Review sách Oxford handbook of Commercial correspondence

Khi công nghệ và kĩ thuật ngày càng phát triển, việc trao đổi thông tin và thực hiện những thỏa thuận, giao dịch giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau cũng được thực hiện dưới nhiều hình thức đa dạng hơn. Trong đó, việc viết thư, gửi email đã trở thành những công việc không thể thiếu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để viết được một văn bản thương mại thể hiện được sự chuyên nghiệp của cá nhân, hơn nữa là của cả công ty, đã trở thành sự quan tâm của nhiều nhân viên và thậm chí là của nhiều sinh viên chuẩn bị ra trường. Trong bài viết này, tác giả sẽ cung cấp cho người đọc một số thông tin tổng quan về Thư tín trong thương mại. Ngoài ra, quyển “Oxford handbook of Commercial correspondence” của tác giả A. Ashley cũng sẽ được giới thiệu như là một nguồn tham khảo cho những độc giả muốn tìm hiểu rõ hơn và cải thiện kĩ năng viết thư tín thương mại bằng tiếng Anh của mình.

Key takeways

1.   Thư tín thương mại là những thư từ hoặc cách thức trao đổi thông tin bằng văn bản khác giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau.

2.   Một văn bản thư tín đạt yêu cầu được đánh giá bởi những tiêu chí về bố cục, ngôn ngữ, nội dung, và văn phong.

3.   Có nhiều loại thư thư tín khác nhau như thư hỏi thông tin, thư đặt hàng, thư phàn nàn, thư xin việc, thư tuyển dụng… Mỗi loại thư có đặc điểm về nội dung, bố cục, và phong cách viết khác nhau.

4.   Sách “Oxford handbook of Commercial correspondence” cung cấp cho người đọc những kiến thức liên quan đến thư tín trong thương mại qua việc truyền đạt thông tin và cung cấp những văn bản giao dịch mẫu giữa các tổ chức khác nhau.

Tổng quan về Thư tín trong thương mại

Định nghĩa

“Commercial correspondence are letters and other written methods of communication between businesses.”

(Định nghĩa của commercial correspondence từ Từ điển Cambridge Tiếng Anh Doanh nghiệp © Cambridge University Press)

Thư tín thương mại là những thư từ hoặc cách thức trao đổi thông tin bằng văn bản khác, được dùng bởi những cá nhân trong một doanh nghiệp, hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau.

Một bức thư tín có thể được gửi trực tiếp bằng bản cứng thông qua đường bưu điện, hoặc dưới dạng văn bản đính kèm trong email hoặc là nội dung của một email thông qua mạng internet. Về hình thức, một bức thư viết trên giấy truyền thống (letter) thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email). Tuy nhiên, vì tính tiện lợi và nhanh chóng mà thư điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến.

Tiêu chí đánh giá

Để đánh giá một bức thư tín có tốt và chuyên nghiệp hay không, người viết có thể dựa vào những tiêu chí sau:

1. Sắp xếp bố cục đúng cách, đúng định dạng, không sai ngữ pháp

2. Nội dung súc tích nhưng truyền đạt đủ ý, giải quyết được những vấn đề trọng tâm.

3. Văn phong phù hợp với tình huống (lịch sự, trang trọng, thân mật,…)

Các loại thư tín thương mại

1. Thư hỏi thông tin (Letter of enquiry) được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một công ty, dùng để hỏi về một sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty khác. Thư này chủ yếu hỏi về những đặc tính sản phẩm, giá cả, chương trình khuyến mãi, hoặc cách thức thanh toán, mua hàng… Người viết có thể hỏi và thu thập nhiều thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà mình quan tâm.

2. Thư đặt hàng (Order letter) được sử dụng khi người viết muốn mua một sản phẩm hay dịch vụ của một công ty. Loại thư này cần nêu thông tin ngắn gọn, chính xác, ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng. Người viết được khuyên nên kiểm tra thật kĩ những thông số trước khi gửi thư.

3. Thư phàn nàn (Letter of complain) là loại thư được dùng để nêu những điều không hài lòng của khách hàng (có thể là một cá nhân hoặc một công ty) đối với sản phẩm đã mua từ một công ty khác. Dù là thư phàn nàn nhưng văn phong vẫn cần được duy trì ở mức trang trọng và lịch sự.

4. Thư hòa giải (Adjustment letter) là loại thư dùng để phúc đáp lại thư phàn nàn của khách hàng. Nội dung thư bao gồm những phản hồi giải thích về vấn đề mà sản phẩm hoặc dịch vụ mắc phải, đồng thời nêu cách giải quyết đối với những vấn đề đó. Người viết thư cần sử dụng những ngôn từ vừa có thể xoa dịu được sự bực tức của khách hàng vừa không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty.

5. Thư ngỏ/ Thư giới thiệu (Covering letter) là loại thư được gửi kèm với sơ yếu lý lịch khi người viết ứng tuyển cho một vị trí tại một công ty. Nội dung của thư giới thiệu ngắn gọn về những thông tin của người ứng tuyển (thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc…), thường được viết một cách súc tích nhưng bộc lộ được những điểm nổi bật của bản thân. Một lá thư giới thiệu tốt sẽ góp phần giúp người ứng tuyển có khả năng đạt được công việc mà mình mong muốn.

6. Một số loại thư khác như thư quảng cáo, thư nhắc nợ, thư mời phỏng vấn, thư mời… được sử dụng trong nhiều tình huống cụ thể khác của cá nhân hoặc công ty.

--> Mỗi loại thư sẽ có bố cục, nội dung, và văn phong không giống nhau. Người viết cần lưu ý tìm hiểu kĩ đặc điểm từng loại văn bản trước khi viết để có thể đạt được hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin cũng như thể hiện đươc sự chuyên nghiệp của mình.

Giới thiệu sách Oxford handbook of Commercial correspondence 

Tổng quan về cấu trúc sách

Quyển “Oxford handbook of Commercial correspondence” của tác giả A. Ashley cung cấp cho người học và người đi làm những kiến thức về thư tín thương mại và cơ hội luyện tập viết văn bản thư tín trong những tình huống sát với thực tế. Sách bao gồm tất cả các khía cạnh của giao dịch từ cấu trúc, cách bố trí, đến nội dung, ngôn ngữ sử dụng và phong cách viết của các loại thư từ, đơn đặt hàng, hay những thủ tục được thực hiện bởi những đại lý, ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty vận chuyển, …

Sách bao gồm tổng cộng 16 unit. Trong đó:

1. Unit 1 và 2 trình bày định dạng, bố cục chung của văn bản và những đặc điểm khác như độ dài, thứ tự nội dung, phong cách viết, và ngôn ngữ sử dụng.

2. Từ unit 3 trở đi, mỗi unit bao gồm những phần sau:

·        Giới thiệu tổng quan về loại giao dịch mà unit thể hiện, giải thích những thuật ngữ được sử dụng, và nêu chức năng của những công ty/ tổ chức có thể liên quan đến loại giao dịch đó.

·        Phân tích mục tiêu cần đạt được khi viết những loại văn bản liên quan, ngoài ra, cung cấp những từ, cụm từ, hoặc câu thay thế, sử dụng trong những tình huống khác nhau.

·        Phần tiếp theo cung cấp những lá thư hoặc giao dịch mẫu. Ngoài ra, tác giả còn đưa ra những câu hỏi và bình luận liên quan đến ngôn ngữ, văn phong, và vai trò của các đối tượng được nhắc đến trong bài mẫu.

·        Phần cuối cùng nhắc lại những nội dung quan trọng của unit và liệt kê những từ vựng cần nhớ.

Đối tượng sử dụng sách

Sách phù hợp với nhiều đối tượng, bao gồm:

1. Người đi làm: Với vai trò như một quyển sổ tay, sách giúp người nhân viên có thể viết được nhiều loại văn bản, linh hoạt trong cách diễn đạt ở nhiều tình huống, đồng thời cung cấp thêm những kiến thức liên quan đến giao dịch trong thương mại.

2. Giáo viên: nội dung sách được xây dựng phù hợp với nhu cầu của học viên đang học tiếng Anh và cả học viên người bản địa. Vì vậy, giáo viên có thể sử dụng sách cho việc giảng dạy của mình. Ngoài ra, sách cung cấp cho những giáo viên, những người có thể còn xa lạ với lĩnh vực thương mại, một lượng kiến thức quan trọng trong chủ đề này.

3. Học viên: nội dung sách được thiết kế theo trình tự từ lý thuyết đến thực hành, dẫn dắt người học đi qua từng giai đoạn khác nhau của giao dịch. Đây cũng là tài liệu phù hợp dành cho những ai muốn tự học.

Cách sử dụng sách Oxford handbook of Commercial correspondence 

Người học được khuyến khích học theo đúng trình tự các phần và các unit đã được sắp xếp trong sách.

Mỗi unit thường chứa 2 nội dung chính cần phải được đọc kĩ. Phần thứ nhất là những thông tin liên quan đến lý thuyết, bao gồm: cấu trúc, nội dung, và văn phong của một loại văn bản thư tín cụ thể, đồng thời cung cấp thông tin về những tổ chức liên quan (ví dụ như ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty vận chuyển…). Phần thứ hai là những văn bản mẫu. Người học được khuyên học kĩ 2 phần này để có cái nhìn rõ hơn về thư tín thương mại, những thuật ngữ, cũng như vai trò của các tổ chức khác nhau.

Đối với tình huống trong lớp học, giáo viên có thể tổ chức các hoạt động nhóm cho học viên luyện tập như đóng vai nhà bán hàng và khách hàng (hoặc những tổ chức khác nhau như ngân hàng, đại lý…) để viết thư trao đổi thông tin, đàm phán, và thiết lập các giao dịch.

Sau khi đọc thư mẫu, người học nên luyện tập trả lời những câu hỏi ngắn bên cạnh những bức thư để chắc chắn là mình đã hiểu rõ chúng.

Và cuối cùng, người học được khuyên nên đọc lại phần tóm tắt nội dung và danh sách những từ vựng quan trọng cuối mỗi unit như là phần tài liệu dùng để ôn tập.

Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của Oxford handbook of Commercial correspondence 

Ưu điểm:

1. Phần đầu của mỗi unit giới thiệu nhanh những thuật ngữ sẽ được dùng lặp đi lặp lại trong unit đó và những thư mẫu được sử dụng trong unit cũng được giải thích tình huống cụ thể, rõ ràng, giúp cho người đọc nắm được vai trò của người viết thư và những tổ chức mà người viết đang hướng tới.

2. Độc giả có thể học được nhiều từ những ngôn ngữ vừa đơn giản vừa trực tiếp từ các ví dụ trong sách, ngoài ra, còn học được cách viết văn sao cho lịch sự nhưng không e dè, thẳng thắn nhưng không thô lỗ, chắc chắn nhưng không thiếu linh hoạt.

3. Những ví dụ được sử dụng trong sách là những tình huống thực tế, vì vậy, những người đọc đến từ quốc gia khác có thể hiểu được phần nào cách thức và quy trình giao dịch của người Anh, đồng thời, hiểu rõ hơn về những thuật ngữ và vai trò của những tổ chức khác nhau.

4. Phần tóm tắt cuối mỗi unit giúp người đọc có thể sử dụng sau đó như tài liệu tham khảo nếu người học cần.

Nhược điểm:

1. Sách chưa có phần giải đáp cho những câu hỏi được đặt ra đối với những văn bản mẫu. Người học có thể không trả lời được hoặc không chắc chắn về câu trả lời của mình đối với những câu hỏi đó, dẫn đến một số khó khăn nếu tự học.

Kết luận

Thư tín thương mại đóng vai trò ngày càng quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Để có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người viết lẫn người nhận một cách lịch sự, chuyên nghiệp, người viết cần tìm hiểu và luyện tập viết thư tín thường xuyên. Quyển “Oxford handbook of Commercial correspondence” của tác giả A. Ashley cung cấp những kiến thức cần thiết và những văn bản mẫu tham khảo, là một quyển sách đáng đọc cho những ai cần tìm hiểu về chủ đề này.