Tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: mẫu câu, từ vựng
Key takeaways
Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu:
The price includes standard packaging but excludes shipping costs.
Please confirm all the details above so we can proceed accordingly.
Please arrange the advance payment according to the contract terms.
We are pleased to inform you that your order has been shipped on [ngày].
We acknowledge receipt of your complaint about the damaged goods.
Tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng đối với những ai làm việc trong môi trường quốc tế. Người học cần nắm vững các từ vựng chuyên ngành và mẫu câu giao tiếp thường dùng để xử lý hiệu quả các tình huống như gửi báo giá, đặt hàng, xác nhận đơn hàng, khiếu nại, thanh toán ... Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các mẫu câu và từ vựng cơ bản cùng với đó là những đoạn hội thoại mẫu.
Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiệu quả
Gửi báo giá
Thank you for your inquiry dated [ngày]. (Cảm ơn quý công ty đã gửi yêu cầu báo giá vào ngày ...)
We appreciate your interest in our products. (Chúng tôi trân trọng sự quan tâm của quý công ty đến sản phẩm của chúng tôi.)
Thank you for your inquiry. Please find our quotation below. (Cảm ơn quý công ty đã gửi yêu cầu. Vui lòng xem báo giá của chúng tôi dưới đây.)
Please find our attached quotation for [sản phẩm]. (Vui lòng xem báo giá đính kèm cho sản phẩm ...)
The unit price is USD 25 per piece, FOB Ho Chi Minh City. (Giá đơn vị là 25 USD mỗi cái, giao hàng tại cảng TP. Hồ Chí Minh.)
The price includes standard packaging but excludes shipping costs. (Giá này bao gồm đóng gói tiêu chuẩn nhưng không bao gồm chi phí vận chuyển.)
This quotation is valid for 30 days. (Báo giá này có hiệu lực trong 30 ngày.)
Xác nhận đơn hàng
Thank you for your purchase order dated [ngày]. (Cảm ơn quý công ty đã gửi đơn đặt hàng vào ngày ...)
We hereby confirm your order with the following details. (Chúng tôi xin xác nhận đơn hàng của quý công ty với các thông tin sau đây.)
Please confirm all the details above so we can proceed accordingly. (Vui lòng xác nhận tất cả thông tin trên để chúng tôi có thể tiến hành tiếp theo.)
Thank you for your trust in our company. (Cảm ơn quý công ty đã tin tưởng công ty chúng tôi.)
Gửi hợp đồng và hóa đơn
Please find the attached pro forma Invoice No. [số hóa đơn] for your reference. (Vui lòng xem hóa đơn tạm số … đính kèm để tham khảo.)
Kindly return the signed copy by [ngày] so we can proceed with production. (Vui lòng gửi lại hợp đồng đã ký trước ngày … để chúng tôi có thể tiến hành sản xuất.)
Please arrange the advance payment according to the contract terms. (Vui lòng thực hiện thanh toán trước theo điều khoản trong hợp đồng.)
We will begin production as soon as we receive the deposit. (Chúng tôi sẽ bắt đầu sản xuất ngay sau khi nhận được tiền đặt cọc.)
Thông báo giao hàng
We are pleased to inform you that your order has been shipped on [ngày]. (Chúng tôi xin thông báo rằng đơn hàng của quý công ty đã được giao vào ngày ...)
The goods were dispatched via [tên hãng vận chuyển]. (Hàng đã được gửi qua [tên đơn vị vận chuyển].)
Please check the attached packing list and Bill of Lading for details. (Vui lòng kiểm tra phiếu đóng gói hàng và vận đơn đính kèm để biết chi tiết.)
Phản hồi khiếu nại
We are very sorry to hear about the issue with your recent order. (Chúng tôi rất tiếc khi biết có vấn đề xảy ra với đơn hàng gần đây của quý công ty.)
We acknowledge receipt of your complaint about the damaged goods. (Chúng tôi xác nhận đã nhận được khiếu nại của quý công ty về hàng hóa bị hư hỏng.)
We will send replacement products free of charge. (Chúng tôi sẽ gửi sản phẩm thay thế miễn phí.)
We are currently investigating the matter with our shipping department. (Chúng tôi đang điều tra vấn đề với bộ phận vận chuyển của mình.)
Please rest assured that we are doing our best to prevent this from happening again. (Xin hãy yên tâm rằng chúng tôi đang cố gắng hết sức để tránh sự việc tương tự xảy ra trong tương lai.)
Yêu cầu thanh toán
We would like to remind you that the payment for invoice No. [số hóa đơn] is now overdue. (Chúng tôi xin nhắc rằng khoản thanh toán cho hóa đơn số [số] hiện đang quá hạn.)
Kindly arrange the payment at your earliest convenience. (Vui lòng thanh toán trong thời gian sớm nhất có thể.)
Kindly refer to the bank information provided below. (Vui lòng tham khảo thông tin ngân hàng được cung cấp bên dưới.)
Should you need any assistance regarding the payment process, please let us know. (Nếu quý công ty cần hỗ trợ gì về quy trình thanh toán, xin vui lòng cho chúng tôi biết.)
Từ vựng tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu phổ biến
Từ | Từ loại | Phiên âm | Nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|---|---|
import | noun / verb | /ˈɪm.pɔːt/ | nhập khẩu | We need to import machinery from foreign countries. (Chúng tôi cần nhập khẩu máy móc từ các nước ngoài.) |
export | noun / verb | /ˈek.spɔːt/ | xuất khẩu | Vietnam exports coffee to many countries. (Việt Nam xuất khẩu cà phê đến nhiều nước.) |
broker | noun | /ˈbrəʊ.kər/ | người môi giới | We hired a broker to find international buyers. (Chúng tôi thuê một môi giới để tìm người mua quốc tế.) |
brokerage | noun | /ˈbrəʊ.kər.ɪdʒ/ | môi giới, phí môi giới | The brokerage fee is 2% of the total transaction. (Phí môi giới là 2% tổng giao dịch.) |
commission based agent | noun phrase | /kəˈmɪʃ.ən beɪst ˈeɪ.dʒənt/ | đại lý hưởng hoa hồng | A commission-based agent helped us sell goods abroad. (Đại lý hưởng hoa hồng giúp chúng tôi bán hàng ra nước ngoài.) |
consumption | noun | /kənˈsʌmp.ʃən/ | sự tiêu thụ | Domestic consumption has increased this year. (Tiêu thụ nội địa đã tăng trong năm nay.) |
consumer | noun | /kənˈsjuː.mər/ | người tiêu dùng | The consumers demand high-quality imported products. (Người tiêu dùng đòi hỏi sản phẩm nhập khẩu chất lượng cao.) |
customs | noun | /ˈkʌs.təmz/ | hải quan | The goods are being inspected by customs. (Hàng hóa đang được hải quan kiểm tra.) |
customs clearance | noun phrase | /ˈkʌs.təmz ˈklɪə.rəns/ | thủ tục hải quan | Customs clearance may take 2-3 days. (Thủ tục hải quan có thể mất 2–3 ngày.) |
customs declaration form | noun phrase | /ˈfɔːm/ | tờ khai hải quan | The customs declaration form is required for all cargo. (Tờ khai hải quan là bắt buộc với mọi hàng hóa.) |
export/import license | noun phrase | /ˈlaɪ.səns/ | giấy phép xuất/nhập khẩu | An export license is necessary for medical equipment. (Giấy phép xuất khẩu là bắt buộc với thiết bị y tế.) |
export-import procedure | noun phrase | /prəˈsiː.dʒər/ | quy trình xuất nhập khẩu | Understanding the export-import procedure is essential for avoiding delays at customs. (Việc hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu là điều cần thiết để tránh bị chậm trễ tại hải quan.) |
export-import policy | noun phrase | /ˈpɒl.ə.si/ | chính sách xuất nhập khẩu | The government updated the export-import policy last month. (Chính phủ đã cập nhật chính sách xuất nhập khẩu tháng trước.) |
exclusive distributor | noun phrase | /ɪkˈskluː.sɪv dɪˈstrɪb.jʊ.tər/ | nhà phân phối độc quyền | We are the exclusive distributor of this brand in Vietnam. (Chúng tôi là nhà phân phối độc quyền của thương hiệu này tại Việt Nam.) |
manufacturer | noun | /ˌmæn.jəˈfæk.tʃər.ər/ | nhà sản xuất | The manufacturer ships the goods directly. (Nhà sản xuất gửi hàng trực tiếp.) |
processing zone | noun phrase | /ˈprəʊ.ses.ɪŋ zəʊn/ | khu chế xuất | This factory is located in a processing zone. (Nhà máy này nằm trong khu chế xuất.) |
supplier | noun | /səˈplaɪ.ər/ | nhà cung cấp | We are looking for a new supplier in Japan. (Chúng tôi đang tìm nhà cung cấp mới ở Nhật Bản.) |
trader | noun | /ˈtreɪ.dər/ | thương nhân | The trader specializes in agricultural exports. (Thương nhân này chuyên xuất khẩu nông sản.) |
sole agent | noun phrase | /səʊl ˈeɪ.dʒənt/ | đại lý độc quyền | They appointed us as their sole agent in Asia. (Họ chỉ định chúng tôi là đại lý độc quyền ở châu Á.) |
quotation | noun | /kwəʊˈteɪ.ʃən/ | báo giá | The supplier sent us a detailed quotation including product prices and shipping costs. (Nhà cung cấp đã gửi cho chúng tôi một báo giá chi tiết bao gồm giá sản phẩm và chi phí vận chuyển.) |
cargo | noun | /ˈkɑː.ɡəʊ/ | hàng hóa (vận chuyển) | The cargo arrived at the port yesterday. (Hàng hóa đã đến cảng hôm qua.) |
additional premium | noun phrase | /əˈdɪʃ.ən.əl ˈpriː.mi.əm/ | phí bảo hiểm bổ sung | Additional premium applies to high-risk cargo. (Phí bảo hiểm bổ sung áp dụng cho hàng hóa rủi ro cao.) |
insurance premium | noun phrase | /ɪnˈʃʊə.rəns ˈpriː.mi.əm/ | phí bảo hiểm | The insurance premium is based on cargo value. (Phí bảo hiểm được tính dựa trên giá trị hàng hóa.) |
packing list | noun phrase | /ˈpæk.ɪŋ lɪst/ | phiếu đóng gói hàng | The packing list must match the actual goods. (Phiếu đóng gói hàng phải khớp với hàng thực tế.) |
debit | noun / verb | /ˈdeb.ɪt/ | ghi nợ | We debited your account for the shipping fee. (Chúng tôi đã ghi nợ phí vận chuyển từ tài khoản của quý công ty.) |
merchandise | noun | /ˈmɜː.tʃən.daɪz/ | hàng hóa buôn bán | The merchandise was damaged in transit. (Hàng hóa đã bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.) |
tariff | noun | /ˈtær.ɪf/ | thuế quan | The government reduced tariffs on imported steel. (Chính phủ đã giảm thuế quan với thép nhập khẩu.) |
Xem thêm: Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu | Từ vựng & mẫu câu giao tiếp
Hội thoại mẫu tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
Tình huống: Giao hàng
A: Good morning. I'm here to deliver the cargo from Ocean Freight Ltd. (Chào buổi sáng. Tôi đến để giao hàng từ công ty Ocean Freight Ltd.)
B: Great, may I see the shipping documents, please? (Tốt, tôi có thể xem chứng từ vận chuyển được không?)
A: Sure. Here's the bill of lading and the packing list. (Chắc chắn rồi. Đây là vận đơn và phiếu đóng gói hàng.)
B: Everything looks fine. Please unload the goods at Dock 3. (Mọi thứ có vẻ ổn. Vui lòng dỡ hàng tại bến số 3.)
A: Will do. Can I get a signature after unloading? (Tôi sẽ làm vậy. Tôi có thể xin chữ ký sau khi dỡ hàng không?)
B: Of course. I’ll be here to sign the delivery note once it's done. (Tất nhiên. Tôi sẽ ở đây để ký biên bản giao hàng sau khi xong.)
Tình huống: Gọi điện đặt hàng
A: Good afternoon, this is Jane from Global Imports. I’d like to place an order. (Chào buổi chiều, tôi là Jane từ công ty Global Imports. Tôi muốn đặt hàng.)
B: Hello Jane, this is Mike from Asia Supplies. What items are you looking for? (Chào Jane, tôi là Mike từ công ty Asia Supplies. Quý công ty đang cần mặt hàng nào?)
A: We’d like to order 500 units of Model X printers for delivery next month. (Chúng tôi muốn đặt 500 chiếc máy in Model X để giao vào tháng tới.)
B: Let me check the stock. Yes, we have enough units. Do you need a quotation? (Để tôi kiểm tra hàng tồn. Vâng, chúng tôi có đủ. Quý công ty cần báo giá không?)
A: Yes, please send it to my email along with the payment terms. (Vâng, vui lòng gửi báo giá và điều khoản thanh toán đến email của tôi.)
B: Noted. You’ll receive the quotation within the day. (Đã ghi nhận. Quý công ty sẽ nhận được báo giá trong ngày hôm nay.)
Tình huống: Giao dịch hàng hóa
A: We’re interested in importing your new line of electronics. Can you offer better prices for bulk orders? (Chúng tôi quan tâm đến việc nhập khẩu dòng sản phẩm điện tử mới của quý công ty. Quý công ty có thể đưa ra giá tốt hơn cho đơn hàng số lượng lớn không?)
B: Yes, for orders over 1,000 units, we can give a 10% discount. (Có, với đơn hàng trên 1.000 đơn vị, chúng tôi có thể giảm giá 10%.)
A: That’s good to hear. What about the delivery time? (Nghe rất tốt. Còn thời gian giao hàng thì sao?)
B: It usually takes 15 to 20 days after receiving the down payment. (Thông thường mất 15 đến 20 ngày sau khi nhận tiền đặt cọc.)
A: And how do you handle quality control? (Và quý công ty kiểm soát chất lượng như thế nào?)
B: We conduct a careful inspection of each shipment and include a quality certificate with every delivery. (Chúng tôi tiến hành kiểm tra cẩn thận từng lô hàng và đính kèm giấy chứng nhận chất lượng với mỗi lần giao.)
A: That sounds reassuring. We’ll get back to you with a formal purchase order soon. (Nghe rất yên tâm. Chúng tôi sẽ sớm phản hồi bằng một đơn đặt hàng chính thức.)
Xem thêm:
Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm chủ đề: Nói chuyện điện thoại
Tiếng Anh giao tiếp trong bán hàng điện thoại - Từ vựng & mẫu câu
Mẫu Email tiếng Anh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
Email 1: Yêu cầu báo giá
Subject: Request for Quotation for Office Chairs – Model OC-100
Dear Mr. Tanaka,
We are interested in importing a batch of your office chairs, Model OC-100, for our distribution in the Southeast Asian market. Please give us a quotation including the following information:
FOB price per unit
Minimum order quantity
Estimated delivery time
Payment terms
Warranty policy
If possible, kindly attach your latest catalogue and product specifications.
We kindly request your most competitive offer at your earliest convenience.
Best regards,
Emily Tran
Purchasing Manager
Global Office Supplies Ltd.
emily.tran@gosupplies.com
Dịch:
Chủ đề: Yêu cầu báo giá cho ghế văn phòng – Mẫu OC-100
Kính gửi ông Tanaka,
Chúng tôi quan tâm đến việc nhập khẩu một lô ghế văn phòng của quý công ty, mẫu OC-100, để phân phối tại thị trường Đông Nam Á. Xin vui lòng cung cấp báo giá với các thông tin sau:
Giá FOB cho mỗi chiếc
Số lượng đặt hàng tối thiểu
Thời gian giao hàng dự kiến
Điều kiện thanh toán
Chính sách bảo hành
Nếu có thể, vui lòng đính kèm catalogue mới nhất và thông số kỹ thuật sản phẩm.
Chúng tôi kính đề nghị quý công ty gửi báo giá cạnh tranh nhất trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
Emily Tran
Trưởng phòng mua hàng
Công ty Global Office Supplies Ltd.
emily.tran@gosupplies.com
Email 2: Xác nhận đơn hàng
Subject: Order Confirmation – Invoice #GOS2315
Dear Ms. Emily,
Thank you for your purchase order dated July 28, 2025. We are pleased to confirm your order with the following details:
Product: Office Chair – Model OC-100
Quantity: 500 units
Unit Price: USD 45 (FOB Tokyo)
Total: USD 22,500
Delivery Time: 15 business days after receipt of payment
Payment Terms: 50% deposit, 50% before shipment
The invoice is attached for your reference. Kindly arrange the deposit so we may proceed with production.
Should you have any further questions, feel free to contact us.
Sincerely,
Hiroshi Tanaka
Sales Department
Tokyo Furniture Co., Ltd.
hiroshi@tokyofurniture.co.jp
Dịch:
Chủ đề: Xác nhận đơn hàng – Hóa đơn số GOS2315
Kính gửi bà Emily,
Cảm ơn quý công ty đã gửi đơn đặt hàng ngày 28 tháng 7 năm 2025. Chúng tôi vui mừng xác nhận đơn hàng như sau:
Sản phẩm: Ghế văn phòng – Mẫu OC-100
Số lượng: 500 chiếc
Đơn giá: 45 USD (FOB Tokyo)
Tổng cộng: 22.500 USD
Thời gian giao hàng: 15 ngày làm việc sau khi đã thanh toán
Điều kiện thanh toán: 50% đặt cọc, 50% trước khi giao hàng
Chúng tôi đính kèm hóa đơn để quý công ty tham khảo. Vui lòng sắp xếp thanh toán đặt cọc để chúng tôi bắt đầu sản xuất.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Trân trọng,
Hiroshi Tanaka
Bộ phận Kinh doanh
Công ty Tokyo Furniture Co., Ltd.
hiroshi@tokyofurniture.co.jp
Xem thêm:
Bài viết trên đã cung cấp mẫu câu và từ vựng tiếng Anh giao tiếp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc trang bị tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu giúp người học cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng nước ngoài, hiểu rõ tài liệu và quy trình thương mại quốc tế, và xử lý sự cố nhanh chóng.
Bên cạnh đó, người học có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp được thiết kế phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau, đến từ Anh ngữ ZIM.
- Từ vựng tiếng Anh theo chuyên ngành
- Tiếng Anh chuyên ngành ngân hàng: Từ vựng và mẫu câu giao tiếp
- Tổng hợp từ vựng tiếng Anh chuyên ngành y dược thông dụng
- Tiếng Anh chuyên ngành Marketing: Từ vựng và thuật ngữ thông dụng
- Tổng hợp từ vựng tiếng Anh chuyên ngành du lịch thông dụng
- Từ vựng tiếng Anh chuyên ngành kế toán kèm mẫu câu giao tiếp
- Từ vựng tiếng Anh chuyên ngành công nghệ thông tin thông dụng
- Từ vựng tiếng Anh chuyên ngành hóa học và bài tập vận dụng cơ bản
- Tổng hợp từ vựng tiếng Anh chuyên ngành ô tô thông dụng
- Tiếng Anh chuyên ngành luật | Tổng hợp từ vựng thông dụng
- Tổng hợp từ vựng tiếng Anh chuyên ngành kiến trúc thông dụng
Bình luận - Hỏi đáp