ buổi gặp gỡ và có cơ hội tìm hiểu thêm về vị trí này.

Trân trọng,
[Tên]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 2: Xác nhận phỏng vấn và đề xuất thay đổi thời gian

Mẫu email tiếng Anh

Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Name]

Dear [Recruiter's Name],

Thank you for the interview invitation for the [Job Title] position at [Company Name]. I appreciate the opportunity. Unfortunately, I have a prior commitment at the scheduled time on [Date] at [Time]. Would it be possible to reschedule the interview for another date? I am available on [Alternative Date and Time].

I apologize for any inconvenience and appreciate your consideration. Please let me know if the proposed time works for you.

Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]

Dịch nghĩa

Chủ đề: Yêu cầu dời lịch phỏng vấn – [Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị đã gửi thư mời phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội này. Tuy nhiên, tôi có một lịch trình đã lên trước vào thời gian được sắp xếp ([Ngày] lúc [Giờ]). Anh/chị có thể sắp xếp lại buổi phỏng vấn vào một ngày khác không? Tôi có thể tham gia vào [Ngày và giờ thay thế].

Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và rất trân trọng sự cân nhắc của anh/chị. Vui lòng cho tôi biết nếu thời gian đề xuất phù hợp.

Trân trọng,
[Tên]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 3: Xác nhận phỏng vấn trực tuyến

Mẫu email tiếng Anh

Subject: Confirmation of Online Interview – [Your Name]

Dear [Recruiter's Name],

I appreciate the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I confirm my participation in the online interview scheduled for [Date] at [Time] via [Online Platform].

Please let me know if there are any specific instructions or login details I should be aware of before the interview. I look forward to our conversation.

Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]

Dịch nghĩa

Chủ đề: Xác nhận phỏng vấn trực tuyến – [Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Tôi rất trân trọng cơ hội được phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty]. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn trực tuyến vào [Ngày] lúc [Giờ] qua [Nền tảng trực tuyến].

Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ hướng dẫn cụ thể hoặc thông tin đăng nhập nào tôi cần lưu ý trước buổi phỏng vấn. Tôi mong chờ cuộc trao đổi sắp tới.

Trân trọng,
[Tên]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 4: Xác nhận phỏng vấn và hỏi về vị trí/phúc lợi công việc

Mẫu email tiếng Anh

Subject: Interview Confirmation & Additional Questions – [Your Name]

Dear [Recruiter's Name],

Thank you for the interview invitation for the [Job Title] position at [Company Name]. I confirm my attendance at the interview scheduled for [Date] at [Time].

Before our meeting, I would like to ask for some additional information about the position, particularly regarding [mention specific concerns, e.g., job responsibilities, salary range, remote work policy, etc.]. This would help me prepare better for the discussion.

Looking forward to speaking with you soon.

Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]

Dịch nghĩa

Chủ đề: Xác nhận phỏng vấn & Câu hỏi thêm về vị trí – [Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh/chị đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty]. Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ].

Trước khi gặp mặt, tôi muốn hỏi thêm một số thông tin về vị trí này, cụ thể là [đề cập vấn đề đang quan tâm, ví dụ: trách nhiệm công việc, mức lương, chính sách làm việc từ xa, v.v.]. Điều này sẽ giúp tôi chuẩn bị tốt hơn cho buổi trao đổi.

Tôi mong chờ cuộc trao đổi sắp tới.

Trân trọng,
[Tên]
[Thông tin liên hệ]

Tổng kết

Bài viết trên đã cung cấp hướng dẫn chi tiết cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, bao gồm cấu trúc, mẫu câu hữu ích và một số mẫu email tham khảo. Tác giả hy vọng rằng qua nội dung này, người đọc sẽ tự tin hơn khi phản hồi thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng.

Trong thế giới hiện đại, khả năng giao tiếp tiếng Anh là công cụ không thể thiếu để mở rộng cơ hội học tập, làm việc và phát triển bản thân. Khóa học tiếng Anh giao tiếp tại ZIM được thiết kế đặc biệt với phương pháp ACTIVE Learning giúp người học phát triển kỹ năng giao tiếp tự nhiên và tự tin. Chương trình học đa dạng với nhiều cấp độ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng học viên từ người mới bắt đầu đến người đã có nền tảng. Liên hệ Hotline 1900-2833 (nhánh số 1) để được tư vấn chi tiết.